الرئيسية  /  الكلادارة مشروع  / أكثر من 5 أدوات لإدارة المشاريع لتعزيز الإنتاجية (مع الإيجابيات والسلبيات)

5+ أدوات لإدارة المشاريع لتعزيز الإنتاجية (مع إيجابيات وسلبيات)

5 أدوات لإدارة المشاريع لتعزيز الإنتاجية

من منا لا يريد أن تكون أعماله منتجة للغاية؟ لسوء الحظ، يواجه الجميع نوبات بطء، سواء في الإدارة العليا أو في حجرة العمل.

والخبر السار هو أن هناك طرقًا للتغلب على حالات الركود هذه - تطبيقات وبرامج الإنتاجية! ولكن أي منهم يستحق وقتك وأموالك؟ باعتبارك صاحب عمل، فأنت تريد الحصول على أفضل قيمة مقابل أموالك.

لحسن الحظ بالنسبة لك، هناك عدد كبير من التطبيقات والبرامج التي يمكنك استخدامها والمصممة خصيصًا لتحسين الإنتاجية في مكان العمل. ومع ذلك، إذا لم تكن متأكدًا مما هو مناسب لك، فستجد قائمة الخمسة الأوائل هذه مفيدة.

دعونا نلقي نظرة على تطبيقات الإنتاجية الرائدة التي يجب أن تعتمدها في عملك اليوم.

فافرو

إذا كنت تبحث عن أداة تعاون شاملة إدارة فريقك بكفاءة، إذن فافرو لن يخيب ظنك.

مع Favro، من السهل تتبع مشاريع الفريق ومراقبتها وتفويضها بغض النظر عما إذا كنت تفعل ذلك لنفسك، أو لفريقك، أو للشركة بأكملها.

واجهة Favro في الوقت الفعلي تجعلها مرنة جدًا لفرق محددة داخل مؤسستك. يمكن لفرق التسويق التعاون بشكل شامل ورؤية مهامهم اليومية في مكان واحد. من ناحية أخرى، إذا كان لديك فريق من المطورين، فيمكنهم التركيز بسهولة على الأعمال المتراكمة والسباقات السريعة بسبب مدى سهولة استخدام لوحات التخطيط.

2021-01-18_19h56_11

إذا كنت من مستخدمي Microsoft Excel وGoogle Sheets من قبل، فسوف تندهش من كيفية تقديم Favro لقسم أوراق تفصيلية حيث يمكنك إضافة أعمدة وحسابات ومهام القائمة وفقًا للتسلسل الهرمي والإلحاح.

بالنسبة للأشخاص الذين يديرون مجموعات متعددة، يمكنك إنشاء لوحات مخصصة لكل مجموعة حتى لا تشعر بالحيرة بسبب التكوينات المعقدة والمهام المكررة. وبصرف النظر عن ذلك، يمكنك حتى مشاركة لوحات مختلفة مع فرق مختلفة.

في عرض واحد، ستحصل على لمحة عن خرائط الطريق الخاصة بكل شخص في واجهة السحب والإفلات. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تحميل الملفات وكتابة الحملات وتبادل الأفكار كفريق على منصة واحدة.

تقدم Favro أيضًا العديد من عمليات تكامل الجهات الخارجية مثل Slack وDropbox وZapier وغيرها الكثير لتحقيق نتائج وإنتاجية أفضل.

تقدم Favro أيضًا عمليات التشغيل الآلي:

لدى Favro 3 خطط مدفوعة - Lite وStandard وEnterprise بدءًا من 10.2 دولارات شهريًا.

خلية النحل

انتقل بإنتاجيتك إلى المستوى التالي عندما تختبر الإمكانات المتقدمة لمنصة إنتاجية Hive. يتم استخدامه من قبل آلاف الشركات في جميع أنحاء العالم وما زال يتضاعف عدده بمرور الوقت.

توفر Hive أداة تمنح كل فريق الحرية في إدارة مشاريعه وفقًا لسرعته وأسلوبه الخاص. الواجهة مرنة للغاية؛ يمكنك تريد استخدام كانبانأو الأوراق أو الجداول أو أي إعداد عرض آخر تريده.

2021-01-18_20h32_38

مع Hive، يتم دائمًا تحقيق الإنتاجية والكفاءة، خاصة مع وجود أكثر من 1000 عملية تكامل مع Hive مع الجهات الخارجية. وهذا يجعل من السهل على الشركات دمج كل المعلومات ذات الصلة في منصة واحدة.

وتشمل قائمة عملائها العلامات التجارية الكبرى في مجالات تخصصهم، مثل Google، وToyota، وStarbucks، وIBM، والمزيد.

يمكنك الاستمتاع بـ Hive على أكمل وجه مقابل 12 دولارًا فقط شهريًا. إنه سعر أساسي واحد يحتوي على قائمة طويلة من الوظائف الإضافية الاختيارية (التدقيق والموافقات، والجداول الزمنية، والتحليلات، وما إلى ذلك) لتعزيز جهود إدارة مشروعك.

Monday.com

من المؤكد أنك شاهدت إعلانات على YouTube حول موقع Monday.com (Dapulse سابقًا). إنها تُحدث موجات في ساحة تطبيقات الإنتاجية كوسيلة لإدارة الفرق في جميع أنحاء مؤسستك.

إذن ما الذي يجعل هذا التطبيق أمرًا لا بد منه؟ حسنًا، فهو يتمتع بواجهة أنيقة وجميلة وبديهية، مما يجعله سهل الاستخدام. هذا الفريق أداة التعاون يسمح لك بإنشاء جداول بيانات متعددة الأشخاص لتتبع مهام الجميع.

الإثنين
الإثنين

وبعد ذلك، لمزيد من التنظيم، يمكنك وضع كل شيء في مجلدات، وسرد العناصر حسب الأولوية، ووضع علامة على العناصر كمكتملة، أو قيد الانتظار، أو قيد التقدم. كما أن التعليق على المهام يجعل من السهل عليك وعلى فريقك البقاء على نفس الصفحة. وهي لا تقتصر على النص فحسب، بل يمكنك إرفاق صور مصغرة وفتح الملفات مباشرة في النظام الأساسي.

وعلى الرغم من أن كل هذا رائع، إلا أن هناك بعض الجوانب السلبية التي يجب الانتباه إليها. على سبيل المثال، لا يمكنك إعداد المهام المتكررة. كما أنك لا تستطيع ذلك ترميز الصور وملفات PDF. السعر أيضا على الجانب الأعلى.

ولكن في نهاية المطاف، فإن التصميم الأنيق والسريع وقدرته على التخصيص يجعلها منصة شائعة. يمكنك تخصيص كل جانب من جوانب البرنامج تقريبًا. يمكنك البدء به اليوم من خلال نسخة تجريبية مجانية مدتها 14 يومًا.

هناك أربع خطط للاختيار من بينها تتراوح من 29 دولارًا إلى 144 دولارًا شهريًا إذا قررت الترقية.

تايم كامب

عندما تريد إدارة المهام في شركتك بشكل فعال، يجب أن تعرف مقدار الوقت الذي تقضيه أنت وفريقك في كل مهمة. ولهذا السبب أصبح دمج مدير المهام الخاص بك مع برنامج تتبع الوقت أمرًا ضروريًا الآن. TimeCamp عبارة عن لعبة غنية بالعناصر تعقب الوقت يوفر للشركات والمستقلين تسجيلًا تلقائيًا لساعات العمل والجداول الزمنية.

يسمح لك هيكل شجرة المشروع الفريد الخاص به بإنشاء العديد من المهام والمهام الفرعية لكل مشروع، مع التأكد من تعيين إدخالات الوقت إلى الإدخالات المناسبة. إنه أمر ضروري عندما يتعلق الأمر بإصدار فواتير للعملاء بدقة مقابل الخدمات. والأكثر من ذلك، إذا قمت بإضافة ميزة العلامات إلى الهيكل، فستحصل على إدارة متعددة الأبعاد للوقت والمهام.

يوفر TimeCamp أيضًا للشركات ميزات لإدارة النفقات بشكل سليم: الساعات القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة (قابلة للتخصيص بالكامل)، وتتبع الميزانية والهامش، والتقديرات. يمكنك أيضًا إنشاء فواتير ذات علامات تجارية استنادًا إلى الساعات المتعقبة أو إدخالات الوقت في الجداول الزمنية. تساعدك مجموعة واسعة من التقارير على معرفة مستوى الأداء الفعلي لفريقك.

علاوة على ذلك، فإن نظام إدارة الحضور في TimeCamp يسمح لك بذلك تتبع إجازات الموظفينوأيام العمل عن بعد والإجازات المرضية وغيرها الكثير. بالاشتراك مع معدلات الفواتير، فإنه يخلق قائمة الرواتب دقيقة.

يقدم تسعير الأعمال خطتين مدفوعتين. يتم إصدار الفاتورة سنويًا، والتكاليف الأساسية هي 5.25 دولارًا أمريكيًا للمستخدم/الشهر، والتكاليف الاحترافية مقابل 7.50 دولارًا أمريكيًا للمستخدم/الشهر. هناك أيضًا مؤسسة مخصصة. يمكن للعاملين لحسابهم الخاص استخدام الأداة مجانًا تمامًا. تتوفر أيضًا النسخة التجريبية المجانية لمدة 14 يومًا لتجربة جميع الميزات.

أنيق

حسنًا، قد يكون Nifty تطبيقًا جديدًا نسبيًا، لكنه بالتأكيد يحتوي على بعض الميزات الرائعة. Nifty هي أداة شاملة تجمع كل أعمالك في علامة تبويب متصفح واحدة. لذلك، مزيد من الوقت للقيام بالأشياء المهمة بالفعل وقضاء وقت أقل في التبديل بين العديد من تطبيقات PM.

Nifty هي أداة مثالية ل فرق التطوير الخارجية التعامل مع عدة عملاء في نفس الوقت. فهو يوفر لك إمكانية تضمينها في مشاريعك، بحيث يمكنك بسهولة تتبع التقدم والتواصل بشأن التغييرات المحتملة في المشروع.

إذًا، ما هي الميزات الرائعة الأخرى التي تحدثنا عنها؟ يحتوي Nifty على تقارير تلقائية للمشروع بناءً على إكمال المهمة - سيتم إعلامك على الفور عندما ينتهي زميلك من مهمته، حتى تتمكن من متابعة عملك على الفور.

جميع المهام في Nifty قابلة للتخصيص. يمكنك تعيين المهام تلقائيًا لزملائك في الفريق عن طريق تعيينهم في قوائم المهام بأكملها. يمكنك تحديد المواعيد النهائية وتتبع الوقت الذي تقضيه في المهمة ومناقشة المهام في التعليقات ومشاركة الملفات المهمة. يمكن ربط جميع المهام بمراحل معينة في المشروع لتسهيل تتبع تقدم المشروع. للحصول على نظرة عامة أفضل، يمكنك تصفية المهام حسب المكلفين والمواعيد النهائية والتسميات المختلفة المخصصة لهم.

علاوة على ذلك، يمكن إجراء جميع اتصالات الفريق في التطبيق نفسه عبر الدردشة الجماعية ومناقشات المشروع والتكامل تكبير مكالمات الفيديو. ولكن، إذا لم تجد كل ذلك كافيًا، فيمكنك دائمًا دمج Nifty مع التطبيقات الأخرى من خلال Zapier.

يقدم Nifty إصدارًا مجانيًا للفرق التي يصل عددها إلى عشرة أشخاص، ولكن يمكنك الحصول عليه بوظائفه الكاملة مقابل 79 دولارًا فقط شهريًا للفرق التي يصل عددها إلى 25 عضوًا.

أنيق

فريق العمل

ويستمر برنامج Teamwork، الذي يحظى بثقة أكثر من 20,000 شركة حول العالم، في تقديم ميزات سهلة الاستخدام وقوية في إدارة الفرق.

باعتباره برنامجًا لإدارة المشاريع، فإنه يحتوي على أدوات متقدمة ضرورية لإدارة المهام والتكوينات المعقدة دون المساس بالجودة والجدول الزمني والإنتاجية. فهو يوفر تحديثات الحالة في الوقت الفعلي ومعالم الفريق كلها في نظام أساسي واحد.

2021-01-18_20h16_50

بالنسبة لمسؤولي الشركة، فإن العمل الجماعي يريحهم من العمل الشاق المتمثل في التجميع والجدولة وإدارة الموارد ومراقبة الميزانية وتتبع الوقت وإعداد التقارير. كما أنه يقطع الجزء الأكبر من الطاقة اللازمة لمراقبة الحسابات والعملاء وحتى شيكات الرواتب.

مع العمل الجماعي، يصبح من السهل جدًا على الفرق المتعددة التعاون بين الوظائف ومراقبة التفويضات بسهولة. وهذا يعزز ثقافة المساءلة والاحترام والعمل الجماعي للشركة، كل ذلك مع توفير الوقت والطاقة.

بشكل عام، توفر ميزات التشغيل الآلي للعمل الجماعي وتكاملات الجهات الخارجية إعداد عمل سلسًا ومبسطًا للفرق الصغيرة والكبيرة على حدٍ سواء.

العمل الجماعي مجاني للاستخدام. تبدأ خططها المدفوعة من 10 دولارات شهريًا اعتمادًا على أهدافك وحجم فريقك والمزيد.

بلوتو

الآن، إليك تطبيق الإنتاجية الذي لا يزال تحت المراقبة ولكنه يستحق المشاهدة. تم إنشاؤه بواسطة جيل الألفية الذي سئم من استخدام تطبيقات متعددة والدفع مقابلها. لذلك قرر المضي قدمًا وإنشاء مشروع خاص به لتسهيل إدارة المشروع.

حتى أنه يأتي مزودًا ببوابة عميل حتى تتمكن من التعاون مع عملائك أو ببساطة السماح لهم بمشاهدة تقدمك. وإذا كنت مديرًا لعدة أنشطة تجارية (مثل العديد من رواد الأعمال الأذكياء على الويب)، فستعجبك حقيقة أنه يمكنك بسهولة إدارة عمليات تسجيل الدخول التجارية المتعددة والتبديل بينها.

وبعد ذلك، إذا كنت قلقًا بشأن الوصول، فيمكنك تعيين الأدوار والأذونات لضمان القدر المناسب من الوصول لجميع عملائك وزملائك في العمل.

بلوتو
بلوتو

تتضمن بعض الميزات الجذابة الأخرى تتبع الوقت وإنشاء المهام وإدارتها والفواتير والمقترحات والعقود. إنه حرفيًا كل ما تحتاجه في مكان واحد. وبطبيعة الحال، يمكنك أيضًا إنشاء مشاريع وملفات وعلامات وتعليقات لتبقى منظمًا.

الأسعار أيضًا ليست سيئة، حيث تتراوح من 13 دولارًا إلى 26 دولارًا شهريًا. الجانب السلبي الوحيد هو أنه لا يزال جديدًا إلى حد ما وقد يحتوي على بعض الأخطاء أو المضايقات التي تتطلب التغيير والتبديل. لكن المطور يستجيب إلى حد ما لذا من المحتمل أن نرى هذه المنصة ترتفع في المستقبل القريب.

كليك أب

يبحث أصحاب الأعمال الصغيرة دائمًا عن صفقة رائعة. و من بإمكانه لومك؟ ميزانيتك أصغر بكثير من الكبار. وهذا ما يجعل ClickUp خيارًا جذابًا للشركات الصغيرة والمتوسطة.

يأتي مزودًا بجميع الضروريات اللازمة لتشغيل مشاريعك دون كسر البنك الذي تتعامل معه. يمكنك البدء بخطة مجانية، لكنك ستحصل على 100 ميجابايت فقط من مساحة التخزين. ومع ذلك، لا يزال بإمكانك الحصول على أي عدد تريده من المشاريع.

ومن هناك، يصل السعر إلى 5 دولارات شهريًا للخطة السنوية. يمنحك هذا مشاريع ومساحة تخزين وتطبيقات غير محدودة. حقا لا تحصل على أي أفضل من هذا.

المنصة سهلة الاستخدام للغاية وتتيح لك ذلك إنشاء فريق وإضافة أعضاء. وبعد ذلك يمكنك البدء في بناء مشاريعك وإدارتها. هناك عدة طرق يمكنك من خلالها تنظيم مشاريعك. تتوفر تصنيفات مثل مفتوح ومهام ومغلقة أو يمكنك إنشاء فئات أكثر تعقيدًا بعض الشيء.

عرض لوحة التطبيق بخلفية شفافة (3)
 

الآن، على الرغم من أنها لا تأتي مع قوالب، إلا أن النظام الأساسي يأتي مع مشاريع منظمة مسبقًا اجعل الأمور أسهل. يمكنك تقسيم مشاريعك إلى أقسام وفئات لإبقاء الأمور صغيرة الحجم وسهلة الإدارة.

على سبيل المثال، ستقوم بإنشاء فئة لمشروعك ومن ثم سيمثل كل قسم مهمة مختلفة. على عكس موقع Monday.com، فهو يأتي بمهام متكررة. تشمل الميزات الرائعة الأخرى قوائم مراجعة المهام، وتعيين التعليقات، وحل التعليقات.

أما بالنسبة للسلبيات، فيقال إن ClickUp يفتقر إلى تبعيات المهام، والتقارير التفصيلية، وعمليات التكامل المحدودة. بخلاف ذلك، تم الثناء على تصميمه العام ووظيفته.

أسانا

تستخدم الكثير من الشركات Asana لأنها واحدة من أولى المنصات التي تم تقديمها إلى سوق برامج الإنتاجية. وليس من المستغرب أن يتم إنشاؤه من قبل أحد المديرين التنفيذيين السابقين لفيسبوك – داستن موسكوفيتز.

ما يجعل هذا البرنامج جذابًا هو بساطته. إنها أداة (SaaS) قائمة على الويب، مما يعني أنها لا تشغل أي مساحة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك - فهي كلها تعتمد على الويب.

أما بالنسبة للسعر، فهو 9.99 دولارًا شهريًا (عند الدفع سنويًا) ويمكنك الحصول على أي عدد تريده من أعضاء الفريق ولوحات المعلومات. كما يأتي أيضًا مع عناصر تحكم المشرف وتصدير البيانات ودعم الأولوية.

أسانا
أسانا

هناك خيار مجاني أيضًا، ولكنه يأتي مع ما يصل إلى 15 عضوًا، لكنه لا يزال يأتي مع مهام ومشاريع ومحادثات غير محدودة.

تعد Asana منصة رائعة لأصحاب الأعمال والمهنيين الذين يتنقلون دائمًا. يأتي مع إمكانية الوصول عبر الهاتف المحمول على كل من أجهزة Android وiPhone. يوجد تطبيق يمكنك تنزيله لإدارة المهام وإرفاق الملفات وقبول الإشعارات.

ثم إذا كنت ممن يحبون تبسيط عملك، فسيكون من دواعي سرورك استخدام اختصارات لوحة المفاتيح والمشروعات المرمزة بالألوان وروابط النص التشعبي التي تعمل بشكل مشابه لعلامات التصنيف الخاصة بتويتر.

على الجانب السلبي، يقال إن Asana لديها واجهة بسيطة للغاية، وبنية صارمة، وملاءمة سيئة لمؤسسات المؤسسات.

ولكن في نهاية المطاف، فهو مجاني وغير معقد ورائع للاستخدام الشخصي والتجاري.

Trello

إذا كنت تحب خيارات الهدية الترويجية، فإليك خيارًا آخر لك. يبدأ Trello بخطة مجانية ويصل إلى هذه القائمة لأنه يأتي مع الكثير من الميزات الجذابة.

على سبيل المثال، واجهة المستخدم طبيعية وبشرية. يمكنك بسهولة رؤية الحالة العامة بفضل بنية القوائم. يمكنك دعوة أعضاء خارجيين لعرض اللوحات وإنشاء لوحات مغلقة مع أعضاء مجموعة محددين داخل عملك.

وبعد ذلك، إذا كنت تريد جعل اللوحة عامة حتى يتمكن أي شخص من مشاهدتها، فيمكنك القيام بذلك. تتيح لك المنصة إنشاء قوائم متعددة داخل كل لوحة، ثم تصنيفها بالألوان. يمكنك أيضًا تضمين قوائم مرجعية في مهامك وتعيين أعضاء متعددين لكل مهمة.

Trello
Trello

وبعد ذلك، إذا كنت تستخدم الأجهزة المحمولة معظم اليوم، فيمكنك تنزيل التطبيق على جهاز iPhone أو Android.

أما بالنسبة للمزالق، فهناك تكامل محدود للبريد الإلكتروني، ولا توجد علامات حرة، وكمية محدودة من التصنيفات. يجد البعض صعوبة في العمل مع مهام أو بطاقات متعددة في الواجهة (مثل النسخ واللصق والنقل وما إلى ذلك).

لا توجد أيضًا أي اختصارات للوحة المفاتيح لتسريع سير العمل. ولكن في المجمل، حقيقة أنه مجاني ويأتي مع الميزات التي تشتد الحاجة إليها تجعل هذا البرنامج فائزًا لتعزيز إنتاجية المشروع.

تحسين الإنتاجية في عملك

سألنا إيدان بن أور، خبير تحسين محركات البحث (SEO) المهووس بالإنتاجية ليقدم لنا تطبيقه رقم 1:

في الواقع، الأمر ليس بهذه السهولة. الإنتاجية هي "أسلوب حياة" أكثر من مجرد تطبيق.
أعتقد أنني اشتركت في كل أدوات الإنتاجية التي أمكنني العثور عليها تقريبًا، لكن لم يكن أي منها مثاليًا.
لذا بدلاً من البحث عن التطبيق الذي سيغير حياتك، أقترح أن نقوم بتنفيذ طريقة بسيطة من خطوتين ستبقينا على الطريق الصحيح:

1. اكتب كل شيء – إذا كنت تريد حقًا أن يكون عقلك حرًا، قم بتدريب عقلك الباطن على الثقة بك عن طريق كتابة كل شيء.
من خلال القيام بذلك، سيعرف عقلك أنه ليس من الضروري أن يكون متوترًا جدًا لتذكر جميع مهامك لأنك قمت بتدوينها كلها.

2. خطط لكل مهمة في جدولك الزمني - الكتابة ليست كافية، إذا كان لدينا قائمة طويلة جدًا من المهام، فهذا سيجعلنا أكثر توترًا.
من أجل تحرير عقولنا، علينا أن نعلمها أن كل شيء محدد بمواعيد محددة ووقت مناسب للعمل.

سيساعدنا استخدام هاتين الخطوتين (البسيطتين جدًا) على أن نصبح أكثر استرخاءً وتركيزًا.

الآن، حان الوقت للبدء في تجربة هذه الأشياء تطبيقات الإنتاجية لمعرفة ما هو الأفضل لمؤسستك. انتبه إلى ما يبطئ الإنتاج في أنشطتك اليومية لمعرفة التطبيق الذي يقدم ما تحتاجه. على سبيل المثال، ربما تحتاج إدارة أفضل للمشروع باستخدام نظام العلامات في أسانا.

أو ربما تريد شيئًا مجانيًا ويقدم واجهة نظيفة وبديهية مثل Trello. ولكنك لن تعرف حتى تحاول.

جرب أفضل 5 برامج وأخبرنا أي منها وجدت أنه الأكثر إنتاجية!

رجل أعمال متفاني للغاية، ومؤسس مشارك لشركة Poptin وEcpm للتسويق الرقمي. تسع سنوات من الخبرة في مجال التسويق الرقمي وإدارة مشاريع الإنترنت. حصل على شهادة في الاقتصاد من جامعة تل أبيب. من أشد المعجبين باختبارات A/B، وتحسين حملات SEO وPPC، وCRO، واختراق النمو، والأرقام. يحب دائمًا اختبار الاستراتيجيات والأدوات الإعلانية الجديدة، وتحليل أحدث الشركات الناشئة.