Au cours des sept dernières années de notre agence numérique, nous avons appris et sommes devenus plus efficaces chaque année. Je veux partager avec vous onze techniques simples qui vous permettront de rationaliser le travail de vos employés et votre temps en personne et de gagner du temps là où c'est nécessaire.
1. Travailler avec deux écrans
Pendant des années, nous avons travaillé avec un seul écran et seul notre développeur a travaillé avec deux écrans. L'année dernière, nous avons ajouté un écran pour chacun d'entre nous, de sorte que nous travaillons tous avec deux écrans. Nous avons immédiatement ressenti un changement à partir de ce jour. Chaque écran a un navigateur différent avec d'autres onglets ouverts et le passage entre les sites web (email, Trello, Google Drive, etc) est beaucoup plus rapide et efficace.
If, for example, you want to give a customer comments about his site, on one screen the website will be open, and on the other screen, the email will be open. Just this alone shortens a lot of processes significantly, and you can do the calculation alone when it comes to dozens or hundreds of such interactions a day.
2. Standup
Non, je ne parle pas d'une émission de comédie 🙂
The concept of “standup” is taken from the world of startups. Start-up teams start the morning with a review of the status of each person’s tasks for the day. In many cases, the review is done standing, (hence standup), but of course, it is not mandatory.
Ce processus, qui est censé prendre environ 5 à 10 minutes chaque matin, place les employés (et vous) dans une routine quotidienne et vous permet de créer un ensemble intelligent de priorités d'une part et de vous concentrer sur les tâches importantes d'autre part.
3. Travailler avec des tâches logicielles
Don’t rely on just remembering things by heart. All your tasks should be written down and documented in an internal knowledge base. Many of us simply collect all the tasks by email and even send out emails with tasks. We did this for a long time, but working with an external To-Do List, and external project management software (such as Trello, which we work with) will improve your efficiency.
Lorsqu'il y a trop de choses "dans votre tête" ou que votre courrier électronique est inondé de tâches, vous ne pouvez pas établir correctement vos priorités, vous ne pouvez pas rester concentré et mobile, vous êtes submergé et vous ratez certaines choses.
With a task management system, as employers, you can make sure what tasks are open to each person, what tasks are being handled, what tasks are waiting for a third party, and which tasks have already been addressed.
4. Résumé quotidien
Similar to Section 2 (Standup), this technique also takes a few minutes to make sure your employees use the workday properly.
Cinq à dix minutes avant chaque fin de journée, chaque employé peut vous envoyer (ou envoyer au chef du personnel, ou à sa section) un courriel avec toutes les choses qu'il a faites ce jour-là.
Le courriel ne doit pas être long de 50 lignes, mais un courriel concis qui résume en quelques points toutes les tâches effectuées, et les tâches ou commentaires qui nécessitent votre attention.
Si vous appliquez correctement le "Standup", une technique de "résumé quotidien" n'est pas toujours nécessaire.
5. Commencez par les lourdes tâches du matin
Have you reached the office? Did you drink coffee? This is the best time to go through your heavy tasks and move forward with them. If you postpone the heavy tasks to the end of the day, one of two things will happen: Either you will postpone them until the next day, or you will be tired and not focused and will not perform them efficiently enough.
If there is a task that you must do and you are constantly postponing and postponing, reserve time for it on the joint schedule so that everyone will know not to bother you during the time which you budgeted for. More tips on time management can be found here.
6. Diversifier les tâches
How to prevent employees from leaving? It’s not always possible, but try to give your employees tasks not only in the limited area they are involved in. The moment someone does the same thing of the same type all day, for the duration of his work, he backslides and doesn’t learn new things on a daily basis. For Examples: finding new web tools in the field, writing an article for a blog, finding collaborations, et cetera. Add some employee engagement activities and additional training to better staff resumes and you’re set for success.
7. Utilisation de logiciels et d'outils appropriés
L'utilisation d'outils (gratuits ou payants) peut vous faire gagner un temps précieux.
Prenons trois exemples simples que vous semblez déjà mettre en œuvre :
– You can issue invoices with an account book and mail them to each customer and you can use invoice management software to manage invoices and do everything online and in a much faster and easier way.
- Vous pouvez vérifier les emplacements dans Google en effectuant une recherche manuelle dans la fenêtre Incognito pour chaque client dont vous faites la promotion de manière organique, et vous pouvez travailler avec un logiciel de placement automatique.
- Menez-vous des campagnes qui aident les clients sur Facebook ? Vous pouvez vous connecter avec l'adresse électronique et le mot de passe de chaque client séparément, ou simplement travailler avec Business Manager et obtenir les autorisations pour gérer les publicités de chaque client en un seul endroit.
J'ai mentionné trois exemples assez triviaux, mais vous pouvez mettre cela en œuvre dans beaucoup d'autres actions et tâches que vous faites au quotidien et des outils ont déjà été développés qui peuvent raccourcir les processus.
8. Créer des processus automatisés
Plus les processus seront automatiques, moins il y aura de questions et moins les choses seront floues. Par exemple, que se passe-t-il lorsque vous concluez une affaire avec un nouveau client ? Construisez un processus qui sera écrit et clair pour tous ceux qui s'y intéressent : Le commercial met à jour le CRM, envoie un courriel avec les détails de la transaction au directeur et un courriel avec les détails pertinents au gestionnaire de portefeuille du client dans votre entreprise. Le gestionnaire de portefeuille de clients ouvrira un nouveau projet dans le logiciel avec lequel il travaille, et le gestionnaire de compte contactera le client au sujet du paiement et émettra une facture, etc.
En outre, à l'heure actuelle, il existe un certain nombre de systèmes qui peuvent rationaliser les processus et créer des interfaces automatisées. Vous pourrez en apprendre davantage sur l'automatisation dans nos prochains articles (si vous n'êtes pas encore inscrit à la newsletter, c'est le moment !)
9. Débarrassez-vous des clients et des personnes qui vous dérangent et ne valent pas votre temps
Vous avez des clients qui vous appellent tous les jours et la situation ne s'améliore pas ? Parfois, renoncer à un client ne peut qu'être bénéfique pour vous. Ce point est important et pertinent non seulement pour les clients, mais aussi si vous avez des prestataires qui parlent plus qu'ils ne travaillent, ou qui aiment vous faire perdre votre temps à chaque fois avant un nouveau projet ou un paiement. C'est aussi un signe qu'il est temps de trouver un autre prestataire.
10. Seuls ceux qui doivent assister à une réunion devraient y assister
Vous avez une réunion avec un client existant ou nouveau ? Vous n'êtes pas obligé de faire venir tout le service à la réunion. Il en va de même pour les réunions du conseil d'administration.
Veillez à ce que seuls ceux qui doivent vraiment être présents à la réunion le soient. Si un employé de la réunion a besoin de votre aide (ou de celle d'un autre membre de l'équipe) pour une certaine partie de la réunion, cela est bien sûr possible et sera beaucoup plus efficace pour toutes les parties.
11. Tirer le meilleur parti du temps de voyage
Travaillez-vous dans un bureau physique ? Il semble qu'une bonne partie de votre journée soit "gaspillée" sur la route. Que ce soit en train, en bus ou en voiture, ne considérez pas ce temps comme du temps mort. Écoutez un podcast et enrichissez vos connaissances, ou occupez-vous des choses que vous pouvez traiter au téléphone (si vous conduisez, n'envoyez pas de SMS ou autre 🙂 ) Trop fatigué ? Écouter de la musique, c'est aussi bien.
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