الرئيسية  /  الكلادارة مشروع  / كيف تعمل مؤتمرات الفيديو على تعزيز العمل المختلط

كيف تعمل مؤتمرات الفيديو على تعزيز العمل المختلط

كيف تعمل مؤتمرات الفيديو على تعزيز العمل المختلط

تشير مؤتمرات الفيديو إلى تطبيق التكنولوجيا التي يمكن للأشخاص من خلالها الشعور بوجودهم في حضور الآخرين أثناء إقامتهم في مواقع جغرافية متنوعة. فهو يساعد الفرق على إدراك زملائهم ومكتبهم كما لو كانوا هناك.

تُعرف مؤتمرات الفيديو أيضًا بمصطلحات أخرى مثل التعاون المرئي أو الاجتماع الافتراضي. وفقا لحجم الحياة، يستخدم 76% من الأشخاص الذين يعملون في المنزل المؤتمرات الافتراضية، ويفيد 75% عن زيادة الإنتاجية وتوازن أفضل بين العمل والحياة.

أنواع مؤتمرات الفيديو

هناك أنواع مختلفة من حلول مؤتمرات الفيديو. بعض من الأكثر شعبية تشمل:

مؤتمرات الفيديو السحابية:

مؤتمرات الفيديو المستندة إلى السحابة هي شكل من أشكال مؤتمرات الفيديو التي تتيح للأشخاص التواصل والتعاون من خلال أجهزتهم المتصلة بالإنترنت. تشمل الأمثلة Skype for Business وZoom وGoogle Meet وغير ذلك الكثير.

بث مباشر:

يشير البث المباشر إلى الاتصال في الوقت الفعلي عبر الإنترنت، والذي يستخدم بث الفيديو المباشر ونقل الصوت. يمكن للفرق استخدامها في كل من الإعدادات الفردية والجماعية.

مشاركة سطح المكتب عن بعد:

تتيح مشاركة سطح المكتب البعيد للمستخدمين مشاركة الوصول والتحكم بين أجهزة الكمبيوتر الأخرى. تستخدمها الفرق عادةً لأغراض الدعم الفني.

في المؤسسة:

An نظام مؤتمرات الفيديو داخل الشركة تتم استضافتها وإدارتها من قبل البائع. لدى العملاء خوادم مخصصة لاستضافة اجتماعاتهم، ولكن يمكنهم أيضًا الوصول إلى موظفي دعم البائع إذا احتاجوا إلى المساعدة.

استضافت:

عادةً ما يقوم طرف ثالث (عادةً شركة تكنولوجيا معلومات) بإدارة حل مؤتمرات الفيديو المستضافة. يحتاج العميل فقط إلى توفير أجهزته التي يتعامل معها البائع.

ويعتني الطرف الثالث بجميع الجوانب الأخرى للنظام، بما في ذلك التثبيت والدعم.

مؤتمرات الفيديو عبر الهاتف المحمول:

تتيح مؤتمرات الفيديو عبر الهاتف المحمول للمستخدمين الانضمام إلى الاجتماع باستخدام الهواتف الذكية أو الأجهزة اللوحية. إنه مثالي للمحترفين أثناء التنقل والذين يرغبون في المشاركة في المناقشات بعيدًا عن أجهزة الكمبيوتر المكتبية.

تستخدم الشركات ورجال الأعمال مؤتمرات الفيديو لأغراض مختلفة، بما في ذلك اجتماعات العمل ومكالمات المبيعات وغيرها أشرطة فيديو للتدريب. كما أنهم يستخدمونه لأغراض داخلية مثل إعداد موظفين جددوالتعاون بين الإدارات ومساحات العمل المختلطة.

فوائد مؤتمرات الفيديو

ستركز هذه المقالة على كيفية تعزيز مؤتمرات الفيديو للأعمال المختلطة. دعونا نمضي قدما؛

إنتاجية أفضل للموظفين

تسهل مؤتمرات الفيديو على الأشخاص في مواقع مختلفة التعاون بكفاءة، وهو ما يزيد الإنتاجية والنتائج لمؤسستك. وينطبق هذا بشكل خاص على مساحات العمل المختلطة حيث يعمل الموظفون عن بعد.

عندما يكون لديك مكتب في مكان واحد وموظفين يعملون عن بعد، فقد يكون من الصعب الحفاظ على الجميع في نفس الصفحة. الأدوات عن بعد مثل مؤتمرات الفيديو تجعل من السهل التواصل مع موظفيك عن بعد دون أن يأتوا إلى المكتب أو يسافروا للقاء العملاء.

زيادة المشاركة وبناء الفريق

يتيح التعاون البصري أيضًا للموظفين الشعور بأنهم أكثر ارتباطًا بشركتهم وزملائهم. عندما تسافر الفرق بشكل متكرر، فمن السهل عليهم أن يشعروا بالانفصال. تساعد مؤتمرات الفيديو يشعر الموظفون بمزيد من المشاركة من خلال إبقائهم على اطلاع دائم بأخبار الشركة وأحداثها، ورؤية أداء الموظفين.

خلال الاجتماعات الافتراضية، يمكن للفرق أيضًا ممارسة ألعاب كسر الجمود وتمارين بناء الفريق التي تساعدهم على التعرف على بعضهم البعض بشكل أفضل. ويمكن أن يساعد أيضًا في بناء روابط وعلاقات الفريق، مما يؤدي إلى تحسين التواصل والتعاون.

تحسين الاتصال والتعاون

يصبح التعاون والتواصل أكثر سهولة عندما يمكنك رؤية بعضكما البعض بوضوح والبقاء على اتصال. تساعدك أدوات مؤتمرات الفيديو على التفاعل حتى مع العديد من أعضاء الفريق حيث يمكن لمعظم التطبيقات استيعاب العديد من المشاركين على شاشة واحدة.

من خلال الاجتماع الافتراضي، يمكنك أيضًا استخدام ألواح المعلومات والمستندات التعاونية لمشاركة الأفكار والعمل معًا في المشاريع. يمكن أن يساعد ذلك الفرق على البقاء متزامنًا مع ما يحدث في كل مرحلة من مراحل المشروع أو العملية، مما يسهل على جميع المشاركين العمل معًا لتحقيق هدف أو نتيجة مشتركة.

تعزيز عمليات صنع القرار

بفضل التواصل المريح، يصبح اتخاذ القرار أسهل حيث يمكن لصانعي القرار الرئيسيين جدولة اجتماع افتراضي بسهولة دون التقيد بالوقت أو الموقع. وهو مفيد بشكل خاص للمؤسسات الكبيرة، حيث يتواجد أصحاب المصلحة الرئيسيون في جميع أنحاء العالم ولا يستطيعون الاجتماع شخصيًا بانتظام.

تعد الاجتماعات الافتراضية أيضًا مناسبة للفرق التي تحتاج إلى اتخاذ قرارات سريعة، مثل فرق المبيعات والتسويق، التي يجب أن تتفاعل بسرعة تغيير اتجاهات السوق. يمكن أن تساعد هذه الأنواع من الاجتماعات في تقليل الوقت اللازم لاتخاذ القرار من خلال توفير إمكانية الوصول الفوري إلى قاعدة معارفهم وجميع المعلومات ذات الصلة.

تحسين النمو التنظيمي

تعد الاجتماعات الافتراضية مفيدة أيضًا للمؤسسات التي تتزايد. ويمكن أن تشمل الشركات الناشئة التي تحتاج إلى التوسع بسرعة أو الشركات الكبيرة التي ترغب في التوسع دوليًا. يمكن أن تساعدك الجلسات الافتراضية في إدارة نمو مؤسستك من خلال السماح لك بالتواصل مع الموظفين في مواقع مختلفة وتنسيق المشاريع ومشاركة المعلومات المهمة بسرعة.

يعد تأهيل الموظفين الجدد مجالًا آخر يمكن أن تكون فيه الاجتماعات الافتراضية مفيدة. تساعد الاجتماعات الافتراضية الموظفين الجدد على التعرف بسرعة على المنظمة وثقافتها من خلال توفير معلومات حول أدوارهم ومسؤولياتهم وتوقعاتهم.

تعزيز ثقافة الشركة

يمكن أن يساعد استخدام مؤتمرات الفيديو أيضًا في إنشاء ثقافة محسنة للشركة. تتيح لك الاجتماعات الافتراضية التعرف على موظفيك بشكل شخصي أكثر من خلال تمكينهم من مشاركة أفكارهم وآرائهم حول المنظمة.

تساعد بناء الثقة بين المديرين والموظفين، وهو أمر ضروري لتعزيز بيئة يشعر فيها الناس بالراحة في التعبير عن أنفسهم.

يمكنك أيضًا استخدام مؤتمرات الفيديو للاحتفال بالإنجازات والمعالم. فهو يساعد على خلق شعور أقوى بالمجتمع والصداقة الحميمة بين الموظفين من خلال السماح لهم بالالتقاء افتراضيًا لمشاركة تجاربهم.

يعد التعاون البصري أيضًا وسيلة رائعة لرفع الروح المعنوية. يمكنك استخدامه كنظام مكافآت افتراضي من خلال استضافة أحداث ممتعة مثل ليالي الأفلام أو دورات الألعاب التي يتم تشجيع الموظفين على المشاركة فيها. إنها طريقة رائعة لمساعدة فريقك على الارتباط بالاهتمامات المشتركة وإجبارهم على صرف انتباههم عن العمل.

اجتماعات الفريق والشركة القابلة للتسجيل

تتيح لك مؤتمرات الفيديو تسجيل الاجتماع بالكامل وتخزينه لاستخدامه لاحقًا. التسجيل يساعد إنشاء قاعدة معرفية منظمة يمكن للفرق استخدامها عندما يغيب شخص ما عن الاجتماع أو يريد مراجعة مناقشة المتحدث. إنها أيضًا طريقة رائعة لتوثيق المحادثات الهادفة وإتاحتها للرجوع إليها في المستقبل.

كما يساعد تسجيل اجتماعات الفريق والشركة المتحدث على التركيز على مناقشتهم دون القلق بشأن الانحرافات والتكرار. كما يسمح للفرق بالإبلاغ بسهولة عن نتيجة المناقشة لمديريهم حيث أن التسجيلات متاحة بسهولة.

تحسين التوازن بين العمل والحياة

يمكن أن يساعدك استخدام حل مؤتمرات الفيديو في تحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة. لم تعد مضطرًا للسفر لحضور الاجتماعات أو البقاء لوقت متأخر في المكتب لأن زملائك موجودون في مكان آخر. يمكنك حضور الاجتماعات في المنزل أو أثناء التنقل، ولا داعي للقلق بشأن فارق التوقيت بينك وبين فريقك.

علاوة على ذلك، يمكنك الحصول على المرونة اللازمة لإدارة جدولك الزمني بكفاءة مع إمكانية توفير النفقات المختلفة، بما في ذلك التنقل وحتى تكاليف التحرك لاستيعاب إعداد عملك الجديد.

يمكنك أيضًا أخذ قسط من الراحة من مكتبك والتجول أثناء إجراء مكالمة جماعية عبر الفيديو بدلاً من البقاء ملتصقًا بمقعدك طوال اليوم.

يمكنك أيضًا الاستفادة من إمكانية الوصول إلى تسجيلات مؤتمرات الفيديو الخاصة بك من أي مكان وفي أي وقت. لا تحتاج إلى الاعتماد على طرف ثالث أو شخص آخر للوصول إلى المعلومات؛ يمكنك تسجيل الدخول والقيام بذلك بنفسك.

انخفاض وقت السفر والتكاليف

يمكن أن تكون مؤتمرات الفيديو بديلاً رائعًا للعمل التقليدي لأنها تقلل من مقدار السفر لك ولموظفيك. سيؤدي ذلك إلى خفض تكاليف السفر من حيث المال والوقت ويسمح لك بإجراء المزيد من التفاعلات المباشرة عبر الإنترنت مع العملاء أو زملاء العمل.

يمكن أن يؤدي الانتقال إلى الاجتماعات الافتراضية أيضًا إلى تقليل نفقات الشركة حيث لا تحتاج الشركات بالضرورة إلى استئجار أو شراء مساحة واسعة لاستيعاب موظفيها. إنها أيضًا طريقة ممتازة لتقليل البصمة الكربونية ومساعدة البيئة عن طريق تقليل مقدار السفر غير الضروري.

تحسين خدمة العملاء

تعد الاجتماعات الافتراضية أيضًا طريقة ممتازة للقيام بذلك تحسين خدمة العملاء. وذلك لأنه يمكنك التفاعل مع عملائك في الوقت الفعلي، مما يسمح لك بمعالجة أي تعقيدات قد تنشأ أثناء الاجتماع. يعد ذلك ضروريًا إذا كنت تتعامل مع عملاء دوليين ويجب أن تكون قادرًا على التكيف مع منطقتهم الزمنية.

يمكنك أيضًا استخدام الاجتماعات الافتراضية لتقديم خدمات إضافية لم تكن ممكنة، مثل تقديم الدعم الفني، الدردشة الحيةأو خدمات مكتب المساعدة. يمكن أن تكون هذه الخدمات الأخرى خلال الاجتماع طريقة رائعة لزيادة رضا العملاء.

دعونا مراجعة

تعد مؤتمرات الفيديو أداة فعالة تتيح للموظفين العمل بشكل أكثر فعالية وسلاسة. مع مؤتمرات الفيديو، يمكنك الحصول على جميع فوائد المناقشات وجهًا لوجه دون الحاجة إلى توفير الوقت وتكلفة السفر. نظرًا لأنه يحاكي الاجتماعات الشخصية، سيشعر العاملون عن بعد بمزيد من المشاركة والتواصل.

تعمل هذه الاجتماعات الافتراضية على تحسين مساحات العمل المختلطة من خلال السماح للموظفين بالتفاعل مع بعضهم البعض في مساحة عمل مشتركة. إنه يزيل أي تحديات محتملة قد يواجهها العاملون عن بعد من خلال العمل على مسافة من زملائهم أو حتى فريقهم. تثبت البيانات أن الاجتماعات الافتراضية تزيد من الإنتاجية وتحسن التوازن بين العمل والحياة للموظفين عن بعد حيث يشعرون بأنهم أكثر ارتباطًا بالمنظمة وبالتالي يزيدون من الالتزام والولاء.

تثبت الفوائد العشرة لمؤتمرات الفيديو لمساحات العمل المختلطة المذكورة أعلاه أن تأثير الاجتماعات الافتراضية في بيئات العمل عن بعد إيجابي ومستدام.

سواء كنت تبدأ فريقًا عن بعد أو تبحث عن طرق لتحسين إنتاجية فريقك الحالي، فإن مؤتمرات الفيديو هي أداة لا تقدر بثمن ستساعدك على البقاء على اتصال وإنتاجية.

قم بتحويل المزيد من الزوار إلى عملاء محتملين ومشتركين في البريد الإلكتروني باستخدام بوبتينالنوافذ المنبثقة ونماذج الاتصال الجميلة والمستهدفة للغاية.