Početna  /  Svi  /  11 tehnika za poboljšanje radne produktivnosti zaposlenika

11 tehnika za poboljšanje radne produktivnosti zaposlenika

Produktivnost

Tijekom proteklih sedam godina naše digitalne agencije učili smo i iz godine u godinu postajali sve učinkovitiji. Želim s vama podijeliti jedanaest jednostavnih tehnika koje će vam omogućiti da pojednostavite rad svojih zaposlenika i vaše vrijeme osobno i uštedite vrijeme gdje je potrebno.

1. Rad s dva zaslona

Godinama smo radili s jednim zaslonom, a samo je naš programer radio s dva zaslona. Prošle godine smo dodali ekran za svakoga od nas tako da svi radimo s dva ekrana. Odmah smo osjetili promjenu od tog dana. Svaki zaslon ima drugačiji preglednik s drugim otvorenim karticama, a prebacivanje između web-mjesta (e-pošta, Trello, Google Drive itd.) mnogo je brže i učinkovitije.

Ako, na primjer, želite dati korisniku komentar o njegovoj stranici, na jednom ekranu će biti otvorena stranica, a na drugom ekranu će biti otvoren email. Samo to značajno skraćuje mnoge procese, a možete sami raditi izračun kada se radi o desecima ili stotinama takvih interakcija dnevno.

2. Standup

Ne, ne govorim o humorističnoj seriji 🙂

Koncept “standup” preuzet je iz svijeta startupa. Start-up timovi započinju jutro pregledom statusa zadataka svake osobe za taj dan. U mnogim slučajevima pregled se radi stojeći, (dakle i stojeći), ali naravno, nije obavezan.

Ovaj proces, koji bi trebao trajati oko 5-10 minuta svako jutro, stavlja zaposlenike (i vas) u dnevnu rutinu i omogućuje vam da stvorite pametan skup prioriteta s jedne strane i usredotočite se na važne zadatke s druge strane. druga ruka.

2-zaslona

3. Rad sa softverskim zadacima

Nemojte se oslanjati samo na pamćenje stvari napamet. Sve svoje zadatke trebate zapisati i dokumentirati u interna baza znanja. Mnogi od nas jednostavno prikupljaju sve zadatke e-poštom i čak šalju e-poštu sa zadacima. Radili smo to dugo vremena, ali rad s vanjskim To-Do Listom i vanjskim softverom za upravljanje projektima (kao što je Trello, s kojim radimo) poboljšat će vašu učinkovitost.

Jednom kad vam je previše toga 'u glavi' ili vam je e-pošta preplavljena zadacima, ne možete pravilno odrediti prioritete, ne možete održati fokus i mobilnost, preopterećujete se i propuštate nekoliko stvari.

S sustav upravljanja zadacima, kao poslodavci, možete provjeriti koji su zadaci otvoreni za svaku osobu, koji su zadaci u tijeku, koji zadaci čekaju treću stranu, a koji su već riješeni.

4. Dnevni sažetak

Slično Odjeljku 2 (Standup), ovoj tehnici također je potrebno nekoliko minuta kako biste osigurali da vaši zaposlenici pravilno iskoriste radni dan.

Pet do deset minuta prije svakog kraja dana, svaki zaposlenik može vama (ili voditelju osoblja,/njegovom odjelu) poslati e-mail sa svim stvarima koje je radio tog dana.
E-pošta ne smije biti dugačka od 50 redaka, već sažeta e-poruka koja u kratkim točkama sažima sve obavljene zadatke te zadatke ili komentare na koje treba obratiti pozornost.

Ako pravilno primijenite ‘Standup’, tehnika ‘Dnevnog sažetka’ nije uvijek potrebna.

todolist

5. Počnite s teškim zadacima ujutro

Jeste li stigli do ureda? Jesi li piti kavu? Ovo je najbolje vrijeme da prođete kroz svoje teške zadatke i krenete naprijed s njima. Ako teške zadatke odgodite za kraj dana, dogodit će se jedna od dvije stvari: ili ćete ih odgoditi za sljedeći dan ili ćete biti umorni i nekoncentrirani te ih nećete obavljati dovoljno učinkovito.

Ako postoji zadatak koji morate obaviti, a stalno odgađate i odgađate, rezervirajte vrijeme za to na zajedničkom rasporedu kako bi svi znali da vas ne gnjave u vremenu koje ste planirali. Više savjeta o vrijeme upravljanja može se naći ovdje.

težina

6. Diverzificirajte zadatke

Kako spriječiti odlazak zaposlenika? Nije uvijek moguće, ali pokušajte svojim zaposlenicima dati zadatke ne samo u ograničenom području u kojem su uključeni. U trenutku kada netko radi istu stvar istog tipa cijeli dan, za vrijeme trajanja svog posla, on nazaduje i ne učiti nove stvari svakodnevno. Na primjer: pronalaženje novih web alata na terenu, pisanje članka za blog, pronalaženje suradnje, itd. Dodajte malo angažman zaposlenika aktivnosti i dodatno osposobljavanje za bolji životopisi osoblja i spremni ste za uspjeh.

A izrađivač radnog rasporeda također može igrati ključnu ulogu u povećanju angažmana i zadovoljstva zaposlenika. Korištenjem ovog alata za izradu fleksibilnijih i personaliziranijih rasporeda zaposlenicima možete pružiti priliku da uravnoteže svoj posao s osobnim interesima i razvojem.

7. Korištenje odgovarajućeg softvera i alata

Korištenje alata (besplatnih/plaćenih) može vam uštedjeti dragocjeno vrijeme.
Uzmimo tri jednostavna primjera za koje se čini da ih već implementirate:

–  Možete izdati fakture s knjigom računa i poslati ih poštom svakom kupcu i možete ih koristiti softver za upravljanje fakturama upravljati fakturama i raditi sve online i to na mnogo brži i lakši način.

–  Možete provjeriti lokacije na Googleu ručnim pretraživanjem u anonimnom prozoru za svakog klijenta kojeg organski promovirate, a možete raditi i sa softverom za automatsko postavljanje.

–  Vodite li kampanje koje pomažu korisnicima na Facebooku? Možete se prijaviti s e-poštom i lozinkom svakog kupca zasebno ili jednostavno raditi s Business Managerom i dobiti dopuštenja za upravljanje oglasima svakog kupca na jednom mjestu.

Spomenuo sam tri prilično trivijalna primjera, ali ovo možete implementirati na mnoge druge radnje i zadatke koje obavljate svakodnevno, a već su razvijeni alati koji mogu skratiti procese.

8. Izgradite automatizirane procese

Što su procesi automatiziraniji, bit će manje pitanja i manje nejasnoća. Na primjer, što se događa u trenutku kada sklopite posao s novim kupcem? Izgradite proces koji će biti napisan i jasan svima koje to zanima: prodavač ažurira CRM, šalje e-poštu s detaljima transakcije upravitelju i e-poštu s relevantnim detaljima upravitelju portfelja klijenta u vašoj tvrtki. Voditelj portfelja kupaca otvorit će novi projekt u softveru s kojim radi, a voditelj računa će kontaktirati kupca u vezi plaćanja i izdati račun, itd.

Osim toga, u današnje doba postoji dosta sustava koji mogu pojednostaviti procese i stvoriti automatizirana sučelja. Više o automatizaciji možete pročitati u našim sljedećim postovima (dakle, ako se još niste prijavili na newsletter, ovo je vrijeme!).

marketing-automacija

9. Riješite se kupaca i ljudi koji smetaju i nisu vrijedni vašeg vremena

Imate li klijente koji vas zovu svaki dan, a situacija se ne popravlja? Ponekad vam odustajanje od kupca može samo koristiti. Ova točka je važna i relevantna ne samo za kupce, već i ako imate pružatelje koji više pričaju nego što rade ili vole gubiti vrijeme svaki put prije novog projekta ili plaćanja. To je također znak da je vrijeme da pronađete drugog pružatelja usluga.

10. Samo oni koji moraju biti na sastanku trebaju biti na sastanku

Imate sastanak s postojećim/novim kupcem? Ne morate dovesti cijeli odjel na sastanak. Isto vrijedi i za sastanke odbora.
Održavajte visoku razinu učinkovitosti da samo oni koji stvarno moraju biti prisutni na sastanku budu prisutni. Ako zaposlenik sa sastanka treba vašu pomoć (ili pomoć drugog člana tima) za određeni dio sastanka, onda je to naravno moguće i bit će puno učinkovitije za sve strane.

sastanci

11. Maksimalno iskoristite vrijeme putovanja

Radite li u fizičkom uredu? Čini se da dobar dio dana “protratite” na putu. Bilo da se radi o vlaku, autobusu ili automobilu, nemojte ovo vrijeme smatrati mrtvim. Poslušajte podcast i obogatite svoje znanje ili se pobrinite za stvari koje možete riješiti na telefonu (ako vozite, nemojte slati poruke ili nešto slično 🙂 ) Preumorni ste? Slušanje glazbe također je odlično.

Podijelite s nama više tehnika koje vam pomažu da poboljšate svoju učinkovitost na poslu ovdje ispod u komentarima.

Iznimno predani poduzetnik, suosnivač Poptina i Ecpm Digital Marketinga. Devet godina iskustva u području digitalnog marketinga i vođenja internetskih projekata. Diplomirao ekonomiju na Sveučilištu u Tel Avivu. Veliki obožavatelj A/B testiranja, optimizacije SEO i PPC kampanja, CRO-a, growth hackinga i brojeva. Uvijek voli testirati nove oglašivačke strategije i alate te analizirati najnovije start-up tvrtke.