デジタルエージェンシーの過去 XNUMX 年間で、私たちは学び、毎年効率が向上しました。 を可能にする XNUMX の簡単なテクニックを皆さんと共有したいと思います。 従業員の仕事を効率化する 直接会う時間を確保し、必要に応じて時間を節約します。
1. XNUMX つの画面での作業
長年にわたり、私たちは XNUMX つの画面で作業し、開発者だけが XNUMX つの画面で作業していました。 昨年、私たちは全員が XNUMX つの画面で作業できるように、各自に画面を追加しました。 その日からすぐに変化を感じました。 各画面には別のブラウザが表示され、他のタブが開いているため、Web サイト (電子メール、Trello、Google ドライブなど) 間の切り替えがはるかに高速かつ効率的になります。
たとえば、顧客にサイトに関するコメントを伝えたい場合、一方の画面では Web サイトが開き、もう一方の画面では電子メールが開きます。 これだけでも多くの工程が大幅に短縮され、XNUMX日に数十、数百件のやり取りとなると、計算だけで済むようになります。
2. スタンドアップ
いいえ、コメディ番組のことを話しているのではありません 🙂
「スタンドアップ」の概念はスタートアップの世界から取られています。 スタートアップ チームは朝、各人のその日のタスクの状況を確認することから始まります。 多くの場合、レビューは立って行われます (したがってスタンドアップ) が、もちろん必須ではありません。
このプロセスは毎朝 5 ～ 10 分程度かかるとされていますが、これにより従業員 (およびあなた) は毎日のルーチンに慣れ、一方ではスマートな優先順位を作成し、一方では重要なタスクに集中できるようになります。一方。
3. ソフトウェアタスクの操作
物事を暗記することだけに依存しないでください。 すべてのタスクを書き留めて文書化する必要があります。 社内ナレッジベース。 私たちの多くは、すべてのタスクを単に電子メールで収集し、タスクを含む電子メールを送信することさえあります。 私たちはこれを長い間行ってきましたが、外部の To Do リストや外部のプロジェクト管理ソフトウェア (当社が連携している Trello など) を使用すると効率が向上します。
「頭の中」のことが多すぎたり、メールにタスクが溢れかかったりすると、優先順位を正しく設定できなくなり、集中力や機動性を維持できなくなり、圧倒されていくつかのことを見落としてしまいます。
とともに タスク管理システム、雇用主として、各人にどのようなタスクが与えられているか、どのようなタスクが処理されているか、どのようなタスクが第三者を待っているか、どのタスクがすでに対処されているかを確認できます。
4. 毎日のまとめ
セクション 2 (スタンドアップ) と同様に、このテクニックでも従業員が勤務時間を適切に使用できるようにするのに数分かかります。
各従業員は、一日が終わる XNUMX ～ XNUMX 分前に、その日に行ったことをすべて記載した電子メールをあなた (またはスタッフの責任者、またはそのセクションの責任者) に送信できます。
メールは 50 行にも及ぶ長いものではなく、実行したすべてのタスクと注意が必要なタスクやコメントを短く要約した簡潔なメールにする必要があります。
「スタンドアップ」を適切に適用すれば、「毎日の要約」テクニックは必ずしも必要ではありません。
5. 午前中に重いタスクから始める
オフィスに着きましたか？ しましたか？ コーヒーを飲む? これは、重いタスクを処理して進めるのに最適な時期です。 重いタスクを XNUMX 日の終わりまで延期すると、次の XNUMX 日まで延期するか、疲れて集中力がなくなり、十分に効率的に実行できなくなるかのどちらかが起こります。
やらなければならない仕事があって、何度も先延ばしにしてしまう場合は、共同スケジュールでその時間を確保しておき、予算を立てた時間内にあなたに迷惑をかけないように全員がわかるようにしましょう。 その他のヒント 時間管理 ここで見つけることができます。
6. タスクの多様化
従業員の離職を防ぐにはどうすればよいでしょうか？ 常に可能というわけではありませんが、従業員が関与している限られた領域だけでなく、従業員にタスクを与えるようにしてください。誰かが一日中、同じ種類の同じことを仕事中に続けた瞬間、その人は後退してしまい、そうではなくなります。毎日新しいことを学びます。 例: 現場で新しい Web ツールを見つける、ブログの記事を書く、コラボレーションを見つけるなど。 いくつか追加してください 従業員の関与 アクティビティと追加のトレーニング より良いスタッフの履歴書 そして成功への準備は整っています。
A 仕事のスケジュール作成者 従業員のエンゲージメントと満足度を高める上でも重要な役割を果たすことができます。 このツールを使用して、より柔軟で個人的なスケジュールを作成することで、従業員に仕事と個人的な興味や能力開発のバランスを取る機会を提供できます。
7. 適切なソフトウェアとツールの使用
ツール (無料/有料) を使用すると、貴重な時間を節約できます。
すでに実装されていると思われる XNUMX つの簡単な例を見てみましょう。
– 帳簿付きの請求書を発行し、各顧客に郵送することができ、 請求書管理ソフトウェア 請求書を管理し、すべてをオンラインでより迅速かつ簡単に行うことができます。
– オーガニックで宣伝するすべての顧客をシークレット ウィンドウで手動で検索することで、Google での場所を確認できます。また、自動配置ソフトウェアを使用して作業することもできます。
– Facebook で顧客を支援するキャンペーンを実施していますか? 各顧客の電子メールとパスワードを個別に使用してログインすることも、Business Manager と連携して各顧客の広告を XNUMX か所で管理する権限を取得することもできます。
かなり簡単な例を XNUMX つ挙げましたが、これは日常的に行う他の多くのアクションやタスクにも実装でき、プロセスを短縮できるツールはすでに開発されています。
8. 自動化されたプロセスを構築する
プロセスが自動化されるほど、質問や不明瞭な事項は少なくなります。 たとえば、新規顧客との取引が成立した瞬間に何が起こるでしょうか? 興味のある人全員に明確に書かれたプロセスを構築します。営業担当者は CRM を更新し、トランザクションの詳細を含む電子メールをマネージャーに送信し、関連する詳細を含む電子メールを社内のクライアントのポートフォリオ マネージャーに送信します。 顧客ポートフォリオ マネージャーは、使用するソフトウェアで新しいプロジェクトを開き、アカウント マネージャーは支払いと支払いに関して顧客に連絡します。 請求書を発行、など。
さらに、今日の時代では、プロセスを合理化し、自動化されたインターフェイスを作成できるシステムが数多くあります。 自動化については、次の投稿で詳しく読むことができます (まだニュースレターに登録していない場合は、この機会に登録してください)。
9. 面倒で時間の価値のない顧客や人々を排除する
毎日電話をかけてくるのに状況が改善されない顧客はいませんか? 場合によっては、顧客を諦めることが自分にとって利益になることもあります。 この点は重要であり、顧客だけでなく、仕事以上に話したり、新しいプロジェクトや支払いの前に毎回時間を無駄にするプロバイダーがいる場合にも当てはまります。 これは、別のプロバイダーを探す時期が来たという兆候でもあります。
10. 会議に参加しなければならない人だけが会議に参加すべきです
既存/新規顧客とのミーティングはありますか? 部門全体を会議に出席させる必要はありません。 理事会会議も同様です。
会議には本当に出席する必要がある人だけが出席するように、効率性を高めてください。 会議の従業員が会議の特定の部分についてあなたの助け (または他のチームメンバーの助け) を必要としている場合、もちろんそれは可能であり、すべての側にとってはるかに効果的です。
11. 移動時間を最大限に活用する
物理的なオフィスで働いていますか? 一日のかなりの部分が路上で「無駄」になっているようです。 電車でもバスでも車でも、この時間を無駄な時間として扱わないでください。 ポッドキャストを聞いて知識を深めたり、電話で対処できる事柄に対処したりしてください (運転中の場合は、テキストメッセージなどは送信しないでください 🙂 ) 疲れすぎていますか? 音楽を聴くのも最高です。
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