আমাদের ডিজিটাল এজেন্সির গত সাত বছরে, আমরা প্রতি বছর শিখেছি এবং আরও দক্ষ হয়েছি। আমি আপনার সাথে এগারোটি সহজ কৌশল শেয়ার করতে চাই যা আপনাকে অনুমতি দেবে আপনার কর্মীদের কাজ প্রবাহিত করুন এবং ব্যক্তিগতভাবে আপনার সময় এবং প্রয়োজন যেখানে সময় বাঁচান।
1. দুই স্ক্রিন দিয়ে কাজ করা
বছরের পর বছর ধরে আমরা একটি স্ক্রীন নিয়ে কাজ করেছি এবং আমাদের ডেভেলপার দুটি স্ক্রীন নিয়ে কাজ করেছে। গত বছর আমরা আমাদের প্রত্যেকের জন্য একটি স্ক্রিন যুক্ত করেছি যাতে আমরা সবাই দুটি স্ক্রিন নিয়ে কাজ করি। আমরা সেদিন থেকে অবিলম্বে একটি পরিবর্তন অনুভব করেছি। প্রতিটি স্ক্রীনে অন্য ট্যাব খোলার সাথে একটি আলাদা ব্রাউজার রয়েছে এবং ওয়েবসাইটগুলির মধ্যে (ইমেল, ট্রেলো, গুগল ড্রাইভ, ইত্যাদি) পরিবর্তন করা অনেক দ্রুত এবং আরও কার্যকর।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি একজন গ্রাহককে তার সাইট সম্পর্কে মন্তব্য করতে চান, তবে একটি স্ক্রিনে ওয়েবসাইটটি খোলা থাকবে এবং অন্য স্ক্রিনে, ইমেলটি খোলা থাকবে। শুধু এই একাই অনেকগুলি প্রক্রিয়াকে উল্লেখযোগ্যভাবে ছোট করে, এবং দিনে কয়েক ডজন বা শত শত ইন্টারঅ্যাকশনের ক্ষেত্রে আপনি একা গণনা করতে পারেন।
2. স্ট্যান্ডআপ
না, আমি একটি কমেডি অনুষ্ঠানের কথা বলছি না 🙂
"স্ট্যান্ডআপ" ধারণাটি স্টার্টআপের বিশ্ব থেকে নেওয়া হয়েছে। স্টার্ট-আপ দলগুলি দিনের জন্য প্রতিটি ব্যক্তির কাজের অবস্থা পর্যালোচনা করে সকাল শুরু করে। অনেক ক্ষেত্রে, পর্যালোচনাটি দাঁড়িয়ে করা হয়, (অতএব স্ট্যান্ডআপ), তবে অবশ্যই, এটি বাধ্যতামূলক নয়।
এই প্রক্রিয়াটি, যা প্রতিদিন সকালে 5-10 মিনিটের মতো কিছু সময় নেয় বলে মনে করা হয়, এটি কর্মীদের (এবং আপনাকে) একটি দৈনিক রুটিনে রাখে এবং আপনাকে একদিকে অগ্রাধিকারের একটি স্মার্ট সেট তৈরি করতে দেয় এবং গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলিতে ফোকাস করতে দেয়। অন্য দিকে.
3. সফটওয়্যার টাস্কের সাথে কাজ করুন
শুধু হৃদয় দিয়ে কিছু মনে রাখার উপর নির্ভর করবেন না। আপনার সমস্ত কাজ লিখতে হবে এবং একটি নথিভুক্ত করা উচিত অভ্যন্তরীণ জ্ঞান ভিত্তি. আমাদের মধ্যে অনেকেই কেবল ইমেলের মাধ্যমে সমস্ত কাজ সংগ্রহ করি এবং এমনকি কাজের সাথে ইমেল পাঠাই। আমরা এটি দীর্ঘদিন ধরে করেছি, কিন্তু একটি বাহ্যিক করণীয় তালিকা এবং বাহ্যিক প্রকল্প পরিচালনা সফ্টওয়্যার (যেমন Trello, যার সাথে আমরা কাজ করি) সাথে কাজ করলে আপনার দক্ষতা উন্নত হবে৷
একবার 'আপনার মাথায়' খুব বেশি হয়ে গেলে বা আপনার ইমেল কাজগুলি দিয়ে প্লাবিত হয়ে গেলে, আপনি সঠিকভাবে অগ্রাধিকার দিতে পারবেন না, আপনি ফোকাস এবং গতিশীলতা বজায় রাখতে পারবেন না এবং আপনি অভিভূত হয়ে যান এবং কিছু জিনিস মিস করেন।
সঙ্গে একটি টাস্ক ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমনিয়োগকর্তা হিসাবে, আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে প্রতিটি ব্যক্তির জন্য কোন কাজগুলি উন্মুক্ত, কোন কাজগুলি পরিচালনা করা হচ্ছে, কোন কাজগুলি তৃতীয় পক্ষের জন্য অপেক্ষা করছে এবং কোন কাজগুলি ইতিমধ্যেই সমাধান করা হয়েছে৷
4. দৈনিক সারাংশ
বিভাগ 2 (স্ট্যান্ডআপ) এর মতো, এই কৌশলটি আপনার কর্মীরা সঠিকভাবে কাজের দিন ব্যবহার করছে তা নিশ্চিত করতে কয়েক মিনিট সময় নেয়।
দিনের প্রতিটি শেষের পাঁচ থেকে দশ মিনিট আগে, প্রতিটি কর্মচারী আপনাকে (বা স্টাফের প্রধানকে,/তাঁর বিভাগকে) একটি ইমেল পাঠাতে পারে যা সে সেদিন করেছে।
ইমেলটি 50-লাইন এবং দীর্ঘ হওয়া উচিত নয়, তবে একটি সংক্ষিপ্ত ইমেল যা সংক্ষিপ্তভাবে সমস্ত কাজ সম্পাদিত, এবং আপনার মনোযোগের প্রয়োজন এমন কাজ বা মন্তব্যগুলিকে সংক্ষিপ্ত করে।
আপনি যদি 'স্ট্যান্ডআপ' সঠিকভাবে প্রয়োগ করেন তবে একটি 'দৈনিক সারাংশ' কৌশল সবসময় প্রয়োজন হয় না।
5. সকালে ভারী কাজ দিয়ে শুরু করুন
আপনি কি অফিসে পৌঁছেছেন? তুমি কি কফি পান করো? আপনার ভারী কাজগুলির মধ্য দিয়ে যাওয়ার এবং সেগুলির সাথে এগিয়ে যাওয়ার সেরা সময় এটি। আপনি যদি দিনের শেষ পর্যন্ত ভারী কাজগুলি স্থগিত করেন তবে দুটি জিনিসের মধ্যে একটি ঘটবে: হয় আপনি সেগুলি পরের দিন পর্যন্ত স্থগিত করবেন, বা আপনি ক্লান্ত হয়ে পড়বেন এবং মনোযোগ দেবেন না এবং যথেষ্ট দক্ষতার সাথে সেগুলি সম্পাদন করবেন না।
যদি এমন কোনো কাজ থাকে যা আপনাকে অবশ্যই করতে হবে এবং আপনি ক্রমাগত পিছিয়ে দিচ্ছেন এবং স্থগিত করছেন, তাহলে যৌথ সময়সূচীতে এটির জন্য সময় সংরক্ষণ করুন যাতে প্রত্যেকে বুঝতে পারে যে আপনি যে সময়ের জন্য বাজেট করেছেন সেই সময়ে আপনাকে বিরক্ত করবে না। আরো টিপস সময় ব্যবস্থাপনা এখানে পাওয়া যাবে।
6. কাজগুলিকে বৈচিত্র্যময় করুন
কিভাবে কর্মীদের চলে যাওয়া থেকে আটকাতে? এটা সবসময় সম্ভব নয়, তবে আপনার কর্মচারীদের কাজগুলি শুধুমাত্র সীমিত ক্ষেত্রেই নয় যে তারা জড়িত থাকে তা দেওয়ার চেষ্টা করুন৷ যে মুহূর্তে কেউ সারাদিন একই ধরণের কাজ করে, তার কাজের সময়কালের জন্য, সে পিছিয়ে যায় এবং না করে প্রতিদিন নতুন জিনিস শিখুন। উদাহরণের জন্য: ক্ষেত্রের মধ্যে নতুন ওয়েব টুলস খোঁজা, একটি ব্লগের জন্য একটি নিবন্ধ লেখা, সহযোগিতা খোঁজা, ইত্যাদি। কিছু যুক্ত কর কর্মচারী প্রবৃত্তি কার্যক্রম এবং অতিরিক্ত প্রশিক্ষণ আরও ভাল কর্মীদের পুনরায় শুরু এবং আপনি সাফল্যের জন্য প্রস্তুত।
A কাজের সময়সূচী নির্মাতা এছাড়াও কর্মীদের ব্যস্ততা এবং সন্তুষ্টি বৃদ্ধিতে একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করতে পারে। আরও নমনীয় এবং ব্যক্তিগতকৃত সময়সূচী তৈরি করতে এই সরঞ্জামটি ব্যবহার করে, আপনি কর্মীদের ব্যক্তিগত আগ্রহ এবং উন্নয়নের সাথে তাদের কাজের ভারসাম্য বজায় রাখার সুযোগ দিতে পারেন।
7. উপযুক্ত সফ্টওয়্যার এবং সরঞ্জামের ব্যবহার
টুল ব্যবহার করে (ফ্রি/পেইড) আপনার মূল্যবান সময় বাঁচাতে পারে।
আসুন তিনটি সাধারণ উদাহরণ নেওয়া যাক যা আপনি ইতিমধ্যে বাস্তবায়ন করছেন বলে মনে হচ্ছে:
- আপনি একটি অ্যাকাউন্ট বই সহ চালান ইস্যু করতে পারেন এবং প্রতিটি গ্রাহককে মেল করতে পারেন এবং আপনি ব্যবহার করতে পারেন চালান ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার চালান পরিচালনা করতে এবং অনলাইনে এবং আরও দ্রুত এবং সহজ উপায়ে সবকিছু করতে।
– আপনি অর্গানিকভাবে প্রচার করা প্রতিটি গ্রাহকের জন্য ছদ্মবেশী উইন্ডোতে ম্যানুয়ালি অনুসন্ধান করে Google-এ অবস্থানগুলি পরীক্ষা করতে পারেন এবং আপনি স্বয়ংক্রিয় স্থান নির্ধারণ সফ্টওয়্যার দিয়ে কাজ করতে পারেন৷
– আপনি কি এমন প্রচারাভিযান চালান যা ফেসবুকে গ্রাহকদের সাহায্য করে? আপনি প্রতিটি গ্রাহকের ইমেল এবং পাসওয়ার্ড দিয়ে আলাদাভাবে লগ ইন করতে পারেন, অথবা শুধুমাত্র বিজনেস ম্যানেজারের সাথে কাজ করতে পারেন এবং প্রতিটি গ্রাহকের বিজ্ঞাপন এক জায়গায় পরিচালনা করার অনুমতি পেতে পারেন৷
আমি তিনটি চমত্কার তুচ্ছ উদাহরণ উল্লেখ করেছি, তবে আপনি এটিকে অনেকগুলি অন্যান্য ক্রিয়া এবং কাজগুলিতে প্রয়োগ করতে পারেন যা আপনি প্রতিদিন করেন এবং সরঞ্জামগুলি ইতিমধ্যে তৈরি করা হয়েছে যা প্রক্রিয়াগুলিকে ছোট করতে পারে।
8. স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া তৈরি করুন
প্রক্রিয়াগুলি যত বেশি স্বয়ংক্রিয় হবে, কম প্রশ্ন এবং কম অস্পষ্ট বিষয় থাকবে। উদাহরণস্বরূপ, যখন আপনি একটি নতুন গ্রাহকের সাথে একটি চুক্তি বন্ধ করেন তখন কী ঘটে? এমন একটি প্রক্রিয়া তৈরি করুন যা লিখিত হবে এবং এতে আগ্রহী প্রত্যেকের কাছে পরিষ্কার হবে: বিক্রয় ব্যক্তি CRM আপডেট করে, ম্যানেজারকে লেনদেনের বিবরণ সহ একটি ইমেল পাঠায় এবং আপনার কোম্পানির ক্লায়েন্টের পোর্টফোলিও পরিচালককে প্রাসঙ্গিক বিবরণ সহ একটি ইমেল পাঠায়। গ্রাহক পোর্টফোলিও ম্যানেজার যে সফ্টওয়্যারটির সাথে কাজ করেন তাতে একটি নতুন প্রকল্প খুলবেন এবং অ্যাকাউন্ট ম্যানেজার পেমেন্টের বিষয়ে গ্রাহকের সাথে যোগাযোগ করবেন এবং একটি চালান ইস্যু, ইত্যাদি।
উপরন্তু, আজকের যুগে বেশ কয়েকটি সিস্টেম রয়েছে যা প্রক্রিয়াগুলিকে স্ট্রিমলাইন করতে পারে এবং স্বয়ংক্রিয় ইন্টারফেস তৈরি করতে পারে। আপনি আমাদের পরবর্তী পোস্টগুলিতে অটোমেশন সম্পর্কে আরও পড়তে পারেন (তাই যদি আপনি এখনও নিউজলেটারের জন্য সাইন আপ না করে থাকেন তবে এটাই সময়!)
9. গ্রাহক এবং লোকেদের থেকে পরিত্রাণ পান যারা বিরক্তিকর এবং আপনার সময়ের মূল্য নয়
আপনার কি এমন গ্রাহক আছে যারা আপনাকে প্রতিদিন কল করে এবং পরিস্থিতির উন্নতি হচ্ছে না? কখনও কখনও একজন গ্রাহককে ছেড়ে দেওয়া শুধুমাত্র আপনার উপকার করতে পারে। এই পয়েন্টটি শুধুমাত্র গ্রাহকদের জন্যই গুরুত্বপূর্ণ এবং প্রাসঙ্গিক নয়, আপনার কাছে যদি এমন প্রোভাইডার থাকে যারা কাজ করার চেয়ে বেশি কথা বলে বা প্রতিবার নতুন প্রজেক্ট বা অর্থপ্রদান করার আগে আপনার সময় নষ্ট করতে পছন্দ করে। এটি একটি চিহ্ন যে এটি অন্য প্রদানকারী খুঁজে বের করার সময়।
10. শুধুমাত্র যারা একটি মিটিং হতে হবে একটি মিটিং করা উচিত
একটি বিদ্যমান/নতুন গ্রাহকের সাথে একটি মিটিং আছে? আপনাকে পুরো বিভাগকে মিটিংয়ে আনতে হবে না। একই বোর্ড মিটিং যায়.
এটিকে একটি উচ্চ স্তরের দক্ষতায় রাখুন যে কেবলমাত্র যারা সত্যিই সভায় উপস্থিত থাকবেন তারাই উপস্থিত থাকবেন৷ যদি মিটিং থেকে একজন কর্মচারীর মিটিংয়ের একটি নির্দিষ্ট অংশের জন্য আপনার সাহায্য (বা অন্য দলের সদস্যের সাহায্য) প্রয়োজন হয়, তবে অবশ্যই এটি সম্ভব এবং সব পক্ষের জন্য অনেক বেশি কার্যকর হবে।
11. ভ্রমণের সময় সর্বাধিক করুন
আপনি একটি শারীরিক অফিসে কাজ করেন? মনে হচ্ছে আপনার দিনের একটি ভাল অংশ রাস্তায় "নষ্ট" হয়েছে। ট্রেন, বাস বা গাড়ি যাই হোক না কেন, এই সময়টিকে মৃত সময় হিসাবে বিবেচনা করবেন না। একটি পডকাস্ট শুনুন এবং আপনার জ্ঞানকে সমৃদ্ধ করুন, বা ফোনে আপনি যে জিনিসগুলি মোকাবেলা করতে পারেন তার যত্ন নিন (যদি আপনি গাড়ি চালাচ্ছেন, টেক্সট করবেন না বা এরকম কিছু করবেন না 🙂) খুব ক্লান্ত? গান শোনাও দারুণ।
আমাদের সাথে আরও কৌশলগুলি ভাগ করুন যা আপনাকে নীচের মন্তব্যে এখানে কর্মক্ষেত্রে আপনার কার্যকারিতা উন্নত করতে সহায়তা করে৷
