“Što su složeni projekti?”
Prije nego što se pomaknete prema dolje i prođete kako možete pojednostaviti upravljanje složenim projektima, Vjerujem da je za nas ključno razumjeti što projekt čini složenim bez obzira na njegovu veličinu.
Jednostavnije rečeno, složeni projekti su oni koji su obuhvaćeni daleko većim brojem izazova i većim stupnjem neizvjesnosti u pogledu njihovog ishoda u odnosu na jednostavne ili komplicirane projekte.
Ovdje treba napomenuti da komplicirani projekti nisu nužno i složeni projekti. Složeni projekti jedinstveni su u smislu da ih karakteriziraju i predvidljive i nepredvidive međuovisnosti koje uključuju više timova i dionika.
Kada projekt postane složen, uobičajeni ili tradicionalni pristupi upravljanju projektom prestaju biti učinkoviti.
Neki jasni, uobičajeni znakovi složenog projekta su sljedeći:
- Visoka razina neizvjesnosti i nepoznatih ovisnosti
- Međusobno povezani, međuovisni timovi
- Krajnje nepredvidiv
- Teška vremenska ograničenja
- Uključivanje različitih ljudi iz različitih odjela ili jedinica
- Brze promjene u svakoj fazi
- Visoki ukupni trošak
- Opsežna uporaba tehnologije
- Nepravilno korištenje novca
- Komplicirano raspoređivanje
Kako se lako uhvatiti u koštac sa složenim projektima
1. Koristite moćan softver za upravljanje projektima
Trebali biste imati snažnu timsku suradnju i softver za upravljanje projektima koji vama i vašem timu omogućuje praćenje vaših zadataka i projekata sa centralizirane lokacije.
A PWC istraživanje otkrio je da korištenje softvera za upravljanje projektima može katapultirati izvedbu i da ga koristi 77% visokoučinkovitih projekata. Snažan softver za upravljanje projektima omogućuje timovima jednostavno planiranje, suradnju, organiziranje i isporuku projekata svih veličina, na vrijeme jer široko raspršeni članovi tima mogu neprimjetno surađivati na poslu s bilo kojeg uređaja, bilo koje lokacije.
S tim u vezi, dok se Notion ističe fleksibilnošću i svestranošću, neki korisnici mogu preferirati alate koji daju prioritet dubinskim funkcijama upravljanja projektima i integracijama za njihove specifične potrebe. Tako, ako tražite alternative za Notion, istražite razne opcije nudeći više specijaliziranih značajki prilagođenih složenim projektnim tijekovima rada.
Napredne značajke poput grupnog razgovora, upravljanja zadacima, praćenje korištenja računalae, planiranje projekta, kanban ploče, gantograma, itd., olakšavaju članovima tima praćenje individualne izvedbe, statusa zadatka, napretka projekta dok su u toku sa svim nedavnim aktivnostima unutar projekta.
2. Objasnite zajednički cilj projekta
Želite li se ukrcati na let koji nema planirano odredište? Ne, jer vjerojatno nećete završiti nigdje. Isto vrijedi i za timski rad. Ključno je jasno objasniti zajednički cilj projekta sa svojim timom prije nego počnete definirati radne uloge i odgovornosti.
Pobrinite se da je svaki član tima na istoj stranici u pogledu cilja projekta kao i organizacijske vizije. Zajednički rad prema postavljenom cilju vjerojatno će osigurati da vaš tim bude ujedinjen, da ostane na pravom putu i da bude motiviran za postizanje uspješnih rezultata.
Možete odlučiti rastaviti svoj zajednički tim i ciljeve projekta na manje, upravljive ciljeve za pojedince i odjele. Članovi tima trebaju razumjeti što rade i zašto te kako će imati koristi od uspješne i pravovremene isporuke projekta.
3. Osigurajte jasnu raspodjelu radnih uloga i odgovornosti
Zbunjenost i nesporazumi u vezi s raspodjelom zadataka posljednja su stvar koju bi svaki voditelj projekta želio kada upravlja složenim projektima. Važno je dodijeliti zadatke pravim ljudima koji imaju odgovarajuće vještine za učinkovito obavljanje zadataka koji su im dodijeljeni. Iskorištavanje stručnosti certificirani projektni menadžment profesionalci mogu značajno poboljšati raspodjelu i izvršenje zadataka.
Ne možete to učiniti ručno, pogotovo u ovom digitalnom dobu. Koristite učinkovit sustav upravljanja zadacima za stvaranje, dodjelu, dodjelu i praćenje zadataka i projekata kako biste osigurali jasnu raspodjelu radnih uloga i odgovornosti.
Dodatnu jasnoću možete dodati dodijeljenim zadacima dodavanjem datuma početka i roka, postavljanjem procjena vremena, dodavanjem oznaka, datoteka za prilaganje i provjeru. To će pomoći smanjiti sukobe među timovima ili nesporazume na najmanju moguću mjeru, istovremeno potičući transparentnost i odgovornost unutar tima.
Kako ljudi nastavljaju raditi na svojim zadacima, možete nadzirati status i napredak svakog zadatka pojedinačno kako biste bili sigurni da je dovršen unutar određenog vremenskog okvira.
4. Redovito pratite napredak projekta
Mnogi projekti propadaju jer voditelji projekta ne provode redovito praćenje i procjenu. Oni definiraju ciljeve, dodjeljuju zadatke i prijavljuju se timovima neposredno prije zadanog roka. Ovaj pristup ostavlja premalo vremena za korekciju tečaja ako su potrebne korektivne radnje kako bi se osigurala pravovremena isporuka projekta.
Da, to se predlaže voditelji projekta ne bi trebali prečesto tražiti ažuriranja zadataka od članova tima jer bi to moglo dovesti do mikromenadžmenta. Međutim, u isto vrijeme, također je preporučljivo da redovito prate napredak projekta kako bi bili sigurni da je na pravom putu.
To će također omogućiti voditeljima projekata i timovima da identificiraju uska grla i riješe ih na vrijeme.
5. Vježbajte besprijekornu suradnju
Ne možete se nadati da ćete upravljati složenim projektima osim ako vaš tim besprijekorno surađuje bez obzira na to odakle rade. Sada suradnja nije ograničena samo na članove tima, već uključuje i koordinaciju s klijentima i dionicima.
Važno je da se ključne informacije razmjenjuju između projektnih timova i klijenata kako bi se osigurala točna izvedba. Ovo je gdje koristeći dobar alat za suradnju može omogućiti svim uključenim stranama da dijele zajedničku platformu.
Koristeći takav alat, svatko može biti u tijeku s napretkom projekta dok na vrijeme dijeli važne informacije. Alatima za suradnju može se lako pristupiti na bilo kojem uređaju, što znači da možete upravljati svojim složenim projektima u pokretu dok surađujete s drugima iz jedne aplikacije.
6. Stvorite uspješno timsko okruženje
Složenim projektima najbolje upravljaju produktivni, visoko motivirani pojedinci koji vole izravno prihvaćati izazove.
Vaše timsko okruženje može igrati ključnu ulogu u definiranju uspjeha projekta ili na neki drugi način. Čak i najvještiji i najtalentiraniji članovi tima mogu izgubiti svoj žar kada rade u negativnom timskom okruženju.
Izrada a pozitivno, napredno timsko okruženje gdje članovi tima podržavaju i vjeruju jedni drugima mogu učiniti čuda za izvedbu vašeg projekta kao i za organizacijske ciljeve. Timsko okruženje utječe na ponašanje i radni učinak svakog člana.
Voditelji projekata ili voditelji timova mogu stvoriti napredno i poticajno timsko okruženje. Prirodno je da kada su ljudi cijenjeni, cijenjeni i ako im se vjeruje, vjerojatno će raditi s više žara i postići sjajne rezultate.
Bruno Marota, koji vodi platformu slagalica im-a-puzzle, objašnjava: “Da biste stvorili pozitivno timsko okruženje, ponašajte se prema drugima onako kako biste željeli da se prema vama ponašaju. To znači davanje priznanja za dobar rad, pretvaranje neuspjeha u iskustvo učenja i njegovanje povjerenja kako bi vaš tim mogao samostalno donositi odluke. Možete čak potaknuti ravnotežu tijekom radnog dana, potičući pauze od posla. Na primjer, kažemo našem timu da igraju naše igre zagonetke kao način da se odmaknu od posla i napune baterije.”
7. Imajte prave resurse
Vaš će tim imati problema s upravljanjem složenim projektima ako nemate prave resurse koje biste mogli iskoristiti u pravo vrijeme. Dok voditelji projekta možda nemaju veću kontrolu nad nekim aspektima resursa, vi i dalje možete utjecati na proces.
Možete upotrijebiti analizu nedostatka resursa kako biste izdvojili vještine potrebne za učinkovito upravljanje projektom. Također možete procijeniti vještine vašeg trenutnog skupa resursa.
Možete odrediti trebate li neke aspekte projektnog rada angažirati vanjskih izvođača kako biste zaposlili kvalificirane, iskusne ljude s oštrom poslovnom oštroumnošću.
Trebali biste predvidjeti svoje potrebe za resursima u različitim fazama projekta kako biste bili sigurni da nećete imati dovoljno osoblja. Trebali biste navesti koji su vam resursi potrebni za životni vijek projekta kao i na nepuno radno vrijeme.
8. Ubrzajte donošenje odluka
Brzo donošenje odluka ubrzava završetak projekta. Složeni projekti ne trebaju birokratsko upravljanje koje koči donošenje odluka.
Organizacija treba implementirati model upravljanja koji odgovara njezinoj kulturi rada, projektnom timu kao i voditelju. Ako voditelj projekta ne može donijeti neke odluke, onda ih treba proslijediti odboru za upravljanje.
Također, važno je da dionici imaju jasno razumijevanje ovlasti donošenja odluka voditelja projekta, procesa eskalacije i tko ima konačnu ovlast za donošenje konačne odluke.
Također je važno da voditelji projekata potiču donošenje odluka među vitalnim članovima tima. Kada voditelji projekta očekuju određenu razinu neovisnosti od višeg menadžmenta u vezi s donošenjem odluka, trebali bi dati sličnu neovisnost i svom timu.
9. Odaberite pravi pristup podršci provedbi projekta
Tradicionalni pristup životnog ciklusa upravljanju projektima smatra se idealnim za projekte s blagim razinama nepredvidljivosti.
Vodopadni model upravljanja projektima učinkovito su naširoko koristili projektni timovi za upravljanje projektima, ali ova metodologija nije idealna za sve slučajeve.
Korištenje Agile metodologije smatra se idealnim za projekte s visokom razinom neizvjesnosti, čiji krajnji rezultat nije moguće točno definirati od samog početka.
Zbog toga je važno identificirati karakteristike projekta kako bi se odredilo koju metodologiju upravljanja projektom treba koristiti.
Time biste dodatno razjasnili svoje planiranje projekta i izvršenje. U nekim slučajevima, mogli biste razmotriti kombiniranje Agile i Waterfall metodologija, također poznatih kao "hibridni" pristupi.
Ako voditelj projekta nema iskustva u vođenju agilnih projekata, trebao bi proći potrebnu obuku kako bi mogao učinkovito upravljati složenim projektima kojima se najbolje upravlja agilnim pristupom.
Završna misao
Očito je da složeni projekti zahtijevaju drugačiji pristup od onoga što biste inače učinili za upravljanje tipičnim projektima. Složeni projekti su nepredvidivi, promjenjivi. Voditelji projekata i njihovi timovi moraju biti dinamični i fleksibilni kako bi se uspješno uhvatili u koštac s neviđenim promjenama plana projekta.
Ipak, korištenje odgovarajućeg softvera za upravljanje projektima i timsku suradnju može vam pomoći da se nosite s većinom složenih izazova upravljanja projektima koji se postavljaju pred vaš projektni tim.
Posjedovanje paketa naprednih značajki za upravljanje projektima pod jednim virtualnim krovom omogućuje projektnim timovima veću kontrolu nad zadacima i projektima budući da mogu besprijekorno surađivati jedni s drugima.
Autora Biografija
Nandini Sharma je pomoćnica voditelja marketinga u ProofHub. Specijalist u području marketinga, Nandini je dobro upućen u tehničko znanje i uvijek je u korak s najnovijim trendovima u digitalnom svijetu.
