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5+ Herramientas de gestión de proyectos para impulsar la productividad (con pros y contras)

5 Herramientas de gestión de proyectos para aumentar la productividad

¿Quién no quiere que su negocio sea súper productivo? Desafortunadamente, todo el mundo se encuentra con lentitudes, ya sea en la alta dirección o en un cubículo.

La buena noticia es que hay formas de evitar estas caídas: ¡aplicaciones de productividad y software! Pero, ¿cuáles de ellas valen tu tiempo y tu dinero? Como propietario de un negocio, quieres el mejor rendimiento para tu dinero.

Afortunadamente para ti, hay una gran cantidad de aplicaciones y software que puedes usar diseñados específicamente para mejorar la productividad en el lugar de trabajo. Sin embargo, si no está seguro de cuál es el adecuado para usted, entonces encontrará útil esta lista de las 5 principales.

Echemos un vistazo a las principales aplicaciones de productividad que debería adoptar en su negocio hoy.

Favro

If you’re looking for an all-in-one collaboration tool to manage your team efficiently, then Favro won’t disappoint.

With Favro, team projects are easy to track, monitor, and delegate regardless if you’re doing this for yourself, for your team, or for the whole company.

Favro’s real-time interface makes it very flexible for specific teams within your organization. Marketing teams can collaborate comprehensively and see their daily tasks in one place. On the other hand, if you have a team of developers, they can easily focus on their backlogs and sprints because of how user-friendly the planning boards are.

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If you’re into Microsoft Excel and Google Sheets before, you’d be amazed at how Favro offers a detailed sheets section where you can add columns, calculations, and list tasks according to hierarchy and urgency.

For people who manage multiple groups, you can create dedicated boards for each of them so you won’t be puzzled by complex configurations and duplicate tasks. Aside from that, you can even share different boards with different teams.

In one view, you’ll get a glimpse of everyone’s roadmaps in a drag and drop interface. Plus, you can upload files, write campaigns, and brainstorm as a team on one platform.

Favro also offers many third-party integrations such as Slack, Dropbox, Zapier, and many more to achieve better results and productivity.

Favro also offers automations:

Favro has 3 paid plans – Lite, Standard, and Enterprise starting from $10.2 per month.

Hive

Take your productivity to the next level as you experience the advanced capability of Hive’s productivity platform. It’s being used by thousands of companies worldwide and still continues to multiply in number over time.

Hive provides a tool that gives every team the freedom to manage their projects at their own pace and style. The interface is very flexible; you might want to use Kanban, sheets, tables, or any other viewing setup you desire.

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With Hive, productivity and efficiency are always achieved, especially with the presence of Hive’s 1000+ third-party integrations. This makes it easy for companies to consolidate every relevant information in one platform.

Its list of clients includes major brands in their respective fields, such as Google, Toyota, Starbucks, IBM, and more.

You can enjoy Hive to the fullest for only $12 per month. It’s a one-base price with a long list of optional add-ons (proofing and approvals, timesheets, analytics, etc.) to supercharge your project management efforts.

Monday.com

Seguramente has visto anuncios en YouTube sobre Monday.com (antes Dapulse). Está causando furor en el campo de las aplicaciones de productividad como una forma de gestionar equipos en toda la organización.

So what makes this app a must-try? Well for one, it has a nice sleek interface that’s intuitive, making it easy to use. This team collaboration tool allows you to create multi-person spreadsheets in order to keep track of everyone’s tasks.

Lunes
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Luego, para una mayor organización, puede colocar todo en carpetas, listar los elementos por prioridad y marcar los elementos como hechos, en espera o en progreso. Los comentarios de las tareas también facilitan que tú y tu equipo permanezcan en la misma página. Y no sólo se limitan al texto, puedes adjuntar miniaturas y abrir archivos directamente en la plataforma.

Y aunque todo esto es genial, hay algunos inconvenientes que hay que tener en cuenta. Por ejemplo, no eres capaz de establecer tareas recurrentes. Además, no eres capaz de marcar imágenes y PDFs. El precio también es más alto.

Pero al final del día, el diseño rápido y elegante y su capacidad de ser personalizado la convierte en una plataforma popular. Puedes personalizar casi todos los aspectos del software. Puedes empezar a usarlo hoy con una prueba gratuita de 14 días.

Hay cuatro planes para elegir que van desde $29 a $144 por mes si decides subir de categoría.

TimeCamp

Cuando quiera gestionar las tareas de su empresa de manera efectiva, debe saber cuánto tiempo usted y su equipo dedican a cada tarea. Por eso la integración de su gestor de tareas con el software de seguimiento del tiempo es ahora una necesidad. TimeCamp es un rico rastreador de tiempo que proporciona a las empresas y a los autónomos un registro automático de horas y hojas de tiempo.

Su estructura única de árbol de proyectos permite crear tantas tareas y subtareas como sea necesario para cada proyecto, asegurándose de que las entradas de tiempo se asignen a las adecuadas. Es esencial cuando se trata de facturar a los clientes con precisión por los servicios. Además, si añades la función de etiquetas a la estructura, obtendrás la gestión multidimensional de tiempo y tareas.

TimeCamp también proporciona a las empresas características para la gestión adecuada de los gastos: horas facturables y no facturables (totalmente personalizables), seguimiento del presupuesto y los márgenes, y estimaciones. También puede generar facturas de marca basadas en las horas registradas o en las entradas de tiempo en las hojas de horarios. Una amplia gama de informes le ayuda a saber cómo está rindiendo realmente su equipo.

What is more, TimeCamp’s attendance management system allows you to track employees’ vacations, remote work days, sick leaves, and many more. In combination with billing rates, it creates an accurate payroll list.

El precio de los negocios ofrece dos planes pagados. Facturado anualmente, el Básico cuesta 5.25$ usuario/mes y el Pro es por 7.50$ usuario/mes. También hay uno personalizado para la empresa. Los autónomos pueden usar la herramienta totalmente gratis. La prueba gratuita de 14 días también está disponible para probar todas las funciones.

Ingenioso

Bueno, Nifty puede ser una aplicación relativamente nueva, pero seguro que tiene algunas características ingeniosas. Nifty es una especie de herramienta para todo, que reunirá todo tu trabajo en una sola pestaña del navegador. Así que más tiempo para hacer lo que realmente importa y menos tiempo para cambiar entre varias aplicaciones PM.

Nifty is a perfect tool for offshore development teams dealing with several clients at the same time. It offers you the possibility to include them in your projects, so you can both easily track progress and communicate over possible project changes.

Entonces, ¿qué otras características ingeniosas estábamos hablando? Nifty ha automatizado los informes de proyectos basados en la finalización de las tareas - se le notificará instantáneamente cuando su colega haya terminado su tarea, para que pueda seguir con su trabajo de inmediato.

Todas las tareas de Nifty son personalizables. Puedes asignar tareas automáticamente a tus compañeros de equipo asignándolas a listas de tareas completas. Puedes establecer fechas límite, controlar el tiempo dedicado a la tarea, discutir las tareas en los comentarios y compartir archivos importantes. Todas las tareas se pueden vincular a ciertos hitos del proyecto para facilitar el seguimiento del progreso del proyecto. Para tener una mejor visión general, puede filtrar las tareas por asignadores, plazos y diferentes etiquetas asignadas a las mismas.

Además, toda la comunicación del equipo se puede hacer en la propia aplicación a través del chat del equipo, las discusiones del proyecto y las videollamadas de Zoom integradas. Pero, si no encuentras todo eso suficiente, siempre puedes integrar Nifty con otras aplicaciones a través de Zapier.

Nifty ofrece una versión gratuita para equipos de hasta diez personas, pero puedes obtenerla en su funcionalidad completa por sólo 79 dólares al mes para equipos de hasta 25 miembros.

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Teamwork

Trusted by over 20,000+ companies around the world, Teamwork continues to provide user-friendly and powerful features in managing teams.

As a project management software, it has advanced tools necessary to manage complex tasks and configurations without compromising quality, timeline, and productivity. It provides real-time status updates and team milestones all in one platform.

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For the company admins, Teamwork spares them from the tedious work of compiling, scheduling, managing resources, budget monitoring, time tracking, and reporting. It also cuts the huge bulk of energy necessary in monitoring accounts, clients, and even paychecks.

With Teamwork, it becomes tremendously easy for multiple teams to collaborate cross-functionally and monitor delegations with ease. This hones the company’s culture of accountability, respect, and teamwork, all while saving time and energy.

All in all, Teamwork’s automation features and third-party integrations provide a seamless and simplified work setup for small and big teams alike.

Teamwork is free to use. Its paid plans start from $10 per month depending on your goals, team size, and more.

Plutio

Ahora, aquí hay una aplicación de productividad que está bajo el radar pero que vale la pena ver. Fue creada por un milenario que estaba cansado de usar y pagar por múltiples aplicaciones. Así que decidió seguir adelante y crear la suya propia para que la gestión de proyectos fuera pan comido.

Incluso viene con un portal de clientes para que puedas colaborar con tus clientes o simplemente permitirles ver tu progreso. Y si eres el gerente de varios negocios (como muchos empresarios web inteligentes), entonces te gustará el hecho de que puedes administrar y cambiar fácilmente entre los inicios de sesión de varios negocios.

Luego, si te preocupa el acceso, puedes asignar roles y permisos para asegurar la cantidad adecuada de acceso para todos tus clientes y compañeros de trabajo.

Plutio
Plutio

Otras características convincentes son el seguimiento del tiempo, la creación y gestión de tareas, la facturación y las propuestas y contratos. Es literalmente todo lo que necesitas en un solo lugar. Por supuesto, también puedes crear proyectos, archivos, etiquetas y comentarios para mantenerte organizado.

El precio tampoco está mal, va de 13 a 26 dólares al mes. La única desventaja es que todavía es bastante nuevo y puede tener algunos bichos o molestias que requieren ser ajustados. Pero el desarrollador es bastante sensible, así que probablemente veremos esta plataforma dispararse en un futuro próximo.

ClickUp

Los dueños de pequeños negocios siempre están buscando un gran negocio. ¿Y quién puede culparte? Tu presupuesto es mucho más pequeño que el de los grandes. Eso es lo que hace que ClickUp sea una opción atractiva para las PYMES.

Viene lleno de todas las necesidades necesarias para llevar a cabo sus proyectos sin romper su banco. Puedes empezar con un plan gratuito, pero sólo tendrás 100 MB de almacenamiento. Aún así, puedes tener tantos proyectos como desees.

A partir de ahí, el precio pasa a ser de 5 dólares al mes para el plan anual. Esto te da proyectos ilimitados, almacenamiento y aplicaciones. Realmente no hay nada mejor que esto.

La plataforma es muy fácil de usar y permite crear un equipo y añadir miembros. Entonces puedes empezar a construir y gestionar tus proyectos. Hay varias maneras de organizar tus proyectos. Hay disponibles etiquetas como abierto, por hacer y cerrado, o puedes crear categorías un poco más complejas.

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Now, while they don’t come with templates, the platform does come with pre-organized projects to make things easier. You can break down your projects into sections and categories to keep things bite-sized and manageable.

For instance, you’ll create a category for your project and then each section will represent a different task. Unlike Monday.com, it comes with recurring tasks. Other great features include task checklists, assign comments, and resolve comments.

En cuanto a los contras, se dice que ClickUp carece de dependencias de tareas, informes detallados e integraciones limitadas. Aparte de eso, se alaba su diseño y función general.

Asana

Muchas empresas utilizan Asana porque es una de las primeras plataformas que se introdujo en el mercado de software de productividad. Y no es sorprendente que haya sido creada por uno de los antiguos ejecutivos de Facebook, Dustin Moskovitz.

Lo que hace atractivo a este software es su simplicidad. Es una herramienta basada en la web (SaaS), lo que significa que no ocupa ningún espacio en tu ordenador - todo está basado en la web.

En cuanto al precio, es de 9,99 dólares mensuales (cuando se paga anualmente) y puedes tener tantos miembros de equipo y tableros como quieras. También viene con controles administrativos, exportación de datos y soporte de prioridad.

Asana
Asana

También hay una opción gratuita, pero esta viene con hasta 15 miembros, pero aún así viene con tareas, proyectos y conversaciones ilimitadas.

Asana es una gran plataforma para dueños de negocios y profesionales que siempre están en movimiento. Viene con acceso móvil en ambos dispositivos Android y iPhone. Hay una aplicación que puedes descargar para gestionar tareas, adjuntar archivos y aceptar notificaciones push.

Entonces, si te gusta racionalizar tu trabajo, estarás feliz de usar los atajos de teclado, los proyectos codificados por colores y los enlaces de hipertexto que funcionan de manera similar a los hashtags de Twitter.

En el lado negativo, se dice que Asana tiene una interfaz demasiado simple, una estructura rígida y una escasa idoneidad para las organizaciones empresariales.

Pero al final del día, es gratis, sin complicaciones, y asombroso para uso personal y de negocios.

Trello

Si te encantan las opciones gratuitas, entonces aquí tienes otra para ti. Trello comienza con un plan gratuito y llega a esta lista porque viene con muchas características convincentes.

Por ejemplo, la interfaz de usuario es natural y humana. Se puede ver fácilmente el estado general gracias a la estructura de las listas. Puedes invitar a miembros externos a ver los tableros y crear tableros cerrados con miembros selectos del grupo dentro de tu empresa.

Entonces, si quieres hacer pública una pizarra para que cualquiera pueda verla, puedes hacerlo. La plataforma te permite crear múltiples listas dentro de cada tablero, y luego etiquetarlas con colores. También puedes incluir listas de control en tus tareas y asignar varios miembros a cada tarea.

Trello
Trello

Entonces, si estás en los dispositivos móviles la mayor parte del día, puedes descargar la aplicación a tu iPhone o Android.

En cuanto a las trampas, hay una integración limitada de correo electrónico, no hay etiquetado de forma libre, y una cantidad limitada de etiquetas. A algunos les resulta difícil trabajar con múltiples tareas o tarjetas en la interfaz (por ejemplo, copiar y pegar, mover, etc.).

Tampoco hay atajos de teclado para acelerar el flujo de trabajo. Pero, en general, el hecho de que sea gratuito y venga con características muy necesarias hace que este sea un ganador para impulsar la productividad de los proyectos.

Mejorar la productividad de su negocio

Le pedimos a Idan Ben Or, experto en SEO con una profunda obsesión por la productividad, que nos diera su aplicación número 1:

Actually, it is not that easy. Productivity is “a way of life” more than an app.
I think that I subscribed to almost every productivity tool that I could find but none of them was perfect.
So instead of searching for the app that will change your life, I suggest that we will implement a simple 2 steps method that will keep us on the right path:

1. Write everything – If you really want your mind to be free, train your subconscious to trust you by writing everything down.
By doing so, your mind will know that it doesn’t have to be so stressed to remember all of your tasks because you have it all written down.

2. Plan every task on your schedule – writing is not enough, if we will have a very long list of tasks it will only make us more stressed.
In order to free our mind, we need to let it know that everything is set with due dates and proper time for work.

Usando estos 2 (MUY SIMPLES) pasos nos ayudará a estar más relajados y concentrados.

Now, it’s time to start trying out these productivity apps to see what works best for your organization. Pay attention to what slows down production in your day-to-day activities to see which app offers what you need. For instance, maybe you need better project management using the tagging system in Asana.

O tal vez quieras algo que sea gratis y que ofrezca una interfaz limpia e intuitiva como Trello. Pero no lo sabrás hasta que lo intentes.

¡Dale una oportunidad a estos 5 programas y haznos saber cuál te pareció más productivo!

Highly dedicated entrepreneur, co-founder of Poptin and Ecpm Digital Marketing. Nine years of experience in the digital marketing field and internet project management. Graduated with an Economics degree from Tel Aviv University. A big fan of A/B testing, SEO and PPC campaigns' optimization, CRO, growth hacking and numbers. Always loves testing new advertising strategies and tools, and analyzing the latest start-up companies.