Poiché la tecnologia si evolve ogni giorno che passa, c’è un disperato bisogno che le organizzazioni si adattino a un nuovo approccio quando si tratta di monitorare e gestire i progetti. Pensare fuori dagli schemi è un must, accompagnato da competenze all’avanguardia, stili di gestione disinibiti e, ovviamente, tecnologie dirompenti su cui basarsi.
Il modo di interagire di ogni progetto con l'altro ha visto un cambiamento drastico. Non si tratta solo di ambito, costi e tempistica, la preferenza si è spostata verso le capacità di adattamento all'ambiente dinamico, il multitasking, il miglioramento della leadership e l'affinamento delle proprie caratteristiche per far fronte alle dinamiche del settore. Ci stiamo trasformando in un’economia guidata dai progetti.
Man mano che le aziende passano da startup a multinazionale, crescono anche le dimensioni dei progetti. Pertanto, manovrare le vaste risorse con tatto ed efficacia è un'arte. Il fondatore di qualsiasi azienda orientata alla crescita conosce l’importanza degli strumenti fondamentali che rendono necessario il passaggio da start-up a società in crescita aggressiva. Qui è dove gestione del progetto (pomeriggio) Software gioca un ruolo chiave.
Un'azienda di piccole dimensioni che ha il carico di lavoro distribuito su pochi progetti può svolgere le attività da svolgere imprimendole su fogli di calcolo Excel gestibili. Tuttavia, man mano che i progetti e i membri del team aumentano di dimensioni, aumenta la necessità di una soluzione più solida.
Si stima che il file Online Software di gestione del progetto l’industria raggiungerà i 6.68 miliardi di dollari entro il 2026. È fondamentale mantenere i progetti sulla buona strada con un approccio a tutto tondo software di gestione delle attività soluzione. Ciò significa aumentare le prestazioni attraverso numerosi canali, il più critico dei quali è la gestione del rischio, delle risorse e della domanda.
Ecco alcuni vantaggi che la soluzione PM corretta può offrire per dare il massimo e prepararsi per il futuro successo aziendale:
1. Gestione ottimizzata delle risorse
La soluzione adeguata mostrerà informazioni in tempo reale sulle condizioni precise delle risorse esistenti e aiuterà anche a prevedere i requisiti per ciascun progetto, entrambi cruciali per una crescita ottimizzata o con uno spreco minimo di risorse.
Esistono strumenti basati sull'intelligenza artificiale che analizzano gli input di dati forniti dai membri dello staff su tutti i progetti. Queste informazioni raccolte consentono ai membri del team di scoprire quali previsioni e tendenze ci attendono. Una ricerca di Gartner suggerisce che l’intelligenza artificiale avrà generato 2.9 trilioni di dollari di valore aziendale entro il 2021, il che promette fattibilità e definisce allo stesso tempo il ambito del progetto del software.
I report generati da questi strumenti software consentono inoltre un'avversione ottimale al rischio fornendo una visione immediata di tutti i progetti, attività e tappe fondamentali da una piattaforma centralizzata. Ciò consentirebbe al personale di identificare tendenze e rischi nelle prestazioni del programma, nonché valori anomali che indicano qualcosa che sta andando fuori strada.
Ogni volta che si deve affrontare uno scadere imprevisto della scadenza a causa di circostanze impreviste, ciò dà un duro colpo al morale e all'immagine di sé, per non parlare della redditività. L'implementazione di uno strumento software PM per mitigare questi inconvenienti è parte integrante di un'azienda a prova di futuro.
2. Gestire la crescente domanda
Ogni volta che un'azienda si espande, ci si trova senza dubbio di fronte a numerose opzioni quotidiane per prendere decisioni. Ad esempio, cosa deve essere prioritario e cosa può essere affrontato in seguito. Tali decisioni vengono spesso prese in base al proprio giudizio e alla vicinanza a una relazione d'affari. Piuttosto che basarli su dati informati analizzati, prontamente disponibili, che raccoglieranno il risultato corretto.
Per determinare il valore prioritario di ciascun progetto o attività dovrebbe essere stabilito al proposta di progetto palcoscenico stesso. Il software dovrebbe consentire la raccolta di tali parametri. Diciamo, ad esempio, che avete a disposizione un numero enorme di progetti, ma alla volta solo un quarto della quantità può essere sufficientemente affrontato.
A ciascun progetto può essere assegnato un punteggio basato su criteri distinti di valutazione come valore potenziale, valutazione del rischio, assegnazione delle risorse e livello di manutenzione continua. Tutti questi fattori possono aiutare ad arrivare alla decisione più misurata e logica.
Tieni presente che man mano che l'azienda si espande, cercherà strumenti che non solo crescano con essa, ma che guidino anche tale crescita. Strumenti software di PM sono un investimento che fornisce approfondimenti supportati da dati su tutto ciò che riguarda il consumo di risorse e la loro disponibilità, la definizione delle priorità dei progetti e i rischi associati, che ti consentiranno di ridimensionare sopportando le recessioni degne di scala.
Naturalmente, più progetti gestisci, più è probabile che farai affidamento su un numero maggiore di strumenti, come il software SaaS. Quindi, è fondamentale monitorare e controllare tutti i sistemi informatici, infrastruttura, risorse e infrastruttura IT per garantire che rimangano disponibili e affidabili senza interruzioni, indipendentemente dal fatto che la tua azienda e i tuoi progetti siano grandi o piccoli.
3. Gestione del rischio
Man mano che le aziende crescono, incontrano senza dubbio situazioni che comportano rischi più elevati che richiedono un processo decisionale agile e frequente. Per le piccole imprese, l’intervento umano sulla gestione del rischio è accettabile. Ma con l’espansione delle responsabilità aziendali si aggiunge l’onere aggiuntivo di gestire in modo efficiente le risorse scarse. I progetti devono essere affrontati simultaneamente e i rischi sottostanti devono essere tenuti sotto controllo.
Il software PM consente di individuare tali parametri chiave per pianificare le prestazioni delle attività e consente al SES di rivedere la propria posizione in relazione al rispetto delle scadenze stabilite. Ciò consente ai team di impegnarsi in una pianificazione considerevole in modo da poter modificare la scadenza o assegnare più risorse a una determinata unità in modo che le situazioni possano essere controllate per evitare che vadano in tilt. Lo stadio di analisi del progetto ottiene anche una spinta grazie a tale supporto aggiuntivo.
4. Ripercussioni di progetti mal gestiti
Gestire i progetti a casaccio non si ripercuoterà positivamente sull'immagine dell'organizzazione. Né è un segnale salutare per un’organizzazione sfruttare le proprie capacità ed esplorare oltre gli orizzonti. Un simile approccio non farà altro che dare alla concorrenza un vantaggio che può persino allontanare i clienti dal loro territorio. Pertanto, è fondamentale che le organizzazioni allaccino le scarpe e puntino all’eccellenza con soluzioni efficaci di gestione dei progetti.
Una pipeline di progetti ben gestita non farà altro che rendere efficienti le prestazioni complessive dell'organizzazione. Il flusso di progetti o il viaggio di crescita da un progetto all'altro sarà fluido. Ogni fase transitoria sarà uniforme e sotto controllo. Sarebbe quasi impossibile trovare una scappatoia nell’ecosistema della gestione dei progetti. E quindi il mandato di tale organizzazione sarà "la gestione del progetto resa semplice".
Si stima che quest’anno quasi il 12% delle loro finanze verrà indebolito a causa della scarsa performance dei progetti. Questo risultato deriva da un sondaggio condotto dal Project Management Institute (PMI) su oltre 3 professionisti della gestione di progetti a livello globale. Si stima che la domanda di professionisti di progetto crescerà fino a 88 milioni entro il 2027 a livello globale.
Ciò illustra l’impatto che la gestione del progetto o la sua mancanza avrà sulle aziende in futuro.
5. Mezzi per una gestione efficace del progetto
È essenziale integrare una forte cultura di gestione del progetto per supportare la strategia. Le organizzazioni devono gettare le basi per una gestione efficace dei progetti rafforzando il legame tra project manager e sponsor esecutivi. Allo stesso tempo, l’approccio dovrebbe essere flessibile e ricettivo al cambiamento per evolvere flussi di lavoro nuovi e innovativi.
La task force deve essere dotata di know-how tecnologico per raccogliere i vantaggi di illustri aspetti della gestione dei progetti. Le organizzazioni possono avviare una serie di passaggi, dall'organizzazione di seminari alla registrazione dei propri dipendenti ai corsi online e allo sfruttamento delle loro competenze. Questa reattività e agilità danno l'opportunità ai membri del team non solo di supportare i colpi di scena della tecnologia, pur continuando a vincolare i giusti standard e strumenti di gestione del progetto.
La mentalità del senior management deve inoltre vedere un cambiamento dalla visione delle operazioni di gestione dei progetti come un centro di costo a un dominio prevalente in cui i dipendenti possono essere impiegati come tecnico, guida ed esperto di consegna dei progetti, tutto in una volta.
Un layout di gestione del progetto ben fornito, alla fine, si tradurrà in un aumento dei proventi delle entrate. Consideratelo quindi un investimento e non una responsabilità obbligatoriamente avallata. Un approccio così aperto si rifletterà nell'esecuzione dei progetti e continuerà nell'intraprendere i progetti futuri, trasformandolo in un ciclo di progresso.
6. Passa a Project Management o perisci
Si può quindi dedurre che le capacità di gestione del progetto sono essenziali da assorbire in ogni frangente della crescita organizzativa, a ogni livello della gerarchia organizzativa e in ogni episodio di apprendimento. Ogni membro del personale deve essere orientato verso i propri vantaggi e le proprie competenze devono essere sufficientemente affinate per affrontare qualsiasi situazione aziendale con grinta e slancio.
Il predominio di competenze efficaci di gestione dei progetti è qui per restare e solo coloro che riescono a tenere il passo con le tendenze in evoluzione saranno in grado di vedere attraverso la luce del giorno, entrare in sintonia con il radar e crescere con esso.
(Suggerimento bonus: per rafforzare le tue capacità e il tuo portafoglio, prendi a corso di project management per aiutarti a capirlo ancora di più! Ad esempio, un Qualificazione APM PMQ)
I project e program manager si trovano oggi in una posizione vantaggiosa in cui possono modellarsi per diventare ambasciatori per aiutare a influenzare la leadership dell'organizzazione durante le fasi di ambiguità e incertezza.
Tutto ciò che serve è un piccolo inizio, un passo nella giusta direzione, la fiducia nel sistema, e il resto verrà da sé. Come è stato osservato, un progetto di successo ispirerà l'altro e anche se fallisce per caso, gli apprendimenti di un progetto aiuteranno l'altro.
