Home  /  Allesproject management  / 9 krachtige hacks om complex projectbeheer te vereenvoudigen

9 krachtige hacks om complex projectbeheer te vereenvoudigen

“Wat zijn complexe projecten?”

Voordat je naar beneden scrollt en doorneemt hoe je dat kunt doen vereenvoudig complex projectbeheer, Ik geloof dat het essentieel is dat we begrijpen wat een project complex maakt, ongeacht de omvang ervan. 

In eenvoudige bewoordingen zijn complexe projecten projecten die worden overspoeld door een veel groter aantal uitdagingen en een grotere mate van onzekerheid over de uitkomst ervan, vergeleken met eenvoudige of gecompliceerde projecten.

Hierbij moet worden opgemerkt dat ingewikkelde projecten niet noodzakelijkerwijs complexe projecten zijn. Complexe projecten zijn uniek in de zin dat ze worden gekenmerkt door zowel voorspelbare als onvoorspelbare onderlinge afhankelijkheden waarbij meerdere teams en belanghebbenden betrokken zijn. 

Wanneer een project complex wordt, zijn reguliere of traditionele projectmanagementbenaderingen niet meer effectief. 

Enkele duidelijke, veelvoorkomende tekenen van een complex project zijn: 

  • Hoge mate van onzekerheid en onbekende afhankelijkheden 
  • Onderling verbonden, onderling afhankelijke teams
  • Extreem onvoorspelbaar
  • Zware tijdsdruk
  • Betrokkenheid van verschillende mensen van verschillende afdelingen of eenheden
  • Snelle veranderingen in elke fase
  • Hoge totale kosten
  • Uitgebreid gebruik van technologie
  • Oneigenlijk gebruik van geld
  • Ingewikkelde planning

Hoe u complexe projecten eenvoudig kunt aanpakken

1. Gebruik krachtige projectmanagementsoftware

Je zou een krachtige teamsamenwerking nodig hebben en project management software waarmee u en uw team uw taken en projecten vanaf een centrale locatie kunnen volgen. 

bron

A PWC-enquête onthulde dat het gebruik van projectmanagementsoftware de prestaties kan verhogen en dat 77% van de goed presterende projecten er één gebruikt. Dankzij krachtige PM-software kunnen teams eenvoudig projecten van elke omvang plannen, samenwerken, organiseren en op tijd opleveren, omdat wijdverspreide teamleden naadloos kunnen samenwerken aan hun werk vanaf elk apparaat en elke locatie. 

Hoewel Notion uitblinkt in flexibiliteit en veelzijdigheid, geven sommige gebruikers in dit opzicht misschien de voorkeur aan tools die prioriteit geven aan diepgaande projectmanagementfunctionaliteiten en -integraties voor hun specifieke behoeften. Dus, als u op zoek bent naar alternatieven voor NotionOntdek verschillende opties die meer gespecialiseerde functies bieden die zijn afgestemd op complexe projectworkflows.

Geavanceerde functies zoals groepschat, taakbeheer, computergebruik bijhoudene, projectplanning, kanbanborden, gantt-diagrammen, enz. maken het voor teamleden gemakkelijk om individuele prestaties, taakstatus en projectvoortgang te volgen, terwijl ze op de hoogte blijven van alle recente activiteiten binnen een project. 

2. Leg een gedeeld projectdoel uit

Wilt u aan boord van een vlucht zonder geplande bestemming? Nee, want de kans is groot dat je nergens terechtkomt. Hetzelfde geldt voor teamwerk. Het is van cruciaal belang om een ​​gedeeld projectdoel duidelijk met uw team uit te leggen voordat u begint met het definiëren van functierollen en verantwoordelijkheden. 

Zorg ervoor dat elk teamlid op dezelfde pagina zit wat betreft het projectdoel en de organisatievisie. Samenwerken aan een bepaald doel zorgt er waarschijnlijk voor dat uw team verenigd is, op koers blijft en gemotiveerd is om succesvolle resultaten te behalen. 

bron

U kunt ervoor kiezen uw gedeelde team- en projectdoelen op te splitsen in kleinere, beheersbare doelen voor individuen en afdelingen. Teamleden moeten begrijpen wat ze doen en waarom, en hoe ze kunnen profiteren van een succesvolle en tijdige projectoplevering. 

3. Zorg voor een duidelijke verdeling van functierollen en verantwoordelijkheden

Verwarring en misverstanden over de taakverdeling is het laatste wat een projectmanager wil bij het beheren van complexe projecten. Het is belangrijk om taken toe te wijzen aan de juiste mensen die over de juiste vaardigheden beschikken om de toegewezen taken efficiënt uit te voeren.

complexe projectverantwoordelijkheid
bron

Dat kun je niet handmatig doen, zeker niet in dit digitale tijdperk. Gebruik een efficiënt taakbeheersysteem om taken en projecten te creëren, toe te wijzen, toe te wijzen en te volgen om een ​​duidelijke verdeling van functierollen en verantwoordelijkheden te garanderen.

U kunt meer duidelijkheid toevoegen aan toegewezen taken door hun start- en einddatum toe te voegen, tijdschattingen in te stellen, labels toe te voegen en bestanden bij te voegen en te controleren. Dit zal helpen om conflicten tussen teams of misverstanden tot een minimum te beperken, terwijl de transparantie en taakverantwoordelijkheid binnen het team worden bevorderd.

Terwijl mensen aan hun taken blijven werken, kunt u de status en voortgang van elke taak afzonderlijk volgen om ervoor te zorgen dat deze binnen een bepaald tijdsbestek wordt voltooid. 

4. Monitor de voortgang van het project regelmatig

Veel projecten mislukken omdat projectmanagers er niet in slagen om regelmatig toezicht en evaluatie uit te voeren. Ze definiëren doelen, verdelen taken en nemen contact op met teams vlak voor de gestelde deadline. Deze aanpak laat te weinig tijd over om koerscorrecties uit te voeren als corrigerende maatregelen nodig zijn om een ​​tijdige projectoplevering te garanderen. 

complexe projectprojectvoortgang
bron

Ja, dat wordt gesuggereerd projectmanagers mag niet te vaak om taakupdates van teamleden vragen, omdat dit tot micromanagement zou kunnen leiden. Tegelijkertijd is het echter ook raadzaam dat zij de voortgang van het project regelmatig monitoren om er zeker van te zijn dat deze op de goede weg is. 

Hierdoor kunnen projectmanagers en teams ook knelpunten identificeren en tijdig oplossen.

5. Oefen naadloze samenwerking

U kunt niet hopen complexe projecten te kunnen beheren tenzij uw team naadloos samenwerkt, ongeacht waar ze werken. Samenwerking beperkt zich nu niet alleen tot teamleden, maar omvat ook coördinatie met klanten en belanghebbenden. 

Het is belangrijk dat cruciale informatie wordt uitgewisseld tussen projectteams en klanten om een ​​nauwkeurige uitvoering te garanderen. Dit is waar gebruik maken van een goede samenwerkingstool kan ervoor zorgen dat alle betrokken partijen een gemeenschappelijk platform kunnen delen. 

Met behulp van een dergelijke tool kan iedereen op de hoogte blijven van de projectvoortgang en tegelijkertijd belangrijke informatie op tijd delen. Samenwerkingstools zijn eenvoudig toegankelijk op elk apparaat, wat betekent dat u uw complexe projecten onderweg kunt beheren terwijl u met anderen samenwerkt vanuit één enkele applicatie. 

6. Creëer een bloeiende teamomgeving

Complexe projecten kunnen het beste worden beheerd door productieve, zeer gemotiveerde individuen die graag uitdagingen aangaan.

complexe projectwerkomgeving
bron

Uw teamomgeving kan een cruciale rol spelen bij het bepalen van het projectsucces, of anderszins. Zelfs de meest bekwame en getalenteerde teamleden kunnen hun enthousiasme verliezen als ze in een negatieve teamomgeving werken. 

Een maken positieve, bloeiende teamomgeving waar teamleden elkaar ondersteunen en vertrouwen, kan wonderen doen voor uw projectprestaties en organisatiedoelen. De teamomgeving beïnvloedt het gedrag en de werkprestaties van elk lid.

Projectmanagers of teamleiders kunnen een bloeiende en stimulerende teamomgeving creëren. Het is normaal dat wanneer mensen worden gewaardeerd, gewaardeerd en vertrouwd, ze waarschijnlijk met meer enthousiasme zullen werken en geweldige resultaten zullen behalen. 

Bruno Marota, die het puzzelplatform beheert Ik ben een puzzel, legt uit: “Om een ​​positieve teamomgeving te creëren, moet je anderen behandelen zoals je zelf behandeld zou willen worden. Dit betekent erkenning geven voor goed werk, mislukkingen omzetten in een leerervaring en vertrouwen cultiveren, zodat uw team zelf beslissingen kan nemen. U kunt zelfs de balans tijdens de werkdag bevorderen en pauzes van het werk aanmoedigen. We vertellen ons team bijvoorbeeld dat ze onze puzzelspellen moeten spelen als een manier om even afstand te nemen van hun werk en op te laden.”

7. Zorg voor de juiste middelen

Uw team zal moeite hebben om complexe projecten te beheren als u niet over de juiste middelen beschikt om deze op het juiste moment in te zetten. Hoewel projectmanagers misschien niet meer controle hebben over bepaalde aspecten van de resourcing, kunt u nog steeds invloed uitoefenen op het proces.

U kunt de analyse van de resource gap gebruiken om de vaardigheden te identificeren die nodig zijn om het project efficiënt te beheren. U kunt ook de vaardigheden van uw huidige bronnenbestand beoordelen. 

U kunt bepalen of u sommige aspecten van het projectwerk moet uitbesteden om bekwame, ervaren mensen met een scherp zakelijk inzicht te werven.

U moet uw behoefte aan middelen in verschillende fasen van het project voorspellen om ervoor te zorgen dat u niet te kort komt aan voldoende personeel. U dient aan te geven welke middelen u nodig heeft voor de looptijd van het project, maar ook op parttime basis. 

8. Versnel de besluitvorming

Snelle besluitvorming versnelt de voltooiing van projecten. Complexe projecten hebben geen bureaucratisch bestuur nodig dat de besluitvorming belemmert.

complexe projectbesluitvorming
bron

Een organisatie moet het governancemodel implementeren dat past bij de werkcultuur, het projectteam en de manager. Als een projectmanager bepaalde beslissingen niet aankan, moeten deze worden doorgegeven aan de governancecommissie. 

Ook is het belangrijk dat belanghebbenden een duidelijk inzicht hebben in de beslissingsbevoegdheden van de projectmanager, het escalatieproces en wie de uiteindelijke autoriteit heeft om een ​​definitieve beslissing te nemen.

Het is ook belangrijk voor projectmanagers om de besluitvorming onder hun vitale teamleden te stimuleren. Wanneer projectmanagers een zekere mate van onafhankelijkheid van het senior management verwachten met betrekking tot de besluitvorming, moeten ze hun team ook een soortgelijke onafhankelijkheid geven. 

9. Kies de juiste aanpak om de projectoplevering te ondersteunen

De traditionele levenscyclusbenadering van projectmanagement wordt als ideaal beschouwd voor projecten met een milde mate van onvoorspelbaarheid.

Het watervalprojectmanagementmodel wordt op grote schaal door projectteams gebruikt om projecten te beheren, maar deze methodologie is niet in alle gevallen ideaal.

Het gebruik van de Agile-methodologie wordt als ideaal beschouwd voor projecten met een hoge mate van onzekerheid, waarvan het eindresultaat niet vanaf het begin nauwkeurig kan worden gedefinieerd. 

Daarom is het essentieel om projectkenmerken te identificeren om te bepalen welke projectmanagementmethodologie gebruikt moet worden.

Als u dit doet, wordt uw situatie nog duidelijker project planning en uitvoering. In sommige gevallen kunt u overwegen om zowel Agile- als Waterval-methodieken te combineren, ook wel ‘hybride’ benaderingen genoemd.

Als de projectmanager geen ervaring heeft met het beheren van agile projecten, moet hij of zij de vereiste training krijgen, zodat hij complexe projecten die het beste kunnen worden beheerd met de Agile-aanpak, effectief kan beheren. 

De laatste gedachte 

Het is duidelijk dat complexe projecten een andere aanpak vereisen dan wat u normaal zou doen bij het beheren van typische projecten. Complexe projecten zijn onvoorspelbaar en fluctuerend. Projectmanagers en hun teams moeten dynamisch en flexibel zijn om ongekende veranderingen in het projectplan met succes aan te kunnen pakken. 

Dat gezegd hebbende, kan het gebruik van de juiste software voor projectmanagement en teamsamenwerking u helpen bij het omgaan met de meeste complexe projectmanagementuitdagingen waarmee uw projectteam wordt geconfronteerd.

Door een reeks geavanceerde projectmanagementfuncties onder één virtueel dak te hebben, hebben projectteams meer controle over taken en projecten, omdat ze naadloos met elkaar kunnen samenwerken.

Auteur Bio

Nandini Sharma is assistent-marketingmanager bij ProofHub. Nandini is specialist op het gebied van marketing en beschikt over technische kennis en is altijd op de hoogte van de laatste trends in de digitale wereld.

 

Converteer meer bezoekers naar klanten, leads en e-mailabonnees met Poptin's prachtige en zeer gerichte pop-ups en contactformulieren.