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11 técnicas para mejorar la productividad de la jornada laboral de los empleados

5 de mayo de 2020
Productividad

Durante los últimos siete años de nuestra agencia digital, aprendimos y nos volvimos más eficientes cada año. Quiero compartir contigo once técnicas sencillas que te permitirán agiliza el trabajo de tus empleados y su tiempo en persona y ahorre tiempo cuando sea necesario.

1. Trabajar con dos pantallas

Durante años trabajamos con una pantalla y solo nuestro desarrollador trabajaba con dos pantallas. El año pasado agregamos una pantalla para cada uno de nosotros para que todos trabajemos con dos pantallas. Sentimos un cambio inmediatamente a partir de ese día. Cada pantalla tiene un navegador diferente con otras pestañas abiertas y el cambio entre sitios web (correo electrónico, Trello, Google Drive, etc) es mucho más rápido y eficiente.

Si, por ejemplo, desea darle a un cliente comentarios sobre su sitio, en una pantalla se abrirá el sitio web y en la otra pantalla se abrirá el correo electrónico. Sólo esto acorta significativamente muchos procesos, y usted puede hacer el cálculo usted mismo cuando se trata de docenas o cientos de interacciones de este tipo al día.

2. De pie

No, no me refiero a un programa de comedia 🙂

El concepto de “standup” está tomado del mundo de las startups. Los equipos de puesta en marcha comienzan la mañana con una revisión del estado de las tareas de cada persona durante el día. En muchos casos, la revisión se hace de pie, (de ahí standup), pero claro, no es obligatoria.

Este proceso, que se supone que dura entre 5 y 10 minutos cada mañana, coloca a los empleados (y a usted) en una rutina diaria y le permite crear un conjunto inteligente de prioridades por un lado y centrarse en las tareas importantes por el otro. otra mano.

2 pantallas

3. Trabajar con tareas de software

No confíe únicamente en recordar las cosas de memoria. Todas sus tareas deben estar escritas y documentadas en un base de conocimiento interna. Muchos de nosotros simplemente recopilamos todas las tareas por correo electrónico e incluso enviamos correos electrónicos con tareas. Hicimos esto durante mucho tiempo, pero trabajar con una lista de tareas pendientes externa y un software de gestión de proyectos externo (como Trello, con el que trabajamos) mejorará su eficiencia.

Una vez que hay demasiadas cosas "en tu cabeza" o tu correo electrónico está inundado de tareas, no puedes priorizar correctamente, no puedes mantener la concentración y la movilidad, te abrumas y te pierdes algunas cosas.

Con una sistema de gestión de tareasComo empleador, puede asegurarse de qué tareas están abiertas para cada persona, qué tareas se están manejando, qué tareas están esperando a un tercero y qué tareas ya se han abordado.

4. Resumen diario

Al igual que en la Sección 2 (Levántate), esta técnica también requiere unos minutos para garantizar que tus empleados utilicen la jornada laboral correctamente.

De cinco a diez minutos antes de cada final del día, cada empleado puede enviarte a ti (o al jefe de personal,/su sección) un correo electrónico con todas las cosas que ha hecho ese día.
El correo electrónico no debe ser extenso y de 50 líneas, sino conciso y que resuma en puntos breves todas las tareas realizadas y las tareas o comentarios que necesitan su atención.

Si aplicas el 'Standup' correctamente, una técnica de 'Resumen diario' no siempre es necesaria.

lista de quehaceres

5. Comience con las tareas pesadas de la mañana

¿Has llegado a la oficina? Acaso tú beber café? Este es el mejor momento para realizar sus tareas pesadas y seguir adelante con ellas. Si pospones las tareas pesadas para el final del día, sucederá una de dos cosas: o las pospondrás para el día siguiente, o estarás cansado, no concentrado y no las realizarás con la suficiente eficiencia.

Si hay una tarea que debes hacer y constantemente estás posponiendo y postergando, reserva tiempo para ello en el horario conjunto para que todos sepan que no debes molestarte durante el tiempo que tienes presupuestado. Más consejos sobre gestión del tiempo se puede encontrar aquí.

peso

6. Diversificar las tareas

¿Cómo evitar que los empleados se vayan? No siempre es posible, pero trate de asignar tareas a sus empleados no sólo en el área limitada en la que están involucrados. En el momento en que alguien hace lo mismo del mismo tipo todo el día, mientras dura su trabajo, retrocede y no aprender cosas nuevas a diario. Por ejemplo: encontrar nuevas herramientas web en el campo, escribir un artículo para un blog, buscar colaboraciones, etc. Agrega algunos compromiso de los empleados actividades y formación adicional para mejores currículums del personal y estás listo para el éxito.

A creador de horarios de trabajo También puede desempeñar un papel crucial en la mejora del compromiso y la satisfacción de los empleados. Al utilizar esta herramienta para crear horarios más flexibles y personalizados, puede brindarles a los empleados la oportunidad de equilibrar su trabajo con sus intereses y desarrollo personales.

7. Uso de software y herramientas adecuados

El uso de herramientas (gratuitas o de pago) puede ahorrarle un tiempo valioso.
Tomemos tres ejemplos simples que parece que ya está implementando:

– Puedes emitir facturas con un libro de cuentas y enviarlas por correo a cada cliente y puedes usar software de gestión de facturas para gestionar facturas y hacer todo online y de una forma mucho más rápida y sencilla.

– Puede verificar ubicaciones en Google buscando manualmente en la ventana de incógnito cada cliente que promocione orgánicamente, y puede trabajar con software de ubicación automática.

– ¿Realiza campañas que ayuden a los clientes en Facebook? Puede iniciar sesión con el correo electrónico y la contraseña de cada cliente por separado, o simplemente trabajar con Business Manager y obtener permisos para administrar los anuncios de cada cliente en un solo lugar.

He mencionado tres ejemplos bastante triviales, pero puedes implementar esto en muchas otras acciones y tareas que realizas a diario y ya se han desarrollado herramientas que pueden acortar los procesos.

8. Cree procesos automatizados

Cuanto más automáticos sean los procesos, habrá menos preguntas y menos asuntos confusos. Por ejemplo, ¿qué sucede en el momento en que cierras un trato con un nuevo cliente? Cree un proceso que será escrito y claro para todos los que estén interesados ​​en él: el vendedor actualiza el CRM, envía un correo electrónico con los detalles de la transacción al gerente y un correo electrónico con los detalles relevantes al gerente de cartera del cliente en su empresa. El administrador de cartera de clientes abrirá un nuevo proyecto en el software con el que trabaja y el administrador de cuentas se comunicará con el cliente con respecto al pago y emitir una factura, etcétera.

Además, hoy en día existen bastantes sistemas que pueden agilizar los procesos y crear interfaces automatizadas. Puedes leer más sobre la automatización en nuestras próximas publicaciones (así que si aún no te has suscrito al boletín, ¡este es el momento!).

automatización de marketing

9. Deshazte de los clientes y las personas que te molestan y no merecen tu tiempo

¿Tienes clientes que te llaman todos los días y la situación no mejora? A veces, renunciar a un cliente sólo puede beneficiarte. Este punto es importante y relevante no solo para los clientes, sino también si tiene proveedores que hablan más de lo que trabajan o les encanta perder el tiempo cada vez antes de un nuevo proyecto o de realizar un pago. Esto también es una señal de que es hora de buscar otro proveedor.

10. Sólo deben estar en una reunión aquellos que tienen que estar en una reunión.

¿Tiene una reunión con un cliente nuevo o existente? No es necesario que traiga a todo el departamento a la reunión. Lo mismo ocurre con las reuniones de la junta directiva.
Mantenga un alto nivel de eficiencia para que solo estén presentes aquellos que realmente tienen que estar presentes en la reunión. Si un empleado de la reunión necesita su ayuda (o la ayuda de otro miembro del equipo) para una determinada parte de la reunión, entonces, por supuesto, es posible y será mucho más efectivo para todas las partes.

reuniones

11. Aprovecha al máximo el tiempo de viaje

¿Trabajas en una oficina física? Parece que buena parte de tu día se “desperdicia” en el camino. Ya sea en tren, autobús o coche, no trates este tiempo como tiempo muerto. Escucha un podcast y enriquece tus conocimientos, o ocúpate de las cosas que puedes manejar por teléfono (si estás conduciendo, no envíes mensajes de texto ni nada por el estilo 🙂) ¿Demasiado cansado? Escuchar música también es genial.

Comparte con nosotros más técnicas que te ayuden a mejorar tu efectividad en el trabajo aquí abajo en los comentarios.

Emprendedor altamente dedicado, cofundador de Poptin y Ecpm Digital Marketing. Nueve años de experiencia en el campo del marketing digital y gestión de proyectos en Internet. Graduado en Economía por la Universidad de Tel Aviv. Gran aficionado a los tests A/B, optimización de campañas SEO y PPC, CRO, growth hacking y números. Siempre le encanta probar nuevas estrategias y herramientas publicitarias y analizar las últimas empresas emergentes.