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11 técnicas para melhorar a produtividade do dia de trabalho dos funcionários

5 de maio de 2020
Produtividade

Durante os últimos sete anos de nossa agência digital, aprendemos e nos tornamos mais eficientes a cada ano. Quero compartilhar com vocês onze técnicas simples que lhe permitirão agilize o trabalho de seus funcionários e seu tempo pessoalmente e economize tempo quando necessário.

1. Trabalhando com duas telas

Durante anos trabalhamos com uma tela e apenas nosso desenvolvedor trabalhou com duas telas. No ano passado adicionamos uma tela para cada um de nós para que todos trabalhemos com duas telas. Sentimos uma mudança imediatamente a partir daquele dia. Cada tela possui um navegador diferente com outras abas abertas e a alternância entre sites (e-mail, Trello, Google Drive, etc) é muito mais rápida e eficiente.

Se, por exemplo, você quiser fazer comentários sobre o site dele para um cliente, em uma tela o site estará aberto, e na outra tela estará aberto o e-mail. Só isso reduz significativamente muitos processos, e você pode fazer o cálculo sozinho quando se trata de dezenas ou centenas dessas interações por dia.

2. Levantamento

Não, não estou falando de um show de comédia 🙂

O conceito de “standup” vem do mundo das startups. As equipes iniciais começam a manhã com uma revisão do status das tarefas diárias de cada pessoa. Em muitos casos, a revisão é feita em pé (portanto, em pé), mas claro, não é obrigatória.

Este processo, que deve levar de 5 a 10 minutos todas as manhãs, coloca os funcionários (e você) em uma rotina diária e permite que você crie um conjunto inteligente de prioridades, por um lado, e se concentre nas tarefas importantes do outra mão.

2 telas

3. Trabalhe com tarefas de software

Não confie apenas em lembrar as coisas de cor. Todas as suas tarefas devem ser anotadas e documentadas em um base de conhecimento interna. Muitos de nós simplesmente coletamos todas as tarefas por e-mail e até enviamos e-mails com tarefas. Fazemos isso há muito tempo, mas trabalhar com uma lista de tarefas externa e um software externo de gerenciamento de projetos (como o Trello, com o qual trabalhamos) melhorará sua eficiência.

Quando há muita coisa “na sua cabeça” ou seu e-mail está inundado de tarefas, você não consegue priorizar corretamente, não consegue manter o foco e a mobilidade e fica sobrecarregado e perde algumas coisas.

Com uma conta na sistema de gerenciamento de tarefas, como empregadores, vocês podem ter certeza de quais tarefas estão abertas a cada pessoa, quais tarefas estão sendo realizadas, quais tarefas estão aguardando por terceiros e quais tarefas já foram abordadas.

4. Resumo Diário

Semelhante à Seção 2 (Standup), essa técnica também leva alguns minutos para garantir que seus funcionários aproveitem o dia de trabalho de maneira adequada.

Cinco a dez minutos antes de cada final do dia, cada funcionário pode enviar a você (ou ao chefe de equipe,/sua seção) um e-mail com todas as coisas que fez naquele dia.
O e-mail não deve ter 50 linhas e ser extenso, mas sim um e-mail conciso que resuma em pontos curtos todas as tarefas realizadas e tarefas ou comentários que precisam de sua atenção.

Se você aplicar o 'Standup' corretamente, uma técnica de 'Resumo Diário' nem sempre será necessária.

lista de afazeres

5. Comece com as tarefas pesadas da manhã

Você chegou ao escritório? Você fez beber café? Este é o melhor momento para realizar suas tarefas pesadas e seguir em frente com elas. Se você adiar as tarefas pesadas para o final do dia, uma de duas coisas acontecerá: ou você as adiará para o dia seguinte, ou ficará cansado e sem foco e não as executará com eficiência suficiente.

Se há uma tarefa que você deve realizar e você está constantemente adiando e adiando, reserve um tempo para ela na programação conjunta para que todos saibam que não devem incomodá-lo durante o tempo que você orçou. Mais dicas sobre gestão do tempo pode ser encontrada aqui.

peso

6. Diversifique as tarefas

Como evitar a saída de funcionários? Nem sempre é possível, mas tente atribuir tarefas aos seus funcionários não apenas na área limitada em que estão envolvidos. No momento em que alguém faz a mesma coisa do mesmo tipo durante todo o dia, durante o seu trabalho, ele retrocede e não o faz. aprender coisas novas diariamente. Por exemplo: encontrar novas ferramentas da web na área, escrever um artigo para um blog, encontrar colaborações, etc. Adicione alguns envolvimento dos funcionários atividades e treinamento adicional para melhores currículos de funcionários e você está pronto para o sucesso.

A criador de horários de trabalho também pode desempenhar um papel crucial no aumento do envolvimento e da satisfação dos funcionários. Ao utilizar esta ferramenta para criar horários mais flexíveis e personalizados, você pode proporcionar aos funcionários a oportunidade de equilibrar seu trabalho com interesses e desenvolvimento pessoais.

7. Uso de software e ferramentas apropriadas

O uso de ferramentas (gratuitas/pagas) pode economizar um tempo valioso.
Vejamos três exemplos simples que você parece já estar implementando:

– Você pode emitir faturas com um livro de contas e enviá-las para cada cliente e pode usar software de gerenciamento de faturas para gerenciar faturas e fazer tudo online e de uma forma muito mais rápida e fácil.

– Você pode verificar os locais no Google pesquisando manualmente na janela anônima por cada cliente que você promove organicamente e pode trabalhar com software de posicionamento automático.

– Você realiza campanhas que ajudam os clientes no Facebook? Você pode fazer login com o e-mail e senha de cada cliente separadamente ou simplesmente trabalhar com o Business Manager e obter permissões para gerenciar os anúncios de cada cliente em um só lugar.

Mencionei três exemplos bastante triviais, mas você pode implementar isso em muitas outras ações e tarefas que realiza diariamente e já foram desenvolvidas ferramentas que podem encurtar processos.

8. Crie processos automatizados

Quanto mais automáticos forem os processos, haverá menos questões e menos questões pouco claras. Por exemplo, o que acontece no momento em que você fecha um negócio com um novo cliente? Construa um processo que seja escrito e claro para todos os interessados: O vendedor atualiza o CRM, envia um e-mail com os dados da transação para o gestor e um e-mail com os dados relevantes para o gestor da carteira do cliente da sua empresa. O gestor da carteira de clientes abrirá um novo projeto no software com o qual trabalha, e o gestor da conta entrará em contato com o cliente a respeito do pagamento e emitir uma faturaet cetera.

Além disso, na era atual existem alguns sistemas que podem agilizar processos e criar interfaces automatizadas. Você pode ler mais sobre automação em nossos próximos posts (então se você ainda não se inscreveu na newsletter, essa é a hora!).

automação de marketing

9. Livre-se de clientes e pessoas que incomodam e que não valem seu tempo

Você tem clientes que ligam para você todos os dias e a situação não melhora? Às vezes, desistir de um cliente só pode beneficiar você. Este ponto é importante e relevante não só para os clientes, mas também se você tem fornecedores que falam mais do que trabalham, ou adoram perder tempo cada vez antes de um novo projeto ou de efetuar um pagamento. Isso também é um sinal de que é hora de encontrar outro fornecedor.

10. Somente aqueles que precisam estar em uma reunião devem estar presentes

Tem uma reunião com um cliente existente/novo? Você não precisa trazer todo o departamento para a reunião. O mesmo se aplica às reuniões do conselho.
Mantenha um alto nível de eficiência para que apenas aqueles que realmente precisam estar presentes na reunião estejam presentes. Se um funcionário da reunião precisar da sua ajuda (ou da ajuda de outro membro da equipe) para uma determinada parte da reunião, então é claro que é possível e será muito mais eficaz para todas as partes.

reuniões

11. Aproveite ao máximo o tempo de viagem

Você trabalha em um escritório físico? Parece que boa parte do seu dia é “desperdiçada” na estrada. Seja de trem, ônibus ou carro, não trate esse tempo como tempo morto. Ouça um podcast e enriqueça seus conhecimentos, ou cuide das coisas que você pode resolver no telefone (se estiver dirigindo, não mande mensagens de texto ou algo parecido 🙂) Cansado demais? Ouvir música também é ótimo.

Compartilhe conosco mais técnicas que ajudam você a melhorar sua eficácia no trabalho aqui abaixo nos comentários.

Empreendedor altamente dedicado, cofundador da Poptin e Ecpm Digital Marketing. Nove anos de experiência na área de marketing digital e gerenciamento de projetos de internet. Graduado em Economia pela Universidade de Tel Aviv. Grande fã de testes A/B, otimização de campanhas SEO e PPC, CRO, growth hacking e números. Sempre adora testar novas estratégias e ferramentas de publicidade e analisar as mais recentes empresas iniciantes.