Durante gli ultimi sette anni della nostra agenzia digitale, abbiamo imparato e siamo diventati ogni anno più efficienti. Voglio condividere con te undici semplici tecniche che ti permetteranno di farlo semplificare il lavoro dei tuoi dipendenti e il tuo tempo di persona e risparmia tempo dove necessario.
1. Lavorare con due schermi
Per anni abbiamo lavorato con uno schermo e solo il nostro sviluppatore ha lavorato con due schermi. L'anno scorso abbiamo aggiunto uno schermo per ognuno di noi in modo che tutti possiamo lavorare con due schermi. Abbiamo sentito subito un cambiamento da quel giorno in poi. Ogni schermata ha un browser diverso con altre schede aperte e il passaggio da un sito Web all'altro (e-mail, Trello, Google Drive, ecc.) è molto più veloce ed efficiente.
Se, ad esempio, vuoi lasciare un commento a un cliente sul suo sito, in una schermata sarà aperto il sito web e nell'altra schermata sarà aperta l'e-mail. Già solo questo riduce significativamente molti processi e puoi fare il calcolo da solo quando si tratta di dozzine o centinaia di interazioni di questo tipo al giorno.
2. In piedi
No, non sto parlando di uno spettacolo comico 🙂
Il concetto di “standup” è preso dal mondo delle startup. I team di avvio iniziano la mattinata con una revisione dello stato delle attività giornaliere di ciascuna persona. In molti casi la revisione viene fatta in piedi, (da qui standup), ma ovviamente non è obbligatoria.
Questo processo, che dovrebbe durare circa 5-10 minuti ogni mattina, inserisce i dipendenti (e te) in una routine quotidiana e consente di creare una serie intelligente di priorità da un lato e di concentrarsi sui compiti importanti dall'altro. l'altra mano.
3. Lavorare con attività software
Non fare affidamento solo sul ricordare le cose a memoria. Tutte le tue attività dovrebbero essere scritte e documentate in un file base di conoscenza interna. Molti di noi raccolgono semplicemente tutte le attività tramite e-mail e inviano persino e-mail con le attività. Lo facciamo da molto tempo, ma lavorare con un elenco di cose da fare esterno e un software di gestione dei progetti esterno (come Trello, con cui lavoriamo) migliorerà la tua efficienza.
Una volta che hai troppe cose "nella tua testa" o la tua posta elettronica è inondata di attività, non puoi stabilire correttamente le priorità, non riesci a mantenere la concentrazione e la mobilità e ti senti sopraffatto e ti perdi alcune cose.
Con un sistema di gestione delle attività, come datori di lavoro, puoi assicurarti quali compiti sono aperti a ciascuna persona, quali compiti vengono gestiti, quali compiti sono in attesa di una terza parte e quali compiti sono già stati affrontati.
4. Riepilogo giornaliero
Similmente alla Sezione 2 (Standup), anche questa tecnica richiede alcuni minuti per assicurarsi che i dipendenti utilizzino correttamente la giornata lavorativa.
Cinque-dieci minuti prima della fine della giornata, ogni dipendente può inviare a te (o al capo dello staff o alla sua sezione) un'e-mail con tutte le cose che ha fatto quel giorno.
L'e-mail non dovrebbe essere lunga e di 50 righe, ma un'e-mail concisa che riassuma in brevi punti tutte le attività eseguite e le attività o i commenti che richiedono la tua attenzione.
Se applichi correttamente lo "Standup", la tecnica del "Riepilogo giornaliero" non è sempre necessaria.
5. Inizia con i compiti pesanti al mattino
Sei arrivato in ufficio? Hai fatto bere caffè? Questo è il momento migliore per svolgere i tuoi compiti pesanti e andare avanti con essi. Se rimandi i compiti pesanti alla fine della giornata, accadranno due cose: o li rimanderai al giorno successivo, oppure sarai stanco e non concentrato e non li svolgerai in modo abbastanza efficiente.
Se c'è un compito che devi svolgere e rimandi e rimandi costantemente, riservagli del tempo nel programma congiunto in modo che tutti sappiano di non disturbarti durante il tempo previsto dal budget. Ulteriori suggerimenti su gestione del tempo può essere trovato qui.
6. Diversificare i compiti
Come evitare che i dipendenti se ne vadano? Non sempre è possibile, ma cerca di dare compiti ai tuoi dipendenti non solo nell'ambito limitato in cui sono coinvolti. Nel momento in cui qualcuno fa la stessa cosa dello stesso tipo tutto il giorno, per tutta la durata del suo lavoro, retrocede e non imparare cose nuove ogni giorno. Ad esempio: trovare nuovi strumenti web nel settore, scrivere un articolo per un blog, trovare collaborazioni, eccetera. Aggiungi un po impegno dei dipendenti attività e formazione aggiuntiva a il personale migliore riprende e sei pronto per il successo.
A creatore di orari di lavoro può anche svolgere un ruolo cruciale nel migliorare il coinvolgimento e la soddisfazione dei dipendenti. Utilizzando questo strumento per creare orari più flessibili e personalizzati, puoi offrire ai dipendenti l'opportunità di bilanciare il proprio lavoro con gli interessi e lo sviluppo personale.
7. Utilizzo di software e strumenti appropriati
L'utilizzo di strumenti (gratuiti/a pagamento) può farti risparmiare tempo prezioso.
Prendiamo tre semplici esempi che sembra che tu stia già implementando:
– È possibile emettere fatture con un libro contabile e spedirle a ciascun cliente e utilizzarle software per la gestione delle fatture per gestire le fatture e fare tutto online e in modo molto più semplice e veloce.
– Puoi controllare le posizioni su Google cercando manualmente nella finestra di navigazione in incognito per ogni cliente che promuovi in modo organico e puoi lavorare con un software di posizionamento automatico.
– Gestisci campagne che aiutano i clienti su Facebook? Puoi accedere separatamente con l'e-mail e la password di ciascun cliente o semplicemente lavorare con Business Manager e ottenere le autorizzazioni per gestire gli annunci di ciascun cliente in un unico posto.
Ho citato tre esempi piuttosto banali, ma puoi implementarlo in molte altre azioni e attività che svolgi quotidianamente e sono già stati sviluppati strumenti in grado di abbreviare i processi.
8. Costruisci processi automatizzati
Più i processi saranno automatici, meno domande e questioni poco chiare. Ad esempio, cosa succede nel momento in cui concludi un accordo con un nuovo cliente? Costruisci un processo che sarà scritto e chiaro a tutti coloro che ne sono interessati: il venditore aggiorna il CRM, invia un'e-mail con i dettagli della transazione al manager e un'e-mail con i dettagli rilevanti al gestore del portafoglio del cliente nella tua azienda. Il gestore del portafoglio clienti aprirà un nuovo progetto nel software con cui lavora e l'account manager contatterà il cliente in merito al pagamento e emettere una fattura, eccetera.
Inoltre, al giorno d'oggi esistono numerosi sistemi in grado di semplificare i processi e creare interfacce automatizzate. Puoi leggere di più sull'automazione nei nostri prossimi post (quindi se non ti sei ancora iscritto alla newsletter, questo è il momento giusto!).
9. Sbarazzati dei clienti e delle persone che sono fastidiose e non meritano il tuo tempo
Hai clienti che ti chiamano tutti i giorni e la situazione non migliora? A volte rinunciare a un cliente può solo avvantaggiarti. Questo punto è importante e rilevante non solo per i clienti, ma anche se hai fornitori che parlano più di quanto lavorano o che amano perdere tempo ogni volta prima di un nuovo progetto o di effettuare un pagamento. Anche questo è un segno che è ora di trovare un altro fornitore.
10. Solo coloro che devono essere presenti a una riunione dovrebbero partecipare a una riunione
Hai un incontro con un cliente esistente/nuovo? Non è necessario portare l'intero dipartimento alla riunione. Lo stesso vale per le riunioni del consiglio.
Mantenete un alto livello di efficienza in modo che siano presenti solo coloro che realmente devono essere presenti alla riunione. Se un dipendente della riunione ha bisogno del tuo aiuto (o dell'aiuto di un altro membro del team) per una determinata parte della riunione, ovviamente è possibile e sarà molto più efficace per tutte le parti.
11. Sfrutta al massimo il tempo di viaggio
Lavori in un ufficio fisico? Sembra che buona parte della tua giornata venga “sprecata” per strada. Che sia in treno, in autobus o in macchina, non considerare questo momento come un tempo morto. Ascolta un podcast e arricchisci le tue conoscenze, oppure prenditi cura delle cose che puoi affrontare al telefono (se stai guidando, non mandare messaggi o cose del genere 🙂) Troppo stanco? Anche ascoltare la musica è fantastico.
Condividi con noi altre tecniche che ti aiutano a migliorare la tua efficacia sul lavoro qui sotto nei commenti.
