A medida que la tecnología evoluciona cada día que pasa, existe una necesidad imperiosa de que las organizaciones se adapten a un nuevo enfoque cuando se trata de monitorear y gestionar proyectos. Pensar de manera innovadora es imprescindible, respaldado por habilidades de vanguardia, estilos de gestión desinhibidos y, por supuesto, tecnologías disruptivas en las que deslizarse.
La forma de interacción de cada proyecto entre sí ha experimentado un cambio drástico. No se trata sólo de alcance, costo y cronograma, la preferencia se ha desplazado hacia las habilidades para adaptarse al entorno dinámico, la multitarea, un liderazgo mejorado y perfeccionar los atributos propios para hacer frente a la dinámica de la industria. Nos estamos convirtiendo en una economía impulsada por proyectos.
A medida que las empresas pasan de ser una startup a una multinacional, el tamaño del proyecto también crece. Por tanto, maniobrar los vastos recursos con tacto y eficacia es un arte. El fundador de cualquier empresa inclinada hacia el crecimiento conoce la importancia de las herramientas fundamentales que requieren el paso de una empresa nueva a una empresa de crecimiento agresivo. Aquí es donde gestión de proyectos (PM) software juega un papel clave.
Una empresa pequeña que tiene su carga de trabajo distribuida en unos pocos proyectos puede realizar las tareas que tiene entre manos imprimiéndolas en hojas de cálculo de Excel manejables. Sin embargo, a medida que los proyectos y los miembros del equipo aumentan de tamaño, aumenta la necesidad de una solución más sólida.
Se estima que en línea Software de gestión de proyectos La industria alcanzará los 6.68 millones de dólares en 2026. Es imperativo mantener los proyectos en marcha con un enfoque integral. software de gestión de tareas solución. Esto significa mejorar el rendimiento a través de muchos canales, siendo el más crítico la gestión del riesgo, los recursos y la demanda.
A continuación se presentan algunas ventajas que la solución de gestión de proyectos correcta puede ofrecer para dar el mejor paso y prepararse para el éxito empresarial futuro:
1. Gestión optimizada de recursos
La solución adecuada mostrará información en tiempo real sobre la condición precisa de los recursos existentes y también ayudará a pronosticar los requisitos para cada proyecto, los cuales son cruciales para un crecimiento optimizado o un crecimiento con un desperdicio mínimo de recursos.
Existen herramientas impulsadas por inteligencia artificial que analizan los datos ingresados por los miembros del personal en todos los proyectos. Esta información recopilada permite a los miembros del equipo descubrir qué predicciones y tendencias se avecinan. Una investigación de Gartner sugiere que la IA habrá generado 2.9 billones de dólares en valor empresarial para 2021, lo que promete viabilidad y define el futuro. alcance del proyecto del software.
Los informes generados a partir de estas herramientas de software también dan paso a una aversión óptima al riesgo al proporcionar una vista de un vistazo de todos los proyectos, actividades e hitos desde una plataforma centralizada. Esto permitiría al personal identificar tendencias y riesgos en el desempeño del cronograma, así como valores atípicos que indican que algo va por mal camino.
Siempre que uno tiene que afrontar un plazo inesperado debido a circunstancias imprevistas, esto supone un duro golpe para la moral y la propia imagen, por no hablar de la rentabilidad. La implementación de una herramienta de software de gestión de proyectos para mitigar estos contratiempos es fundamental para un negocio preparado para el futuro.
2. Manejar la creciente demanda
Cada vez que un negocio se expande, sin duda uno se enfrenta diariamente a numerosas opciones para tomar decisiones. Por ejemplo, qué se debe priorizar y qué se puede abordar más adelante. Estas decisiones a menudo se toman basándose en el propio criterio y en la proximidad de una relación comercial. En lugar de basarlos en datos informados analizados, fácilmente disponibles, que arrojarán el resultado correcto.
Para determinar el valor prioritario de cada proyecto o tarea se debe establecer en el propuesta de proyecto escenario mismo. El software debe permitir la recopilación de dichas métricas. Digamos, por ejemplo, que hay una gran cantidad de proyectos a su disposición pero a la vez sólo se puede abordar suficientemente una cuarta parte de la cantidad.
A cada proyecto se le puede asignar una puntuación basada en distintos criterios de evaluación, como el valor potencial, la evaluación de riesgos, la asignación de recursos y el nivel de mantenimiento continuo. Todos estos factores pueden ayudar a llegar a la decisión más mesurada y lógica.
Tenga en cuenta que a medida que el negocio se expanda, buscará herramientas que no sólo crezcan con él sino que también impulsen ese crecimiento. herramientas de software de gestión de proyectos son una inversión que proporciona información respaldada por datos de todo lo relacionado con el consumo de recursos y su disponibilidad, la priorización de proyectos y sus peligros asociados, todo lo cual le permitirá escalar sin soportar las recesiones dignas de escala.
Por supuesto, cuantos más proyectos administre, es más probable que dependa de una mayor cantidad de herramientas, como el software SaaS. Por lo tanto, es vital monitorear y controlar todos los sistemas de TI, infraestructura y activos y la infraestructura de TI para garantizar que permanezcan disponibles y confiables sin interrupciones, ya sea que su negocio y sus proyectos sean grandes o pequeños.
3. Gestión del Riesgo
A medida que las empresas crecen, sin duda se encuentran con situaciones que implican un mayor riesgo que requieren una toma de decisiones ágil de forma frecuente. Para las pequeñas empresas, la intervención humana en la gestión de riesgos es aceptable. Pero la ampliación de las responsabilidades empresariales conlleva la carga adicional de gestionar eficientemente los recursos escasos. Es necesario incursionar en los proyectos simultáneamente y mantener bajo control los riesgos subyacentes.
El software PM permite localizar métricas clave para programar el desempeño de las tareas y permite a SES revisar su posición en relación con el cumplimiento de los plazos establecidos. Esto permite a los equipos tener capacidades para participar en una planificación considerable, de modo que se pueda ajustar el plazo o asignar más recursos a una determinada unidad para que las situaciones puedan controlarse y evitar que se vuelvan locas. la etapa de análisis de proyecto también recibe un impulso debido a este apoyo adicional.
4. Repercusiones de proyectos mal gestionados
Gestionar proyectos al azar no se reflejará bien en la imagen de la organización. Tampoco es una señal saludable que una organización aproveche sus capacidades y explore más allá de sus horizontes. Este enfoque sólo dará a la competencia una ventaja que incluso puede desviar a los clientes de su territorio. Por lo tanto, es imperativo que las organizaciones se abrochen los zapatos y luchen por alcanzar la excelencia con soluciones eficaces de gestión de proyectos.
Una cartera de proyectos bien gestionada sólo hará que el desempeño general de la organización sea eficiente. El flujo de proyectos o el viaje de crecimiento de un proyecto a otro será fluido. Cada fase transitoria será pareja y bajo control. Sería casi imposible encontrar una laguna en el ecosistema de gestión de proyectos. Por lo tanto, el mandato de dicha organización será "la gestión de proyectos simplificada".
Se estima que casi el 12% de sus finanzas se verán perjudicadas este año debido al mal desempeño de los proyectos. Esto se deriva de la encuesta del Project Management Institute (PMI) a más de 3 profesionales de gestión de proyectos a nivel mundial. Se estima que la demanda de profesionales de proyectos crecerá a 88 millones para 2027 a nivel mundial.
Esto retrata el impacto que la gestión de proyectos o la falta de ella tendrá en las empresas en el futuro.
5. Medios para una gestión eficaz de proyectos
Es esencial integrar una sólida cultura de gestión de proyectos para respaldar la estrategia. Las organizaciones deben sentar las bases de una gestión eficaz de proyectos fortaleciendo el vínculo entre los directores de proyectos y los patrocinadores ejecutivos. Al mismo tiempo, el enfoque debe ser flexible y receptivo al cambio para desarrollar flujos de trabajo nuevos e innovadores.
El grupo de trabajo debe contar con conocimientos tecnológicos para poder cosechar los beneficios de facetas ilustres de la gestión de proyectos. Las organizaciones pueden iniciar una serie de pasos, desde organizar seminarios hasta registrar a sus empleados en cursos en línea y aprovechar sus habilidades. Esta capacidad de respuesta y agilidad brindan a los miembros del equipo la oportunidad de no solo respaldar los giros y vueltas de la tecnología y al mismo tiempo vincularse con los estándares y herramientas de gestión de proyectos adecuados.
La mentalidad de la alta dirección también debe pasar de ver las operaciones de gestión de proyectos como un centro de costos a un dominio predominante donde los empleados pueden desempeñarse como técnicos, guías y expertos en la ejecución de proyectos, todo al mismo tiempo.
Un diseño de gestión de proyectos bien equipado acabará por traducirse en un aumento de los ingresos. Así que considérelo una inversión más que una responsabilidad avalada obligatoriamente. Este enfoque abierto se reflejará en la ejecución de proyectos y continuará en la realización de proyectos futuros, convirtiéndolo en un ciclo de progreso.
6. Actualice a Gestión de Proyectos o Perezca
Por lo tanto, se puede inferir que es esencial adquirir habilidades de gestión de proyectos en cada coyuntura del crecimiento organizacional, en cada nivel jerárquico de la organización y en cada incidente de aprendizaje. Cada miembro del personal debe estar orientado con sus beneficios y sus habilidades lo suficientemente perfeccionadas como para abordar cualquier situación empresarial determinada con determinación y entusiasmo.
El dominio de las habilidades efectivas de gestión de proyectos llegó para quedarse y sólo aquellos que puedan seguir el ritmo de las tendencias en evolución podrán ver a través de la luz del día, sintonizarse con el radar y crecer con él.
(Consejo adicional: para fortalecer sus habilidades y su cartera, realice una curso de gestión de proyectos ¡Para ayudarte a entenderlo aún más! Por ejemplo, un Calificación APM PMQ)
Los gerentes de proyectos y programas se encuentran hoy en una posición ventajosa en la que pueden moldearse para ser embajadores que ayuden a influir en el liderazgo de la organización a través de fases transparentes de ambigüedad e incertidumbre.
Todo lo que se necesita es un pequeño comienzo, un paso en la dirección correcta, creer en el sistema, y el resto se arreglará solo. Como se ha observado, un proyecto exitoso inspirará al otro e incluso si fracasa por casualidad, los aprendizajes de un proyecto ayudarán al otro.
