Videoconferenties verwijzen naar de toepassing van technologie waarbij mensen kunnen voelen dat ze in de aanwezigheid van anderen zijn terwijl ze op verschillende geografische locaties verblijven. Het helpt teams hun collega's en kantoor waar te nemen alsof ze er zelf bij zijn.
Videoconferenties zijn ook algemeen bekend onder andere termen, zoals visuele samenwerking of virtuele vergadering. Volgens Lifesize76% van de mensen die thuis werken, maakt gebruik van virtuele conferenties, en 75% rapporteert meer productiviteit en een betere balans tussen werk en privé.
Soorten videoconferenties
Er zijn verschillende soorten videoconferentieoplossingen. Enkele van de meest populaire zijn:
Cloudgebaseerde videoconferenties:
Cloudgebaseerde videoconferenties zijn een vorm van videoconferenties waarmee mensen kunnen communiceren en samenwerken via hun op internet aangesloten apparaten. Voorbeelden hiervan zijn Skype voor Bedrijven, Zoom, Google Meet en nog veel meer.
Live streaming:
Livestreaming verwijst naar realtime communicatie via internet, waarbij gebruik wordt gemaakt van een live videofeed en audio-overdracht. Teams kunnen ze zowel één-op-één als in groepsverband gebruiken.
Bureaublad delen op afstand:
Met extern delen van het bureaublad kunnen gebruikers de toegang en controle delen tussen andere computers. Teams gebruiken ze doorgaans voor technische ondersteuningsdoeleinden.
Op locatie:
An videoconferentiesysteem op locatie wordt gehost en beheerd door een leverancier. Klanten hebben speciale servers om hun vergaderingen te hosten, maar ze hebben ook toegang tot het ondersteunend personeel van de leverancier als ze hulp nodig hebben.
Hosted:
Een derde partij (meestal een IT-bedrijf) beheert meestal een gehoste videoconferentieoplossing. De klant hoeft alleen zijn hardware te leveren, die door de leverancier wordt afgehandeld.
De derde partij zorgt voor alle overige aspecten van het systeem, inclusief installatie en ondersteuning.
Mobiele videoconferenties:
Met mobiele videoconferenties kunnen gebruikers deelnemen aan de vergadering via smartphones of tablets. Het is perfect voor professionals die onderweg zijn en willen deelnemen aan discussies terwijl ze niet achter hun desktop zitten.
Bedrijven en ondernemers gebruiken videoconferenties voor verschillende doeleinden, waaronder zakelijke bijeenkomsten, verkoopgesprekken en trainingsvideo's. Ze gebruiken het ook voor interne doeleinden, zoals onboarding van nieuwe medewerkers, samenwerking tussen afdelingen en hybride werkplekken.
Voordelen van videoconferenties
Dit artikel gaat in op de manier waarop videoconferenties hybride werken verbeteren. Laten we doorgaan;
Betere productiviteit van werknemers
Videoconferenties maken het voor mensen op verschillende locaties gemakkelijker om efficiënt samen te werken verhoogt de productiviteit en resultaten voor uw organisatie. Dit geldt vooral voor hybride werkplekken waar werknemers op afstand werken.
Als je een kantoor op één locatie hebt en medewerkers die op afstand werken, kan het een uitdaging zijn om iedereen op één lijn te houden. Hulpmiddelen op afstand zoals videoconferenties maken het gemakkelijk om met uw externe medewerkers te communiceren zonder dat ze naar kantoor hoeven of reizen om klanten te ontmoeten.
Verhoogde betrokkenheid en teambuilding
Visuele samenwerking zorgt er ook voor dat medewerkers zich meer verbonden voelen met hun bedrijf en collega’s. Wanneer teams vaak reizen, kunnen ze zich gemakkelijk niet verbonden voelen. Videoconferenties helpen medewerkers voelen zich meer betrokken door ze op de hoogte te houden van bedrijfsnieuws en evenementen, en te zien hoe het met mensen gaat.
Tijdens virtuele bijeenkomsten kunnen teams ook ijsbrekerspellen en teambuildingoefeningen spelen, waardoor ze elkaar beter leren kennen. Het kan ook helpen bij het opbouwen van teambanden en verstandhouding, wat leidt tot betere communicatie en samenwerking.
Verbeterde communicatie en samenwerking
Samenwerking en communicatie worden beter beheersbaar als je elkaar duidelijk kunt zien en verbonden blijft. Met videoconferentietools kunt u zelfs met veel teamgenoten communiceren, aangezien de meeste apps meerdere deelnemers op één scherm kunnen bevatten.
Met een virtuele vergadering kunt u ook whiteboards en samenwerkingsdocumenten gebruiken om ideeën te delen en samen aan projecten te werken. Deze kunnen ervoor zorgen dat teams op de hoogte blijven van wat er in elke fase van een project of proces gebeurt, waardoor het voor alle betrokkenen gemakkelijker wordt om samen te werken aan een gemeenschappelijk doel of resultaat.
Verbeterde besluitvormingsprocessen
Dankzij handige communicatie wordt besluitvorming eenvoudiger omdat belangrijke besluitvormers gemakkelijk een virtuele vergadering kunnen plannen zonder gebonden te zijn aan tijd of locatie. Het is vooral gunstig voor grote organisaties, waar de belangrijkste belanghebbenden over de hele wereld gevestigd zijn en elkaar niet regelmatig persoonlijk kunnen ontmoeten.
Virtuele vergaderingen zijn ook handig voor teams die snelle beslissingen moeten nemen, zoals verkoop- en marketingteams, die snel moeten reageren veranderende markttrends. Dit soort bijeenkomsten kan helpen de tijd die nodig is voor besluitvorming te verminderen door directe toegang te bieden tot hun kennisbank en alle relevante informatie.
Verbeterde organisatiegroei
Virtuele vergaderingen zijn ook gunstig voor organisaties die aan een sneeuwbaleffect werken. Het kan gaan om startups die snel moeten opschalen of grote bedrijven die internationaal willen uitbreiden. Virtuele sessies kunnen u helpen de groei van uw organisatie te beheren doordat u met werknemers op verschillende locaties kunt communiceren, projecten kunt coördineren en belangrijke informatie snel kunt delen.
Het onboarden van nieuwe medewerkers is een ander gebied waarop virtuele vergaderingen nuttig kunnen zijn. Virtuele vergaderingen helpen nieuwe medewerkers snel vertrouwd te raken met de organisatie en haar cultuur door informatie te verstrekken over hun rollen, verantwoordelijkheden en verwachtingen.
Verbeterde bedrijfscultuur
Het gebruik van videoconferenties kan ook helpen een verbeterde bedrijfscultuur te creëren. Met virtuele bijeenkomsten leert u uw medewerkers persoonlijker kennen door hen hun gedachten en meningen over de organisatie te laten delen.
Het helpt vertrouwen opbouwen tussen managers en medewerkers, wat essentieel is voor het bevorderen van een omgeving waarin mensen zich op hun gemak voelen om zich te uiten.
U kunt ook videoconferenties gebruiken om prestaties en mijlpalen te vieren. Het draagt bij aan het creëren van een sterker gemeenschapsgevoel en kameraadschap onder de medewerkers, doordat ze virtueel bij elkaar kunnen komen om hun ervaringen te delen.
Visuele samenwerking is ook een geweldige manier om het moreel te vergroten. Je kunt het gebruiken als een virtueel beloningssysteem door leuke evenementen te organiseren, zoals filmavonden of gametoernooien, waaraan medewerkers worden aangemoedigd om deel te nemen. Het is een geweldige manier om uw team te helpen een band te krijgen over gedeelde interesses, terwijl u hen ertoe aanzet hun gedachten van het werk af te leiden.
Opneembare team- en bedrijfsvergaderingen
Met videoconferenties kunt u de vergadering in zijn geheel vastleggen en opslaan voor later gebruik. Opnemen helpt een georganiseerde kennisbasis creëren die teams kunnen gebruiken wanneer iemand de vergadering mist of de discussie van de spreker wil terugkijken. Het is ook een geweldige manier om betekenisvolle gesprekken te documenteren en deze beschikbaar te maken voor toekomstig gebruik.
Door team- en bedrijfsvergaderingen op te nemen, kan de spreker zich ook concentreren op de discussie zonder zich zorgen te hoeven maken over afleidingen en herhalingen. Het stelt teams ook in staat om het resultaat van de discussie gemakkelijk aan hun managers te rapporteren, aangezien de opnames direct beschikbaar zijn.
Verbeterde balans tussen werk en privé
Het gebruik van een oplossing voor videoconferenties kan u helpen een betere balans tussen werk en privéleven te bereiken. U hoeft niet meer te reizen voor vergaderingen of te laat op kantoor te blijven omdat uw collega's elders zijn. U kunt thuis of onderweg vergaderingen bijwonen en u hoeft zich niet eens zorgen te maken over het tijdsverschil tussen u en uw team.
Bovendien krijgt u de flexibiliteit om uw planning efficiënt te beheren en tegelijkertijd mogelijk te besparen op verschillende uitgaven, waaronder woon-werkverkeer en zelfs verhuis kosten aangepast aan uw nieuwe werkopstelling.
U kunt ook een pauze nemen van uw bureau en rondlopen tijdens een videoconferentiegesprek, in plaats van de hele dag aan uw stoel gekluisterd te blijven.
U kunt er ook van profiteren dat de opnames van uw videoconferenties altijd en overal toegankelijk zijn. U hoeft niet afhankelijk te zijn van een derde partij of een andere persoon om toegang te krijgen tot informatie; Je kunt inloggen en het zelf doen.
Verminderde reistijd en kosten
Videoconferenties kunnen een geweldig alternatief zijn voor traditioneel werk, omdat het de hoeveelheid reizen voor zowel u als uw werknemers vermindert. Het vermindert de reiskosten in termen van geld en tijd en stelt u in staat meer online face-to-face interacties te hebben met klanten of collega's.
De overstap naar virtuele vergaderingen kan ook de bedrijfsuitgaven verlagen, omdat bedrijven niet noodzakelijkerwijs voldoende ruimte hoeven te huren of kopen om hun werknemers te huisvesten. Het is ook een uitstekende manier om uw ecologische voetafdruk te verkleinen en het milieu te helpen door de hoeveelheid onnodig reizen te verminderen.
Verbeterde klantenservice
Virtuele vergaderingen zijn ook een uitstekende manier om dat te doen klantenservice verbeteren. Dit komt doordat u in realtime met uw klanten kunt communiceren, waardoor u eventuele complicaties die zich tijdens de vergadering kunnen voordoen, kunt aanpakken. Het is essentieel als u te maken heeft met internationale klanten en rekening moet kunnen houden met hun tijdzone.
U kunt virtuele vergaderingen ook gebruiken om aanvullende diensten te verlenen die anders niet mogelijk zouden zijn, zoals het bieden van technische ondersteuning, live chattenof helpdeskdiensten. Deze andere diensten tijdens een vergadering kunnen een mooie manier zijn om uw klanttevredenheid te verhogen.
Laten we beoordelen
Videoconferenties zijn een effectief hulpmiddel waarmee werknemers effectiever en naadloos kunnen werken. Met videoconferenties profiteert u van alle voordelen van face-to-face gesprekken, zonder de tijd en kosten van reizen. Omdat het persoonlijke vergaderingen nabootst, zullen werknemers op afstand zich meer betrokken en verbonden voelen.
Deze virtuele vergaderingen verbeteren hybride werkruimtes doordat werknemers met elkaar kunnen communiceren in een gedeelde werkruimte. Het elimineert alle mogelijke uitdagingen waarmee externe werknemers te maken kunnen krijgen als ze op afstand van hun collega's of zelfs hun team werken. Gegevens bewijzen dat virtuele vergaderingen de productiviteit verhogen en de balans tussen werk en privé van werknemers op afstand verbeteren, omdat ze zich meer verbonden voelen met de organisatie, waardoor de betrokkenheid en loyaliteit toenemen.
De tien hierboven genoemde voordelen van videoconferenties voor hybride werkplekken bewijzen dat de impact van virtuele vergaderingen in externe werkomgevingen zowel positief als duurzaam is.
Of u nu een team op afstand start of op zoek bent naar manieren om de productiviteit van uw bestaande team te verbeteren, videoconferenties zijn een hulpmiddel van onschatbare waarde waarmee u verbonden en productief kunt blijven.
