"জটিল প্রকল্প কি?"
আপনি নিচে স্ক্রোল করার আগে এবং আপনি কিভাবে পারেন মাধ্যমে যান জটিল প্রকল্প ব্যবস্থাপনা সহজ করা, আমি বিশ্বাস করি যে কোন প্রকল্পটিকে তার আকার নির্বিশেষে জটিল করে তোলে তা বোঝা আমাদের জন্য অপরিহার্য।
সহজ কথায়, জটিল প্রকল্পগুলি হল সেইগুলি যেগুলি সহজ বা জটিল প্রকল্পগুলির তুলনায় অনেক বেশি সংখ্যক চ্যালেঞ্জ এবং তাদের ফলাফল সম্পর্কে উচ্চ মাত্রার অনিশ্চয়তার দ্বারা আচ্ছন্ন।
এখানে উল্লেখ করা উচিত যে জটিল প্রকল্পগুলি অগত্যা জটিল প্রকল্প নয়। জটিল প্রকল্পগুলি এই অর্থে অনন্য যে সেগুলি একাধিক দল এবং স্টেকহোল্ডারদের জড়িত অনুমানযোগ্য এবং অপ্রত্যাশিত আন্তঃনির্ভরতার দ্বারা চিহ্নিত করা হয়।
যখন একটি প্রকল্প জটিল হয়ে যায়, তখন নিয়মিত বা প্রথাগত প্রকল্প ব্যবস্থাপনা পদ্ধতি কার্যকর হওয়া বন্ধ করে দেয়।
একটি জটিল প্রকল্পের কিছু স্পষ্ট, সাধারণ লক্ষণ নিম্নরূপ:
- উচ্চ স্তরের অনিশ্চয়তা এবং অজানা নির্ভরতা
- আন্তঃসংযুক্ত, পরস্পর নির্ভরশীল দল
- অত্যন্ত অপ্রত্যাশিত
- ভারী সময় সীমাবদ্ধতা
- বিভিন্ন বিভাগ বা ইউনিটের বিভিন্ন লোকের সম্পৃক্ততা
- প্রতিটি পর্যায়ে দ্রুত পরিবর্তন
- উচ্চ মোট খরচ
- প্রযুক্তির ব্যাপক ব্যবহার
- অর্থের অনুচিত ব্যবহার
- জটিল সময়সূচী
কীভাবে জটিল প্রকল্পগুলি সহজে মোকাবেলা করা যায়
1. একটি শক্তিশালী প্রকল্প ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার ব্যবহার করুন
আপনার একটি শক্তিশালী দলের সহযোগিতার প্রয়োজন হবে এবং প্রকল্প ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার যা আপনাকে এবং আপনার দলকে কেন্দ্রীভূত অবস্থান থেকে আপনার কাজ এবং প্রকল্পগুলি ট্র্যাক করতে সক্ষম করে৷
A PWC জরিপ প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে পারফরম্যান্স ক্যাটাপল্ট করতে পারে এবং 77% উচ্চ-পারফর্মিং প্রকল্প একটি ব্যবহার করে। একটি শক্তিশালী PM সফ্টওয়্যার দলগুলিকে সমস্ত আকারের প্রকল্পগুলিকে সহজে পরিকল্পনা করতে, সহযোগিতা করতে, সংগঠিত করতে এবং বিতরণ করতে সক্ষম করে, সময়মতো ব্যাপকভাবে ছড়িয়ে পড়া দলের সদস্যরা যে কোনও ডিভাইস, যে কোনও অবস্থান থেকে কাজের জন্য নির্বিঘ্নে সহযোগিতা করতে পারে৷
এই বিষয়ে, যখন ধারণা নমনীয়তা এবং বহুমুখীতার ক্ষেত্রে উৎকৃষ্ট, কিছু ব্যবহারকারী এমন সরঞ্জামগুলি পছন্দ করতে পারে যা তাদের নির্দিষ্ট প্রয়োজনের জন্য গভীরভাবে প্রকল্প পরিচালনার কার্যকারিতা এবং একীকরণকে অগ্রাধিকার দেয়। তাই, আপনি যদি ধারণার বিকল্প খুঁজছেন, জটিল প্রকল্প কর্মপ্রবাহের জন্য উপযোগী আরো বিশেষ বৈশিষ্ট্য অফার করে বিভিন্ন বিকল্প অন্বেষণ করুন।
উন্নত বৈশিষ্ট্য যেমন গ্রুপ চ্যাট, টাস্ক ম্যানেজমেন্ট, কম্পিউটার ব্যবহার ট্র্যাকিংe, প্রকল্পের সময়সূচী, কানবন বোর্ড, গ্যান্ট চার্ট, ইত্যাদি, একটি প্রকল্পের মধ্যে সমস্ত সাম্প্রতিক ক্রিয়াকলাপ সম্পর্কে আপডেট থাকার সময় দলের সদস্যদের পৃথক কর্মক্ষমতা, কাজের স্থিতি, প্রকল্পের অগ্রগতি নিরীক্ষণ করা সহজ করে তোলে।
2. একটি ভাগ করা প্রকল্পের লক্ষ্য ব্যাখ্যা করুন
আপনি কি এমন একটি ফ্লাইটে চড়তে চান যার কোনো পরিকল্পিত গন্তব্য নেই? না, কারণ আপনার কোথাও শেষ হওয়ার সম্ভাবনা নেই। টিমওয়ার্কের ক্ষেত্রেও একই কথা প্রযোজ্য। আপনি কাজের ভূমিকা এবং দায়িত্বগুলি সংজ্ঞায়িত করা শুরু করার আগে আপনার দলের সাথে একটি ভাগ করা প্রকল্পের লক্ষ্য স্পষ্টভাবে ব্যাখ্যা করা গুরুত্বপূর্ণ।
নিশ্চিত করুন যে প্রতিটি দলের সদস্য প্রকল্পের লক্ষ্যের পাশাপাশি সাংগঠনিক দৃষ্টিভঙ্গি সম্পর্কিত একই পৃষ্ঠায় রয়েছে। একটি নির্দিষ্ট লক্ষ্যের দিকে একসাথে কাজ করা নিশ্চিত করতে পারে যে আপনার দল ঐক্যবদ্ধ, ট্র্যাকে থাকে এবং সফল ফলাফল অর্জনের জন্য অনুপ্রাণিত হয়।
আপনি আপনার ভাগ করা দল এবং প্রকল্পের লক্ষ্যগুলিকে ব্যক্তি এবং বিভাগের জন্য ছোট, পরিচালনাযোগ্য লক্ষ্যগুলিতে বিভক্ত করতে বেছে নিতে পারেন। দলের সদস্যদের বুঝতে হবে তারা কী করছে এবং কেন করছে এবং একটি সফল এবং সময়োপযোগী প্রজেক্ট ডেলিভারি থেকে তারা কীভাবে উপকৃত হবে।
3. কাজের ভূমিকা এবং দায়িত্বের সুস্পষ্ট বন্টন নিশ্চিত করুন
টাস্ক বরাদ্দ সংক্রান্ত বিভ্রান্তি এবং ভুল বোঝাবুঝি হল জটিল প্রকল্পগুলি পরিচালনা করার সময় যে কোনও প্রকল্প ব্যবস্থাপক শেষ জিনিসটি চান। তাদের অর্পিত কাজগুলি দক্ষতার সাথে সম্পাদন করার জন্য সঠিক দক্ষতা রয়েছে এমন সঠিক লোকেদের কাছে কাজগুলি অর্পণ করা গুরুত্বপূর্ণ।
আপনি ম্যানুয়ালি এটি করতে পারবেন না, বিশেষ করে এই ডিজিটাল যুগে। কাজের ভূমিকা এবং দায়িত্বের সুস্পষ্ট বন্টন নিশ্চিত করতে কাজ এবং প্রকল্পগুলি তৈরি, বরাদ্দ, বরাদ্দ এবং ট্র্যাক করতে একটি দক্ষ টাস্ক ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ব্যবহার করুন।
আপনি নির্ধারিত কাজগুলিতে তাদের শুরু এবং নির্ধারিত তারিখ যোগ করে, সময়ের অনুমান সেট করে, লেবেল যোগ করে, সংযুক্ত এবং প্রমাণ ফাইল যোগ করে আরও স্পষ্টতা যোগ করতে পারেন। এটি দলের মধ্যে স্বচ্ছতা এবং কাজের জবাবদিহিতাকে উত্সাহিত করার সাথে সাথে আন্তঃ-দলীয় দ্বন্দ্ব বা ভুল বোঝাবুঝি কমিয়ে আনতে সাহায্য করবে।
লোকেরা যখন তাদের কাজগুলিতে কাজ করতে থাকে, আপনি প্রতিটি কাজের স্থিতি এবং অগ্রগতি পৃথকভাবে নিরীক্ষণ করতে পারেন যাতে এটি একটি নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে সম্পন্ন হয় তা নিশ্চিত করতে।
4. নিয়মিত প্রকল্পের অগ্রগতি পর্যবেক্ষণ করুন
কারণ অনেক প্রকল্প ব্যর্থ হয় প্রকল্প পরিচালকেরা নিয়মিত ট্র্যাকিং এবং মূল্যায়ন করতে ব্যর্থ। তারা লক্ষ্য নির্ধারণ করে, কাজ বরাদ্দ করে এবং নির্দিষ্ট সময়সীমার ঠিক আগে দলের সাথে চেক ইন করে। সময়মত প্রকল্প বিতরণ নিশ্চিত করতে যদি প্রতিকারমূলক পদক্ষেপের প্রয়োজন হয় তবে এই পদ্ধতিটি কোর্স সংশোধন করার জন্য খুব কম সময় দেয়।
হ্যাঁ, এটা প্রস্তাবিত প্রকল্প পরিচালকেরা দলের সদস্যদের কাছ থেকে টাস্ক আপডেটের জন্য ঘন ঘন জিজ্ঞাসা করা উচিত নয় কারণ এটি মাইক্রোম্যানেজমেন্টের দিকে পরিচালিত করতে পারে। যাইহোক, একই সময়ে, এটি সঠিক পথে রয়েছে তা নিশ্চিত করতে তাদের নিয়মিতভাবে প্রকল্পের অগ্রগতি পর্যবেক্ষণ করা উচিত।
এটি করা প্রকল্প পরিচালক এবং দলগুলিকে বাধাগুলি সনাক্ত করতে এবং সময়মতো সমাধান করতে সক্ষম করবে।
5. বিরামহীন সহযোগিতা অনুশীলন করুন
আপনি জটিল প্রকল্পগুলি পরিচালনা করার আশা করতে পারবেন না যদি না আপনার দল নির্বিঘ্নে সহযোগিতা না করে তারা যেখান থেকে কাজ করছে তা নির্বিশেষে। এখন, সহযোগিতা শুধুমাত্র দলের সদস্যদের মধ্যে সীমাবদ্ধ নয় বরং ক্লায়েন্ট এবং স্টেকহোল্ডারদের সাথে সমন্বয় করাও জড়িত।
এটি গুরুত্বপূর্ণ যে সঠিক সম্পাদন নিশ্চিত করতে প্রকল্প দল এবং ক্লায়েন্টদের মধ্যে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য বিনিময় করা হয়। এখানেই একটি ভাল সহযোগিতার টুল ব্যবহার করে জড়িত সকল পক্ষকে একটি সাধারণ প্ল্যাটফর্ম শেয়ার করার অনুমতি দিতে পারে।
এই ধরনের একটি টুল ব্যবহার করে, প্রত্যেকে সময়মত গুরুত্বপূর্ণ তথ্য শেয়ার করার সময় প্রকল্পের অগ্রগতি সম্পর্কে আপডেট থাকতে পারে। সহযোগিতার সরঞ্জামগুলি যে কোনও ডিভাইসে সহজেই অ্যাক্সেস করা যেতে পারে, যার অর্থ আপনি একটি একক অ্যাপ্লিকেশন থেকে অন্যদের সাথে সহযোগিতা করার সময় আপনার জটিল প্রকল্পগুলিকে চলতে চলতে পরিচালনা করতে পারেন৷
6. একটি সমৃদ্ধ দলের পরিবেশ তৈরি করুন
জটিল প্রকল্পগুলি উত্পাদনশীল, উচ্চ-অনুপ্রাণিত ব্যক্তিদের দ্বারা সর্বোত্তমভাবে পরিচালিত হয় যারা চ্যালেঞ্জ মোকাবেলা করতে পছন্দ করে।
আপনার দলের পরিবেশ প্রকল্পের সাফল্য নির্ধারণে বা অন্যথায় গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করতে পারে। এমনকি সবচেয়ে দক্ষ এবং প্রতিভাবান দলের সদস্যরাও যখন নেতিবাচক দলের পরিবেশে কাজ করে তখন তাদের উত্সাহ হারাতে পারে।
একটি নির্মাণ ইতিবাচক, সমৃদ্ধ দলের পরিবেশ যেখানে দলের সদস্যরা একে অপরকে সমর্থন এবং বিশ্বাস করে আপনার প্রকল্পের কর্মক্ষমতার পাশাপাশি সাংগঠনিক লক্ষ্যগুলির জন্য বিস্ময়কর কাজ করতে পারে। দলের পরিবেশ প্রতিটি সদস্যের আচরণ এবং কাজের কর্মক্ষমতা প্রভাবিত করে।
প্রজেক্ট ম্যানেজার বা টিম লিড একটি সমৃদ্ধ এবং উন্নত দল পরিবেশ তৈরি করতে পারে। এটা স্বাভাবিক যে যখন লোকেরা মূল্যবান, প্রশংসা এবং বিশ্বস্ত হয়, তখন তারা আরও উদ্যোগের সাথে কাজ করতে পারে এবং দুর্দান্ত ফলাফল অর্জন করতে পারে।
ব্রুনো মারোটা, যিনি জিগস পাজল প্ল্যাটফর্ম চালান im-a-ধাঁধা, ব্যাখ্যা করে, “একটি ইতিবাচক দল পরিবেশ তৈরি করতে, অন্যদের সাথে এমন আচরণ করুন যেমন আপনি নিজের সাথে আচরণ করতে চান। এর অর্থ হল ভাল কাজের স্বীকৃতি প্রদান করা, ব্যর্থতাকে শেখার অভিজ্ঞতায় পরিণত করা এবং বিশ্বাস গড়ে তোলা যাতে আপনার দল নিজেরাই সিদ্ধান্ত নিতে পারে। আপনি এমনকি কাজের দিনের সময় ভারসাম্যকে উত্সাহিত করতে পারেন, কাজ থেকে বিরতিকে উত্সাহিত করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আমরা আমাদের দলকে তাদের কাজ থেকে দূরে সরে যাওয়ার এবং রিচার্জ করার উপায় হিসাবে আমাদের পাজল গেম খেলতে বলি।”
7. সঠিক সম্পদ আছে
আপনার দল জটিল প্রকল্পগুলি পরিচালনা করতে সংগ্রাম করবে যদি আপনার সঠিক সময়ে ব্যবহার করার জন্য সঠিক সংস্থান না থাকে। যদিও প্রজেক্ট ম্যানেজারদের রিসোর্সিংয়ের কিছু দিকের উপর বেশি নিয়ন্ত্রণ নাও থাকতে পারে, তবুও আপনি প্রক্রিয়াটিকে প্রভাবিত করতে পারেন।
আপনি প্রকল্পটি দক্ষতার সাথে পরিচালনা করার জন্য প্রয়োজনীয় দক্ষতাগুলি একক করার জন্য সম্পদের ব্যবধান বিশ্লেষণ ব্যবহার করতে পারেন। আপনি সম্পদের আপনার বর্তমান পুলের দক্ষতাও মূল্যায়ন করতে পারেন।
তীক্ষ্ণ ব্যবসায়িক বুদ্ধিসম্পন্ন দক্ষ, অভিজ্ঞ ব্যক্তিদের নিয়োগের জন্য আপনাকে প্রকল্পের কাজের কিছু দিক আউটসোর্স করতে হবে কিনা তা আপনি নির্ধারণ করতে পারেন।
আপনি পর্যাপ্ত স্টাফিংয়ের অভাব না করেন তা নিশ্চিত করার জন্য প্রকল্পের বিভিন্ন পর্যায়ে আপনার সম্পদের প্রয়োজনীয়তার পূর্বাভাস দেওয়া উচিত। প্রকল্পের জীবনকালের পাশাপাশি খণ্ডকালীন ভিত্তিতে আপনার কোন সংস্থানগুলি প্রয়োজন তা আপনাকে নির্দিষ্ট করতে হবে।
8. সিদ্ধান্ত গ্রহণের গতি বাড়ান
দ্রুত সিদ্ধান্ত গ্রহণ প্রকল্প সমাপ্তির গতি বাড়ায়। জটিল প্রকল্পগুলির জন্য আমলাতান্ত্রিক শাসনের প্রয়োজন হয় না যা সিদ্ধান্ত গ্রহণে বাধা দেয়।
একটি প্রতিষ্ঠানকে গভর্নেন্স মডেল বাস্তবায়ন করা উচিত যা তার কাজের সংস্কৃতি, প্রকল্প দল এবং সেইসাথে পরিচালকের জন্য উপযুক্ত। যদি একজন প্রকল্প পরিচালক কিছু সিদ্ধান্ত পরিচালনা করতে না পারেন তবে সেগুলি পরিচালনা কমিটির কাছে দেওয়া উচিত।
এছাড়াও, স্টেকহোল্ডারদের জন্য প্রকল্প ব্যবস্থাপকের সিদ্ধান্ত গ্রহণের ক্ষমতা, বৃদ্ধি প্রক্রিয়া এবং চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত নেওয়ার চূড়ান্ত কর্তৃত্ব কার কাছে রয়েছে সে সম্পর্কে স্পষ্ট ধারণা থাকা গুরুত্বপূর্ণ।
প্রকল্প পরিচালকদের পক্ষে তাদের গুরুত্বপূর্ণ দলের সদস্যদের মধ্যে সিদ্ধান্ত গ্রহণকে উত্সাহিত করাও গুরুত্বপূর্ণ। প্রজেক্ট ম্যানেজাররা যখন সিদ্ধান্ত নেওয়ার ব্যাপারে সিনিয়র ম্যানেজমেন্টের কাছ থেকে কিছু স্তরের স্বাধীনতা আশা করে, তখন তাদের তাদের দলকেও একই ধরনের স্বাধীনতা দেওয়া উচিত।
9. প্রোজেক্ট ডেলিভারি সমর্থন করার জন্য সঠিক পন্থা বেছে নিন
প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টের ঐতিহ্যগত জীবন-চক্র পদ্ধতিকে হালকা মাত্রার অপ্রত্যাশিত প্রকল্পগুলির জন্য আদর্শ বলে মনে করা হয়।
জলপ্রপাত প্রকল্প ব্যবস্থাপনা মডেল কার্যকরভাবে প্রকল্প পরিচালনার জন্য প্রকল্প দল দ্বারা ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয়েছে, কিন্তু এই পদ্ধতিটি সমস্ত ক্ষেত্রে আদর্শ নয়।
চতুর পদ্ধতির ব্যবহার উচ্চ মাত্রার অনিশ্চয়তা সহ প্রকল্পগুলির জন্য আদর্শ বলে বিবেচিত হয়, যার শেষ ফলাফল শুরু থেকে সঠিকভাবে সংজ্ঞায়িত করা যায় না।
এই কারণেই কোন প্রকল্প ব্যবস্থাপনা পদ্ধতি ব্যবহার করা উচিত তা নির্ধারণ করার জন্য প্রকল্পের বৈশিষ্ট্যগুলি সনাক্ত করা গুরুত্বপূর্ণ।
এটি করা আপনার আরও স্পষ্টতা যোগ করবে প্রোজেক্ট পরিকল্পনা এবং মৃত্যুদন্ড। কিছু ক্ষেত্রে, আপনি চটপটে এবং জলপ্রপাত উভয় পদ্ধতির সমন্বয় বিবেচনা করতে পারেন, যা "হাইব্রিড" পদ্ধতি হিসাবেও পরিচিত।
যদি প্রজেক্ট ম্যানেজারের চটপটে প্রকল্প পরিচালনার কোনো অভিজ্ঞতা না থাকে, তবে তাদের প্রয়োজনীয় প্রশিক্ষণ গ্রহণ করা উচিত যাতে তারা কার্যকরভাবে জটিল প্রকল্পগুলি পরিচালনা করতে পারে যা চটপটে পদ্ধতির সাথে সর্বোত্তমভাবে পরিচালিত হয়।
চূড়ান্ত চিন্তার
এটা স্পষ্ট যে জটিল প্রকল্পগুলি সাধারণ প্রকল্পগুলি পরিচালনা করার জন্য আপনি সাধারণত যা করেন তার চেয়ে ভিন্ন পদ্ধতি গ্রহণের জন্য আহ্বান জানান। জটিল প্রকল্পগুলি অপ্রত্যাশিত, ওঠানামা করছে। প্রকল্পের পরিকল্পনায় অভূতপূর্ব পরিবর্তন সফলভাবে মোকাবেলা করার জন্য প্রকল্প পরিচালক এবং তাদের দলকে গতিশীল এবং নমনীয় হতে হবে।
এটি বলেছে, সঠিক প্রকল্প পরিচালনা এবং টিম কোলাবরেশন সফ্টওয়্যার ব্যবহার করা আপনাকে আপনার প্রকল্প দলের কাছে থাকা বেশিরভাগ জটিল প্রকল্প পরিচালনার চ্যালেঞ্জ মোকাবেলা করতে সহায়তা করতে পারে।
একটি ভার্চুয়াল ছাদের নীচে উন্নত প্রকল্প পরিচালনা বৈশিষ্ট্যগুলির একটি স্যুট থাকা প্রকল্প দলগুলিকে কাজ এবং প্রকল্পগুলির উপর আরও বেশি নিয়ন্ত্রণ রাখতে সক্ষম করে কারণ তারা একে অপরের সাথে নির্বিঘ্নে সহযোগিতা করতে সক্ষম হয়।
লেখকের বায়ো
নন্দিনী শর্মা সহকারী মার্কেটিং ম্যানেজার ProofHub. বিপণনের ক্ষেত্রে একজন বিশেষজ্ঞ, নন্দিনী প্রযুক্তিগত জ্ঞানের সাথে পারদর্শী, এবং সর্বদা ডিজিটাল বিশ্বের সর্বশেষ প্রবণতার শীর্ষে থাকে।
