हमारी डिजिटल एजेंसी के पिछले सात वर्षों के दौरान, हमने सीखा और हर साल अधिक कुशल होते गए। मैं आपके साथ ग्यारह सरल तकनीकें साझा करना चाहता हूं जो आपको इसकी अनुमति देंगी अपने कर्मचारियों के काम को सुव्यवस्थित करें और व्यक्तिगत रूप से अपना समय और जहां आवश्यक हो वहां समय बचाएं।
1. दो स्क्रीन के साथ काम करना
वर्षों तक हमने एक स्क्रीन के साथ काम किया और हमारे डेवलपर ने दो स्क्रीन के साथ काम किया। पिछले साल हमने हममें से प्रत्येक के लिए एक स्क्रीन जोड़ी थी ताकि हम सभी दो स्क्रीन के साथ काम करें। उस दिन से हमें तुरंत बदलाव महसूस हुआ। प्रत्येक स्क्रीन पर एक अलग ब्राउज़र होता है जिसमें अन्य टैब खुले होते हैं और वेबसाइटों (ईमेल, ट्रेलो, गूगल ड्राइव, आदि) के बीच स्विच करना बहुत तेज़ और अधिक कुशल होता है।
उदाहरण के लिए, यदि आप किसी ग्राहक को उसकी साइट के बारे में टिप्पणियाँ देना चाहते हैं, तो एक स्क्रीन पर वेबसाइट खुली होगी, और दूसरी स्क्रीन पर ईमेल खुली होगी। बस यह अकेले ही कई प्रक्रियाओं को महत्वपूर्ण रूप से छोटा कर देता है, और जब एक दिन में दर्जनों या सैकड़ों ऐसे इंटरैक्शन की बात आती है तो आप अकेले ही गणना कर सकते हैं।
2. स्टैंडअप
नहीं, मैं किसी कॉमेडी शो के बारे में बात नहीं कर रहा हूं 🙂
"स्टैंडअप" की अवधारणा स्टार्टअप्स की दुनिया से ली गई है। स्टार्ट-अप टीमें सुबह की शुरुआत प्रत्येक व्यक्ति के दिन भर के कार्यों की स्थिति की समीक्षा के साथ करती हैं। कई मामलों में, समीक्षा खड़े होकर की जाती है, (इसलिए स्टैंडअप), लेकिन निश्चित रूप से, यह अनिवार्य नहीं है।
यह प्रक्रिया, जिसमें हर सुबह लगभग 5-10 मिनट लगते हैं, कर्मचारियों (और आपको) को दैनिक दिनचर्या में डाल देती है और आपको एक ओर प्राथमिकताओं का एक स्मार्ट सेट बनाने और दूसरी ओर महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देती है। दूसरी ओर।
3. सॉफ्टवेयर कार्यों के साथ कार्य करें
चीज़ों को केवल दिल से याद रखने पर निर्भर न रहें। आपके सभी कार्यों को एक दस्तावेज़ में लिखा और प्रलेखित किया जाना चाहिए आंतरिक ज्ञान का आधार. हममें से बहुत से लोग सभी कार्यों को ईमेल द्वारा ही एकत्र करते हैं और कार्यों के साथ ईमेल भी भेजते हैं। हमने इसे लंबे समय तक किया, लेकिन बाहरी टू-डू सूची और बाहरी परियोजना प्रबंधन सॉफ़्टवेयर (जैसे कि ट्रेलो, जिसके साथ हम काम करते हैं) के साथ काम करने से आपकी दक्षता में सुधार होगा।
एक बार जब आपके दिमाग में बहुत कुछ हो जाता है या आपका ईमेल कार्यों से भर जाता है, तो आप सही ढंग से प्राथमिकताएं नहीं दे पाते हैं, आप फोकस और गतिशीलता बनाए नहीं रख पाते हैं, और आप अभिभूत हो जाते हैं और कुछ चीजें चूक जाते हैं।
एक साथ कार्य प्रबंधन प्रणालीनियोक्ता के रूप में, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि प्रत्येक व्यक्ति के लिए कौन से कार्य खुले हैं, कौन से कार्य संभाले जा रहे हैं, कौन से कार्य तीसरे पक्ष की प्रतीक्षा कर रहे हैं, और कौन से कार्य पहले ही संबोधित किए जा चुके हैं।
4. दैनिक सारांश
धारा 2 (स्टैंडअप) के समान, इस तकनीक में भी यह सुनिश्चित करने में कुछ मिनट लगते हैं कि आपके कर्मचारी कार्यदिवस का ठीक से उपयोग करें।
प्रत्येक दिन की समाप्ति से पाँच से दस मिनट पहले, प्रत्येक कर्मचारी आपको (या स्टाफ प्रमुख,/उसके अनुभाग को) उन सभी कार्यों के साथ एक ईमेल भेज सकता है जो उसने उस दिन किए हैं।
ईमेल 50-पंक्ति और लंबा नहीं होना चाहिए, बल्कि एक संक्षिप्त ईमेल होना चाहिए जिसमें किए गए सभी कार्यों और उन कार्यों या टिप्पणियों का संक्षेप में सारांश हो जिन पर आपका ध्यान चाहिए।
यदि आप 'स्टैंडअप' को ठीक से लागू करते हैं, तो 'दैनिक सारांश' तकनीक हमेशा आवश्यक नहीं होती है।
5. सुबह के भारी कामों से शुरुआत करें
क्या आप ऑफिस पहुंच गए? क्या तुमने काफी पीजिये? अपने भारी कामों को निपटाने और उन्हें आगे बढ़ाने का यह सबसे अच्छा समय है। यदि आप भारी कार्यों को दिन के अंत तक स्थगित करते हैं, तो दो चीजों में से एक होगा: या तो आप उन्हें अगले दिन तक के लिए स्थगित कर देंगे, या आप थक जाएंगे और ध्यान केंद्रित नहीं करेंगे और उन्हें पर्याप्त कुशलता से नहीं करेंगे।
यदि कोई कार्य है जो आपको करना है और आप लगातार टालते और टालते जा रहे हैं, तो उसके लिए संयुक्त शेड्यूल पर समय आरक्षित करें ताकि हर किसी को पता चले कि जिस समय के लिए आपने बजट बनाया था, उस दौरान आपको परेशान न करें। पर और अधिक युक्तियाँ समय प्रबंधन यहां पाया जा सकता है.
6. कार्यों में विविधता लाएं
कर्मचारियों को जाने से कैसे रोकें? यह हमेशा संभव नहीं है, लेकिन अपने कर्मचारियों को न केवल उस सीमित क्षेत्र के कार्य देने का प्रयास करें, जिसमें वे शामिल हैं। जिस क्षण कोई व्यक्ति अपने काम के दौरान पूरे दिन एक ही प्रकार का एक ही काम करता है, तो वह पीछे हट जाता है और ऐसा नहीं करता है। दैनिक आधार पर नई चीजें सीखें। उदाहरण के लिए: क्षेत्र में नए वेब टूल ढूंढना, ब्लॉग के लिए लेख लिखना, सहयोग ढूंढना, वगैरह। कुछ जोड़े कर्मचारी को काम पर लगाना गतिविधियाँ और अतिरिक्त प्रशिक्षण बेहतर स्टाफ बायोडाटा और आप सफलता के लिए तैयार हैं।
A कार्य शेड्यूल निर्माता कर्मचारी जुड़ाव और संतुष्टि बढ़ाने में भी महत्वपूर्ण भूमिका निभा सकता है। अधिक लचीले और वैयक्तिकृत शेड्यूल बनाने के लिए इस टूल का उपयोग करके, आप कर्मचारियों को व्यक्तिगत हितों और विकास के साथ अपने काम को संतुलित करने का अवसर प्रदान कर सकते हैं।
7. उपयुक्त सॉफ्टवेयर और टूल्स का उपयोग
टूल (निःशुल्क/भुगतान) का उपयोग करने से आपका बहुमूल्य समय बच सकता है।
आइए तीन सरल उदाहरण लें जिन्हें आप पहले से ही लागू कर रहे हैं:
- आप खाता बही के साथ चालान जारी कर सकते हैं और उन्हें प्रत्येक ग्राहक को मेल कर सकते हैं और उपयोग कर सकते हैं चालान प्रबंधन सॉफ्टवेयर चालान प्रबंधित करने और सब कुछ ऑनलाइन और बहुत तेज़ और आसान तरीके से करने के लिए।
- आप Google में उन प्रत्येक ग्राहक के लिए गुप्त विंडो में मैन्युअल रूप से खोज कर स्थानों की जांच कर सकते हैं जिन्हें आप व्यवस्थित रूप से बढ़ावा देते हैं, और आप स्वचालित प्लेसमेंट सॉफ़्टवेयर के साथ काम कर सकते हैं।
- क्या आप फेसबुक पर ग्राहकों की मदद करने वाले अभियान चलाते हैं? आप प्रत्येक ग्राहक के ईमेल और पासवर्ड से अलग-अलग लॉग इन कर सकते हैं, या बस बिजनेस मैनेजर के साथ काम कर सकते हैं और प्रत्येक ग्राहक के विज्ञापनों को एक ही स्थान पर प्रबंधित करने की अनुमति प्राप्त कर सकते हैं।
मैंने तीन बहुत ही मामूली उदाहरणों का उल्लेख किया है, लेकिन आप इसे कई अन्य कार्यों और कार्यों पर लागू कर सकते हैं जो आप दैनिक आधार पर करते हैं और उपकरण पहले से ही विकसित किए गए हैं जो प्रक्रियाओं को छोटा कर सकते हैं।
8. स्वचालित प्रक्रियाएँ बनाएँ
प्रक्रियाएँ जितनी अधिक स्वचालित होंगी, प्रश्न कम होंगे और मामले कम अस्पष्ट होंगे। उदाहरण के लिए, जब आप किसी नए ग्राहक के साथ सौदा बंद करते हैं तो क्या होता है? एक ऐसी प्रक्रिया बनाएं जो इसमें रुचि रखने वाले सभी लोगों के लिए लिखित और स्पष्ट हो: बिक्री व्यक्ति सीआरएम को अपडेट करता है, प्रबंधक को लेनदेन विवरण के साथ एक ईमेल भेजता है और आपकी कंपनी में ग्राहक के पोर्टफोलियो प्रबंधक को प्रासंगिक विवरण के साथ एक ईमेल भेजता है। ग्राहक पोर्टफोलियो प्रबंधक उस सॉफ़्टवेयर में एक नया प्रोजेक्ट खोलेगा जिसके साथ वह काम करता है, और खाता प्रबंधक भुगतान के संबंध में ग्राहक से संपर्क करेगा और एक चालान जारी, et cetera
इसके अलावा, आज के युग में ऐसी कई प्रणालियाँ हैं जो प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित कर सकती हैं और स्वचालित इंटरफ़ेस बना सकती हैं। आप हमारी अगली पोस्टों में स्वचालन के बारे में अधिक पढ़ सकते हैं (इसलिए यदि आपने अभी तक न्यूज़लेटर के लिए साइन अप नहीं किया है, तो यही समय है!)।
9. उन ग्राहकों और लोगों से छुटकारा पाएं जो परेशान करने वाले हैं और आपके समय के लायक नहीं हैं
क्या आपके पास ऐसे ग्राहक हैं जो आपको हर दिन कॉल करते हैं और स्थिति में सुधार नहीं हो रहा है? कभी-कभी किसी ग्राहक को छोड़ने से आपको ही फायदा हो सकता है। यह बिंदु न केवल ग्राहकों के लिए महत्वपूर्ण और प्रासंगिक है, बल्कि यदि आपके पास ऐसे प्रदाता हैं जो काम से ज्यादा बात करते हैं, या किसी नए प्रोजेक्ट या भुगतान से पहले हर बार आपका समय बर्बाद करना पसंद करते हैं। यह भी एक संकेत है कि किसी अन्य प्रदाता को खोजने का समय आ गया है।
10. केवल वही लोग मीटिंग में रहें जिन्हें मीटिंग में होना है
क्या किसी मौजूदा/नए ग्राहक के साथ बैठक हुई है? आपको पूरे विभाग को बैठक में लाने की आवश्यकता नहीं है। यही बात बोर्ड बैठकों के लिए भी लागू होती है।
इसे उच्च स्तर की दक्षता पर रखें कि केवल वे ही लोग बैठक में उपस्थित रहें जिन्हें वास्तव में उपस्थित होना है। यदि मीटिंग के किसी कर्मचारी को मीटिंग के किसी निश्चित भाग के लिए आपकी सहायता (या टीम के किसी अन्य सदस्य की सहायता) की आवश्यकता है, तो निश्चित रूप से यह संभव है और सभी पक्षों के लिए अधिक प्रभावी होगा।
11. यात्रा के समय का सदुपयोग करें
क्या आप भौतिक कार्यालय में काम करते हैं? ऐसा लगता है कि आपके दिन का एक बड़ा हिस्सा सड़क पर "बर्बाद" हो जाता है। चाहे ट्रेन से हो, बस से हो या कार से, इस समय को मृत समय न समझें। पॉडकास्ट सुनें और अपने ज्ञान को समृद्ध करें, या उन चीजों का ध्यान रखें जिन्हें आप फोन पर निपटा सकते हैं (यदि आप गाड़ी चला रहे हैं, तो टेक्स्ट संदेश या ऐसा कुछ भी न करें 🙂) बहुत थक गए हैं? संगीत सुनना भी बहुत अच्छा है।
हमारे साथ और अधिक तकनीकें साझा करें जो काम पर आपकी प्रभावशीलता को बेहतर बनाने में आपकी मदद करती हैं, नीचे टिप्पणियों में।