“O que são projetos complexos?”
Antes de rolar para baixo e ver como você pode simplificar o gerenciamento de projetos complexos, Acredito que é essencial entendermos o que torna um projeto complexo, independentemente do seu tamanho.
Em palavras simples, projetos complexos são aqueles que estão envolvidos por um número muito maior de desafios e um maior grau de incerteza quanto ao seu resultado, em comparação com projetos simples ou complicados.
Deve-se notar aqui que projetos complicados não são necessariamente projetos complexos. Projetos complexos são únicos no sentido de que são caracterizados por interdependências previsíveis e imprevisíveis, envolvendo diversas equipes e partes interessadas.
Quando um projeto se torna complexo, as abordagens regulares ou tradicionais de gerenciamento de projetos deixam de ser eficazes.
Alguns sinais claros e comuns de um projeto complexo são os seguintes:
- Alto nível de incerteza e dependências desconhecidas
- Equipes interconectadas e interdependentes
- Extremamente imprevisível
- Grandes restrições de tempo
- Envolvimento de várias pessoas de diferentes departamentos ou unidades
- Mudanças rápidas em todas as etapas
- Custo total alto
- Uso extensivo de tecnologia
- Uso indevido de dinheiro
- Agendamento complicado
Como lidar facilmente com projetos complexos
1. Use um software poderoso de gerenciamento de projetos
Você precisaria ter uma poderosa colaboração em equipe e software de gerenciamento de projetos que permite que você e sua equipe acompanhem suas tarefas e projetos a partir de um local centralizado.
A Pesquisa PWC revelou que o uso de software de gerenciamento de projetos pode impulsionar o desempenho e 77% dos projetos de alto desempenho usam um. Um poderoso software PM permite que as equipes planejem, colaborem, organizem e entreguem projetos de todos os tamanhos com facilidade, no prazo, já que membros da equipe amplamente dispersos podem colaborar perfeitamente no trabalho a partir de qualquer dispositivo e local.
Nesse sentido, embora o Notion se destaque em flexibilidade e versatilidade, alguns usuários podem preferir ferramentas que priorizem funcionalidades e integrações aprofundadas de gerenciamento de projetos para suas necessidades específicas. Então, se você está procurando alternativas para o Notion, explore várias opções que oferecem recursos mais especializados, adaptados a fluxos de trabalho de projetos complexos.
Recursos avançados como bate-papo em grupo, gerenciamento de tarefas, rastreamento de uso de computadore, agendamento do projeto, quadros Kanban, Gráficos de gantt, etc., tornam mais fácil para os membros da equipe monitorar o desempenho individual, o status da tarefa e o progresso do projeto, ao mesmo tempo em que se mantêm atualizados sobre todas as atividades recentes de um projeto.
2. Explique um objetivo de projeto compartilhado
Gostaria de embarcar em um voo sem destino planejado? Não, porque é provável que você não chegue a lugar nenhum. O mesmo se aplica ao trabalho em equipe. É crucial explicar claramente um objetivo de projeto compartilhado com sua equipe antes de começar a definir funções e responsabilidades.
Certifique-se de que todos os membros da equipe estejam em sintonia em relação ao objetivo do projeto e também à visão organizacional. Trabalhar em conjunto em direção a uma meta definida provavelmente garantirá que sua equipe esteja unida, permaneça no caminho certo e motivada para alcançar resultados bem-sucedidos.
Você pode optar por dividir a equipe compartilhada e as metas do projeto em metas menores e gerenciáveis para indivíduos e departamentos. Os membros da equipe devem compreender o que estão fazendo e por que, e como se beneficiarão de uma entrega de projeto bem-sucedida e oportuna.
3. Garantir uma distribuição clara de funções e responsabilidades profissionais
Confusão e mal-entendidos em relação à alocação de tarefas são a última coisa que qualquer gerente de projetos desejaria ao gerenciar projetos complexos. É importante atribuir tarefas às pessoas certas que tenham as habilidades certas para executar com eficiência as tarefas que lhes foram atribuídas.
Você não pode fazer isso manualmente, especialmente nesta era digital. Use um sistema de gerenciamento de tarefas eficiente para criar, alocar, atribuir e rastrear tarefas e projetos para garantir uma distribuição clara de funções e responsabilidades.
Você pode adicionar mais clareza às tarefas atribuídas adicionando suas datas de início e vencimento, definindo estimativas de tempo, adicionando rótulos, anexando e revisando arquivos. Isso ajudará a reduzir ao mínimo os conflitos ou mal-entendidos entre as equipes, ao mesmo tempo que incentiva a transparência e a responsabilidade no trabalho dentro da equipe.
À medida que as pessoas continuam trabalhando em suas tarefas, você pode monitorar o status e o progresso de cada tarefa individualmente para garantir que ela seja concluída dentro de um prazo especificado.
4. Monitore o progresso do projeto regularmente
Muitos projetos falham porque gerentes de projeto não realizam acompanhamento e avaliação regulares. Eles definem metas, alocam tarefas e entram em contato com as equipes antes do prazo definido. Esta abordagem deixa muito pouco tempo para fazer a correção do curso se forem necessárias ações corretivas para garantir a entrega oportuna do projeto.
Sim, é sugerido que gerentes de projeto não deve solicitar atualizações de tarefas aos membros da equipe com muita frequência, pois isso pode levar ao microgerenciamento. No entanto, ao mesmo tempo, também é aconselhável que monitorizem regularmente o progresso do projecto para se certificarem de que está no caminho certo.
Isso também permitirá que gerentes e equipes de projeto identifiquem gargalos e os resolvam a tempo.
5. Pratique uma colaboração perfeita
Você não pode esperar gerenciar projetos complexos a menos que sua equipe colabore perfeitamente, independentemente de onde esteja trabalhando. Agora, a colaboração não se limita apenas aos membros da equipe, mas também envolve a coordenação com clientes e partes interessadas.
É importante que informações cruciais sejam trocadas entre as equipes do projeto e os clientes para garantir uma execução precisa. É aqui que o uso de uma boa ferramenta de colaboração pode permitir que todas as partes envolvidas compartilhem uma plataforma comum.
Usando essa ferramenta, todos podem ficar atualizados sobre o andamento do projeto enquanto compartilham informações importantes dentro do prazo. As ferramentas de colaboração podem ser facilmente acessadas em qualquer dispositivo, o que significa que você pode gerenciar seus projetos complexos em qualquer lugar enquanto colabora com outras pessoas a partir de um único aplicativo.
6. Crie um ambiente de equipe próspero
Projetos complexos são melhor gerenciados por indivíduos produtivos e altamente motivados que gostam de enfrentar desafios de frente.
O ambiente da sua equipe pode desempenhar um papel crucial na definição do sucesso do projeto ou não. Mesmo os membros mais qualificados e talentosos da equipe podem perder o zelo quando trabalham em um ambiente de equipe negativo.
Criando um ambiente de equipe positivo e próspero onde os membros da equipe apoiam e confiam uns nos outros pode fazer maravilhas para o desempenho do seu projeto, bem como para os objetivos organizacionais. O ambiente da equipe influencia o comportamento e o desempenho no trabalho de cada membro.
Gerentes de projeto ou líderes de equipe podem criar um ambiente de equipe próspero e edificante. É natural que quando as pessoas são valorizadas, apreciadas e confiáveis, é provável que trabalhem com mais zelo e alcancem ótimos resultados.
Bruno Marota, que dirige a plataforma de quebra-cabeças sou um quebra-cabeça, explica: “Para criar um ambiente de equipe positivo, trate os outros como você gostaria de ser tratado. Isso significa reconhecer o bom trabalho, transformar os fracassos em uma experiência de aprendizado e cultivar a confiança para que sua equipe possa tomar decisões por conta própria. Você pode até estimular o equilíbrio durante a jornada de trabalho, incentivando as pausas no trabalho. Por exemplo, dizemos à nossa equipe para jogar nossos jogos de quebra-cabeça como uma forma de se afastar do trabalho e recarregar as energias.”
7. Tenha os recursos certos
Sua equipe terá dificuldades para gerenciar projetos complexos se você não tiver os recursos certos para utilizar no momento certo. Embora os gerentes de projeto possam não ter maior controle sobre alguns aspectos da alocação de recursos, você ainda pode influenciar o processo.
Você pode usar a análise de lacunas de recursos para destacar as habilidades necessárias para gerenciar o projeto com eficiência. Você também pode avaliar as habilidades do seu conjunto atual de recursos.
Você pode determinar se precisa terceirizar alguns aspectos do trabalho do projeto para recrutar pessoas qualificadas, experientes e com grande visão de negócios.
Você deve prever suas necessidades de recursos em vários estágios do projeto para garantir que não ficará sem pessoal adequado. Você deve especificar quais recursos serão necessários durante a vida do projeto, bem como em regime de meio período.
8. Acelere a tomada de decisões
A rápida tomada de decisão acelera a conclusão do projeto. Projetos complexos não necessitam de governança burocrática que dificulte a tomada de decisões.
Uma organização deve implementar o modelo de governança adequado à sua cultura de trabalho, à equipe do projeto e também ao gestor. Se um gerente de projeto não puder tomar algumas decisões, elas deverão ser repassadas ao comitê de governança.
Além disso, é importante que as partes interessadas tenham uma compreensão clara dos poderes de tomada de decisão do gestor do projeto, do processo de escalonamento e de quem detém a autoridade final para tomar uma decisão final.
Também é importante que os gerentes de projeto incentivem a tomada de decisões entre os membros vitais da equipe. Quando os gerentes de projeto esperam algum nível de independência da alta administração em relação à tomada de decisões, eles também devem dar independência semelhante à sua equipe.
9. Escolha a abordagem certa para apoiar a entrega do projeto
A abordagem tradicional do ciclo de vida para o gerenciamento de projetos é considerada ideal para projetos com níveis moderados de imprevisibilidade.
O modelo de gerenciamento de projetos em cascata tem sido amplamente utilizado por equipes de projeto para gerenciar projetos, mas essa metodologia não é ideal para todos os casos.
A utilização da metodologia Ágil é considerada ideal para projetos com altos níveis de incerteza, cujo resultado final não pode ser definido com precisão desde o início.
É por isso que é vital identificar as características do projeto para determinar qual metodologia de gerenciamento de projetos deve ser utilizada.
Fazer isso acrescentaria mais clareza ao seu planejamento de projetos e execução. Em alguns casos, você pode considerar combinar as metodologias Agile e Waterfall, também conhecidas como abordagens “híbridas”.
Caso o gerente de projetos não tenha nenhuma experiência em gerenciamento de projetos ágeis, ele deverá receber o treinamento necessário para que possa gerenciar com eficácia projetos complexos que são melhor gerenciados com a abordagem Ágil.
O pensamento final
É evidente que projetos complexos exigem uma abordagem diferente daquela que você normalmente faria para gerenciar projetos típicos. Projetos complexos são imprevisíveis e flutuantes. Os gestores de projetos e as suas equipas têm de ser dinâmicos e flexíveis para enfrentar com sucesso mudanças sem precedentes no plano do projeto.
Dito isso, usar o software certo de gerenciamento de projetos e colaboração em equipe pode ajudá-lo a lidar com a maioria dos desafios complexos de gerenciamento de projetos apresentados à sua equipe de projeto.
Ter um conjunto de recursos avançados de gerenciamento de projetos sob o mesmo teto virtual permite que as equipes de projeto tenham maior controle sobre tarefas e projetos, pois podem colaborar perfeitamente entre si.
Bio autor
Nandini Sharma é gerente assistente de marketing da ProofHub. Especialista na área de marketing, Nandini possui know-how técnico e está sempre por dentro das últimas tendências do mundo digital.
