Les entreprises sont aujourd'hui confrontées à des scénarios sans précédent dans lesquels les choses ne se déroulent pas comme prévu, ce qui les expose à une variété de défis émergents.
La gestion de ces risques en utilisant une stratégie de continuité des activités est la clé de la survie de toute entreprise dans des situations imprévues. Les entreprises qui disposent d’un solide programme de continuité des activités peuvent exceller dans un esprit de survie pour planifier, maintenir et mener à bien leurs opérations commerciales habituelles.
Prendre le courant Situation COVID-19, par exemple, il a été très difficile pour les entreprises de poursuivre leurs activités pendant la crise.
Les entreprises qui disposaient d’un plan de continuité des activités et d’un travail à distance ont réussi à faire face à cette situation difficile. Cependant, le changement n'a pas plu à de nombreuses organisations car elles ne disposaient pas d'un système de communication virtuelle.
Que vous soyez prêt ou non, ne sous-estimez pas l'importance de vidéo conférence en communication d'entreprise surtout lorsque le monde entier est obligé de s’adapter à des changements importants comme les fermetures de bureaux et la culture du travail à distance.
Qu’est-ce exactement qu’un programme de continuité d’activité ?
A plan de continuité des activités est un plan de secours que chaque organisation doit avoir pour poursuivre ses opérations commerciales même en cas de situations imprévues qui échappent à notre contrôle.
Cependant, la plupart des entreprises ne recherchent une stratégie de continuité qu’en période de scénarios difficiles comme des pandémies ou des catastrophes naturelles. Mais ce n’est pas la bonne pratique.
Vous devez vous préparer à l’avance à de telles situations difficiles, d’où l’importance de mettre en place un plan de continuité des activités. Un plan de continuité des activités constitue normalement des lignes directrices pour modifier vos opérations commerciales lorsque vos ressources clés ne sont pas disponibles.
Avantages de la planification de la continuité des activités
Les avantages de la planification de la continuité des activités sont multiples. Qu'il s'agisse de vous préparer à gérer la continuité du flux de travail de votre entreprise ou de bénéficier d'avantages résilients, un plan de continuité bien conçu vous aidera à survivre à tout type de situation d'urgence et de crise.
Explorons certains des avantages de la planification de la continuité des activités.
-
Renforce la confiance de votre personnel
Lorsque vous disposez d’un plan de continuité des activités, cela contribuera à renforcer la confiance de vos employés. Parce qu’ils savent ce qu’ils doivent faire lorsqu’une situation d’urgence survient.
Un autre avantage d'avoir un plan de secours pour poursuivre vos opérations commerciales est que les employés seront plus aptes à gérer les perturbations petites et plus importantes, car ils s'y prépareront.
Plus ils connaissent le plan, plus ils peuvent évaluer le niveau de défis associés aux nouvelles activités commerciales et peuvent manœuvre opérations commerciales de manière rapide et fluide.
-
Assure le respect des normes de l’industrie
Si vous avez mis en œuvre une stratégie de continuité des activités, vous pouvez vous assurer que votre entreprise est conforme aux normes de l'industrie.
Si votre entreprise est conforme aux normes de l’industrie, elle prouve aux parties prenantes que vous gérez votre organisation de manière responsable, en respectant les règles et réglementations.
-
Préserve la valeur et la réputation de votre marque
Les organisations qui ne sont pas préparées à relever les défis semblent incompétentes aux yeux des clients. Cela vous fera également trébucher et mal gérer la communication entre les fournisseurs, les clients, les employés et les clients.
Votre plan de continuité des activités vous aide à préserver la réputation de votre marque pour laquelle vous avez travaillé dur.
-
Offre des données commerciales précieuses
Un plan de continuité des activités efficace produit de nombreuses données commerciales précieuses telles que les activités commerciales critiques, les impacts financiers, les objectifs de temps de récupération, etc.
Les organisations intelligentes utilisent ces données pour leur l'amélioration des processus et pour planifier des activités stratégiques qui vous aideront à faire avancer votre entreprise. Disposer d’un plan de continuité des activités de premier ordre aidera votre entreprise à se remettre de toute crise en quelques minutes.
-
Donne un avantage concurrentiel
Même si vous disposez d’un plan de continuité des activités, vos concurrents n’en ont peut-être pas. Dans ce cas, vous pouvez l’utiliser à votre avantage.
Dans le monde numérique concurrentiel d’aujourd’hui, l’adaptation d’un programme de continuité des activités vous différenciera et vous rendra plus attractif dans le secteur. Être capable de reprendre et de récupérer vos activités vous rend également attractif auprès de vos clients.
-
Atténuez votre risque financier
Les programmes de continuité des activités contribuent non seulement à atténuer les risques de votre entreprise, mais également les défis financiers. En disposant d’un plan de sauvegarde d’entreprise adapté en période de crise majeure, vous pouvez réduire le risque de violation de données, de pannes système ou de perte de données. Les risques financiers associés aux événements d’urgence, même s’ils sont minimes, peuvent être évités grâce à un bon plan de continuité des activités.
Conseils pour améliorer votre stratégie de continuité des activités
Un plan de continuité des activités approprié doit inclure la reprise des opérations commerciales, le déplacement de votre personnel vers le travail à distance, la gestion de la chaîne d'approvisionnement ou l'attribution de postes si les employés occupant des rôles importants ne peuvent pas se rendre au bureau, etc.
Maintenant que vous connaissez à quoi sert la visioconférence, votre programme efficace de continuité des activités doit également intégrer une stratégie de communication virtuelle pour poursuivre la communication et la collaboration d'entreprise même si les choses tournent mal.
Pour effectuer des tâches importantes Communications commerciales et les collaborations, la vidéoconférence est importante. Si vous connaissez les avantages de la vidéoconférence, vous l'intégreriez dans le cadre de votre stratégie commerciale habituelle.
So quels sont les avantages de la visioconférence?
La vidéoconférence aide les membres de l'équipe distants à faire partie de l'équipe, quel que soit leur emplacement physique. Cela permet également d'économiser notre budget professionnel en éliminant les déplacements professionnels, car les équipes peuvent se connecter virtuellement.
Explorons maintenant les conseils importants pour améliorer votre programme de continuité des activités.
Adoptez la culture du travail à distance
En période de pandémie et d’urgence, les entreprises doivent adopter des capacités d’équipe à distance pour intensifier leurs activités commerciales en temps opportun.
Organisez des réunions virtuelles régulières qui aideront votre équipe à distance à déterminer et à combler les lacunes numériques, le cas échéant.
Vous pouvez également envisager de mener des réunions d'affaires et des entretiens importants via des sessions vidéo en ligne, ce qui rend l'ensemble du processus fluide et simple.
Faciliter la communication à distance grâce au chat vidéo
La diffusion en direct audio et vidéo doit faire partie intégrante de tout programme de continuité des activités afin de rester en contact avec la main-d'œuvre mondiale à travers le monde.
Organisations besoin de solutions de visioconférence qui sont simples, évolutifs et sécurisés avec des fonctionnalités avancées qui prennent en charge les discussions de groupe avec une grande équipe.
Recherchez des solutions offrant un système de chat en temps réel sur le tableau blanc afin que vous puissiez amener nos réunions d'affaires à un tout autre niveau avec des sessions en direct et engageantes.
Gestion des ressources et collaboration d'équipe
La vidéoconférence et la diffusion en direct sont extrêmement bénéfiques pour dynamiser vos réunions virtuelles au sein de votre entreprise. La vidéoconférence aide votre équipe interne et externe à communiquer et à interagir. Les outils de gestion des ressources et de collaboration d'équipe intégrés aux solutions de diffusion en direct permettent aux organisations de créer et de gérer des tâches et d'attribuer facilement des ressources.
S'adapter aux besoins changeants des clients
Pour poursuivre vos activités commerciales en temps de crise en répondant aux intérêts et aux besoins constamment fluctuants des clients, vous devrez adapter vos produits et services en conséquence. Les clients de cette ère numérique préfèrent déjà la commodité des achats en ligne.
Ainsi, si vous n’êtes pas habitué à proposer vos offres en ligne, vous devez commencer à l’adopter. Grâce à un engagement accru en ligne en période de crise, envisagez de fournir des produits aux clients de manière à automatiser vos activités commerciales déjà existantes.
Conclusion
Il est toujours bon de mettre en place une stratégie de continuité des activités en cas de pire scénario. Lorsque vous subissez une violation de données, ou traversez une pandémie ou une catastrophe naturelle, une panne de courant ou d'autres urgences graves indépendantes de votre volonté, votre plan de continuité d'activité vise à garantir le bon fonctionnement des opérations et à réduire les pertes potentielles.
Les solutions de streaming en direct et les systèmes de chat en temps réel constituent un plan de continuité d'activité efficace. Que vous soyez nouveau dans votre processus de planification de la continuité des activités ou que vous modifiiez une stratégie de continuité des activités déjà existante, vous devez envisager d'intégrer la vidéoconférence.
Considérez cette pandémie de coronavirus pour préparer votre entreprise à toute crise mondiale grâce à un programme de continuité des activités bien conçu qui vous permet de gérer efficacement votre entreprise et d'être un leader du secteur.
