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9 trucos poderosos para simplificar la gestión de proyectos complejos

"¿Qué son los proyectos complejos?"

Antes de desplazarte hacia abajo y ver cómo puedes simplificar la gestión de proyectos complejos, Creo que es esencial que comprendamos qué hace que un proyecto sea complejo, independientemente de su tamaño. 

En palabras simples, los proyectos complejos son aquellos que se ven envueltos por una cantidad mucho mayor de desafíos y un mayor grado de incertidumbre sobre su resultado en comparación con proyectos simples o complicados.

Cabe señalar aquí que los proyectos complicados no son necesariamente proyectos complejos. Los proyectos complejos son únicos en el sentido de que se caracterizan por interdependencias tanto predecibles como impredecibles que involucran a múltiples equipos y partes interesadas. 

Cuando un proyecto se vuelve complejo, los enfoques habituales o tradicionales de gestión de proyectos dejan de ser eficaces. 

Algunas señales claras y comunes de un proyecto complejo son las siguientes: 

  • Alto nivel de incertidumbre y dependencias desconocidas. 
  • Equipos interconectados e interdependientes
  • Extremadamente impredecible
  • Grandes limitaciones de tiempo
  • Participación de varias personas de diferentes departamentos o unidades.
  • Cambios rápidos en cada etapa.
  • Alto costo total
  • Uso extensivo de la tecnología.
  • Uso inadecuado del dinero
  • Programación complicada

Cómo abordar proyectos complejos fácilmente

1. Utilice un potente software de gestión de proyectos

Necesitarías tener un poderoso equipo de colaboración y software de gestión de proyectos que le permite a usted y a su equipo realizar un seguimiento de sus tareas y proyectos desde una ubicación centralizada. 

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A Encuesta PWC reveló que el uso de software de gestión de proyectos puede catapultar el rendimiento y el 77% de los proyectos de alto rendimiento utilizan uno. Un potente software de gestión de proyectos permite a los equipos planificar, colaborar, organizar y entregar fácilmente proyectos de todos los tamaños, a tiempo, ya que los miembros del equipo muy dispersos pueden colaborar sin problemas en el trabajo desde cualquier dispositivo y ubicación. 

En este sentido, si bien Notion destaca por su flexibilidad y versatilidad, algunos usuarios pueden preferir herramientas que prioricen integraciones y funcionalidades de gestión de proyectos en profundidad para sus necesidades específicas. Entonces, si buscas alternativas a Notion, explore varias opciones que ofrecen funciones más especializadas adaptadas a flujos de trabajo de proyectos complejos.

Funciones avanzadas como chat grupal, gestión de tareas, seguimiento del uso de la computadorae, programación de proyectos, tableros kanban, diagramas de Gantt, etc., facilitan a los miembros del equipo monitorear el desempeño individual, el estado de las tareas y el progreso del proyecto mientras se mantienen actualizados sobre todas las actividades recientes dentro de un proyecto. 

2. Explicar el objetivo compartido del proyecto

¿Le gustaría abordar un vuelo que no tiene destino planificado? No, porque es probable que no termines en ninguna parte. Lo mismo se aplica al trabajo en equipo. Es fundamental explicar claramente el objetivo compartido del proyecto con su equipo antes de comenzar a definir las funciones y responsabilidades laborales. 

Asegúrese de que todos los miembros del equipo estén en sintonía con respecto al objetivo del proyecto y a la visión organizacional. Trabajar juntos para lograr un objetivo establecido probablemente garantice que su equipo esté unido, mantenga el rumbo y esté motivado para lograr resultados exitosos. 

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Puede optar por dividir los objetivos compartidos de su equipo y proyecto en objetivos más pequeños y manejables para individuos y departamentos. Los miembros del equipo deben comprender lo que están haciendo y por qué, y cómo se beneficiarán de una entrega exitosa y oportuna del proyecto. 

3. Garantizar una distribución clara de las funciones y responsabilidades laborales.

La confusión y los malentendidos con respecto a la asignación de tareas es lo último que querría cualquier director de proyecto al gestionar proyectos complejos. Es importante asignar tareas a las personas adecuadas que tengan las habilidades adecuadas para realizar de manera eficiente las tareas que se les asignan.

responsabilidad de proyecto complejo
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No puedes hacerlo manualmente, especialmente en esta era digital. Utilice un sistema de gestión de tareas eficiente para crear, asignar, asignar y realizar un seguimiento de tareas y proyectos para garantizar una distribución clara de las funciones y responsabilidades laborales.

Puede agregar más claridad a las tareas asignadas agregando sus fechas de inicio y vencimiento, estableciendo estimaciones de tiempo, agregando etiquetas, adjuntando y revisando archivos. Esto ayudará a reducir al mínimo los conflictos o malentendidos entre equipos y, al mismo tiempo, fomentará la transparencia y la responsabilidad laboral dentro del equipo.

A medida que las personas continúan trabajando en sus tareas, puede monitorear el estado y el progreso de cada tarea individualmente para asegurarse de que se complete dentro de un período de tiempo específico. 

4. Supervisar el progreso del proyecto con regularidad.

Muchos proyectos fracasan porque los directores de proyectos no realizar un seguimiento y evaluación periódicos. Definen objetivos, asignan tareas y se comunican con los equipos justo antes de la fecha límite establecida. Este enfoque deja muy poco tiempo para corregir el rumbo si se requieren acciones correctivas para garantizar la entrega oportuna del proyecto. 

progreso del proyecto complejo
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Sí, se sugiere que los directores de proyectos No debe solicitar actualizaciones de tareas a los miembros del equipo con demasiada frecuencia, ya que podría conducir a una microgestión. Sin embargo, al mismo tiempo, también es aconsejable que supervisen periódicamente el progreso del proyecto para asegurarse de que va por el camino correcto. 

Hacer esto también permitirá a los gerentes y equipos de proyectos identificar cuellos de botella y resolverlos a tiempo.

5. Practique una colaboración perfecta

No puede aspirar a gestionar proyectos complejos a menos que su equipo colabore sin problemas, independientemente de desde dónde trabajen. Ahora, la colaboración no se limita sólo a los miembros del equipo, sino que también implica la coordinación con los clientes y las partes interesadas. 

Es importante que se intercambie información crucial entre los equipos del proyecto y los clientes para garantizar una ejecución precisa. Aquí es donde usando una buena herramienta de colaboración puede permitir que todas las partes involucradas compartan una plataforma común. 

Con esta herramienta, todos pueden mantenerse actualizados sobre el progreso del proyecto mientras comparten información importante a tiempo. Se puede acceder fácilmente a las herramientas de colaboración desde cualquier dispositivo, lo que significa que puede administrar sus proyectos complejos mientras viaja mientras colabora con otros desde una sola aplicación. 

6. Cree un entorno de equipo próspero

Los proyectos complejos los gestionan mejor personas productivas y muy motivadas a quienes les gusta afrontar los desafíos de frente.

entorno de trabajo de proyecto complejo
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El entorno de su equipo puede desempeñar un papel crucial a la hora de definir el éxito del proyecto, o no. Incluso los miembros más hábiles y talentosos del equipo pueden perder su entusiasmo cuando trabajan en un ambiente de equipo negativo. 

Creación de una ambiente de equipo positivo y próspero donde los miembros del equipo se apoyan y confían entre sí pueden hacer maravillas para el desempeño de su proyecto, así como para los objetivos organizacionales. El ambiente de equipo influye en el comportamiento y el desempeño laboral de cada miembro.

Los gerentes de proyectos o líderes de equipos pueden crear un ambiente de equipo próspero y edificante. Es natural que cuando se valora, aprecia y se confía en las personas, es probable que trabajen con más entusiasmo y logren grandes resultados. 

Bruno Marota, quien dirige la plataforma de rompecabezas soy-un-rompecabezas, explica: “Para crear un ambiente de equipo positivo, trate a los demás como le gustaría que lo trataran a usted mismo. Esto significa brindar reconocimiento por el buen trabajo, convertir los fracasos en una experiencia de aprendizaje y cultivar la confianza para que su equipo pueda tomar decisiones por sí solo. Incluso puedes fomentar el equilibrio durante la jornada laboral, fomentando los descansos en el trabajo. Por ejemplo, le decimos a nuestro equipo que juegue nuestros juegos de rompecabezas como una forma de alejarse del trabajo y recargar energías”.

7. Tener los recursos adecuados

Su equipo tendrá dificultades para gestionar proyectos complejos si no cuenta con los recursos adecuados para utilizarlos en el momento adecuado. Si bien es posible que los gerentes de proyectos no tengan un mayor control sobre algunos aspectos de la obtención de recursos, usted aún puede influir en el proceso.

Puede utilizar el análisis de la brecha de recursos para identificar las habilidades necesarias para gestionar el proyecto de manera eficiente. También puede evaluar las habilidades de su grupo actual de recursos. 

Puede determinar si necesita subcontratar algunos aspectos del trabajo del proyecto para contratar personas capacitadas y experimentadas con gran visión para los negocios.

Debe predecir sus necesidades de recursos en las distintas etapas del proyecto para asegurarse de no quedarse sin personal adecuado. Debe especificar qué recursos necesita durante la vida del proyecto, así como a tiempo parcial. 

8. Acelerar la toma de decisiones

La toma rápida de decisiones acelera la finalización del proyecto. Los proyectos complejos no necesitan una gobernanza burocrática que obstaculice la toma de decisiones.

toma de decisiones complejas en proyectos
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Una organización debe implementar el modelo de gobernanza que se adapte a su cultura de trabajo, al equipo del proyecto y al gerente. Si un director de proyecto no puede manejar algunas decisiones, entonces éstas deben pasarse al comité de gobernanza. 

Además, es importante que las partes interesadas comprendan claramente los poderes de toma de decisiones del director del proyecto, el proceso de escalamiento y quién tiene la autoridad final para tomar una decisión final.

También es importante que los directores de proyectos fomenten la toma de decisiones entre los miembros vitales de su equipo. Cuando los gerentes de proyecto esperan cierto nivel de independencia de la alta dirección con respecto a la toma de decisiones, también deben brindar una independencia similar a su equipo. 

9. Elija el enfoque correcto para respaldar la ejecución del proyecto

El enfoque tradicional del ciclo de vida para la gestión de proyectos se considera ideal para proyectos con niveles leves de imprevisibilidad.

El modelo de gestión de proyectos en cascada ha sido utilizado ampliamente de forma eficaz por los equipos de proyecto para gestionar proyectos, pero esta metodología no es ideal para todos los casos.

El uso de la metodología Agile se considera ideal para proyectos con altos niveles de incertidumbre, cuyo resultado final no puede definirse con precisión desde el principio. 

Por eso es vital identificar las características del proyecto para determinar qué metodología de gestión de proyectos se debe utilizar.

Hacer esto agregaría más claridad a su planificación de proyectos y ejecución. En algunos casos, podría considerar combinar las metodologías ágil y en cascada, también conocidas como enfoques "híbridos".

Si el director de proyectos no tiene experiencia en la gestión de proyectos ágiles, debe recibir la formación necesaria para que pueda gestionar eficazmente proyectos complejos que se gestionan mejor con el enfoque ágil. 

El pensamiento final 

Es evidente que los proyectos complejos requieren adoptar un enfoque diferente al que normalmente utilizaría para gestionar proyectos típicos. Los proyectos complejos son impredecibles y fluctuantes. Los directores de proyectos y sus equipos deben ser dinámicos y flexibles para abordar con éxito cambios sin precedentes en el plan del proyecto. 

Dicho esto, utilizar el software de gestión de proyectos y colaboración en equipo adecuado puede ayudarle a afrontar la mayoría de los complejos desafíos de gestión de proyectos que se le plantean a su equipo de proyecto.

Tener un conjunto de funciones avanzadas de gestión de proyectos bajo un mismo techo virtual permite a los equipos de proyecto tener un mayor control sobre las tareas y los proyectos, ya que pueden colaborar entre sí sin problemas.

Autor Bio

Nandini Sharma es subdirectora de marketing de ProofHub. Especialista en el campo del marketing, Nandini posee amplios conocimientos técnicos y siempre está al tanto de las últimas tendencias en el mundo digital.

 

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