Kembali 5 Cara Mudah Mengotomatiskan Email Anda untuk Menghemat Waktu dan Meningkatkan Hasil
Bisnis dengan kotak masuk email yang meluap sering kali mengalami penurunan produktivitas secara progresif karena banyaknya waktu yang mereka habiskan untuk mengirim email yang sama. Hal yang sama terjadi ketika mereka menerimanya, karena hal ini dapat mempersulit respons tepat waktu. Untungnya, Anda dapat mengatasi masalah ini dengan otomatisasi email.
Saat Anda mengotomatiskan email, Anda meluangkan banyak waktu untuk pekerjaan yang lebih penting, karena Anda dapat mengatur tanggapan email otomatis. Karena Anda punya waktu untuk melakukan hal lain, Anda dapat menggunakannya untuk meningkatkan efisiensi dan mendapatkan hasil yang lebih baik secara keseluruhan.
Orang sering berpikir ini adalah sesuatu yang terlalu sulit untuk dilakukan, padahal sebenarnya sesederhana itu mengidentifikasi tugas untuk otomatisasi, menggunakan templat email, memanfaatkan kekuatan pemicu dan alur kerja, menjadwalkan email untuk waktu yang optimal, dan melacak kinerja otomatisasi. Apakah kelihatannya banyak? Jangan khawatir; kami di sini untuk membuat semuanya lebih sederhana.
Selami halaman ini untuk mempelajari cara mengotomatiskan email Anda dalam lima langkah sederhana!
1 – Identifikasi Tugas untuk Email Otomatis
Hal pertama yang perlu Anda lakukan sebelum mengirim Anda email profesional adalah mengidentifikasi tugas berulang terkait email yang perlu Anda otomatisasi. Anda tidak dapat mengotomatiskan hal-hal yang memerlukan perhatian Anda, tetapi tugas-tugas yang lebih umum yang tidak memerlukan banyak informasi atau fokus. Yang sedang kita bicarakan email selamat datang, janji temu, pengingat, tindak lanjut, entri data, dan banyak lagi.
Ada banyak cara untuk menganalisis tugas mana yang cocok untuk otomatisasi. Pertama, carilah tugas berulang yang biasa Anda lakukan setiap hari. Setelah itu, periksa seberapa sering Anda perlu melakukan tugas-tugas ini dan berapa banyak waktu yang dibutuhkan pada akhir hari. Anda akan kagum dengan banyaknya waktu dalam sehari yang Anda habiskan untuk melakukan hal yang sama, tetapi pekerjaan Anda tidak berakhir di sini.
Sebelum mencoba mengotomatiskan tugas-tugas tersebut, analisislah betapa rumitnya tugas tersebut. Jika tindakan tersebut tidak cukup sederhana untuk dapat diotomatisasi atau memerlukan penilaian manusia, Anda tetap harus melakukannya. Cari alat otomatisasi yang dapat melakukan pekerjaan persis seperti yang Anda lakukan, lalu uji dan sempurnakan hasilnya.
Kami tahu mungkin terasa merepotkan jika mengulangi proses ini untuk semua tugas berulang yang Anda lakukan setiap hari, namun hal ini akan menghemat lebih banyak waktu Anda dalam jangka panjang. Karena hal itu akan meningkatkan produktivitas Anda, hal itu juga akan meningkatkan penjualan Anda.
2 – Gunakan Template Email
Sekarang setelah Anda mengetahui cara mengidentifikasi tugas yang harus Anda otomatisasi, mari kita bahas lebih dalam: cara mengotomatiskan email. Pesan tindak lanjut, penjualan dan pemasaran, selamat datang, dan selamat tinggal sering kali mengatakan hal serupa, jadi menghabiskan waktu berharga Anda untuk menulis hal yang sama hanya membuang-buang jadwal kerja Anda.
Untungnya, Anda dapat menghemat kerumitan melakukan hal itu dengan menggunakan templat email. Itu adalah pesan pra-tertulis yang dapat Anda sesuaikan dan gunakan kapan pun Anda perlu. Membuat templat ini lebih mudah dari yang Anda kira, dan Anda dapat melakukannya di platform umum seperti Gmail dan Outlook atau di dalamnya alat pemasaran email. Ada beberapa yang populer untuk dipilih.
Templat yang telah ditulis sebelumnya menghilangkan kebutuhan untuk memulai dari awal setiap kali Anda perlu menulis email serupa. Hal ini dapat secara signifikan mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk menulis email, terutama untuk tugas yang sering diulang.
Anda dapat dengan mudah menyesuaikan templat dengan detail dan informasi spesifik, sehingga Anda tidak perlu repot menulis ulang konten yang sama berulang kali.
3 – Memanfaatkan Kekuatan Pemicu dan Alur Kerja
Memahami bagaimana pemicu dan alur kerja pemasaran email pekerjaan sangat penting untuk otomatisasi. Ketika kita berbicara tentang pemicu, yang kami maksud adalah tindakan atau situasi yang mengaktifkan protokol otomatisasi yang Anda atur sebelumnya dan, oleh karena itu, tindakan yang Anda ingin lakukan. Misalnya, Anda dapat menggunakan tanggal sebagai pemicu untuk mengirim sekumpulan email yang Anda tulis beberapa minggu lalu.
Adapun alur kerja, terdiri dari rangkaian tindakan otomatis yang dilakukan oleh alat otomatisasi. Katakanlah Anda memiliki pemicu niat keluar yang secara otomatis menampilkan kupon dan promosi dan mengarahkan pelanggan ke halaman lain; semua tindakan tersebut adalah bagian dari alur kerja otomatis.
Email konfirmasi pesanan dan keranjang yang ditinggalkan, ucapan selamat ulang tahun, dan pembaruan pelacakan adalah contoh bagus dari tindakan yang memicu sistem semacam itu. Anda dapat membangun semua alur kerja yang Anda inginkan dengan alat otomatisasi email, seperti Zapier.
Aplikasi ini mengelola konsep “Zaps”, yaitu alur kerja yang menghubungkan aplikasi Anda melalui pemicu tertentu. Saat Anda menggunakan Zapier, Anda hanya perlu menyetel pemicu dan kejadian yang ditimbulkannya di semua aplikasi Anda. Setelah Anda memprogram zap, Anda hanya perlu mempublikasikannya, dan sistem akan berjalan sendiri setiap kali aksi pemicu terjadi.
Check this out: 5 Alur Kerja Otomatis Untuk Menghasilkan Lebih Banyak Prospek Menggunakan Poptin & Zapier
4 – Jadwalkan Email untuk Waktu yang Optimal
Kampanye pemasaran email tidak hanya tentang mengirimkan email tetapi juga mengirimkannya pada waktu yang tepat untuk mengoptimalkan keterlibatan pelanggan. Terbukti bahwa email, popup, dan postingan media sosial tidak memberikan efek yang sama pada pelanggan sepanjang hari, sehingga pemasar sering kali mempelajari waktu yang tepat untuk setiap postingan atau pesan.
Jika target audiens Anda adalah orang dewasa berusia antara 25 dan 40 tahun, percuma saja menyetel email otomatis pada jam 10 pagi, saat sebagian besar dari mereka sedang bekerja. Namun, menjadwalkannya pada jam 2 siang saat orang-orang sedang istirahat mungkin akan memberi Anda lebih banyak keterlibatan. Ada banyak alat penjadwalan email di pasaran untuk membantu Anda membuat penjadwalan.
Kebanyakan orang menggunakan platform ini untuk pemasaran email karena platform ini menganalisis kapan klien Anda cenderung membaca email Anda dan fokus pada apa yang dikatakannya. Saat Anda mendaftar, Anda perlu menulis email yang Anda inginkan dan mengatur tanggal dan waktu Anda ingin mengirimkannya.
Kami menyarankan memilih waktu pengiriman email berdasarkan audiens target Anda, zona waktu yang berbeda, tarif buka, dan hari libur penting. Jika Anda tidak yakin opsi apa yang harus dicoba, gunakan pengujian A/B untuk memeriksa waktu mana yang memberikan hasil lebih baik.
Check this out: 7 Alasan Anda Harus Menguji A/B Kampanye Email Anda (+ Elemen Apa yang Harus Diuji)
5 – Melacak dan Menganalisis Kinerja Otomatisasi
Pekerjaan Anda belum selesai setelah Anda mempelajari cara mengotomatiskan email karena Anda masih perlu melacak dan menganalisis kinerja otomatisasi Anda. Orang-orang masih perlu memeriksa hasil yang mereka peroleh dan melakukan penyesuaian yang tepat untuk mendapatkan manfaat maksimal dari alat ini. Tidak ada gunanya mengotomatiskan semua tugas Anda jika yang Anda lakukan memperlambat keuntungan Anda.
Buka, klik-tayang, dan rasio konversi adalah metrik penting untuk dipertimbangkan saat melacak caranya kampanye pemasaran email sedang melakukan. Sangat penting untuk memahami rata-rata perilaku pengguna untuk mengetahui penyesuaian yang harus Anda lakukan.
Anda harus melakukan penyesuaian berdasarkan pengujian A/B, segmentasi audiens, personalisasi, masukan, dan metrik yang kami sebutkan. Banyak platform pemasaran email membantu Anda melakukan ini dan mengotomatiskan proses ini, sehingga Anda dapat mencobanya jika mau atau bekerja dengan tim pemasaran.
Terkadang, Anda tidak perlu melakukan perubahan karena upaya awal Anda salah, tetapi karena perubahan tersebut tidak seefektif sebelumnya. Efisiensi kampanye Anda akan berubah berdasarkan peristiwa dunia, jadi ingatlah hal itu sebelum melakukan apa pun.
Kesimpulan
Semua langkah yang disebutkan sebelumnya mudah untuk dilakukan dan menawarkan hasil terbaik. Saat Anda mengidentifikasi tugas Anda, Anda mengakui masalahnya; saat Anda menggunakan templat dan mempelajari cara menggunakan pemicu, Anda menyederhanakan pekerjaan Anda; ketika Anda menjadwalkan email, Anda sedang mengerjakan persiapan; dan ketika Anda melacak dan melakukan penyesuaian, Anda mengoptimalkan kampanye Anda.
Jika Anda ingin membawa bisnis Anda ke tingkat berikutnya, kami menyarankan Anda mulai menggunakan tips ini sesegera mungkin. Anda akan melihat manfaatnya dalam waktu singkat. Ada alat otomatisasi dan pemasaran yang lebih canggih, seperti analisis data CRM, strategi keterlibatan kembali, pelacakan web, dan banyak lagi, tetapi Anda akan mempelajarinya setelah Anda menguasai apa yang Anda baca di halaman ini.
