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9 potenti trucchi per semplificare la gestione di progetti complessi

“Che cosa sono i progetti complessi?”

Prima di scorrere verso il basso e scoprire come puoi semplificare la gestione di progetti complessi, Credo che sia fondamentale per noi capire cosa rende complesso un progetto a prescindere dalle sue dimensioni. 

In parole semplici, i progetti complessi sono quelli che sono travolti da un numero molto maggiore di sfide e da un grado più elevato di incertezza riguardo al loro esito rispetto ai progetti semplici o complicati.

Va notato qui che i progetti complicati non sono necessariamente progetti complessi. I progetti complessi sono unici nel senso che sono caratterizzati da interdipendenze sia prevedibili che imprevedibili che coinvolgono più team e parti interessate. 

Quando un progetto diventa complesso, gli approcci regolari o tradizionali alla gestione del progetto cessano di essere efficaci. 

Alcuni segnali chiari e comuni di un progetto complesso sono i seguenti: 

  • Elevato livello di incertezza e dipendenze sconosciute 
  • Team interconnessi e interdipendenti
  • Estremamente imprevedibile
  • Vincoli di tempo pesanti
  • Coinvolgimento di varie persone provenienti da diversi dipartimenti o unità
  • Cambiamenti rapidi in ogni fase
  • Costo totale elevato
  • Ampio uso della tecnologia
  • Uso improprio del denaro
  • Pianificazione complicata

Come affrontare facilmente progetti complessi

1. Utilizza un potente software di gestione dei progetti

Avresti bisogno di una potente collaborazione di squadra e project management software che consente a te e al tuo team di tenere traccia delle attività e dei progetti da una posizione centralizzata. 

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A Indagine PWC ha rivelato che l’utilizzo di un software di gestione dei progetti può catapultare le prestazioni e il 77% dei progetti ad alte prestazioni ne utilizza uno. Un potente software PM consente ai team di pianificare, collaborare, organizzare e consegnare facilmente progetti di tutte le dimensioni e in tempo, poiché i membri del team ampiamente dispersi possono collaborare senza problemi al lavoro da qualsiasi dispositivo, ovunque. 

A questo proposito, mentre Notion eccelle in flessibilità e versatilità, alcuni utenti potrebbero preferire strumenti che privilegiano funzionalità e integrazioni di gestione approfondita dei progetti per le loro esigenze specifiche. COSÌ, se stai cercando alternative a Notion, esplora varie opzioni che offrono funzionalità più specializzate su misura per flussi di lavoro di progetti complessi.

Funzionalità avanzate come chat di gruppo, gestione delle attività, monitoraggio dell'utilizzo del computere, pianificazione del progetto, tabelloni kanban, diagrammi di Gantt, ecc., consentono ai membri del team di monitorare facilmente le prestazioni individuali, lo stato delle attività, l'avanzamento del progetto rimanendo aggiornati su tutte le attività recenti all'interno di un progetto. 

2. Spiegare un obiettivo di progetto condiviso

Desideri imbarcarti su un volo che non ha una destinazione prevista? No, perché probabilmente non finirai da nessuna parte. Lo stesso vale per il lavoro di squadra. È fondamentale spiegare chiaramente un obiettivo di progetto condiviso con il tuo team prima di iniziare a definire ruoli e responsabilità lavorative. 

Assicurati che ogni membro del team sia sulla stessa lunghezza d'onda per quanto riguarda l'obiettivo del progetto e la visione organizzativa. Lavorare insieme verso un obiettivo prefissato garantisce che il tuo team sia unito, rimanga sulla buona strada e sia motivato a raggiungere risultati di successo. 

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Puoi scegliere di suddividere gli obiettivi condivisi del team e del progetto in obiettivi più piccoli e gestibili per individui e dipartimenti. I membri del team dovrebbero capire cosa stanno facendo, perché e come trarranno vantaggio da una consegna tempestiva e di successo del progetto. 

3. Garantire una chiara distribuzione dei ruoli e delle responsabilità lavorative

Confusione e incomprensioni riguardo all'assegnazione delle attività sono l'ultima cosa che un project manager vorrebbe quando gestisce progetti complessi. È importante assegnare i compiti alle persone giuste che hanno le competenze giuste per eseguire in modo efficiente i compiti assegnati.

responsabilità di progetti complessi
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Non puoi farlo manualmente, soprattutto in questa era digitale. Utilizza un efficiente sistema di gestione delle attività per creare, allocare, assegnare e tenere traccia di attività e progetti per garantire una chiara distribuzione dei ruoli e delle responsabilità lavorative.

Puoi aggiungere ulteriore chiarezza alle attività assegnate aggiungendo le date di inizio e di scadenza, impostando stime di tempo, aggiungendo etichette e allegando file di prova. Ciò contribuirà a ridurre al minimo i conflitti o le incomprensioni tra i team, incoraggiando al contempo la trasparenza e la responsabilità lavorativa all'interno del team.

Man mano che le persone continuano a lavorare sulle proprie attività, è possibile monitorare lo stato e l'avanzamento di ciascuna attività individualmente per garantire che venga completata entro un intervallo di tempo specificato. 

4. Monitorare regolarmente l'avanzamento del progetto

Molti progetti falliscono perché responsabili di progetto non riescono a effettuare un monitoraggio e una valutazione regolari. Definiscono obiettivi, assegnano compiti e si confrontano con i team appena prima della scadenza stabilita. Questo approccio lascia troppo poco tempo per apportare correzioni nel caso in cui siano necessarie azioni correttive per garantire la consegna tempestiva del progetto. 

avanzamento del progetto di progetto complesso
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Sì, lo suggerisce responsabili di progetto non dovrebbe chiedere aggiornamenti sulle attività ai membri del team troppo frequentemente in quanto potrebbe portare alla microgestione. Tuttavia, allo stesso tempo, è anche consigliabile monitorare regolarmente lo stato di avanzamento del progetto per assicurarsi che sia sulla strada giusta. 

Ciò consentirà inoltre ai project manager e ai team di identificare i colli di bottiglia e risolverli in tempo.

5. Pratica una collaborazione senza soluzione di continuità

Non puoi sperare di gestire progetti complessi a meno che il tuo team non collabori perfettamente, indipendentemente da dove lavora. Ora, la collaborazione non si limita solo ai membri del team, ma implica anche il coordinamento con i clienti e le parti interessate. 

È importante che le informazioni cruciali vengano scambiate tra i team di progetto e i clienti per garantire un’esecuzione accurata. Qui è dove utilizzando un buon strumento di collaborazione può consentire a tutte le parti coinvolte di condividere una piattaforma comune. 

Utilizzando uno strumento di questo tipo, tutti possono rimanere aggiornati sullo stato di avanzamento del progetto condividendo informazioni importanti in tempo. È possibile accedere facilmente agli strumenti di collaborazione su qualsiasi dispositivo, il che significa che puoi gestire i tuoi progetti complessi mentre sei in movimento mentre collabori con altri da un'unica applicazione. 

6. Crea un ambiente di squadra fiorente

I progetti complessi sono gestiti al meglio da persone produttive e altamente motivate che amano affrontare le sfide a testa alta.

ambiente di lavoro di progetto complesso
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L'ambiente del tuo team può svolgere un ruolo cruciale nel definire il successo del progetto, o meno. Anche i membri del team più abili e talentuosi possono perdere il loro zelo quando lavorano in un ambiente di squadra negativo. 

Creazione di un ambiente di squadra positivo e fiorente dove i membri del team si supportano e si fidano a vicenda possono fare miracoli per le prestazioni del tuo progetto e per gli obiettivi organizzativi. L'ambiente del team influenza il comportamento e le prestazioni lavorative di ogni membro.

I project manager o i responsabili del team possono creare un ambiente di squadra prospero ed edificante. È naturale che quando le persone sono apprezzate, apprezzate e fidate, è probabile che lavorino con più zelo e ottengano grandi risultati. 

Bruno Marota, che gestisce la piattaforma puzzle sono un enigma, spiega: “Per creare un ambiente di squadra positivo, tratta gli altri come vorresti essere trattato tu stesso. Ciò significa fornire riconoscimenti per il buon lavoro svolto, trasformare i fallimenti in un’esperienza di apprendimento e coltivare la fiducia in modo che il team possa prendere decisioni da solo. Puoi anche favorire l’equilibrio durante la giornata lavorativa, incoraggiando le pause dal lavoro. Ad esempio, diciamo al nostro team di giocare ai nostri puzzle game come un modo per allontanarsi dal lavoro e ricaricarsi.

7. Avere le giuste risorse

Il tuo team avrà difficoltà a gestire progetti complessi se non disponi delle risorse giuste da utilizzare al momento giusto. Anche se i project manager potrebbero non avere un maggiore controllo su alcuni aspetti delle risorse, puoi comunque influenzare il processo.

È possibile utilizzare l'analisi delle lacune delle risorse per individuare le competenze necessarie per gestire il progetto in modo efficiente. Puoi anche valutare le competenze del tuo attuale pool di risorse. 

Puoi determinare se è necessario esternalizzare alcuni aspetti del lavoro del progetto per reclutare persone qualificate ed esperte con un acuto senso degli affari.

Dovresti prevedere i tuoi requisiti in termini di risorse nelle varie fasi del progetto per assicurarti di non rimanere a corto di personale adeguato. Dovresti specificare quali risorse ti occorrono per tutta la durata del progetto e anche su base part-time. 

8. Accelerare il processo decisionale

Un processo decisionale rapido accelera il completamento del progetto. I progetti complessi non necessitano di una governance burocratica che ostacoli il processo decisionale.

processo decisionale di progetto complesso
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Un’organizzazione dovrebbe implementare il modello di governance adatto alla sua cultura del lavoro, al team di progetto e al manager. Se un project manager non è in grado di gestire alcune decisioni, queste dovrebbero essere trasmesse al comitato di governance. 

Inoltre, è importante che le parti interessate abbiano una chiara comprensione dei poteri decisionali del project manager, del processo di escalation e di chi detiene l'autorità ultima nel prendere una decisione finale.

È anche importante che i project manager incoraggino il processo decisionale tra i membri vitali del loro team. Quando i project manager si aspettano un certo livello di indipendenza dal senior management per quanto riguarda il processo decisionale, dovrebbero concedere un’indipendenza simile anche al proprio team. 

9. Scegli l'approccio giusto per supportare la realizzazione del progetto

L’approccio tradizionale del ciclo di vita alla gestione dei progetti è considerato ideale per progetti con lievi livelli di imprevedibilità.

Il modello di gestione dei progetti a cascata è stato ampiamente utilizzato dai team di progetto per gestire i progetti, ma questa metodologia non è ideale per tutti i casi.

L’utilizzo della metodologia Agile è considerato ideale per progetti con elevati livelli di incertezza, il cui risultato finale non può essere definito con precisione fin dall’inizio. 

Ecco perché è fondamentale identificare le caratteristiche del progetto per determinare quale metodologia di gestione del progetto dovrebbe essere utilizzata.

Ciò aggiungerebbe ulteriore chiarezza al tuo pianificazione del progetto ed esecuzione. In alcuni casi, potresti prendere in considerazione la combinazione delle metodologie Agile e Waterfall, note anche come approcci “ibridi”.

Se il project manager non ha alcuna esperienza nella gestione di progetti agili, dovrebbe ricevere la formazione necessaria in modo da poter gestire efficacemente progetti complessi che possono essere gestiti al meglio con l'approccio Agile. 

Il pensiero finale 

È evidente che i progetti complessi richiedono un approccio diverso rispetto a quello che si farebbe normalmente per la gestione di progetti tipici. I progetti complessi sono imprevedibili, fluttuanti. I project manager e i loro team devono essere dinamici e flessibili per affrontare con successo cambiamenti senza precedenti al piano di progetto. 

Detto questo, l’utilizzo del giusto software di gestione dei progetti e di collaborazione in team può aiutarti ad affrontare la maggior parte delle complesse sfide di gestione dei progetti poste al tuo team di progetto.

Avere una suite di funzionalità avanzate di gestione dei progetti sotto lo stesso tetto virtuale consente ai team di progetto di avere un maggiore controllo su attività e progetti poiché sono in grado di collaborare perfettamente tra loro.

Biografia dell'autore

Nandini Sharma è l'Assistente Marketing Manager presso ProofHub. Specialista nel campo del marketing, Nandini è esperto di know-how tecnico e rimane sempre al passo con le ultime tendenze nel mondo digitale.

 

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