خلال السنوات السبع الماضية لوكالتنا الرقمية، تعلمنا وأصبحنا أكثر كفاءة كل عام. أريد أن أشارككم إحدى عشرة تقنية بسيطة ستسمح لكم بذلك تبسيط عمل موظفيك ووقتك شخصيًا وتوفير الوقت عند الحاجة.
1. العمل مع شاشتين
لقد عملنا لسنوات مع شاشة واحدة وكان مطورنا فقط يعمل مع شاشتين. أضفنا في العام الماضي شاشة لكل واحد منا بحيث نعمل جميعًا بشاشتين. لقد شعرنا بالتغيير على الفور منذ ذلك اليوم فصاعدًا. تحتوي كل شاشة على متصفح مختلف مع فتح علامات التبويب الأخرى ويكون التبديل بين مواقع الويب (البريد الإلكتروني وTrello وGoogle Drive وما إلى ذلك) أسرع وأكثر كفاءة.
على سبيل المثال، إذا كنت تريد إعطاء أحد العملاء تعليقات حول موقعه، فسيكون الموقع مفتوحًا في إحدى الشاشتين، وفي الشاشة الأخرى، سيكون البريد الإلكتروني مفتوحًا. هذا وحده يختصر الكثير من العمليات بشكل كبير، ويمكنك إجراء الحساب بمفردك عندما يتعلق الأمر بالعشرات أو المئات من هذه التفاعلات يوميًا.
2. الوقوف
لا، أنا لا أتحدث عن عرض كوميدي 🙂
مفهوم "الوقوف" مأخوذ من عالم الشركات الناشئة. تبدأ فرق البدء في الصباح بمراجعة حالة مهام كل شخص لهذا اليوم. في كثير من الحالات، تتم المراجعة واقفًا (وبالتالي وقوفًا)، لكنها بالطبع ليست إلزامية.
هذه العملية، التي من المفترض أن تستغرق حوالي 5-10 دقائق كل صباح، تضع الموظفين (وأنت) في روتين يومي وتسمح لك بإنشاء مجموعة ذكية من الأولويات من ناحية والتركيز على المهام المهمة على يد أخرى.
3. العمل مع المهام البرمجية
لا تعتمد على مجرد تذكر الأشياء عن ظهر قلب. يجب تدوين جميع مهامك وتوثيقها في ملف قاعدة المعرفة الداخلية. يقوم الكثير منا ببساطة بجمع كل المهام عبر البريد الإلكتروني وحتى إرسال رسائل بريد إلكتروني تحتوي على المهام. لقد فعلنا ذلك لفترة طويلة، ولكن العمل مع قائمة مهام خارجية، وبرنامج خارجي لإدارة المشاريع (مثل Trello، الذي نعمل معه) سيؤدي إلى تحسين كفاءتك.
بمجرد وجود الكثير من "التفكير في رأسك" أو امتلاء بريدك الإلكتروني بالمهام، لا يمكنك تحديد الأولويات بشكل صحيح، ولا يمكنك الحفاظ على التركيز والتنقل، وتشعر بالارتباك وتفوت بعض الأشياء.
مع نظام إدارة المهامباعتبارك أصحاب عمل، يمكنك التأكد من المهام المفتوحة لكل شخص، والمهام التي يتم التعامل معها، والمهام التي تنتظر طرفًا ثالثًا، والمهام التي تم معالجتها بالفعل.
4. الملخص اليومي
كما هو الحال في القسم 2 (الوقوف)، تستغرق هذه التقنية أيضًا بضع دقائق للتأكد من أن موظفيك يستخدمون يوم العمل بشكل صحيح.
قبل خمس إلى عشر دقائق من نهاية كل يوم، يمكن لكل موظف أن يرسل لك (أو لرئيس الموظفين/ قسمه) بريدًا إلكترونيًا يتضمن جميع الأشياء التي قام بها في ذلك اليوم.
يجب ألا تكون رسالة البريد الإلكتروني طويلة ومكونة من 50 سطرًا، بل يجب أن تكون رسالة بريد إلكتروني موجزة تلخص في نقاط قصيرة جميع المهام المنجزة، والمهام أو التعليقات التي تحتاج إلى اهتمامك.
إذا قمت بتطبيق "الاستعداد" بشكل صحيح، فإن أسلوب "الملخص اليومي" ليس ضروريًا دائمًا.
5. ابدأ بالمهام الثقيلة في الصباح
هل وصلت إلى المكتب؟ هل فعلت اشرب قهوه؟ هذا هو أفضل وقت للقيام بمهامك الثقيلة والمضي قدمًا فيها. إذا قمت بتأجيل المهام الثقيلة إلى نهاية اليوم، فسيحدث أحد أمرين: إما أنك ستؤجلها إلى اليوم التالي، أو أنك ستكون متعباً وغير مركز ولن تؤديها بكفاءة كافية.
إذا كانت هناك مهمة يجب عليك القيام بها وكنت تؤجلها وتؤجلها باستمرار، فخصص وقتًا لها في الجدول المشترك حتى يعرف الجميع أنهم لن يزعجوك خلال الوقت الذي حددته في الميزانية. مزيد من النصائح حول إدارة الوقت يمكن العثور عليها هنا.
6. تنويع المهام
كيفية منع الموظفين من المغادرة؟ ليس هذا ممكنًا دائمًا، ولكن حاول أن تعطي موظفيك مهامًا ليس فقط في المنطقة المحدودة التي يشاركون فيها. في اللحظة التي يقوم فيها شخص ما بنفس الشيء من نفس النوع طوال اليوم، طوال مدة عمله، فإنه يتراجع ولا يتراجع. تعلم أشياء جديدة بشكل يومي. على سبيل المثال: العثور على أدوات ويب جديدة في هذا المجال، وكتابة مقال لمدونة، وإيجاد التعاون، وما إلى ذلك. اضف بعض خطوبة موظف الأنشطة والتدريب الإضافي ل استئناف أفضل للموظفين وأنت جاهز للنجاح.
A صانع جدول العمل يمكن أن تلعب أيضًا دورًا حاسمًا في تعزيز مشاركة الموظفين ورضاهم. باستخدام هذه الأداة لإنشاء جداول زمنية أكثر مرونة وتخصيصًا، يمكنك تزويد الموظفين بفرصة تحقيق التوازن بين عملهم وبين الاهتمامات الشخصية والتطوير.
7. استخدام البرامج والأدوات المناسبة
يمكن أن يوفر لك استخدام الأدوات (المجانية/المدفوعة) وقتًا ثمينًا.
لنأخذ ثلاثة أمثلة بسيطة يبدو أنك تقوم بتنفيذها بالفعل:
– يمكنك إصدار الفواتير بدفتر حسابات وإرسالها بالبريد إلى كل عميل ويمكنك الاستفادة منها برنامج إدارة الفواتير لإدارة الفواتير والقيام بكل شيء عبر الإنترنت وبطريقة أسرع وأسهل بكثير.
– يمكنك التحقق من المواقع في جوجل من خلال البحث يدويًا في نافذة التصفح المتخفي عن كل عميل تقوم بالترويج له بشكل عضوي، ويمكنك العمل مع برنامج تحديد المواضع التلقائي.
– هل تدير حملات تساعد العملاء على الفيسبوك؟ يمكنك تسجيل الدخول باستخدام البريد الإلكتروني وكلمة المرور لكل عميل على حدة، أو ببساطة العمل مع مدير الأعمال والحصول على أذونات لإدارة إعلانات كل عميل في مكان واحد.
لقد ذكرت ثلاثة أمثلة تافهة جدًا، ولكن يمكنك تنفيذ ذلك على الكثير من الإجراءات والمهام الأخرى التي تقوم بها يوميًا وقد تم تطوير الأدوات بالفعل التي يمكنها تقصير العمليات.
8. بناء العمليات الآلية
كلما كانت العمليات تلقائية، سيكون هناك عدد أقل من الأسئلة والمسائل غير الواضحة. على سبيل المثال، ماذا يحدث في اللحظة التي تبرم فيها صفقة مع عميل جديد؟ بناء عملية ستكون مكتوبة وواضحة لكل من يهتم بها: يقوم مندوب المبيعات بتحديث نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، ويرسل بريدًا إلكترونيًا يحتوي على تفاصيل المعاملة إلى المدير وبريدًا إلكترونيًا يحتوي على التفاصيل ذات الصلة إلى مدير محفظة العميل في شركتك. سيقوم مدير محفظة العملاء بفتح مشروع جديد في البرنامج الذي يعمل به، وسيقوم مدير الحساب بالتواصل مع العميل بخصوص الدفع و إصدار فاتورة، وما إلى ذلك.
بالإضافة إلى ذلك، يوجد في عصرنا الحالي عدد غير قليل من الأنظمة التي يمكنها تبسيط العمليات وإنشاء واجهات آلية. يمكنك قراءة المزيد عن الأتمتة في منشوراتنا التالية (لذلك إذا لم تكن قد قمت بالتسجيل بعد في النشرة الإخبارية، فهذا هو الوقت المناسب!).
9. تخلص من العملاء والأشخاص المزعجين الذين لا يستحقون وقتك
هل لديك عملاء يتصلون بك كل يوم والوضع لا يتحسن؟ في بعض الأحيان، فإن التخلي عن العميل يمكن أن يفيدك فقط. هذه النقطة مهمة وذات صلة ليس فقط بالعملاء، ولكن أيضًا إذا كان لديك مقدمو خدمات يتحدثون أكثر مما يعملون، أو يحبون إضاعة وقتك في كل مرة قبل مشروع جديد أو إجراء الدفع. وهذه أيضًا علامة على أن الوقت قد حان للعثور على مزود آخر.
10. فقط أولئك الذين يجب أن يكونوا في اجتماع يجب أن يكونوا في اجتماع
هل لديك اجتماع مع عميل حالي/جديد؟ ليس عليك إحضار القسم بأكمله إلى الاجتماع. وينطبق الشيء نفسه على اجتماعات مجلس الإدارة.
حافظ على مستوى عالٍ من الكفاءة بحيث لا يحضر الاجتماع إلا أولئك الذين يجب عليهم الحضور بالفعل. إذا كان أحد الموظفين في الاجتماع يحتاج إلى مساعدتك (أو مساعدة عضو آخر في الفريق) لجزء معين من الاجتماع، فمن الممكن بالطبع وسيكون أكثر فعالية لجميع الأطراف.
11. حقق أقصى استفادة من وقت السفر
هل تعمل في مكتب فعلي؟ يبدو أن جزءًا كبيرًا من يومك "يضيع" على الطريق. سواء كان ذلك بالقطار أو الحافلة أو السيارة، لا تتعامل مع هذا الوقت على أنه وقت ميت. استمع إلى البودكاست وقم بإثراء معرفتك، أو اهتم بالأشياء التي يمكنك التعامل معها على الهاتف (إذا كنت تقود السيارة، فلا ترسل رسالة نصية أو أي شيء من هذا القبيل 🙂) هل أنت متعب جدًا؟ الاستماع إلى الموسيقى أمر رائع أيضًا.
شاركنا المزيد من التقنيات التي تساعدك على تحسين فاعليتك في العمل هنا بالأسفل في التعليقات.
