Au cours des sept dernières années de notre agence numérique, nous avons appris et sommes devenus plus efficaces chaque année. Je souhaite partager avec vous onze techniques simples qui vous permettront de rationalisez le travail de vos employés et votre temps en personne et gagnez du temps si nécessaire.
1. Travailler avec deux écrans
Pendant des années, nous avons travaillé avec un seul écran et seul notre développeur a travaillé avec deux écrans. L'année dernière, nous avons ajouté un écran pour chacun de nous afin que nous puissions tous travailler avec deux écrans. Nous avons immédiatement senti un changement à partir de ce jour. Chaque écran dispose d'un navigateur différent avec d'autres onglets ouverts et la commutation entre les sites Web (e-mail, Trello, Google Drive, etc.) est beaucoup plus rapide et efficace.
Si, par exemple, vous souhaitez faire part à un client de commentaires sur son site, sur un écran le site internet sera ouvert, et sur l'autre écran, l'email sera ouvert. Cela seul raccourcit considérablement de nombreux processus, et vous pouvez effectuer le calcul seul lorsqu'il s'agit de dizaines ou de centaines d'interactions de ce type par jour.
2. Debout
Non, je ne parle pas d'une émission humoristique 🙂
Le concept de « standup » est emprunté au monde des startups. Les équipes de démarrage commencent la matinée par un examen de l'état des tâches de chacun pour la journée. Dans de nombreux cas, l’examen se fait debout (donc debout), mais bien sûr, ce n’est pas obligatoire.
Ce processus, qui est censé prendre environ 5 à 10 minutes chaque matin, place les employés (et vous-même) dans une routine quotidienne et vous permet de créer un ensemble intelligent de priorités d'une part et de vous concentrer sur les tâches importantes d'autre part. autre main.
3. Travailler avec des tâches logicielles
Ne comptez pas uniquement sur la mémorisation des choses par cœur. Toutes vos tâches doivent être écrites et documentées dans un base de connaissances interne. Beaucoup d'entre nous collectent simplement toutes les tâches par e-mail et envoient même des e-mails avec des tâches. Nous faisons cela depuis longtemps, mais travailler avec une liste de tâches externe et un logiciel de gestion de projet externe (tel que Trello, avec lequel nous travaillons) améliorera votre efficacité.
Une fois que vous avez trop de choses « dans votre tête » ou que votre courrier électronique est inondé de tâches, vous ne pouvez pas établir de priorités correctement, vous ne pouvez pas maintenir votre concentration et votre mobilité, et vous êtes submergé et manquez certaines choses.
Avec son système de gestion des tâches, en tant qu'employeur, vous pouvez vous assurer quelles tâches sont ouvertes à chaque personne, quelles tâches sont traitées, quelles tâches attendent un tiers et quelles tâches ont déjà été traitées.
4. Résumé quotidien
Semblable à la section 2 (Standup), cette technique prend également quelques minutes pour s'assurer que vos employés utilisent correctement leur journée de travail.
Cinq à dix minutes avant chaque fin de journée, chaque collaborateur peut vous envoyer (ou au chef de cabinet,/sa section) un email avec tout ce qu'il a fait dans la journée.
L'e-mail ne doit pas être long de 50 lignes, mais être un e-mail concis qui résume en points courts toutes les tâches effectuées et les tâches ou commentaires qui nécessitent votre attention.
Si vous appliquez correctement le « Standup », une technique de « Résumé quotidien » n'est pas toujours nécessaire.
5. Commencez par les tâches lourdes du matin
Êtes-vous arrivé au bureau? As-tu boire du café? C’est le meilleur moment pour accomplir vos tâches lourdes et avancer avec elles. Si vous reportez les tâches lourdes à la fin de la journée, deux choses se produiront : soit vous les reporterez au lendemain, soit vous serez fatigué, pas concentré et ne les exécuterez pas assez efficacement.
S'il y a une tâche que vous devez accomplir et que vous reportez et repoussez constamment, réservez du temps pour cela sur le planning commun afin que tout le monde sache qu'il ne faut pas vous déranger pendant le temps que vous avez prévu au budget. Plus de conseils sur la gestion du temps peuvent être trouvés ici.
6. Diversifiez les tâches
Comment empêcher les salariés de partir ? Ce n'est pas toujours possible, mais essayez de confier à vos employés des tâches non seulement dans le domaine limité dans lequel ils sont impliqués. Dès que quelqu'un fait la même chose du même type toute la journée, pendant la durée de son travail, il rétrograde et ne le fait pas. apprendre de nouvelles choses au quotidien. Par exemples : trouver de nouveaux outils web dans le domaine, rédiger un article pour un blog, trouver des collaborations, et cetera. Ajoute-en contrat d'employé activités et formations complémentaires pour un meilleur personnel reprend et vous êtes prêt à réussir.
A créateur d'horaires de travail peut également jouer un rôle crucial dans l’amélioration de l’engagement et de la satisfaction des employés. En utilisant cet outil pour créer des horaires plus flexibles et personnalisés, vous pouvez offrir aux employés la possibilité d'équilibrer leur travail avec leurs intérêts personnels et leur développement.
7. Utilisation de logiciels et d'outils appropriés
Utiliser des outils (gratuits/payants) peut vous faire gagner un temps précieux.
Prenons trois exemples simples que vous semblez déjà mettre en œuvre :
– Vous pouvez émettre des factures avec un livre de comptes et les envoyer par courrier à chaque client et vous pouvez utiliser logiciel de gestion des factures pour gérer les factures et tout faire en ligne et de manière beaucoup plus rapide et plus simple.
– Vous pouvez vérifier les emplacements dans Google en recherchant manuellement dans la fenêtre Incognito chaque client dont vous faites la promotion de manière organique, et vous pouvez travailler avec un logiciel de placement automatique.
– Lancez-vous des campagnes qui aident les clients sur Facebook ? Vous pouvez vous connecter séparément avec l'adresse e-mail et le mot de passe de chaque client, ou simplement travailler avec Business Manager et obtenir les autorisations nécessaires pour gérer les annonces de chaque client en un seul endroit.
J'ai mentionné trois exemples assez triviaux, mais vous pouvez mettre en œuvre cela sur de nombreuses autres actions et tâches que vous effectuez quotidiennement et des outils ont déjà été développés pour raccourcir les processus.
8. Créer des processus automatisés
Plus les processus seront automatiques, moins il y aura de questions et moins de points flous. Par exemple, que se passe-t-il au moment où vous concluez une transaction avec un nouveau client ? Construisez un processus qui sera écrit et clair pour toutes les personnes intéressées : le commercial met à jour le CRM, envoie un e-mail avec les détails de la transaction au responsable et un e-mail avec les détails pertinents au gestionnaire de portefeuille du client dans votre entreprise. Le gestionnaire de portefeuille client ouvrira un nouveau projet dans le logiciel avec lequel il travaille et le gestionnaire de compte contactera le client concernant le paiement et émettre une facture, etc.
De plus, il existe aujourd’hui de nombreux systèmes capables de rationaliser les processus et de créer des interfaces automatisées. Vous pourrez en savoir plus sur l’automatisation dans nos prochains articles (donc si vous n’êtes pas encore inscrit à la newsletter, c’est le moment !).
9. Débarrassez-vous des clients et des personnes qui sont gênantes et qui ne valent pas votre temps
Vous avez des clients qui vous appellent tous les jours et la situation ne s'améliore pas ? Parfois, abandonner un client ne peut que vous être bénéfique. Ce point est important et pertinent non seulement pour les clients, mais aussi si vous avez des prestataires qui parlent plus qu'ils ne travaillent, ou qui aiment perdre votre temps à chaque fois avant un nouveau projet ou effectuer un paiement. C'est aussi le signe qu'il est temps de trouver un autre fournisseur.
10. Seuls ceux qui doivent participer à une réunion devraient participer à une réunion
Vous avez une réunion avec un client existant/nouveau ? Vous n’êtes pas obligé d’amener tout le département à la réunion. Il en va de même pour les réunions du conseil d’administration.
Veillez à ce que seuls ceux qui doivent réellement être présents à la réunion soient présents. Si un employé de la réunion a besoin de votre aide (ou de l'aide d'un autre membre de l'équipe) pour une certaine partie de la réunion, alors bien sûr, cela est possible et sera beaucoup plus efficace pour toutes les parties.
11. Tirez le meilleur parti du temps de trajet
Travaillez-vous dans un bureau physique ? Il semble qu’une bonne partie de votre journée soit « perdue » sur la route. Que ce soit en train, en bus ou en voiture, ne considérez pas ce temps comme un temps mort. Écoutez un podcast et enrichissez vos connaissances, ou occupez-vous des choses que vous pouvez gérer au téléphone (si vous conduisez, n'envoyez pas de SMS ou quoi que ce soit du genre 🙂 ) Trop fatigué ? Écouter de la musique est également génial.
Partagez avec nous plus de techniques qui vous aident à améliorer votre efficacité au travail ci-dessous dans les commentaires.
