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복잡한 프로젝트 관리를 단순화하는 9가지 강력한 해킹 방법

“복잡한 프로젝트란 무엇인가요?”

아래로 스크롤하여 방법을 살펴보기 전에 복잡한 프로젝트 관리를 단순화하고, 저는 규모에 관계없이 프로젝트를 복잡하게 만드는 요소를 이해하는 것이 필수적이라고 믿습니다. 

간단히 말해서 복잡한 프로젝트는 단순하거나 복잡한 프로젝트에 비해 훨씬 더 많은 과제와 결과에 대한 불확실성이 더 높은 프로젝트입니다.

여기서는 복잡한 프로젝트가 반드시 복잡한 프로젝트는 아니라는 점에 유의해야 합니다. 복잡한 프로젝트는 여러 팀과 이해관계자가 참여하는 예측 가능하거나 예측할 수 없는 상호 의존성을 특징으로 한다는 점에서 독특합니다. 

프로젝트가 복잡해지면 정규적이거나 전통적인 프로젝트 관리 접근 방식은 더 이상 효과적이지 않습니다. 

복잡한 프로젝트의 명확하고 일반적인 징후는 다음과 같습니다. 

  • 높은 수준의 불확실성과 알 수 없는 종속성 
  • 상호 연결되고 상호 의존적인 팀
  • 극도로 예측 불가능
  • 시간 제약이 심함
  • 다양한 부서나 부서의 다양한 사람들이 참여
  • 모든 단계에서 급격한 변화
  • 높은 총 비용
  • 광범위한 기술 사용
  • 돈의 부적절한 사용
  • 복잡한 일정

복잡한 프로젝트를 쉽게 처리하는 방법

1. 강력한 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하세요

강력한 팀 협업이 필요하며 프로젝트 관리 소프트웨어 이를 통해 귀하와 귀하의 팀은 중앙 위치에서 작업과 프로젝트를 추적할 수 있습니다. 

출처

A PWC 설문 조사 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 성과가 향상될 수 있으며 성과가 좋은 프로젝트의 77%가 이를 사용한다는 사실이 밝혀졌습니다. 강력한 PM 소프트웨어를 사용하면 팀이 모든 규모의 프로젝트를 쉽게 계획, 협업, 구성 및 제공할 수 있으며, 널리 분산된 팀원이 모든 장치, 모든 위치에서 업무에 원활하게 협업할 수 있습니다. 

이와 관련하여 Notion은 유연성과 다양성이 뛰어나지만 일부 사용자는 특정 요구에 맞게 심층적인 프로젝트 관리 기능과 통합을 우선시하는 도구를 선호할 수 있습니다. 그래서, Notion의 대안을 찾고 있다면, 복잡한 프로젝트 워크플로에 맞춰 더욱 전문화된 기능을 제공하는 다양한 옵션을 살펴보세요.

그룹 채팅, 작업 관리, 컴퓨터 사용 추적e, 프로젝트 일정, 칸반 보드, 간트 차트등을 사용하면 팀 구성원이 개별 성과, 작업 상태, 프로젝트 진행 상황을 쉽게 모니터링하는 동시에 프로젝트 내의 모든 최근 활동에 대한 최신 정보를 얻을 수 있습니다. 

2. 공유 프로젝트 목표 설명

목적지가 정해지지 않은 비행기에 탑승하고 싶으신가요? 아니요, 아무데도 가지 못할 가능성이 높기 때문입니다. 팀워크에도 동일하게 적용됩니다. 직무 역할과 책임을 정의하기 전에 팀과 공유 프로젝트 목표를 명확하게 설명하는 것이 중요합니다. 

모든 팀원이 프로젝트 목표와 조직 비전에 대해 동일한 이해를 갖고 있는지 확인하십시오. 설정된 목표를 향해 함께 노력하면 팀이 단결하고 올바른 방향을 유지하며 성공적인 결과를 달성하려는 동기를 부여받을 수 있습니다. 

출처

공유된 팀 및 프로젝트 목표를 개인 및 부서를 위한 더 작고 관리 가능한 목표로 나누도록 선택할 수 있습니다. 팀 구성원은 자신이 하는 일과 이유, 그리고 성공적이고 시기적절한 프로젝트 전달을 통해 어떤 이점을 얻을 수 있는지 이해해야 합니다. 

3. 직무 역할과 책임의 명확한 분배를 보장합니다.

작업 할당과 관련된 혼란과 오해는 프로젝트 관리자가 복잡한 프로젝트를 관리할 때 가장 원하지 않는 것입니다. 할당된 작업을 효율적으로 수행하려면 적절한 기술을 갖춘 적절한 사람에게 작업을 할당하는 것이 중요합니다.

복잡한 프로젝트 책임
출처

특히 이 디지털 시대에는 수동으로 그렇게 할 수 없습니다. 효율적인 작업 관리 시스템을 사용하여 작업과 프로젝트를 생성, 할당, 할당, 추적하여 직무 역할과 책임을 명확하게 분배합니다.

시작 날짜와 기한을 추가하고, 예상 시간을 설정하고, 라벨을 추가하고, 파일을 첨부하고 증명함으로써 할당된 작업을 더욱 명확하게 할 수 있습니다. 이는 팀 내에서 투명성과 직무 책임성을 장려하는 동시에 팀 간 갈등이나 오해를 최소화하는 데 도움이 됩니다.

사람들이 작업을 계속할 때 각 작업의 상태와 진행 상황을 개별적으로 모니터링하여 지정된 시간 내에 완료되었는지 확인할 수 있습니다. 

4. 프로젝트 진행 상황을 정기적으로 모니터링합니다.

많은 프로젝트가 실패하기 때문에 프로젝트 매니저 정기적인 추적 및 평가를 수행하지 않습니다. 그들은 목표를 정의하고, 작업을 할당하고, 정해진 마감일 직전에 팀과 함께 체크인합니다. 이 접근 방식을 사용하면 적시에 프로젝트를 납품하기 위해 개선 조치가 필요한 경우 코스 수정을 수행할 시간이 너무 적습니다. 

복잡한 프로젝트 프로젝트 진행
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네, 그렇게 하는 것이 좋습니다 프로젝트 매니저 세세한 관리로 이어질 수 있으므로 팀 구성원에게 작업 업데이트를 너무 자주 요청해서는 안 됩니다. 그러나 동시에 프로젝트 진행 상황을 정기적으로 모니터링하여 올바른 방향으로 진행되고 있는지 확인하는 것이 좋습니다. 

이를 통해 프로젝트 관리자와 팀은 병목 현상을 식별하고 적시에 해결할 수 있습니다.

5. 원활한 협업을 실천하세요

팀이 작업 위치에 관계없이 원활하게 협업하지 않으면 복잡한 프로젝트를 관리할 수 없습니다. 이제 협업은 팀원에게만 국한되는 것이 아니라 고객 및 이해관계자와의 조정도 포함됩니다. 

정확한 실행을 보장하려면 프로젝트 팀과 고객 간에 중요한 정보를 교환하는 것이 중요합니다. 좋은 협업 도구를 사용하면 관련된 모든 당사자가 공통 플랫폼을 공유할 수 있습니다. 

이러한 도구를 사용하면 모든 사람이 중요한 정보를 적시에 공유하면서 프로젝트 진행 상황에 대한 최신 정보를 얻을 수 있습니다. 협업 도구는 모든 장치에서 쉽게 액세스할 수 있습니다. 즉, 단일 애플리케이션에서 다른 사람들과 협업하면서 이동 중에도 복잡한 프로젝트를 관리할 수 있다는 의미입니다. 

6. 성공적인 팀 환경 조성

복잡한 프로젝트는 정면으로 도전하기를 좋아하는 생산적이고 의욕이 넘치는 개인이 가장 잘 관리할 수 있습니다.

복잡한 프로젝트 작업 환경
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팀 환경은 프로젝트 성공을 정의하는 데 중요한 역할을 할 수 있습니다. 가장 숙련되고 재능 있는 팀원이라도 부정적인 팀 환경에서 일하면 열정을 잃을 수 있습니다. 

만들기 긍정적이고 번영하는 팀 환경 팀원들이 서로를 지지하고 신뢰하는 곳은 조직 목표는 물론 프로젝트 성과에도 놀라운 효과를 발휘할 수 있습니다. 팀 환경은 모든 구성원의 행동과 업무 성과에 영향을 미칩니다.

프로젝트 관리자 또는 팀 리더는 번창하고 희망적인 팀 환경을 조성할 수 있습니다. 사람들이 가치 있고 인정받고 신뢰를 받을 때 더 열심히 일하고 훌륭한 결과를 얻을 가능성이 있는 것은 당연합니다. 

직소퍼즐 플랫폼을 운영하는 브루노 마로타(Bruno Marota) 난 퍼즐이야, “긍정적인 팀 환경을 조성하려면 자신이 대접받고 싶은 대로 다른 사람을 대접하십시오. 이는 훌륭한 작업에 대한 인정을 제공하고, 실패를 학습 경험으로 전환하며, 팀이 스스로 결정을 내릴 수 있도록 신뢰를 구축하는 것을 의미합니다. 근무일 동안의 균형을 장려하여 업무 중단을 장려할 수도 있습니다. 예를 들어, 우리는 팀원들에게 업무에서 벗어나 재충전하는 방법으로 퍼즐 게임을 하라고 지시합니다.”

7. 적절한 자원 확보

적시에 활용할 적절한 리소스가 없으면 팀은 복잡한 프로젝트를 관리하는 데 어려움을 겪게 됩니다. 프로젝트 관리자는 리소스 조달의 일부 측면을 더 잘 제어할 수는 없지만 여전히 프로세스에 영향을 미칠 수 있습니다.

자원 격차 분석을 사용하여 프로젝트를 효율적으로 관리하는 데 필요한 기술을 선별할 수 있습니다. 또한 현재 리소스 풀의 기술을 평가할 수도 있습니다. 

날카로운 비즈니스 통찰력을 갖춘 숙련되고 경험이 풍부한 사람들을 채용하기 위해 프로젝트 작업의 일부 측면을 아웃소싱해야 하는지 여부를 결정할 수 있습니다.

적절한 인력이 부족하지 않도록 프로젝트의 다양한 단계에서 리소스 요구 사항을 예측해야 합니다. 프로젝트 기간 동안과 파트타임으로 필요한 자원을 지정해야 합니다. 

8. 의사결정 속도 향상

신속한 의사결정으로 프로젝트 완료 속도가 빨라집니다. 복잡한 프로젝트에는 의사 결정을 방해하는 관료적 거버넌스가 필요하지 않습니다.

복잡한 프로젝트 의사결정
출처

조직은 업무 문화, 프로젝트 팀, 관리자에게 적합한 거버넌스 모델을 구현해야 합니다. 프로젝트 관리자가 일부 결정을 처리할 수 없는 경우 해당 결정은 거버넌스 위원회에 전달되어야 합니다. 

또한 이해관계자가 프로젝트 관리자의 의사결정 권한, 에스컬레이션 프로세스, 최종 결정을 내리는 최종 권한을 보유하는 사람을 명확하게 이해하는 것이 중요합니다.

프로젝트 관리자가 중요한 팀 구성원 간의 의사 결정을 장려하는 것도 중요합니다. 프로젝트 관리자가 의사 결정과 관련하여 고위 경영진으로부터 어느 정도 독립성을 기대하는 경우 팀에도 유사한 독립성을 부여해야 합니다. 

9. 프로젝트 납품을 지원하기 위한 올바른 접근 방식 선택

프로젝트 관리에 대한 전통적인 수명주기 접근 방식은 예측 가능성이 약간 있는 프로젝트에 이상적인 것으로 간주됩니다.

폭포수 프로젝트 관리 모델은 프로젝트 팀에서 프로젝트를 관리하기 위해 효과적으로 널리 사용되어 왔지만 이 방법론이 모든 경우에 이상적인 것은 아닙니다.

애자일 방법론의 사용은 불확실성이 높고 최종 결과를 처음부터 정확하게 정의할 수 없는 프로젝트에 이상적인 것으로 간주됩니다. 

그렇기 때문에 어떤 프로젝트 관리 방법을 사용해야 하는지 결정하기 위해 프로젝트 특성을 식별하는 것이 중요합니다.

이렇게 하면 내용이 더욱 명확해집니다. 프로젝트 기획 그리고 실행. 어떤 경우에는 "하이브리드" 접근 방식이라고도 알려진 Agile 방법론과 Waterfall 방법론을 결합하는 것을 고려할 수도 있습니다.

프로젝트 관리자가 Agile 프로젝트 관리 경험이 없는 경우 Agile 접근 방식으로 가장 잘 관리되는 복잡한 프로젝트를 효과적으로 관리할 수 있도록 필요한 교육을 받아야 합니다. 

최종 생각 

복잡한 프로젝트에는 일반적인 프로젝트 관리를 위해 일반적으로 수행하는 접근 방식과 다른 접근 방식이 필요하다는 것은 분명합니다. 복잡한 프로젝트는 예측할 수 없고 변동이 심합니다. 프로젝트 관리자와 팀은 프로젝트 계획의 전례 없는 변화에 성공적으로 대처하기 위해 역동적이고 유연해야 합니다. 

즉, 올바른 프로젝트 관리 및 팀 협업 소프트웨어를 사용하면 프로젝트 팀에 제기된 대부분의 복잡한 프로젝트 관리 과제를 처리하는 데 도움이 될 수 있습니다.

하나의 가상 지붕 아래에 일련의 고급 프로젝트 관리 기능을 갖추면 프로젝트 팀이 서로 원활하게 협업할 수 있으므로 작업과 프로젝트를 더 효과적으로 제어할 수 있습니다.

저자의 바이오

Nandini Sharma는 마케팅 보조 관리자입니다. ProofHub. 마케팅 분야의 전문가인 Nandini는 기술적 노하우에 정통하며 항상 디지털 세계의 최신 트렌드를 파악하고 있습니다.

 

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