تحسين خطة استمرارية الأعمال من خلال الفيديو والبث المباشر

تواجه الأعمال اليوم سيناريوهات غير مسبوقة حيث لا تسير الأمور كما هو مخطط لها مما يترك الشركات عرضة لمجموعة متنوعة من التحديات الناشئة.

إن إدارة هذه المخاطر باستخدام استراتيجية استمرارية الأعمال هي المفتاح لبقاء أي عمل في المواقف غير المتوقعة. يمكن للشركات التي لديها برنامج قوي لاستمرارية الأعمال أن تتفوق بعقلية البقاء لتخطيط وصيانة وتنفيذ عملياتها التجارية المنتظمة بسلاسة. 

خذ التيار وضع COVID-19على سبيل المثال، كان من الصعب جدًا على الشركات مواصلة عملياتها أثناء الأزمة.

تمكنت الشركات التي كانت لديها خطة لاستمرارية الأعمال وإعداد العمل عن بعد بطريقة ما من التغلب على الموقف الصعب. ومع ذلك، لم يكن التغيير ممتعًا للعديد من المؤسسات حيث لم يكن لديها نظام اتصال افتراضي.

بغض النظر عما إذا كنت مستعدًا أم لا، لا تقلل من أهمية ذلك مؤتمرات الفيديو في الاتصالات التجارية خاصة عندما يضطر العالم كله إلى التكيف مع التغيرات الكبيرة مثل إغلاق المكاتب وثقافة العمل عن بعد. 

ما هو بالضبط برنامج استمرارية الأعمال؟

A خطة استمرارية العمل هي خطة احتياطية يجب أن تمتلكها كل مؤسسة لمواصلة عملياتها التجارية حتى في أوقات المواقف غير المتوقعة التي ليست تحت سيطرتنا.

ومع ذلك، تبدأ معظم الشركات في البحث عن استراتيجية الاستمرارية فقط في أوقات السيناريوهات الصعبة مثل الأوبئة أو الكوارث الطبيعية. لكنها ليست الممارسة الصحيحة.

يجب عليك الاستعداد لمثل هذه المواقف الصعبة مسبقًا، مما يجعل من المهم أن يكون لديك خطة لاستمرارية العمل. تشكل خطة استمرارية العمل عادةً إرشادات لتعديل عمليات عملك عندما لا تكون مواردك الرئيسية متاحة. 

فوائد تخطيط استمرارية الأعمال

فوائد التخطيط لاستمرارية الأعمال عديدة. بدءًا من إعدادك لإدارة استمرارية سير عمل عملك وحتى الاستمتاع بالمزايا المرنة، ستساعدك خطة الاستمرارية المعدة جيدًا على النجاة من أي نوع من حالات الطوارئ والأزمات. 

دعونا نستكشف بعض فوائد التخطيط لاستمرارية الأعمال. 

• يبني الثقة بين القوى العاملة لديك

عندما يكون لديك خطة لاستمرارية العمل، سيساعد ذلك على بناء الثقة بين موظفيك. لأنهم يعرفون ما يجب عليهم فعله عند ظهور حالة طارئة.

هناك فائدة أخرى من وجود خطة احتياطية لمواصلة عمليات عملك وهي أن الموظفين سيكونون أكثر مهارة في التعامل مع الاضطرابات الصغيرة والكبيرة حيث سيكونون مستعدين لها.

وكلما زاد إلمامهم بالخطة، أصبحوا قادرين على تقييم مستوى التحديات المرتبطة بالأنشطة التجارية الجديدة مناورة العمليات التجارية بطريقة سريعة وسلسة. 

• يضمن الامتثال لمعايير الصناعة

إذا قمت بتنفيذ استراتيجية استمرارية العمل، فيمكنك التأكد من أن عملك متوافق مع معايير الصناعة.

إذا كان عملك متوافقًا مع معايير الصناعة، فهذا يقدم دليلاً لأصحاب المصلحة على أنك تدير مؤسستك بشكل مسؤول مع الالتزام بالقواعد واللوائح. 

• يحافظ على قيمة علامتك التجارية وسمعتها

تبدو المنظمات غير المستعدة للتعامل مع التحديات غير كفؤة للعملاء. سيؤدي ذلك أيضًا إلى تعثرك وإساءة التعامل مع التواصل بين البائعين والعملاء والموظفين والعملاء.

تساعدك خطة استمرارية عملك في الحفاظ على سمعة علامتك التجارية التي عملت بجد لتحقيقها. 

• يقدم بيانات تجارية قيمة

تنتج خطة استمرارية الأعمال الفعالة الكثير من بيانات الأعمال القيمة مثل أنشطة الأعمال الهامة، والتأثيرات المالية، وأهداف وقت التعافي، وما إلى ذلك.

تستفيد المنظمات الذكية من هذه البيانات لصالحها تحسين عملية والتخطيط للأنشطة الإستراتيجية التي ستساعدك على المضي قدمًا في عملك. إن وجود خطة متميزة لاستمرارية الأعمال سيساعد عملك على التعافي من أي أزمة في دقائق. 

• يعطي ميزة تنافسية

حتى لو كان لديك خطة لاستمرارية العمل، فقد لا يكون لدى منافسيك واحدة. وفي هذه الحالة، يمكنك استخدامه لصالحك.

في العالم الرقمي التنافسي اليوم، فإن تكييف برنامج استمرارية الأعمال سوف يميزك ويجعلك أكثر جاذبية في الصناعة. إن القدرة على استئناف الأنشطة التجارية واستعادتها تجعلك أيضًا جذابًا لعملائك. 

• تخفيف المخاطر المالية الخاصة بك

لا تساعد برامج استمرارية الأعمال في تخفيف مخاطر عملك فحسب، بل تساعد أيضًا في تخفيف التحديات المالية. من خلال وجود خطة النسخ الاحتياطي المناسبة للأعمال في أوقات الأزمات الكبرى، يمكنك تقليل مخاطر اختراق البيانات أو فشل النظام أو فقدان البيانات. يمكن تجنب المخاطر المالية المرتبطة بالأحداث الطارئة، حتى لو كانت صغيرة، من خلال خطة جيدة لاستمرارية العمل. 

نصائح لتحسين استراتيجية استمرارية عملك

يجب أن تتضمن خطة استمرارية العمل المناسبة استئناف العمليات التجارية، أو نقل القوى العاملة لديك إلى العمل عن بعد، أو إدارة سلسلة التوريد، أو تعيين المناصب إذا كان الموظفون الذين يتولون أدوارًا مهمة غير قادرين على الحضور إلى المكتب، وما إلى ذلك.

الآن أنت تعرف ما هو استخدام مؤتمرات الفيديو، يجب أيضًا أن يدمج برنامج استمرارية الأعمال الفعال الخاص بك استراتيجية اتصال افتراضية لمواصلة التواصل التجاري والتعاون حتى لو ساءت الأمور. 

لتنفيذ المهم اتصالات الأعمال والتعاون، فإن مؤتمرات الفيديو مهمة. إذا كنت تعرف فوائد مؤتمرات الفيديو، فسوف تقوم بدمجها كجزء من استراتيجية عملك العادية.

So ما هي فوائد مؤتمرات الفيديو?

تساعد مؤتمرات الفيديو أعضاء الفريق البعيدين على أن يكونوا جزءًا من الفريق، بغض النظر عن موقعهم الفعلي. كما أنه يساعد على توفير ميزانية أعمالنا من خلال التخلص من السفر المتعلق بالعمل حيث يمكن للفرق الاتصال افتراضيًا بدلاً من ذلك. 

الآن دعنا نستكشف النصائح المهمة لتحسين برنامج استمرارية عملك. 

تبني ثقافة العمل عن بعد

خلال أوقات الأوبئة وحالات الطوارئ، يجب على الشركات اعتماد قدرات الفريق عن بعد لتوسيع نطاق الأنشطة التجارية في الوقت المناسب.

قم بترتيب اجتماعات افتراضية منتظمة ستساعد فريقك البعيد على تحديد وسد الفجوات الرقمية إن وجدت.

يمكنك أيضًا التفكير في عقد اجتماعات عمل وإجراء مقابلات مهمة من خلال جلسات الفيديو عبر الإنترنت مما يجعل العملية برمتها سلسة ومباشرة. 

تسهيل التواصل عن بعد من خلال الدردشة المرئية

يجب أن يكون البث المباشر للصوت والفيديو بمثابة خطة متكاملة لأي برامج لاستمرارية الأعمال للبقاء على اتصال مع القوى العاملة العالمية في جميع أنحاء العالم.

المنظمات بحاجة إلى حلول مؤتمرات الفيديو بسيطة وقابلة للتطوير وآمنة مع ميزات ووظائف متقدمة تدعم الدردشة الجماعية مع فريق كبير.

ابحث عن الحلول التي توفر نظام دردشة في الوقت الفعلي على السبورة البيضاء حتى تتمكن من الارتقاء باجتماعات العمل لدينا إلى مستوى جديد تمامًا من خلال جلسات حية وجذابة. 

إدارة الموارد والتعاون الجماعي

تعد مؤتمرات الفيديو والبث المباشر مفيدة للغاية لتعزيز اجتماعاتك الافتراضية داخل شركتك. تساعد مؤتمرات الفيديو فريقك داخليًا وخارجيًا على التواصل وإشراك بعضهم البعض. تتيح أدوات إدارة الموارد والتعاون الجماعي المدمجة في حلول البث المباشر للمؤسسات إنشاء المهام وإدارتها وتعيين الموارد بسهولة.  

التكيف مع احتياجات العملاء المتغيرة

لمواصلة عملياتك التجارية في أوقات الأزمات من خلال معالجة اهتمامات واحتياجات العملاء المتقلبة باستمرار، سيتعين عليك تكييف منتجاتك وخدماتك وفقًا لذلك. يفضل العملاء في هذا العصر الرقمي بالفعل راحة التسوق عبر الإنترنت.

لذا، إذا لم تكن معتادًا على تقديم عروضك عبر الإنترنت، فيجب عليك البدء في اعتمادها. من خلال المشاركة المحسنة عبر الإنترنت خلال أوقات الأزمات، فكر في توفير المنتجات للعملاء بطريقة يمكنك من خلالها أتمتة أنشطتك التجارية الحالية. 

وفي الختام

من الرائع دائمًا أن يكون لديك استراتيجية لاستمرارية الأعمال في حالة حدوث أسوأ السيناريوهات. عندما تتعرض لاختراق للبيانات، أو تمر بجائحة أو كارثة طبيعية، أو انقطاع التيار الكهربائي، أو حالات طوارئ خطيرة أخرى خارجة عن إرادتك، فإن خطة استمرارية عملك لضمان سلاسة العمليات وتقليل الخسائر المحتملة. 

تشكل حلول البث المباشر وأنظمة الدردشة في الوقت الفعلي خطة فعالة لاستمرارية العمل. سواء كنت جديدًا في عملية التخطيط لاستمرارية الأعمال أو تقوم بتعديل استراتيجية استمرارية الأعمال الموجودة بالفعل، يجب عليك التفكير في دمج مؤتمرات الفيديو.

ضع في اعتبارك جائحة فيروس كورونا هذا لجعل عملك جاهزًا للمستقبل لأي أزمة عالمية من خلال برنامج استمرارية الأعمال المصمم جيدًا والذي يجهزك لإدارة أعمالك بكفاءة وأن تكون رائدًا في الصناعة.