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In che modo le videoconferenze migliorano il lavoro ibrido

In che modo le videoconferenze migliorano il lavoro ibrido

La videoconferenza si riferisce all'applicazione della tecnologia in cui le persone possono percepire di essere in presenza di altri mentre si trovano in diverse località geografiche. Aiuta i team a percepire i colleghi e l'ufficio come se fossero proprio lì.

La videoconferenza è comunemente nota anche con altri termini come collaborazione visiva o riunione virtuale. Secondo Lifesize, il 76% delle persone che lavorano da casa utilizza le conferenze virtuali e il 75% segnala una maggiore produttività e un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.

Tipi di videoconferenza

Esistono vari tipi di soluzioni di videoconferenza. Alcuni dei più popolari includono:

Videoconferenze basate su cloud:

La videoconferenza basata su cloud è una forma di videoconferenza che consente alle persone di comunicare e collaborare tramite i propri dispositivi connessi a Internet. Gli esempi includono Skype for Business, Zoom, Google Meet e molti altri.

Diretta streaming:

Lo streaming live si riferisce alla comunicazione in tempo reale su Internet, che utilizza a alimentazione video in diretta e trasmissione audio. I team possono utilizzarli sia in modalità individuale che di gruppo.

Condivisione del desktop remoto:

La condivisione del desktop remoto consente agli utenti di condividere l'accesso e il controllo tra altri computer. I team in genere li utilizzano per scopi di supporto tecnico. La condivisione del desktop remoto consente agli utenti di condividere l'accesso e il controllo tra computer, comunemente utilizzati dai team per il supporto tecnico. Comprensione accesso remoto offre spunti preziosi su come questi strumenti migliorano la collaborazione e semplificano la risoluzione dei problemi.

In sede:

An sistema di videoconferenza on-premise è ospitato e gestito da un fornitore. I clienti dispongono di server dedicati per ospitare le loro riunioni, ma hanno anche accesso al personale di supporto del fornitore nel caso avessero bisogno di aiuto.

Hosted:

Una terza parte (solitamente una società IT) gestisce solitamente una soluzione di videoconferenza ospitata. Il cliente deve solo fornire il proprio hardware, gestito dal fornitore.

La terza parte si occupa di tutti gli altri aspetti del sistema, inclusa l'installazione e il supporto.

Videoconferenza mobile:

La videoconferenza mobile consente agli utenti di partecipare alla riunione utilizzando smartphone o tablet. È perfetto per i professionisti in movimento che desiderano partecipare alle discussioni mentre sono lontani dalla scrivania.

Le aziende e gli imprenditori utilizzano le videoconferenze per vari scopi, tra cui riunioni di lavoro, chiamate di vendita e video di allenamento. Lo usano anche per scopi interni come l'inserimento di nuovi dipendenti, collaborazione tra dipartimenti e spazi di lavoro ibridi.

Vantaggi della videoconferenza

Questo articolo si concentrerà su come la videoconferenza migliora il lavoro ibrido. Procediamo;

Migliore produttività dei dipendenti

La videoconferenza rende più facile per le persone in luoghi diversi collaborare in modo efficiente, il che aumenta la produttività e risultati per la tua organizzazione. Ciò è particolarmente vero per gli spazi di lavoro ibridi in cui i dipendenti lavorano in remoto.

Quando si dispone di un ufficio in un'unica sede e di dipendenti che lavorano in remoto, può essere difficile mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda. Strumenti remoti come le videoconferenze, semplificano la comunicazione con i dipendenti remoti senza che entrino in ufficio o viaggino per incontrare i clienti.

Maggiore coinvolgimento e team building

La collaborazione visiva consente inoltre ai dipendenti di sentirsi più connessi alla propria azienda e ai colleghi. Quando i team viaggiano spesso, è facile che si sentano disconnessi. Le videoconferenze aiutano i dipendenti si sentono più coinvolti tenendoli aggiornati sulle novità e sugli eventi aziendali e vedendo come stanno le persone.

Durante le riunioni virtuali, i team possono anche giocare a giochi rompighiaccio ed esercizi di team building che li aiutano a conoscersi meglio. Può anche aiutare a costruire legami e rapporti di squadra, che portano a una migliore comunicazione e collaborazione.

Comunicazione e collaborazione migliorate

La collaborazione e la comunicazione diventano più gestibili quando potete vedervi chiaramente e rimanere connessi. Gli strumenti di videoconferenza ti aiutano a interagire anche con molti compagni di squadra poiché la maggior parte delle app può ospitare numerosi partecipanti su un unico schermo.

Con una riunione virtuale, puoi anche utilizzare lavagne e documenti collaborativi per condividere idee e lavorare insieme su progetti. Questi possono aiutare i team a rimanere sincronizzati con ciò che accade in ogni fase di un progetto o processo, rendendo più semplice per tutti i soggetti coinvolti lavorare insieme verso un obiettivo o risultato comune.

Processi decisionali migliorati

Grazie alla comoda comunicazione, il processo decisionale diventa più semplice poiché i decisori chiave possono facilmente pianificare una riunione virtuale senza essere vincolati dall'ora o dal luogo. È particolarmente vantaggioso per le grandi organizzazioni, in cui le principali parti interessate si trovano in tutto il mondo e non possono incontrarsi regolarmente di persona.

Le riunioni virtuali sono utili anche per i team che devono prendere decisioni rapide, come i team di vendita e marketing, a cui devono reagire rapidamente cambiare le tendenze del mercato. Questi tipi di riunioni possono aiutare a ridurre il tempo necessario per il processo decisionale fornendo accesso immediato alla base di conoscenza e a tutte le informazioni rilevanti.

Miglioramento della crescita organizzativa

Le riunioni virtuali sono vantaggiose anche per le organizzazioni che stanno crescendo a dismisura. Può includere startup che necessitano di espandersi rapidamente o grandi aziende che desiderano espandersi a livello internazionale. Le sessioni virtuali possono aiutarti a gestire la crescita della tua organizzazione consentendoti di comunicare con dipendenti in luoghi diversi, coordinare progetti e condividere rapidamente informazioni importanti.

L’inserimento di nuovi dipendenti è un’altra area in cui le riunioni virtuali possono essere utili. Le riunioni virtuali aiutano i nuovi dipendenti a familiarizzare rapidamente con l'organizzazione e la sua cultura fornendo informazioni sui loro ruoli, responsabilità e aspettative.

Cultura aziendale migliorata

L'utilizzo della videoconferenza può anche contribuire a creare una cultura aziendale migliorata. Le riunioni virtuali ti consentono di conoscere i tuoi dipendenti in modo più personale consentendo loro di condividere pensieri e opinioni sull'organizzazione.

Aiuta creare fiducia tra manager e dipendenti, che è essenziale per promuovere un ambiente in cui le persone si sentano a proprio agio nell'esprimersi.

Puoi anche utilizzare la videoconferenza per celebrare risultati e traguardi. Aiuta a creare un più forte senso di comunità e cameratismo tra i dipendenti consentendo loro di riunirsi virtualmente per condividere le loro esperienze.

La collaborazione visiva è anche un ottimo modo per sollevare il morale. Puoi utilizzarlo come sistema di ricompensa virtuale ospitando eventi divertenti come serate di cinema o tornei di giochi a cui i dipendenti sono incoraggiati a partecipare. È un ottimo modo per aiutare il tuo team a legarsi su interessi condivisi costringendoli a distogliere la mente dal lavoro.

Riunioni registrabili del team e dell'azienda

La videoconferenza consente di catturare la riunione nella sua interezza e archiviarla per un utilizzo successivo. La registrazione aiuta creare una base di conoscenza organizzata che i team possono utilizzare ogni volta che qualcuno perde la riunione o desidera rivedere la discussione dell'oratore. È anche un ottimo modo per documentare conversazioni significative e renderle disponibili per riferimento futuro.

La registrazione delle riunioni del team e dell'azienda aiuta inoltre l'oratore a concentrarsi sulla discussione senza preoccuparsi di distrazioni e ripetizioni. Consente inoltre ai team di segnalare comodamente il risultato della discussione ai propri manager poiché le registrazioni sono prontamente disponibili.

Migliore equilibrio tra lavoro e vita privata

L'utilizzo di una soluzione di videoconferenza può aiutarti a raggiungere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. Non dovrai più viaggiare per riunioni o restare fino a tardi in ufficio perché i tuoi colleghi sono altrove. Puoi partecipare alle riunioni a casa o in viaggio e non devi nemmeno preoccuparti della differenza di fuso orario tra te e il tuo team.

Inoltre, ottieni la flessibilità necessaria per gestire il tuo programma in modo efficiente risparmiando potenzialmente su varie spese, incluso il pendolarismo e persino costi di trasloco per accogliere la tua nuova configurazione lavorativa.

Puoi anche prenderti una pausa dalla scrivania e passeggiare durante una videoconferenza invece di restare incollato al tuo posto tutto il giorno.

Puoi anche sfruttare le registrazioni delle tue videoconferenze accessibili da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Non è necessario appoggiarsi a terzi o ad un'altra persona per accedere alle informazioni; puoi accedere e farlo da solo.

Riduzione dei tempi e dei costi di viaggio

La videoconferenza può essere un'ottima alternativa al lavoro tradizionale poiché riduce la quantità di viaggi sia per te che per i tuoi dipendenti. Ridurrà i costi di viaggio in termini di denaro e tempo e ti consentirà di avere più interazioni online faccia a faccia con clienti o colleghi.

Il passaggio alle riunioni virtuali può anche ridurre le spese aziendali poiché le aziende non hanno necessariamente bisogno di affittare o acquistare ampio spazio per accogliere i propri dipendenti. È anche un ottimo modo per ridurre l'impronta di carbonio e aiutare l'ambiente riducendo la quantità di viaggi non necessari.

Servizio clienti migliorato

Anche le riunioni virtuali sono un ottimo modo per farlo migliorare il servizio clienti. Questo perché puoi interagire con i tuoi clienti in tempo reale, il che ti consente di affrontare eventuali complicazioni che potrebbero sorgere durante la riunione. È essenziale se hai a che fare con clienti internazionali e devi essere in grado di adattarsi al loro fuso orario.

Puoi anche utilizzare le riunioni virtuali per fornire servizi aggiuntivi che altrimenti non sarebbero possibili, come offrire supporto tecnico, chat dal vivoo servizi di help desk. Questi altri servizi durante una riunione possono essere un ottimo modo per aumentare la soddisfazione del cliente.

Ripassiamo

La videoconferenza è uno strumento efficace che consente ai dipendenti di lavorare in modo più efficace e senza interruzioni. Con la videoconferenza, ottieni tutti i vantaggi delle discussioni faccia a faccia senza il tempo e il costo del viaggio. Poiché imita le riunioni di persona, i lavoratori a distanza si sentiranno più coinvolti e connessi.

Queste riunioni virtuali migliorano gli spazi di lavoro ibridi consentendo ai dipendenti di interagire tra loro in uno spazio di lavoro condiviso. Elimina ogni possibile sfida che i lavoratori remoti potrebbero dover affrontare lavorando a distanza dai colleghi o persino dal proprio team. I dati dimostrano che le riunioni virtuali aumentano la produttività e migliorano l’equilibrio tra lavoro e vita privata dei dipendenti remoti poiché si sentono più connessi all’organizzazione, aumentando così l’impegno e la lealtà.

I dieci vantaggi delle videoconferenze per gli spazi di lavoro ibridi menzionati sopra dimostrano che l’impatto delle riunioni virtuali negli ambienti di lavoro remoti è positivo e sostenibile.

Che tu stia creando un team remoto o cercando modi per migliorare la produttività di quello esistente, la videoconferenza è uno strumento inestimabile che ti aiuterà a rimanere connesso e produttivo.

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