Videokonferencije se odnose na primjenu tehnologije u kojoj ljudi mogu osjetiti da su u prisutnosti drugih dok borave na različitim geografskim lokacijama. Pomaže timovima da vide svoje kolege i ured kao da su upravo tamo.
Videokonferencije su poznate i pod drugim pojmovima kao što su vizualna suradnja ili virtualni sastanak. Prema Lifesizeu, 76% ljudi koji rade kod kuće koristi virtualne konferencije, a 75% navodi veću produktivnost i bolju ravnotežu između poslovnog i privatnog života.
Vrste video konferencija
Postoje različite vrste rješenja za video konferencije. Neki od najpopularnijih uključuju:
Videokonferencija temeljena na oblaku:
Videokonferencija temeljena na oblaku oblik je videokonferencije koji ljudima omogućuje komunikaciju i suradnju putem svojih uređaja povezanih s internetom. Primjeri uključuju Skype za posao, Zoom, Google Meet i mnoge druge.
Prijenos uživo:
Prijenos uživo odnosi se na komunikaciju u stvarnom vremenu putem interneta, koja koristi a live video feed i audio prijenos. Timovi ih mogu koristiti i u postavkama jedan na jedan i u grupi.
Dijeljenje udaljene radne površine:
Dijeljenje udaljene radne površine omogućuje korisnicima dijeljenje pristupa i kontrole između drugih računala. Timovi ih obično koriste u svrhu tehničke podrške.
Lokalno:
An on-premise videokonferencijski sustav hostuje i upravlja dobavljač. Klijenti imaju namjenske poslužitelje za domaćine svojih sastanaka, ali također imaju pristup osoblju za podršku dobavljača ako im zatreba pomoć.
Domaćin:
Treća strana (obično IT tvrtka) obično upravlja hostiranim rješenjem za videokonferencije. Klijent treba samo osigurati svoj hardver, a njime se bavi dobavljač.
Treća strana brine o svim ostalim aspektima sustava, uključujući instalaciju i podršku.
Mobilna video konferencija:
Mobilna videokonferencija omogućuje korisnicima da se pridruže sastanku putem pametnih telefona ili tableta. Savršen je za profesionalce u pokretu koji žele sudjelovati u raspravama dok su daleko od stolnih računala.
Tvrtke i poduzetnici koriste video konferencije u razne svrhe, uključujući poslovne sastanke, prodajne pozive i video snimci. Koriste ga i za interne potrebe kao npr uvođenje novih zaposlenika, suradnja između odjela i hibridni radni prostori.
Prednosti videokonferencije
Ovaj će se članak usredotočiti na to kako videokonferencije poboljšavaju hibridni rad. Nastavimo;
Bolja produktivnost zaposlenika
Videokonferencije ljudima na različitim lokacijama olakšavaju učinkovitu suradnju, što povećava produktivnost i rezultate za vašu organizaciju. To se posebno odnosi na hibridne radne prostore u kojima zaposlenici rade na daljinu.
Kada imate ured na jednom mjestu i zaposlenike koji rade na daljinu, može biti izazovno održavati sve na istoj stranici. Daljinski alati kao što su videokonferencije, olakšavaju komunikaciju s udaljenim zaposlenicima bez njihovog dolaska u ured ili putovanja na sastanak s klijentima.
Povećani angažman i izgradnja tima
Vizualna suradnja također omogućuje zaposlenicima da se osjećaju povezanijima sa svojom tvrtkom i kolegama. Kad timovi često putuju, lako im je da se osjećaju nepovezano. Videokonferencije pomažu zaposlenici se osjećaju angažiranijim tako što ćete ih informirati o novostima i događajima tvrtke i vidjeti kako ljudi rade.
Tijekom virtualnih sastanaka timovi također mogu igrati igre probijanja leda i vježbe izgradnje tima koje im pomažu da se bolje upoznaju. Također može pomoći u izgradnji timskih veza i odnosa, što dovodi do bolje komunikacije i suradnje.
Poboljšana komunikacija i suradnja
Suradnja i komunikacija postaju lakše upravljivi kada se jasno vidite i ostanete povezani. Alati za videokonferencije pomažu vam u interakciji čak i s mnogo suigrača jer većina aplikacija može primiti brojne sudionike na jednom zaslonu.
S virtualnim sastankom također možete koristiti bijele ploče i suradničke dokumente za razmjenu ideja i zajednički rad na projektima. To može pomoći timovima da ostanu u tijeku s onim što se događa u svakoj fazi projekta ili procesa, olakšavajući svima uključenima da rade zajedno prema zajedničkom cilju ili rezultatu.
Poboljšani procesi donošenja odluka
Uz praktičnu komunikaciju, donošenje odluka postaje lakše jer ključni donositelji odluka mogu lako zakazati virtualni sastanak bez vezanja vremenom ili lokacijom. Osobito je korisno za velike organizacije, u kojima se ključni dionici nalaze diljem svijeta i ne mogu se redovito sastajati osobno.
Virtualni sastanci također su prikladni za timove koji moraju brzo donositi odluke, kao što su prodajni i marketinški timovi, koji moraju brzo reagirati mijenjanje tržišnih trendova. Ove vrste sastanaka mogu pomoći u smanjenju vremena potrebnog za donošenje odluka pružanjem trenutnog pristupa njihovoj bazi znanja i svim relevantnim informacijama.
Poboljšan organizacijski rast
Virtualni sastanci također su korisni organizacijama koje su u velikom porastu. Može uključivati startupe koji se moraju brzo proširiti ili velike korporacije koje se žele proširiti na međunarodnoj razini. Virtualne sesije mogu vam pomoći u upravljanju rastom vaše organizacije omogućujući vam da komunicirate sa zaposlenicima na različitim lokacijama, koordinirate projekte i brzo dijelite važne informacije.
Uključivanje novih zaposlenika još je jedno područje u kojem virtualni sastanci mogu biti korisni. Virtualni sastanci pomažu novim zaposlenicima da se brzo upoznaju s organizacijom i njezinom kulturom pružajući informacije o njihovim ulogama, odgovornostima i očekivanjima.
Poboljšana kultura tvrtke
Korištenje videokonferencije također može pomoći u stvaranju poboljšane kulture tvrtke. Virtualni sastanci omogućuju vam da bolje upoznate svoje zaposlenike omogućujući im da podijele svoje misli i mišljenja o organizaciji.
Pomaže izgraditi povjerenje između menadžera i zaposlenika, što je bitno za poticanje okruženja u kojem se ljudi osjećaju ugodno izražavajući se.
Također možete koristiti video konferencije za slavlje postignuća i prekretnica. Pomaže u stvaranju snažnijeg osjećaja zajedništva i prijateljstva među zaposlenicima dopuštajući im da se okupe virtualno kako bi podijelili svoja iskustva.
Vizualna suradnja također je odličan način za jačanje morala. Možete ga koristiti kao virtualni sustav nagrađivanja tako što ćete organizirati zabavne događaje poput filmskih večeri ili turnira u igrama u kojima se zaposlenike potiče na sudjelovanje. To je sjajan način da pomognete svom timu da se poveže oko zajedničkih interesa, a istodobno ih natjerate da skrenu misli s posla.
Sastanci tima i tvrtke koji se mogu snimati
Videokonferencija vam omogućuje da snimite cijeli sastanak i pohranite ga za kasniju upotrebu. Snimanje pomaže stvoriti organiziranu bazu znanja koje timovi mogu koristiti kad god netko propusti sastanak ili želi pregledati raspravu govornika. To je također odličan način za dokumentiranje smislenih razgovora i njihovo stavljanje na raspolaganje za buduće potrebe.
Snimanje sastanaka tima i tvrtke također pomaže govorniku da se usredotoči na raspravu bez brige o smetnjama i ponavljanjima. Također omogućuje timovima da prikladno prijave rezultat rasprave svojim menadžerima budući da su snimke lako dostupne.
Poboljšana ravnoteža između poslovnog i privatnog života
Korištenje rješenja za videokonferencije može vam pomoći da postignete bolju ravnotežu između poslovnog i privatnog života. Više ne morate putovati na sastanke ili ostati do kasno u uredu jer su vaši kolege negdje drugdje. Možete prisustvovati sastancima kod kuće ili u pokretu, a ne morate čak ni brinuti o vremenskoj razlici između vas i vašeg tima.
Štoviše, stječete fleksibilnost za učinkovito upravljanje svojim rasporedom uz potencijalnu uštedu na raznim troškovima, uključujući putovanje na posao i čak troškovi kretanja kako bi se prilagodio vašem novom radnom okruženju.
Također možete uzeti pauzu od svog radnog stola i šetati uokolo tijekom videokonferencijskog poziva umjesto da cijeli dan ostanete zalijepljeni za svoje sjedalo.
Također možete iskoristiti prednost snimki videokonferencija kojima možete pristupiti s bilo kojeg mjesta i u bilo koje vrijeme. Ne morate se oslanjati na treću stranu ili drugu osobu da biste pristupili informacijama; možete se prijaviti i učiniti sami.
Smanjeno vrijeme putovanja i troškovi
Videokonferencije mogu biti izvrsna alternativa tradicionalnom radu jer smanjuju količinu putovanja za vas i vaše zaposlenike. Smanjit će putne troškove u smislu novca i vremena i omogućiti vam da imate više online interakcija licem u lice s klijentima ili suradnicima.
Prelazak na virtualne sastanke također može smanjiti troškove tvrtke jer tvrtke ne moraju nužno unajmiti ili kupiti dovoljno prostora za smještaj svojih zaposlenika. To je također izvrstan način da smanjite svoj ugljični otisak i pomognete okolišu smanjenjem količine nepotrebnih putovanja.
Poboljšana korisnička usluga
Virtualni sastanci također su odličan način za poboljšati korisničku uslugu. To je zato što možete komunicirati sa svojim klijentima u stvarnom vremenu, što vam omogućuje da riješite sve komplikacije koje se mogu pojaviti tijekom sastanka. Neophodno je ako imate posla s međunarodnim kupcima i morate se moći prilagoditi njihovoj vremenskoj zoni.
Također možete koristiti virtualne sastanke za pružanje dodatnih usluga koje inače ne bi bile moguće, poput pružanja tehničke podrške, razgovor uživo, ili usluge službe za pomoć. Ove druge usluge tijekom sastanka mogu biti izvrstan način za povećanje zadovoljstva vaših kupaca.
Idemo pregledati
Videokonferencije su učinkovit alat koji zaposlenicima omogućuje učinkovitiji i nesmetan rad. S videokonferencijom dobivate sve prednosti rasprava licem u lice bez vremena i troškova putovanja. Budući da oponaša osobne sastanke, zaposlenici na daljinu osjećat će se uključenijima i povezanijima.
Ti virtualni sastanci poboljšavaju hibridne radne prostore dopuštajući zaposlenicima da međusobno komuniciraju u zajedničkom radnom prostoru. Uklanja sve moguće izazove s kojima se udaljeni radnici mogu suočiti radeći na udaljenosti od svojih kolega ili čak svog tima. Podaci dokazuju da virtualni sastanci povećavaju produktivnost i poboljšavaju ravnotežu poslovnog i privatnog života udaljenih zaposlenika jer se osjećaju povezanijima s organizacijom, čime se povećava predanost i lojalnost.
Deset gore spomenutih prednosti videokonferencija za hibridna radna prostora dokazuju da je učinak virtualnih sastanaka u udaljenim radnim okruženjima i pozitivan i održiv.
Bilo da pokrećete udaljeni tim ili tražite načine da poboljšate produktivnost postojećeg, videokonferencija je neprocjenjiv alat koji će vam pomoći da ostanete povezani i produktivni.
