"ما هي المشاريع المعقدة؟"
قبل أن تقوم بالتمرير لأسفل وتصفح كيف يمكنك ذلك تبسيط إدارة المشاريع المعقدة، أعتقد أنه من الضروري بالنسبة لنا أن نفهم ما الذي يجعل المشروع معقدًا بغض النظر عن حجمه.
بكلمات بسيطة، المشاريع المعقدة هي تلك التي يحيط بها عدد أكبر بكثير من التحديات ودرجة أعلى من عدم اليقين فيما يتعلق بنتائجها مقارنة بالمشاريع البسيطة أو المعقدة.
وتجدر الإشارة هنا إلى أن المشاريع المعقدة ليست بالضرورة مشاريع معقدة. تعتبر المشاريع المعقدة فريدة من نوعها، بمعنى أنها تتميز بالترابط المتبادل الذي يمكن التنبؤ به والذي لا يمكن التنبؤ به والذي يشمل فرقًا متعددة وأصحاب مصلحة.
عندما يصبح المشروع معقدًا، تتوقف أساليب إدارة المشروع العادية أو التقليدية عن الفعالية.
فيما يلي بعض العلامات الواضحة والمشتركة لمشروع معقد:
- مستوى عال من عدم اليقين والتبعيات غير المعروفة
- فرق مترابطة ومترابطة
- لا يمكن التنبؤ به للغاية
- قيود زمنية ثقيلة
- إشراك أشخاص مختلفين من أقسام أو وحدات مختلفة
- تغييرات سريعة في كل مرحلة
- تكلفة إجمالية عالية
- الاستخدام الواسع النطاق للتكنولوجيا
- الاستخدام غير السليم للمال
- جدولة معقدة
كيفية التعامل مع المشاريع المعقدة بسهولة
1. استخدم برنامجًا قويًا لإدارة المشاريع
سوف تحتاج إلى تعاون فريق قوي و برامج إدارة المشاريع والتي تمكنك أنت وفريقك من تتبع مهامك ومشاريعك من موقع مركزي.
A مسح PWC كشفت أن استخدام برامج إدارة المشاريع يمكن أن يعزز الأداء وأن 77% من المشاريع عالية الأداء تستخدم أحد هذه البرامج. يمكّن برنامج إدارة المشاريع القوي الفرق من التخطيط بسهولة والتعاون وتنظيم وتسليم المشاريع بجميع أحجامها في الوقت المحدد، حيث يمكن لأعضاء الفريق المنتشرين على نطاق واسع التعاون بسلاسة في العمل من أي جهاز وفي أي مكان.
في هذا الصدد، بينما تتفوق Notion في المرونة والتنوع، قد يفضل بعض المستخدمين الأدوات التي تعطي الأولوية لوظائف إدارة المشروع المتعمقة والتكاملات لتلبية احتياجاتهم الخاصة. لذا، إذا كنت تبحث عن بدائل لـ Notion، واستكشف الخيارات المتنوعة التي تقدم ميزات أكثر تخصصًا مصممة خصيصًا لسير عمل المشروع المعقد.
ميزات متقدمة مثل الدردشة الجماعية، وإدارة المهام، تتبع استخدام الكمبيوترe, جدولة المشروع، لوحات كانبان، مخططات غانتوما إلى ذلك، مما يسهل على أعضاء الفريق مراقبة الأداء الفردي وحالة المهمة وتقدم المشروع مع البقاء على اطلاع بجميع الأنشطة الأخيرة داخل المشروع.
2. اشرح هدف المشروع المشترك
هل ترغب في ركوب رحلة ليس لها وجهة محددة؟ لا، لأنه من المحتمل أن ينتهي بك الأمر إلى لا مكان. الأمر نفسه ينطبق على العمل الجماعي. من الضروري أن تشرح بوضوح هدف المشروع المشترك مع فريقك قبل البدء في تحديد الأدوار والمسؤوليات الوظيفية.
تأكد من أن كل عضو في الفريق على نفس الصفحة فيما يتعلق بهدف المشروع وكذلك الرؤية التنظيمية. من المرجح أن يضمن العمل معًا لتحقيق هدف محدد أن فريقك متحد، ويظل على المسار الصحيح، ولديه الحافز لتحقيق نتائج ناجحة.
يمكنك اختيار تقسيم فريقك المشترك وأهداف المشروع إلى أهداف أصغر يمكن التحكم فيها للأفراد والأقسام. يجب أن يفهم أعضاء الفريق ما يفعلونه ولماذا، وكيف سيستفيدون من تسليم المشروع بنجاح وفي الوقت المناسب.
3. التأكد من التوزيع الواضح للأدوار والمسؤوليات الوظيفية
إن الارتباك وسوء الفهم فيما يتعلق بتوزيع المهام هو آخر شيء قد يريده أي مدير مشروع عند إدارة المشاريع المعقدة. من المهم إسناد المهام إلى الأشخاص المناسبين الذين لديهم المهارات المناسبة لأداء المهام الموكلة إليهم بكفاءة.
لا يمكنك القيام بذلك يدويًا، خاصة في هذا العصر الرقمي. استخدم نظامًا فعالاً لإدارة المهام لإنشاء المهام والمشاريع وتخصيصها وتعيينها وتتبعها لضمان التوزيع الواضح للأدوار والمسؤوليات الوظيفية.
يمكنك إضافة المزيد من الوضوح إلى المهام المعينة عن طريق إضافة تواريخ البدء والاستحقاق الخاصة بها، وتعيين تقديرات الوقت، وإضافة التسميات، وإرفاق ملفات التدقيق. سيساعد ذلك في تقليل النزاعات بين الفريق أو سوء الفهم إلى الحد الأدنى مع تشجيع الشفافية والمساءلة الوظيفية داخل الفريق.
مع استمرار الأشخاص في العمل على مهامهم، يمكنك مراقبة حالة وتقدم كل مهمة على حدة للتأكد من اكتمالها خلال إطار زمني محدد.
4. مراقبة تقدم المشروع بانتظام
العديد من المشاريع تفشل بسبب مدراء مشروع الفشل في إجراء التتبع والتقييم المنتظم. إنهم يحددون الأهداف ويوزعون المهام ويتواصلون مع الفرق قبل الموعد النهائي المحدد. ولا يترك هذا النهج سوى القليل من الوقت لإجراء تصحيح المسار إذا كانت هناك حاجة إلى إجراءات علاجية لضمان تسليم المشروع في الوقت المناسب.
نعم يقترح ذلك مدراء مشروع لا يجب أن تطلب تحديثات المهام من أعضاء الفريق بشكل متكرر لأن ذلك قد يؤدي إلى الإدارة التفصيلية. ومع ذلك، في الوقت نفسه، من المستحسن أيضًا مراقبة تقدم المشروع بانتظام للتأكد من أنه يسير على المسار الصحيح.
سيؤدي القيام بذلك أيضًا إلى تمكين مديري المشاريع وفرق العمل من تحديد الاختناقات وحلها في الوقت المناسب.
5. مارس التعاون السلس
لا يمكنك أن تأمل في إدارة المشاريع المعقدة ما لم يتعاون فريقك بسلاسة بغض النظر عن المكان الذي يعملون فيه. الآن، لا يقتصر التعاون على أعضاء الفريق فحسب، بل يشمل أيضًا التنسيق مع العملاء وأصحاب المصلحة.
من المهم أن يتم تبادل المعلومات الهامة بين فرق المشروع والعملاء لضمان التنفيذ الدقيق. هذا هو المكان الذي يمكن أن يسمح فيه استخدام أداة تعاون جيدة لجميع الأطراف المعنية بمشاركة منصة مشتركة.
باستخدام هذه الأداة، يمكن للجميع البقاء على اطلاع بتقدم المشروع مع مشاركة المعلومات المهمة في الوقت المحدد. يمكن الوصول بسهولة إلى أدوات التعاون على أي جهاز، مما يعني أنه يمكنك إدارة مشاريعك المعقدة أثناء التعاون مع الآخرين من تطبيق واحد.
6. خلق بيئة فريق مزدهرة
من الأفضل إدارة المشاريع المعقدة من قبل أفراد منتجين وذوي دوافع عالية ويحبون مواجهة التحديات بشكل مباشر.
يمكن لبيئة فريقك أن تلعب دورًا حاسمًا في تحديد نجاح المشروع، أو غير ذلك. حتى أعضاء الفريق الأكثر مهارة وموهبة يمكن أن يفقدوا حماستهم عندما يعملون في بيئة جماعية سلبية.
خلق بيئة فريق إيجابية ومزدهرة حيث يدعم أعضاء الفريق ويثقون ببعضهم البعض يمكن أن يصنعوا العجائب لأداء مشروعك بالإضافة إلى الأهداف التنظيمية. تؤثر بيئة الفريق على سلوك كل عضو وأداء عمله.
يمكن لمديري المشاريع أو قادة الفريق خلق بيئة فريق مزدهرة وراقية. من الطبيعي أنه عندما يتم تقدير الأشخاص وتقديرهم والثقة بهم، فمن المرجح أن يعملوا بحماس أكبر ويحققوا نتائج رائعة.
برونو ماروتا، الذي يدير منصة ألغاز الصور المقطوعة أنا لغز"لخلق بيئة فريقية إيجابية، عامل الآخرين كما تحب أن تعامل نفسك. وهذا يعني الاعتراف بالعمل الجيد، وتحويل الإخفاقات إلى تجربة تعليمية، وتنمية الثقة حتى يتمكن فريقك من اتخاذ القرارات بنفسه. يمكنك أيضًا تشجيع التوازن أثناء يوم العمل، وتشجيع فترات الراحة من العمل. على سبيل المثال، نطلب من فريقنا أن يلعب ألعاب الألغاز كوسيلة للابتعاد عن عملهم وإعادة شحن طاقتهم.
7. احصل على الموارد المناسبة
سيواجه فريقك صعوبة في إدارة المشاريع المعقدة إذا لم يكن لديك الموارد المناسبة للاستفادة منها في الوقت المناسب. في حين أن مديري المشاريع قد لا يكون لديهم سيطرة أكبر على بعض جوانب توفير الموارد، إلا أنه لا يزال بإمكانك التأثير على العملية.
يمكنك استخدام تحليل فجوة الموارد لتحديد المهارات المطلوبة لإدارة المشروع بكفاءة. يمكنك أيضًا تقييم مهارات مجموعة الموارد الحالية لديك.
يمكنك تحديد ما إذا كنت بحاجة إلى الاستعانة بمصادر خارجية في بعض جوانب عمل المشروع لتوظيف أشخاص ماهرين وذوي خبرة يتمتعون بفطنة تجارية حادة.
يجب عليك التنبؤ بمتطلباتك من الموارد في مراحل مختلفة من المشروع للتأكد من عدم نقص التوظيف الكافي. يجب عليك تحديد الموارد التي تحتاجها طوال مدة المشروع وكذلك على أساس عدم التفرغ.
8. تسريع عملية اتخاذ القرار
يؤدي اتخاذ القرار السريع إلى تسريع إنجاز المشروع. المشاريع المعقدة لا تحتاج إلى حوكمة بيروقراطية تعيق اتخاذ القرار.
يجب على المنظمة تنفيذ نموذج الحوكمة الذي يناسب ثقافة عملها وفريق المشروع وكذلك المدير. إذا لم يتمكن مدير المشروع من التعامل مع بعض القرارات، فيجب إحالتها إلى لجنة الحوكمة.
ومن المهم أيضًا أن يكون لدى أصحاب المصلحة فهم واضح لسلطات اتخاذ القرار لمدير المشروع، وعملية التصعيد، ومن يملك السلطة النهائية لاتخاذ القرار النهائي.
ومن المهم أيضًا لمديري المشاريع تشجيع اتخاذ القرار بين أعضاء فريقهم الحيوي. عندما يتوقع مديرو المشاريع مستوى معينًا من الاستقلالية عن الإدارة العليا فيما يتعلق باتخاذ القرار، فيجب عليهم أيضًا منح استقلالية مماثلة لفريقهم.
9. اختيار النهج الصحيح لدعم تسليم المشروع
يعتبر نهج دورة الحياة التقليدي لإدارة المشاريع مثاليًا للمشاريع ذات المستويات المعتدلة من عدم القدرة على التنبؤ.
لقد تم استخدام نموذج إدارة مشروع الشلال بشكل فعال على نطاق واسع من قبل فرق المشروع لإدارة المشاريع، ولكن هذه المنهجية ليست مثالية لجميع الحالات.
يعتبر استخدام منهجية Agile مثاليًا للمشاريع ذات مستويات عالية من عدم اليقين، والتي لا يمكن تحديد نتيجتها النهائية بدقة من البداية.
ولهذا السبب من الضروري تحديد خصائص المشروع لتحديد منهجية إدارة المشروع التي ينبغي استخدامها.
القيام بذلك من شأنه أن يضيف المزيد من الوضوح إلى رسالتك تخطيط المشروع والتنفيذ. في بعض الحالات، قد تفكر في الجمع بين منهجيتي Agile وWaterfall، والمعروفة أيضًا باسم الأساليب "المختلطة".
إذا لم يكن لدى مدير المشروع أي خبرة في إدارة المشاريع الرشيقة، فيجب أن يتلقى التدريب المطلوب حتى يتمكن من إدارة المشاريع المعقدة بشكل فعال والتي يتم إدارتها بشكل أفضل باستخدام نهج Agile.
الفكر النهائي
من الواضح أن المشاريع المعقدة تتطلب اتباع نهج مختلف عما تفعله عادة لإدارة المشاريع النموذجية. المشاريع المعقدة لا يمكن التنبؤ بها، متقلبة. يجب أن يتمتع مديرو المشاريع وفرقهم بالديناميكية والمرونة للتعامل بنجاح مع التغييرات غير المسبوقة في خطة المشروع.
ومع ذلك، فإن استخدام برنامج إدارة المشروعات والتعاون الجماعي المناسب يمكن أن يساعدك في التعامل مع معظم تحديات إدارة المشروعات المعقدة التي تواجه فريق المشروع الخاص بك.
إن وجود مجموعة من ميزات إدارة المشاريع المتقدمة تحت سقف افتراضي واحد يمكّن فرق المشروع من التحكم بشكل أكبر في المهام والمشاريع حيث يمكنهم التعاون بسلاسة مع بعضهم البعض.
البلاغ بيو
نانديني شارما هي مساعد مدير التسويق في ProofHub. نانديني متخصص في مجال التسويق، وهو على دراية جيدة بالمعرفة التقنية، ويبقى دائمًا على اطلاع بأحدث الاتجاهات في العالم الرقمي.
