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परियोजना प्रबंधन के साथ अपने व्यवसाय को भविष्य-सुरक्षित करें

नवम्बर 19/2019
परियोजना प्रबंधन के साथ अपने व्यवसाय को भविष्य-सुरक्षित करें

जैसे-जैसे प्रौद्योगिकी हर गुजरते दिन के साथ विकसित हो रही है, परियोजनाओं की निगरानी और प्रबंधन के मामले में संगठनों को एक नया दृष्टिकोण अपनाने की सख्त जरूरत है। लीक से हटकर सोचने के लिए अत्याधुनिक कौशल, निर्बाध प्रबंधन शैली के साथ निश्चित रूप से विघटनकारी प्रौद्योगिकियों का समर्थन होना जरूरी है।

प्रत्येक प्रोजेक्ट के एक-दूसरे के साथ बातचीत के तरीके में भारी बदलाव देखा गया है। यह सिर्फ के बारे में नहीं है दायरा, लागत और अनुसूची, प्राथमिकता गतिशील वातावरण के अनुकूल कौशल, मल्टीटास्किंग, बेहतर नेतृत्व और उद्योग की गतिशीलता से निपटने के लिए अपनी विशेषताओं को निखारने की ओर स्थानांतरित हो गई है। हम परियोजना-संचालित अर्थव्यवस्था में बदल रहे हैं।

जैसे-जैसे कंपनियां स्टार्टअप से एमएनसी तक बढ़ती हैं, प्रोजेक्ट का आकार भी बढ़ता है। इसलिए, विशाल संसाधनों को चतुराई और प्रभावकारिता के साथ संचालित करना एक कला है। विकास की ओर झुकाव रखने वाली किसी भी कंपनी के संस्थापक उन मूलभूत उपकरणों के महत्व को जानते हैं जो स्टार्ट-अप से आक्रामक विकास कंपनी तक की उड़ान की आवश्यकता होती है। यहीं पर परियोजना प्रबंधन (प्रधानमंत्री) सॉफ्टवेयर मुख्य भूमिका निभाता है।

एक छोटी आकार की कंपनी जिसका कार्यभार कुछ परियोजनाओं में फैला हुआ है, वह अपने कार्यों को प्रबंधनीय एक्सेल स्प्रेडशीट पर अंकित करके पूरा कर सकती है। हालाँकि, जैसे-जैसे परियोजनाओं और टीम के सदस्यों का आकार बढ़ता है, अधिक मजबूत समाधान की आवश्यकता बढ़ती है।

ऐसा अनुमान है कि ऑनलाइन परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर 6.68 तक उद्योग 2026 बिलियन अमेरिकी डॉलर तक पहुंच जाएगा। परियोजनाओं को अच्छी तरह से ट्रैक पर रखना जरूरी है कार्य प्रबंधन सॉफ्टवेयर समाधान। इसका मतलब है कि कई चैनलों के माध्यम से प्रदर्शन को बढ़ावा देना, इनमें से सबसे महत्वपूर्ण है जोखिम, संसाधन और मांग का प्रबंधन।

यहां कुछ फायदे दिए गए हैं जो सही पीएम समाधान सर्वोत्तम कदम आगे बढ़ाने और भविष्य की व्यावसायिक सफलता के लिए तैयार होने की पेशकश कर सकते हैं:

1. अनुकूलित संसाधन प्रबंधन

उपयुक्त समाधान मौजूदा संसाधनों की सटीक स्थिति में वास्तविक समय की अंतर्दृष्टि प्रदर्शित करेगा और प्रत्येक परियोजना के लिए आवश्यकताओं का पूर्वानुमान लगाने में भी सहायता करेगा - ये दोनों न्यूनतम संसाधन अपव्यय के साथ अनुकूलित विकास या विकास के लिए महत्वपूर्ण हैं।

एआई-संचालित उपकरण हैं जो सभी परियोजनाओं पर स्टाफ सदस्यों द्वारा दिए गए डेटा इनपुट का विश्लेषण करते हैं। यह एकत्रित जानकारी साथी टीम के सदस्यों को यह पता लगाने में सक्षम बनाती है कि आगे क्या पूर्वानुमान और रुझान होंगे। गार्टनर के शोध से पता चलता है कि एआई ने 2.9 तक 2021 ट्रिलियन डॉलर का व्यावसायिक मूल्य उत्पन्न किया होगा, जो परिभाषित करते समय व्यवहार्यता का वादा करता है। परियोजना गुंजाइश सॉफ्टवेयर का।

इन सॉफ्टवेयर टूल्स से उत्पन्न रिपोर्ट एक केंद्रीकृत मंच से सभी परियोजनाओं, गतिविधियों और मील के पत्थर का एक-नज़र दृश्य प्रदान करके इष्टतम जोखिम से बचने का रास्ता भी बनाती है। यह कर्मचारियों को शेड्यूल प्रदर्शन में रुझानों और जोखिमों की पहचान करने में सक्षम करेगा, साथ ही उन कारकों की भी पहचान करेगा जो कुछ भटकने का संकेत देते हैं।

जब भी किसी को अप्रत्याशित परिस्थितियों के कारण समय सीमा की अप्रत्याशित चूक का सामना करना पड़ता है, तो इससे लाभप्रदता का तो जिक्र ही नहीं, मनोबल और आत्म-छवि को भी भारी झटका लगता है। इन असफलताओं को कम करने के लिए पीएम सॉफ्टवेयर टूल का कार्यान्वयन भविष्य के प्रूफ व्यवसाय का अभिन्न अंग है।

2. बढ़ती मांग को संभालना

जब भी व्यवसाय का विस्तार होता है, तो इसमें कोई संदेह नहीं है कि व्यक्ति को निर्णय लेने के लिए दैनिक आधार पर कई विकल्पों का सामना करना पड़ता है। उदाहरण के लिए, किस चीज़ को प्राथमिकता देने की ज़रूरत है और किस चीज़ से बाद में निपटा जा सकता है। ऐसे निर्णय अक्सर किसी के स्वयं के निर्णय और व्यावसायिक संबंधों की निकटता के आधार पर किए जाते हैं। उन्हें आसानी से उपलब्ध विश्लेषण किए गए सूचित डेटा पर आधारित करने के बजाय, जो सही परिणाम देगा।

प्रत्येक परियोजना या कार्य का प्राथमिकता मूल्य निर्धारित करने के लिए इसे निर्धारित किया जाना चाहिए परियोजना प्रस्ताव मंच ही. सॉफ़्टवेयर को ऐसे मेट्रिक्स के संग्रह को सक्षम करना चाहिए। मान लीजिए, उदाहरण के लिए, आपके पास बड़ी संख्या में परियोजनाएं हैं लेकिन एक समय में केवल एक चौथाई मात्रा पर ही पर्याप्त रूप से ध्यान दिया जा सकता है।

प्रत्येक परियोजना को संभावित मूल्य जैसे विशिष्ट मानदंड मूल्यांकन के आधार पर एक अंक दिया जा सकता है। जोखिम मूल्यांकन, संसाधनों का आवंटन, और निरंतर रखरखाव का स्तर। ये सभी कारक किसी को सबसे अधिक नपे-तुले, तार्किक निर्णय पर पहुंचने में मदद कर सकते हैं।

ध्यान रखें कि जैसे-जैसे व्यवसाय का विस्तार होगा, वह ऐसे उपकरणों की तलाश करेगा जो न केवल उसके साथ बढ़ें बल्कि उस वृद्धि को आगे बढ़ाएं। पीएम सॉफ्टवेयर उपकरण एक निवेश है जो संसाधनों की खपत और उनकी उपलब्धता, परियोजनाओं की प्राथमिकता और उनके संबंधित खतरों से संबंधित हर चीज से डेटा-समर्थित अंतर्दृष्टि प्रदान करता है, जो सभी आपको स्केल-योग्य मंदी को सहन करते हुए माइनस स्केल करने की अनुमति देगा।

निःसंदेह, आप जितने अधिक प्रोजेक्ट प्रबंधित करेंगे, उतनी अधिक संभावना होगी कि आप SaaS सॉफ़्टवेयर जैसे अधिक संख्या में टूल पर भरोसा करेंगे। इसलिए, निगरानी करना महत्वपूर्ण है और सभी आईटी प्रणालियों को नियंत्रित करें, बुनियादी ढाँचा, और संपत्तियाँ और आईटी बुनियादी ढाँचा यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे बिना किसी रुकावट के उपलब्ध और विश्वसनीय रहें - चाहे आपका व्यवसाय और आपकी परियोजनाएँ बड़ी हों या छोटी।

3. जोखिम का प्रबंधन

जैसे-जैसे व्यवसाय बड़े होते हैं, वे निस्संदेह ऐसी स्थितियों का सामना करते हैं जिनमें उच्च जोखिम होता है जिसके लिए बार-बार त्वरित निर्णय लेने की आवश्यकता होती है। छोटे व्यवसायों के लिए, जोखिम प्रबंधन पर मानव-आधारित हस्तक्षेप स्वीकार्य है। लेकिन व्यावसायिक जिम्मेदारियों के विस्तार के साथ दुर्लभ संसाधनों को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने की अतिरिक्त जिम्मेदारी भी आती है। परियोजनाओं पर एक साथ काम करने की जरूरत है और अंतर्निहित जोखिमों को नियंत्रण में रखने की जरूरत है।

पीएम सॉफ्टवेयर कार्य प्रदर्शन को शेड्यूल करने के लिए ऐसे प्रमुख मेट्रिक्स का पता लगाने में सक्षम बनाता है, एसईएस को निर्धारित समय सीमा को पूरा करने के संबंध में अपनी स्थिति की समीक्षा करने की अनुमति देता है। यह क्षमता वाली टीमों को पर्याप्त योजना बनाने में सक्षम बनाता है ताकि या तो समय सीमा को समायोजित किया जा सके या किसी निश्चित इकाई को अधिक संसाधन आवंटित किए जा सकें ताकि स्थितियों को बिगड़ने से रोका जा सके। का चरण परियोजना विश्लेषण इस तरह के अतिरिक्त समर्थन से भी बढ़ावा मिलता है।

4. गलत प्रबंधन वाली परियोजनाओं के दुष्परिणाम

परियोजनाओं को बेतरतीब ढंग से प्रबंधित करने से संगठन की छवि पर अच्छा असर नहीं पड़ेगा। न ही यह किसी संगठन के लिए अपनी क्षमताओं का दोहन करने और क्षितिज से परे अन्वेषण करने के लिए एक स्वस्थ संकेत है। ऐसा दृष्टिकोण केवल प्रतिस्पर्धा को बढ़ावा देगा जो ग्राहकों को उनके क्षेत्र से दूर भी ले जा सकता है। इसलिए, संगठनों के लिए यह जरूरी है कि वे अपनी कमर कस लें और प्रभावी परियोजना प्रबंधन समाधानों के साथ उत्कृष्टता के लिए प्रयास करें।

एक अच्छी तरह से प्रबंधित परियोजना पाइपलाइन ही समग्र संगठन के प्रदर्शन को कुशल बनाएगी। परियोजनाओं का प्रवाह या एक परियोजना से दूसरे परियोजना तक बढ़ने की यात्रा सुचारू रहने वाली है। प्रत्येक परिवर्तनशील चरण सम और नियंत्रण में होने वाला है। परियोजना प्रबंधन पारिस्थितिकी तंत्र में खामी ढूंढना लगभग असंभव होगा। और इसलिए ऐसे संगठन का अधिदेश 'परियोजना प्रबंधन को सरल बनाना' होगा।

यह अनुमान लगाया गया है कि खराब परियोजना प्रदर्शन के कारण इस वर्ष उनकी लगभग 12% वित्तीय स्थिति खराब हो जाएगी। यह वैश्विक स्तर पर 3K से अधिक परियोजना प्रबंधन पेशेवरों के प्रोजेक्ट मैनेजमेंट इंस्टीट्यूट (पीएमआई) के सर्वेक्षण से लिया गया है। वैश्विक स्तर पर परियोजना पेशेवरों की मांग 88 तक बढ़कर 2027 मिलियन होने का अनुमान है।

यह उस प्रभाव को चित्रित करता है जो परियोजना प्रबंधन या इसकी कमी का आगे चलकर व्यवसायों पर पड़ने वाला है।

5. प्रभावी परियोजना प्रबंधन के साधन

रणनीति का समर्थन करने के लिए एक मजबूत परियोजना प्रबंधन संस्कृति को एकीकृत करना आवश्यक है। संगठनों को परियोजना प्रबंधकों और कार्यकारी प्रायोजकों के बीच बंधन को मजबूत करके प्रभावी परियोजना प्रबंधन की नींव रखने की आवश्यकता है। साथ ही, नए और नवोन्वेषी वर्कफ़्लो विकसित करने के लिए दृष्टिकोण लचीला और परिवर्तन के प्रति ग्रहणशील होना चाहिए।

शानदार परियोजना प्रबंधन पहलुओं का लाभ उठाने के लिए टास्क फोर्स को तकनीकी जानकारी के साथ सशक्त बनाने की आवश्यकता है। संगठन सेमिनार आयोजित करने से लेकर अपने कर्मचारियों को ऑनलाइन पाठ्यक्रमों के लिए पंजीकृत करने और उनके कौशल का उपयोग करने तक कई कदम उठा सकते हैं। यह जवाबदेही और चपलता टीम के सदस्यों को न केवल प्रौद्योगिकी के उतार-चढ़ाव का समर्थन करने का अवसर देती है, बल्कि सही परियोजना प्रबंधन मानकों और उपकरणों में भी बंधी रहती है।

वरिष्ठ प्रबंधन की मानसिकता को भी परियोजना प्रबंधन संचालन को एक लागत केंद्र के रूप में देखने से एक प्रचलित डोमेन में बदलाव देखने की जरूरत है जहां कर्मचारियों को एक तकनीशियन, मार्गदर्शक और परियोजना वितरण विशेषज्ञ के रूप में एक ही समय में तैनात किया जा सकता है।

एक अच्छी तरह से सुसज्जित परियोजना प्रबंधन लेआउट अंततः राजस्व आय में वृद्धि का कारण बनेगा। इसलिए इसे अनिवार्य रूप से स्वीकृत जिम्मेदारी के बजाय एक निवेश समझें। इस तरह का खुला दृष्टिकोण परियोजनाओं के निष्पादन में प्रतिबिंबित होगा और आगामी परियोजनाओं के कार्यान्वयन में भी जारी रहेगा, जिससे यह प्रगति का चक्र बन जाएगा।

6. परियोजना प्रबंधन में अपग्रेड करें या नष्ट हो जाएं

इस प्रकार यह अनुमान लगाया जा सकता है कि संगठनात्मक विकास के हर मोड़ पर, हर संगठन के पदानुक्रम स्तर पर और सीखने की प्रत्येक घटना पर परियोजना प्रबंधन कौशल को आत्मसात करना आवश्यक है। प्रत्येक स्टाफ सदस्य को इसके लाभों के प्रति उन्मुख होने की आवश्यकता है और किसी भी व्यावसायिक स्थिति को धैर्य और उत्साह के साथ निपटने के लिए उनके कौशल को पर्याप्त रूप से निखारा जाना चाहिए।

प्रभावी परियोजना प्रबंधन कौशल का प्रभुत्व यहाँ बना रहेगा और केवल वे ही जो उभरते रुझानों के साथ तालमेल बनाए रख सकते हैं, दिन की रोशनी के माध्यम से देख पाएंगे, रडार के साथ तालमेल बिठा पाएंगे और उसके साथ आगे बढ़ पाएंगे।

(बोनस टिप: अपने कौशल और पोर्टफोलियो को मजबूत करने के लिए, एक कार्य करें परियोजना प्रबंधन पाठ्यक्रम आपको इसे और अधिक समझने में मदद करने के लिए! उदाहरण के लिए, ए एपीएम पीएमक्यू योग्यता)

परियोजना और कार्यक्रम प्रबंधक आज लाभप्रद स्थिति में हैं जहां वे अस्पष्टता और अनिश्चितता के चरणों के माध्यम से संगठन नेतृत्व को प्रभावित करने में मदद करने के लिए खुद को राजदूत के रूप में ढाल सकते हैं।

इसके लिए बस एक छोटी सी शुरुआत, सही दिशा में एक कदम, सिस्टम में विश्वास की आवश्यकता है, और बाकी सब अपने आप हो जाएगा। जैसा कि अवलोकन किया गया है, एक सफल परियोजना दूसरे को प्रेरित करेगी और यदि यह संयोग से विफल भी हो जाए, तो एक परियोजना की सीख दूसरे की मदद करेगी।

श्यामल के संस्थापक हैं स्मार्टटास्क , एक ऑनलाइन कार्य प्रबंधन उपकरण जो टीमों को यह स्पष्ट करके अधिक उत्पादक बनने में मदद कर रहा है कि कौन कब क्या कर रहा है। शोध और रणनीतियों को साझा करने की प्रवृत्ति है जो टीम की उत्पादकता को लाभ पहुंचा सकती है।