Les entreprises sont aujourd'hui confrontées à des scénarios sans précédent où les choses ne se passent pas comme prévu, ce qui les rend vulnérables à toute une série de nouveaux défis.
La gestion de ces risques par le biais d'une stratégie de continuité des activités est la clé de la survie de toute entreprise dans des situations imprévues. Les entreprises qui disposent d'un solide programme de continuité des activités peuvent exceller dans un esprit de survie pour planifier, maintenir et mener à bien leurs opérations commerciales régulières.
Take the current COVID-19 situation, for example, it was quite challenging for businesses to continue their operations during the crisis.
Les entreprises qui disposaient d'un plan de continuité des activités et qui avaient mis en place un système de travail à distance ont réussi à faire face à cette situation difficile. Cependant, le changement n'a pas été agréable pour de nombreuses organisations, car elles n'avaient pas mis en place une communication virtuelle.
Regardless of whether you are ready or not, don’t underestimate the importance of video conferencing in business communication especially when the whole world is forced to adapt to significant changes like office closures and remote work culture.
Qu'est-ce exactement qu'un programme de continuité des activités ?
Un plan de continuité des activités est un plan de secours que toute organisation doit avoir pour poursuivre ses activités même en cas de situations imprévues qui ne sont pas sous notre contrôle.
Cependant, la plupart des entreprises ne commencent à chercher une stratégie de continuité qu'en cas de scénarios difficiles comme les pandémies ou les catastrophes naturelles. Mais ce n'est pas la bonne pratique.
Vous devez vous préparer à l'avance à ces situations difficiles, d'où l'importance de disposer d'un plan de continuité des activités. Un plan de continuité des activités constitue normalement des lignes directrices pour modifier vos opérations commerciales lorsque vos ressources clés ne sont pas disponibles.
Avantages du plan de continuité des activités
Les avantages du plan de continuité des activités sont multiples. Qu'il s'agisse de vous préparer à gérer la continuité de votre flux de travail ou de bénéficier d'avantages durables, un plan de continuité bien conçu vous aidera à survivre à tout type de situation d'urgence et de crise.
Examinons certains des avantages de la planification de la continuité des activités.
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Renforce la confiance de votre personnel
Lorsque vous avez mis en place un plan de continuité des activités, cela contribuera à renforcer la confiance de vos employés. Car ils savent ce qu'ils doivent faire en cas de situation d'urgence.
Un autre avantage d'un plan de secours pour la poursuite de vos activités est que les employés seront plus à même de gérer les petites et les grandes perturbations, car ils y seront préparés.
Plus ils sont familiarisés avec le plan, plus ils peuvent évaluer le niveau des défis associés aux nouvelles activités commerciales et peuvent manœuvre des opérations commerciales de manière rapide et harmonieuse.
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Garantit le respect des normes de l'industrie
Si vous avez mis en place une stratégie de continuité des activités, vous pouvez vous assurer que votre entreprise est conforme aux normes du secteur.
Si votre entreprise est conforme aux normes du secteur, elle offre aux parties prenantes la preuve que vous dirigez votre organisation de manière responsable en respectant les règles et les règlements.
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Préserver la valeur et la réputation de votre marque
Les organisations qui ne sont pas prêtes à relever les défis semblent incompétentes aux yeux des clients. Cela vous fera également trébucher et mal gérer la communication entre les vendeurs, les clients, les employés et les clients.
Votre plan de continuité des activités vous aide à préserver la réputation de votre marque pour laquelle vous avez travaillé dur.
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Offre de précieuses données commerciales
Un plan de continuité des activités efficace produit beaucoup de données commerciales précieuses comme les activités commerciales critiques, les impacts financiers, les objectifs de temps de récupération, etc.
Smart organizations make use of this data for their process improvement and to plan strategic activities that will help you navigate your business forward. Having a top-notch business continuity plan will help your business recover from any crisis in minutes.
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Donne un avantage concurrentiel
Même si vous avez un plan de continuité des activités, vos concurrents n'en ont peut-être pas. Dans ce cas, vous pouvez l'utiliser à votre avantage.
Dans le monde numérique compétitif d'aujourd'hui, l'adaptation d'un programme de continuité des activités vous permettra de vous différencier, ce qui vous rendra plus attractif dans le secteur. Le fait de pouvoir reprendre et relancer les activités commerciales vous rend également attractif pour vos clients.
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Atténuer votre risque financier
Les programmes de continuité des activités contribuent non seulement à atténuer les risques de votre entreprise, mais aussi à réduire les difficultés financières. En disposant d'un plan de sauvegarde des activités adéquat en cas de crise majeure, vous pouvez réduire le risque de violation des données, de défaillance des systèmes ou de perte de données. Les risques financiers liés aux situations d'urgence, même s'ils sont faibles, peuvent être évités grâce à un bon plan de continuité des activités.
Conseils pour améliorer votre stratégie de continuité des activités
Un bon plan de continuité des activités doit inclure la reprise des opérations commerciales, le déplacement de la main-d'œuvre vers un travail à distance, la gestion de la chaîne d'approvisionnement ou l'attribution des postes si les employés qui assument des rôles importants ne peuvent pas se rendre au bureau, etc.
Now that you know what is the use of video conferencing, your efficient business continuity program must also integrate a virtual communication strategy to continue the business communication and collaboration even if things go wrong.
For carrying out important business communications and collaborations, video conferencing is important. If you know the benefits of video conferencing are, you would integrate it as a part of your regular business strategy.
Donc quels sont les avantages de la vidéoconférence?
La vidéoconférence permet aux membres d'une équipe à distance de faire partie de l'équipe, quel que soit leur emplacement physique. Elle contribue également à économiser le budget de notre entreprise en éliminant les déplacements professionnels, les équipes pouvant se connecter virtuellement.
Voyons maintenant les conseils importants pour améliorer votre programme de continuité des activités.
Adopter la culture du travail à distance
En période de pandémie et d'urgence, les entreprises doivent adopter des capacités d'équipe à distance pour intensifier leurs activités commerciales en temps utile.
Organisez régulièrement des réunions virtuelles qui aideront votre équipe à distance à déterminer et à combler les éventuelles lacunes numériques.
Vous pouvez également envisager de mener des réunions d'affaires importantes et des entretiens par le biais de sessions vidéo en ligne, ce qui rend l'ensemble du processus simple et fluide.
Faciliter la communication à distance grâce au chat vidéo
Le streaming audio et vidéo en direct doit faire partie intégrante de tout programme de continuité des activités pour rester en contact avec la main-d'œuvre mondiale à travers le monde.
Organizations need video conferencing solutions that are simple, scalable, and secure with advanced features and functionalities that support group chat with a large team.
Recherchez des solutions qui offrent un système de chat en temps réel sur le tableau blanc afin de pouvoir faire passer nos réunions d'affaires à un niveau supérieur grâce à des sessions en direct et engageantes.
Gestion des ressources et collaboration des équipes
La vidéoconférence et la diffusion en direct sont extrêmement utiles pour alimenter vos réunions virtuelles au sein de votre entreprise. La visioconférence aide votre équipe, tant interne qu'externe, à communiquer et à s'engager les uns avec les autres. Les outils de gestion des ressources et de collaboration d'équipe intégrés aux solutions de streaming en direct permettent aux organisations de créer et de gérer des tâches et d'attribuer facilement des ressources.
S'adapter à l'évolution des besoins des clients
Pour poursuivre vos activités commerciales en temps de crise en répondant aux intérêts et aux besoins en constante fluctuation des clients, vous devrez adapter vos produits et services en conséquence. Les clients de cette ère numérique préfèrent déjà la commodité des achats en ligne.
Ainsi, si vous n'avez pas l'habitude de proposer vos offres en ligne, vous devez commencer à l'adopter. Avec un engagement en ligne renforcé en temps de crise, envisagez de fournir des produits aux clients de manière à automatiser vos activités commerciales déjà existantes.
Conclusion
Il est toujours bon d'avoir une stratégie de continuité des activités en cas de scénario catastrophe. En cas de violation de données, de pandémie, de catastrophe naturelle, de panne d'électricité ou d'autres situations d'urgence graves indépendantes de votre volonté, votre plan de continuité des activités doit garantir le bon déroulement des opérations et réduire les pertes potentielles.
Les solutions de streaming en direct et les systèmes de chat en temps réel constituent un plan efficace de continuité des activités. Que vous soyez nouveau dans votre processus de planification de la continuité des activités ou que vous modifiiez une stratégie de continuité des activités déjà existante, vous devez envisager d'intégrer la vidéoconférence.
Considérez cette pandémie de coronavirus pour préparer l'avenir de votre entreprise à toute crise mondiale grâce à un programme de continuité des activités bien conçu qui vous donne les moyens de gérer efficacement vos activités et d'être un leader du secteur.
