Tijdens de afgelopen zeven jaar van ons digitale bureau hebben we geleerd en zijn we elk jaar efficiënter geworden. Ik wil elf eenvoudige technieken met je delen waarmee je dit kunt doen stroomlijn het werk van uw medewerkers en uw tijd persoonlijk en bespaar tijd waar nodig.
1. Werken met twee schermen
Jarenlang werkten wij met één scherm en alleen onze ontwikkelaar werkte met twee schermen. Vorig jaar hebben we voor ieder van ons een scherm toegevoegd, zodat we allemaal met twee schermen werken. Vanaf die dag voelden we meteen een verandering. Elk scherm heeft een andere browser met andere tabbladen geopend en het schakelen tussen websites (e-mail, Trello, Google Drive, etc) gaat veel sneller en efficiënter.
Als u bijvoorbeeld een klant commentaar wilt geven over zijn site, zal op het ene scherm de website geopend zijn en op het andere scherm de e-mail. Dit alleen al verkort veel processen aanzienlijk, en u kunt de berekening alleen uitvoeren als het gaat om tientallen of honderden van dergelijke interacties per dag.
2. Sta op
Nee, ik heb het niet over een comedyshow 🙂
Het concept ‘standup’ komt uit de wereld van startups. Startupteams beginnen de ochtend met een overzicht van de status van ieders taken voor die dag. In veel gevallen gebeurt de beoordeling staand (vandaar stand-up), maar dit is uiteraard niet verplicht.
Dit proces, dat elke ochtend ongeveer 5-10 minuten zou duren, brengt de medewerkers (en u) in een dagelijkse routine en stelt u in staat om enerzijds een slimme reeks prioriteiten te creëren en u te concentreren op de belangrijke taken aan de andere kant. andere kant.
3. Werken met softwaretaken
Vertrouw er niet op dat u dingen alleen maar uit uw hoofd onthoudt. Al uw taken moeten worden opgeschreven en gedocumenteerd in een interne kennisbank. Velen van ons verzamelen eenvoudigweg alle taken per e-mail en sturen zelfs e-mails met taken. Dat hebben we lange tijd gedaan, maar het werken met een externe To-Do List en externe projectmanagementsoftware (zoals Trello, waar we mee werken) zal je efficiëntie verbeteren.
Zodra er te veel 'in je hoofd' zit of je e-mail overspoeld wordt met taken, kun je niet goed prioriteiten stellen, kun je de focus en mobiliteit niet behouden en raak je overweldigd en mis je een paar dingen.
Met een taakbeheersysteemAls werkgevers kunt u ervoor zorgen welke taken voor elke persoon openstaan, welke taken worden afgehandeld, welke taken op een derde wachten en welke taken al zijn aangepakt.
4. Dagelijkse samenvatting
Net als bij Hoofdstuk 2 (Standup) duurt het ook een paar minuten om ervoor te zorgen dat uw medewerkers de werkdag goed gebruiken.
Vijf tot tien minuten voor het einde van de dag kan iedere medewerker u (of de stafchef/zijn afdeling) een e-mail sturen met alles wat hij die dag heeft gedaan.
De e-mail mag geen lange e-mail van 50 regels zijn, maar een beknopte e-mail die in korte punten alle uitgevoerde taken samenvat, en taken of opmerkingen die uw aandacht vereisen.
Als je de 'Standup' goed toepast, is een 'Daily Summary'-techniek niet altijd nodig.
5. Begin 's ochtends met de zware taken
Heb je het kantoor bereikt? Heb jij koffie drinken? Dit is de beste tijd om je zware taken uit te voeren en ermee verder te gaan. Als je de zware taken uitstelt tot het einde van de dag, zullen er twee dingen gebeuren: óf je stelt ze uit tot de volgende dag, óf je bent moe en niet gefocust en voert ze niet efficiënt genoeg uit.
Als er een taak is die u moet uitvoeren en u voortdurend uitstelt en uitstelt, reserveer er dan tijd voor in het gezamenlijke schema, zodat iedereen weet dat hij u niet lastig hoeft te vallen gedurende de tijd die u heeft begroot. Meer tips over time management kan hier worden gevonden.
6. Diversifieer de taken
Hoe voorkom je dat medewerkers vertrekken? Het is niet altijd mogelijk, maar probeer uw medewerkers niet alleen taken te geven op het beperkte gebied waar ze mee bezig zijn. Op het moment dat iemand de hele dag hetzelfde doet, voor de duur van zijn werk, valt hij terug en niet meer. leer dagelijks nieuwe dingen. Bijvoorbeeld: het vinden van nieuwe webtools in het veld, het schrijven van een artikel voor een blog, het vinden van samenwerkingen, et cetera. Voeg wat toe betrokkenheid van medewerkers activiteiten en aanvullende opleidingen betere personeels-cv's en je bent klaar voor succes.
A werkschema maker kan ook een cruciale rol spelen bij het vergroten van de betrokkenheid en tevredenheid van medewerkers. Door deze tool te gebruiken om flexibelere en gepersonaliseerde roosters te creëren, kunt u werknemers de mogelijkheid bieden om hun werk in evenwicht te brengen met persoonlijke interesses en ontwikkeling.
7. Gebruik van geschikte software en hulpmiddelen
Het gebruik van tools (gratis/betaald) kan u kostbare tijd besparen.
Laten we drie eenvoudige voorbeelden nemen die u al lijkt te implementeren:
– U kunt facturen met een rekeningboek uitgeven en deze naar elke klant mailen en gebruiken factuurbeheersoftware om facturen te beheren en alles online en op een veel snellere en gemakkelijkere manier te doen.
– Je kunt locaties in Google controleren door handmatig in het incognitovenster te zoeken voor elke klant die je organisch promoot, en je kunt werken met automatische plaatsingssoftware.
– Voer je campagnes die klanten op Facebook helpen? U kunt afzonderlijk inloggen met het e-mailadres en wachtwoord van elke klant, of u kunt eenvoudig met Bedrijfsmanager werken en toestemming krijgen om de advertenties van elke klant op één plek te beheren.
Ik heb drie vrij triviale voorbeelden genoemd, maar je kunt dit implementeren op een heleboel andere acties en taken die je dagelijks uitvoert en er zijn al tools ontwikkeld die processen kunnen verkorten.
8. Bouw geautomatiseerde processen
Hoe geautomatiseerder de processen, hoe minder vragen en onduidelijkheden er zullen zijn. Wat gebeurt er bijvoorbeeld op het moment dat je een deal sluit met een nieuwe klant? Bouw een proces dat geschreven en duidelijk is voor iedereen die daarin geïnteresseerd is: de verkoper werkt het CRM bij, stuurt een e-mail met transactiegegevens naar de manager en een e-mail met de relevante details naar de portefeuillemanager van de klant in uw bedrijf. De klantportfoliomanager opent een nieuw project in de software waarmee hij werkt en de accountmanager neemt contact op met de klant over de betaling en een factuur uitreikenet cetera.
Bovendien zijn er tegenwoordig nogal wat systemen die processen kunnen stroomlijnen en geautomatiseerde interfaces kunnen creëren. Meer over automatisering lees je in onze volgende berichten (dus als je je nog niet hebt aangemeld voor de nieuwsbrief, dan is dit het moment!).
9. Verwijder klanten en mensen die hinderlijk zijn en uw tijd niet waard zijn
Heeft u klanten die u dagelijks bellen en verbetert de situatie niet? Soms kan het opgeven van een klant u alleen maar ten goede komen. Dit punt is niet alleen belangrijk en relevant voor klanten, maar ook als u dienstverleners heeft die meer praten dan werken, of die graag elke keer uw tijd verspillen aan een nieuw project of het doen van een betaling. Dat is ook een teken dat het tijd is om een andere aanbieder te zoeken.
10. Alleen degenen die in een vergadering moeten aanwezig zijn, mogen in een vergadering aanwezig zijn
Heeft u een afspraak met een bestaande/nieuwe klant? Je hoeft niet de hele afdeling mee te nemen naar de bijeenkomst. Hetzelfde geldt voor bestuursvergaderingen.
Zorg voor een hoge mate van efficiëntie, zodat alleen degenen aanwezig zijn die echt bij de vergadering aanwezig moeten zijn. Als een medewerker uit de bijeenkomst jouw hulp (of de hulp van een ander teamlid) nodig heeft voor een bepaald onderdeel van de bijeenkomst, dan is dat uiteraard mogelijk en voor alle partijen veel effectiever.
11. Haal het meeste uit reistijd
Werk je in een fysiek kantoor? Het lijkt erop dat een groot deel van je dag onderweg wordt ‘verspild’. Of het nu met de trein, bus of auto is, beschouw deze tijd niet als dode tijd. Luister naar een podcast en verrijk je kennis, of regel de dingen die je aan de telefoon kunt afhandelen (als je aan het rijden bent, sms dan niet of iets dergelijks 🙂) Te moe? Muziek luisteren is ook geweldig.
Deel hieronder in de reacties meer technieken met ons die u helpen uw effectiviteit op het werk te verbeteren.
