9 tools voor werken op afstand om werknemers gelukkig en productief te maken

Volgens de Universiteit van Oxford zijn dat tenminste gelukkige werknemers 13% productiever. Het mag geen verrassing zijn. 

Tijd doorbrengen in een vriendelijke werkomgeving is een grote boost voor het moreel. Aan de andere kant, als je vastzit in een giftige omgeving, is de kans groot dat je moeite zult hebben om motivatie te vinden en productief te zijn.

Natuurlijk zijn er naast de werkomgeving ook andere factoren die iemands geluk beïnvloeden. Het persoonlijke leven, de samenleving en de cultuur die mensen elke dag ervaren, en geestelijke gezondheid zijn andere voorbeelden van wat bepaalt of iemand gelukkig is of niet.

Voor iemand die leiding geeft aan een team voor werken op afstand en zijn werknemers productiever wil maken door hun geluk te vergroten, is de kans groot dat de invloed op gebieden buiten het werk buiten de handen van een supervisor ligt.

Er zijn echter manieren om uw werknemers gelukkig te maken. En een van de suggesties is om nuttige werkinstrumenten aan te bieden. Naast de tools die wij voorstellen, is het van groot belang dat u uw waardering uitspreekt voor het werk van uw medewerker relatiegeschenken zoals bedankjes.

1 – slap

Met Slack kunt u vervelende e-mailcommunicatie elimineren en beknopter berichten uitwisselen met collega's. 

De berichten kunnen direct worden afgeleverd of voor later worden gepland. Voor een communicatieplatform is de functie voor asynchrone berichten behoorlijk handig, vooral als een team bestaat uit mensen van over de hele wereld die in verschillende tijdzones werken.

Slack gebruiken biedt teams op afstand een alles-in-één communicatiehub die het eenvoudiger maakt voor werknemers die zich niet in paniek willen voelen tijdens het uitwisselen van informatie met collega's.

Voors:

• Bestanden delen tussen gebruikers
• Applicatie-integraties
• Hoge aanpassingsmogelijkheden
• Video- en spraakoproepen
• Scherm delen
• Beschikbaarheid van web- en mobiele applicaties
• Instantberichten en meldingen

nadelen:

• Een beetje duur, vooral voor grotere teams
• De geluidskwaliteit tijdens gesprekken kan verbeteringen gebruiken

Prijzen:

Slack heeft 3 verschillende betalingsplannen:

• Pro: € 6.25/maand indien jaarlijks gefactureerd en € 7.50/maand indien maandelijks gefactureerd (per persoon)
• Business+: € 11.75/maand indien jaarlijks gefactureerd en € 14.10/maand indien maandelijks gefactureerd (per persoon)
• Enterprise Grid: prijzen beschikbaar op aanvraag

2 – Dropbox

Het is moeilijk voor te stellen om op afstand te werken zonder een cloudopslagoplossing. Zelfs als je een tool als Slack kunt gebruiken om bestanden uit te wisselen, zijn er bepaalde beperkingen wat betreft de bestandsgrootte.

Om deze beperkingen te overwinnen, kunt u cloudopslag gebruiken om gegevens te delen. Met Dropbox kun je documenten ook rechtstreeks bewerken zonder dat je ze eerst naar je apparaat hoeft over te zetten.

Als je wilt, kun je de cloudopslag ook op meerdere apparaten tegelijk synchroniseren, wat betekent dat je snel een bestand op je smartphone kunt bekijken in plaats van dat je een computer nodig hebt.

Voors:

• Compatibel met vrijwel elk besturingssysteem
• Ideaal om samen te werken 
• Uitstekende functies voor betalende abonnees
• Digitale ondertekeningstool

nadelen:

• Gratis account biedt slechts 2 GB opslagruimte
• Betaalde abonnementen kunnen duur zijn

Prijzen:

Door jaarlijks te factureren bespaart u 20 procent op de kosten. Voor bedrijven zijn er 3 abonnementen beschikbaar die u ook gratis kunt uitproberen:

• Professioneel (voor particulieren): € 16.58/maand met 3TB opslag voor 1 gebruiker
• Standaard (voor kleinere teams): € 10/maand met 5TB opslag voor 3+ gebruikers
• Gevorderd (voor grotere teams): € 15/maand met onbeperkte opslag voor 3+ gebruikers

3 – Zoomen

Zoom is cloudgebaseerd videoconferentie tool waarmee bedrijven videogesprekken kunnen organiseren en op die manier contact kunnen houden. 

Bepaalde zaken worden beter uitgelegd via videofeed. Om nog maar te zwijgen van het feit dat er mogelijk werknemers zijn die met elkaar willen communiceren via videochat. 

Daarnaast kan Zoom ook gebruikt worden als middel om trainingen te geven. Bedrijven huren vaak gastcoaches of sprekers in die teams op afstand les kunnen geven. Een kans om te leren en uw vaardigheden te verbeteren, motiveert werknemers en maakt ze gelukkiger.

Voors:

• Ondersteunt een groot publiek
• Hiermee kunt u webinars hosten
• Ondersteunt Google Agenda
• Goede videokwaliteit en weinig framedrops
• Schaalbaar voor verschillende teams
• Bied synchronisatie van cloudopslag aan

nadelen:

• Abonnementen en add-ons
• Gebrek aan commentaarcontrole
• Inconsistenties in cloudbestandsgroottes

Prijzen:

Zoom heeft een gratis abonnement, maar er geldt een limiet van 40 minuten voor een enkele vergadering. Om het meeste uit de tool te halen, moet je kiezen voor een van de beschikbare betaalde opties:

• € 139.90/j voor het hosten van maximaal 100 deelnemers
• € 189.90/j voor het hosten van maximaal 300 deelnemers
• € 223.20/j voor het hosten van maximaal 500 deelnemers

4 – Trello

Trello maakt gebruik van zijn kanbanbord app om projectbeheer te vereenvoudigen. Het is gemakkelijk om taken in de Trello-omgeving te organiseren en bij te houden.

Gebruikers kunnen blokken slepen en neerzetten, opmerkingen achterlaten, taken voltooien en verder gaan, en er is heel weinig technische kennis voor nodig om uit te vinden hoe Trello moet worden gebruikt.

Zelfs als je een nieuw lid moet aanwerven en hen vertrouwd moet maken met het project dat goed op weg is, is het proces vrij eenvoudig.

Voors:

• Eenvoudig te gebruiken
• Automatiseert de werkstroom
• Uitgebreide functionaliteitsopties
• Geweldige mobiele app
• Grote waarde voor zijn prijs

nadelen:

• Beperkte projectweergaven
• Gebrek aan rapportage
• Niet ideaal voor complexere projecten

Prijzen:

Net als de meeste andere soortgelijke diensten biedt Trello meerdere abonnementen, afhankelijk van uw behoeften:

• Gratis abonnement voor basisgebruik
• Standaard: $5/mnd 
• Premie: $ 10 / maand
• Enterprise: $17.50/mnd

5 – CleanMyMac X

Werken op een worstelende computer is op zijn zachtst gezegd niet ideaal. Het is het tegenovergestelde van wat je als toezichthouder wilt zien.

Omdat schijfrommel een van de belangrijkste redenen is voor slechte computerprestaties, is het de moeite waard om werknemers te voorzien van opruimhulpmiddelen.

Voor MacBook-gebruikers is CleanMyMac X misschien wel de beste optie. Deze hulpprogramma-app functioneert ook als een beveiligingstool, wat een bijkomend voordeel is als het gaat om cyberbeveiligingsproblemen.

Voors:

• Makkelijk te gebruiken
• Maakt deel uit van het app-abonnement van Setapp
• Ideaal voor Photoshop-gebruikers die dat willen lege scratch-schijven
• Smart Scan-functie om de prestaties van de computer te verbeteren

nadelen:

• Misschien te veel voor een gemiddelde Mac-gebruiker
• Sommige functies van de tool voelen mat aan in vergelijking met de rest

Prijzen:

CleanMyMac X heeft een geld-terug-garantie van 30 dagen. De abonnementen zijn jaarlijks en verschillen afhankelijk van voor hoeveel Macs je de tool wilt gebruiken:

• € 39.95/j voor 1 MacBook
• € 79.90/j voor 2 MacBooks
• € 199.75/j voor 5 MacBooks

6 – Tijddokter

Time Doctor kan in de eerste plaats worden gebruikt om de tijd van werknemers bij te houden, maar kan ook worden gebruikt voor projectbeheer. 

Sommige werknemers zijn misschien niet tevreden met hoeveel ze werken en moeten rechtvaardigen dat ze meer betaald krijgen vanwege de hoeveelheid tijd die ze besteden. Een rapport met urenregistratie is daar het harde bewijs van.

Een ander voorbeeld is een vriendschappelijke wedstrijd tussen collega’s. Je kunt met elkaar concurreren om te zien wie een project sneller afrondt en een rapport van Time Doctor aanleveren om je resultaten te laten zien. Vriendschappelijke wedstrijden zijn geweldig voor de betrokkenheid van medewerkers.

Voors:

• Factuur maken binnen de app
• Monitoring van werknemers
• Ruime integratiemogelijkheden

nadelen:

• Verouderde gebruikersinterface
• Stopwatch heeft een aparte applicatie nodig om te werken

Prijzen:

Time Doctor heeft een gratis proefversie waarmee u de tool eerst kunt testen. Als u er tevreden mee bent, kunt u een van de drie beschikbare abonnementen kiezen:

• Basis: $7/mnd
• Standaard: $10/mnd
• Premie: $ 20 / maand

7 - Klutch

Een hub om veelgestelde vragen en relevante bedrijfsinformatie bij te houden helpt daarbij onboarding van nieuwe medewerkers en het tijdig beantwoorden van vragen van klanten.

Geen tijdverlies dankzij een goede voorbereiding kennisbasis, is geweldig voor de productiviteit, en Klutch klinkt als de perfecte tool daarvoor.

Voors:

• Makkelijk te gebruiken
• Goedkoop
• Geen echte technische kennisvereisten vanwege de eenvoudige gebruikersinterface
• De mogelijkheid om je abonnement op elk gewenst moment op te zeggen

nadelen:

• Je moet het gebruiken als een Chrome-extensie

Prijzen:

Klutch heeft een vrij eenvoudig idee voor zijn prijsmodel. Het biedt 2 plannen:

• Gratis: $ 0 met maximaal 2 GB opslagruimte
• Pro: $ 4/maand met maximaal 100 GB opslag

Probeer Klutch gratis!

8 - NordVPN

Zorgen over cyberveiligheid zijn gebruikelijk, vooral nu zoveel mensen vanuit huis werken en niet de moeite nemen om te veel in beveiliging te investeren. 

NordVPN is een waardevolle overweging als u werknemers een extra beveiligingslaag wilt bieden. Bovendien blokkeert het ook opdringerige advertenties en geeft u toegang tot geografisch beperkte inhoud, zoals streamingplatforms, wat een extra voordeel is voor degenen die graag films en tv-programma's kijken.

Voors:

• Maakt gebruik van WiredGuard
• Tor- en multi-hop-verbindingen
• Meerdere serverlocaties
• Betrouwbare klantenondersteuning

nadelen:

• Gebrek aan router-app
• Linux-client mist grafische interface
• Kan duur zijn

Prijzen:

Het prijsmodel van NordVPN is een beetje ingewikkeld. Als u kiest voor een maandelijkse optie, kost dit u € 10.49. Er zijn echter goedkopere opties beschikbaar:

• € 69.36 voor een 2-jarenplan en € 87.48/j na de eerste twee jaar
• € 52.68 voor een 1-jarig abonnement en € 87.48/j na het eerste jaar

9 – TeamViewer

TeamViewer werkt onder alle mobiele en desktopbesturingssystemen. Het wordt voornamelijk gebruikt om uw scherm met anderen te delen.

In een afgelegen of hybride werk omgeving, is het gemakkelijker om collega's uit te leggen en te helpen wanneer u het scherm van uw computer kunt laten zien en in realtime kunt praten. 

Of het nu iemand is die een probleem moet oplossen of taken moet overnemen van een collega die op vakantie gaat, TeamViewer staat voor u klaar.

Voors:

• Beginnersvriendelijke gebruikersinterface
• Makkelijk op te zetten
• Meerdere beveiligingslagen
• Ondersteunt meerdere monitoren

nadelen:

• Kan duur zijn
• Ontbreekt aan ondersteunende diensten
• Redundante functies kunnen vervelend zijn

Prijzen:

TeamViewer biedt een gratis abonnement voor niet-commercieel gebruik, maar bedrijven zullen dat waarschijnlijk overslaan en een van deze 3 kiezen:

• Enkele gebruiker: € 29.90/maand 
• Meerdere gebruikers: € 59.90/maand
• Voor teams: € 129.90/maand

10 – Plaky

Controle houden over uw werk wordt toegankelijker met behulp van Plaky-software voor projectbeheer.

Plaky is ideaal voor elke workflow vanwege het uitgebreide gratis abonnement en de gebruiksvriendelijke interface.

Gebruikers kunnen werk bespreken door commentaar te geven op taken en hun collega's te vermelden, taakgerelateerde bestanden te delen en meer. Tegelijkertijd kan een projectmanager in één oogopslag de status van alle bestaande taken zien.

Er is geen risico dat u belangrijke wijzigingen mist als gevolg van e-mail- en in-app-meldingen.

Om u tijd te besparen, biedt Plaky een verscheidenheid aan kant-en-klare bordsjablonen die toepasbaar zijn op verschillende sectoren en teams, zoals marketing, HR, verkoop en ontwikkeling.

Voors:

• Onbeperkt aantal projecten, gebruikers en taken
• Bordsjablonen
• Activiteiten logboek
• E-mail- en in-app-meldingen
• Beschikbaarheid van web- en iOS-apps
• Bestanden delen

nadelen:

• Beperkte bordweergaven
• Geen dashboardweergave

Prijzen:

Plaky heeft een gratis abonnement dat alles bevat wat je nodig hebt om projecten te beheren. 

Conclusie

Al met al is het zinvol om externe medewerkers de nodige hulpmiddelen te bieden als u een gelukkig en productief team wilt.

Als iemand ontevreden is omdat hij taken niet kan voltooien of oplossingen moet vinden en tijd verspilt, zal het niet lang duren voordat hij of zij klachten krijgt.