La videoconferencia se refiere a la aplicación de tecnología en la que las personas pueden sentir que están en presencia de otras personas mientras permanecen en diversas ubicaciones geográficas. Ayuda a los equipos a percibir a sus colegas y a la oficina como si estuvieran allí.
La videoconferencia también se conoce comúnmente con otros términos como colaboración visual o reunión virtual. Según Lifesize, el 76% de las personas que trabajan desde casa utilizan conferencias virtuales y el 75% reporta una mayor productividad y un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Tipos de videoconferencia
Existen varios tipos de soluciones de videoconferencia. Algunos de los más populares incluyen:
Videoconferencia basada en la nube:
La videoconferencia basada en la nube es una forma de videoconferencia que permite a las personas comunicarse y colaborar a través de sus dispositivos conectados a Internet. Los ejemplos incluyen Skype Empresarial, Zoom, Google Meet y muchos más.
Transmisión en vivo:
La transmisión en vivo se refiere a la comunicación en tiempo real a través de Internet, que utiliza un transmisión de video en vivo y transmisión de audio. Los equipos pueden usarlos tanto en entornos individuales como grupales.
Compartir escritorio remoto:
El uso compartido de escritorio remoto permite a los usuarios compartir el acceso y el control entre otras computadoras. Los equipos suelen utilizarlos con fines de soporte técnico.
En la premisa:
An sistema de videoconferencia local está alojado y gestionado por un proveedor. Los clientes tienen servidores dedicados para albergar sus reuniones, pero también tienen acceso al personal de soporte del proveedor en caso de que necesiten ayuda.
Hosted:
Un tercero (normalmente una empresa de TI) suele gestionar una solución de videoconferencia alojada. El cliente sólo necesita proporcionar su hardware, que se encarga el proveedor.
El tercero se encarga de todos los demás aspectos del sistema, incluida la instalación y el soporte.
Videoconferencia móvil:
La videoconferencia móvil permite a los usuarios unirse a la reunión mediante teléfonos inteligentes o tabletas. Es perfecto para profesionales en movimiento que desean participar en debates mientras están lejos de sus escritorios.
Las empresas y los emprendedores utilizan las videoconferencias para diversos fines, incluidas reuniones de negocios, llamadas de ventas y videos de entrenamiento. También lo utilizan para fines internos como incorporación de nuevos empleados, colaboración entre departamentos y espacios de trabajo híbridos.
Beneficios de la videoconferencia
Este artículo se centrará en cómo las videoconferencias mejoran los trabajos híbridos. Procedamos;
Mejor productividad de los empleados
La videoconferencia facilita que personas en diferentes ubicaciones colaboren de manera eficiente, lo que aumenta la productividad y resultados para su organización. Esto es especialmente cierto en los espacios de trabajo híbridos donde los empleados trabajan de forma remota.
Cuando tienes una oficina en un solo lugar y empleados que trabajan de forma remota, puede resultar complicado mantener a todos en sintonía. Herramientas remotas como las videoconferencias facilitan la comunicación con sus empleados remotos sin que tengan que ir a la oficina o viajar para reunirse con los clientes.
Mayor compromiso y formación de equipos
La colaboración visual también permite a los empleados sentirse más conectados con su empresa y sus colegas. Cuando los equipos viajan con frecuencia, es fácil que se sientan desconectados. Ayuda de videoconferencias los empleados se sienten más comprometidos manteniéndolos actualizados sobre las noticias y eventos de la empresa y viendo cómo les está yendo a las personas.
Durante las reuniones virtuales, los equipos también pueden jugar juegos para romper el hielo y ejercicios de formación de equipos que les ayuden a conocerse mejor. También puede ayudar a construir vínculos y relaciones de equipo, lo que conduce a una mejor comunicación y colaboración.
Comunicación y colaboración mejoradas
La colaboración y la comunicación se vuelven más manejables cuando pueden verse claramente y permanecer conectados. Las herramientas de videoconferencia lo ayudan a interactuar incluso con muchos compañeros de equipo, ya que la mayoría de las aplicaciones pueden acomodar a numerosos participantes en una sola pantalla.
Con una reunión virtual, también puedes utilizar pizarras y documentos colaborativos para compartir ideas y trabajar juntos en proyectos. Estos pueden ayudar a los equipos a mantenerse sincronizados con lo que sucede en cada etapa de un proyecto o proceso, lo que facilita que todos los involucrados trabajen juntos hacia un objetivo o resultado común.
Procesos de toma de decisiones mejorados
Además de una comunicación conveniente, la toma de decisiones se vuelve más fácil ya que los tomadores de decisiones clave pueden programar fácilmente una reunión virtual sin estar limitados por tiempo o ubicación. Es particularmente beneficioso para organizaciones grandes, donde las partes interesadas clave se encuentran en todo el mundo y no pueden reunirse en persona con regularidad.
Las reuniones virtuales también son convenientes para los equipos que necesitan tomar decisiones rápidas, como los equipos de ventas y marketing, que deben reaccionar rápidamente ante tendencias cambiantes del mercado. Este tipo de reuniones pueden ayudar a reducir el tiempo necesario para la toma de decisiones al brindar acceso instantáneo a su base de conocimientos y a toda la información relevante.
Crecimiento organizacional mejorado
Las reuniones virtuales también son beneficiosas para las organizaciones que están creciendo como una bola de nieve. Puede incluir nuevas empresas que necesitan escalar rápidamente o grandes corporaciones que desean expandirse internacionalmente. Las sesiones virtuales pueden ayudarle a gestionar el crecimiento de su organización al permitirle comunicarse con empleados en diferentes ubicaciones, coordinar proyectos y compartir información importante rápidamente.
La incorporación de nuevos empleados es otra área en la que las reuniones virtuales pueden resultar beneficiosas. Las reuniones virtuales ayudan a los nuevos empleados a familiarizarse rápidamente con la organización y su cultura al brindarles información sobre sus funciones, responsabilidades y expectativas.
Cultura empresarial mejorada
El uso de videoconferencias también puede ayudar a crear una cultura empresarial mejorada. Las reuniones virtuales le permiten conocer más personalmente a sus empleados al permitirles compartir sus pensamientos y opiniones sobre la organización.
Ayuda generar confianza entre gerentes y empleados, lo cual es esencial para fomentar un ambiente donde las personas se sientan cómodas expresándose.
También puede utilizar la videoconferencia para celebrar logros e hitos. Ayuda a crear un sentido más fuerte de comunidad y camaradería entre los empleados al permitirles reunirse virtualmente para compartir sus experiencias.
La colaboración visual también es una excelente manera de levantar la moral. Puede utilizarlo como un sistema de recompensa virtual organizando eventos divertidos como noches de cine o torneos de juegos en los que se anima a los empleados a participar. Es una excelente manera de ayudar a su equipo a unirse en torno a intereses compartidos y al mismo tiempo obligarlos a dejar de pensar en el trabajo.
Reuniones grabables de equipo y empresa.
La videoconferencia le permite capturar la reunión en su totalidad y almacenarla para su uso posterior. La grabación ayuda crear una base de conocimientos organizada que los equipos pueden usar cada vez que alguien falta a la reunión o quiere revisar la discusión del orador. También es una excelente manera de documentar conversaciones significativas y ponerlas a disposición para referencia futura.
Grabar reuniones de equipo y de empresa también ayuda al orador a concentrarse en su discusión sin preocuparse por distracciones y repeticiones. También permite a los equipos informar cómodamente el resultado de la discusión a sus gerentes, ya que las grabaciones están disponibles.
Mejor equilibrio entre la vida personal y laboral
El uso de una solución de videoconferencia puede ayudarle a lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Ya no tendrá que viajar para asistir a reuniones ni quedarse hasta tarde en la oficina porque sus colegas están en otros lugares. Puede asistir a reuniones en casa o mientras viaja, y ni siquiera tiene que preocuparse por la diferencia horaria entre usted y su equipo.
Además, obtiene la flexibilidad de administrar su agenda de manera eficiente y, al mismo tiempo, ahorrar potencialmente en diversos gastos, incluidos los desplazamientos e incluso costos de mudanza para adaptarse a su nueva configuración de trabajo.
También puede tomar un descanso de su escritorio y caminar durante una videoconferencia en lugar de quedarse pegado a su asiento todo el día.
También puede aprovechar el acceso a las grabaciones de sus videoconferencias desde cualquier lugar y en cualquier momento. No necesitas apoyarte en un tercero u otra persona para acceder a la información; puedes iniciar sesión y hacerlo tú mismo.
Disminución del tiempo y los costos de viaje
La videoconferencia puede ser una excelente alternativa al trabajo tradicional, ya que reduce la cantidad de viajes tanto para usted como para sus empleados. Reducirá los costos de viaje en términos de dinero y tiempo y le permitirá tener más interacciones cara a cara en línea con clientes o compañeros de trabajo.
La transición a reuniones virtuales también puede reducir los gastos de la empresa, ya que las empresas no necesariamente necesitan alquilar o comprar un espacio amplio para acomodar a sus empleados. También es una excelente manera de reducir su huella de carbono y ayudar al medio ambiente reduciendo la cantidad de viajes innecesarios.
Melhoria do atendimento ao cliente
Las reuniones virtuales también son una excelente manera de mejorar el servicio al cliente. Esto se debe a que puedes interactuar con tus clientes en tiempo real, lo que te permite abordar cualquier complicación que pueda surgir durante la reunión. Es esencial si trata con clientes internacionales y debe poder adaptarse a su zona horaria.
También puede utilizar reuniones virtuales para brindar servicios adicionales que de otro modo no serían posibles, como ofrecer soporte técnico, chat en vivoo servicios de mesa de ayuda. Estos otros servicios durante una reunión pueden ser una excelente manera de aumentar la satisfacción de sus clientes.
Revisemos
La videoconferencia es una herramienta eficaz que permite a los empleados trabajar de forma más eficaz y fluida. Con la videoconferencia, obtiene todos los beneficios de las conversaciones cara a cara sin el tiempo ni el coste del viaje. Dado que imita las reuniones en persona, los trabajadores remotos se sentirán más involucrados y conectados.
Estas reuniones virtuales mejoran los espacios de trabajo híbridos al permitir que los empleados interactúen entre sí en un espacio de trabajo compartido. Elimina cualquier posible desafío que puedan enfrentar los trabajadores remotos al trabajar a distancia de sus colegas o incluso de su equipo. Los datos demuestran que las reuniones virtuales aumentan la productividad y mejoran el equilibrio entre la vida personal y laboral de los empleados remotos, ya que se sienten más conectados con la organización, lo que aumenta el compromiso y la lealtad.
Los diez beneficios de las videoconferencias para espacios de trabajo híbridos mencionados anteriormente demuestran que el impacto de las reuniones virtuales en entornos de trabajo remotos es positivo y sostenible.
Ya sea que esté iniciando un equipo remoto o buscando formas de mejorar la productividad del equipo existente, la videoconferencia es una herramienta invaluable que lo ayudará a mantenerse conectado y productivo.
