À medida que a tecnologia evolui a cada dia que passa, há uma necessidade urgente de as organizações se adaptarem a uma nova abordagem quando se trata de monitorizar e gerir projetos. Pensar fora da caixa é essencial, apoiado por habilidades de ponta, estilos de gestão desinibidos e, claro, tecnologias disruptivas para usar.
A forma de interação de cada projeto entre si sofreu uma mudança drástica. Não se trata apenas escopo, custo e cronograma, a preferência mudou para habilidades de adaptação ao ambiente dinâmico, multitarefa, melhoria da liderança e aprimoramento dos atributos para lidar com a dinâmica da indústria. Estamos nos transformando em uma economia movida a projetos.
À medida que as empresas passam de uma startup a uma multinacional, o tamanho do projeto também aumenta. Portanto, manobrar os vastos recursos com tato e eficácia é uma arte. O fundador de qualquer empresa inclinada ao crescimento conhece a importância das ferramentas fundamentais que exigem a passagem de uma empresa start-up para uma empresa de crescimento agressivo. É aqui que gerenciamento de projetos (PM) Programas desempenha um papel fundamental.
Uma empresa de pequeno porte que tem sua carga de trabalho distribuída em poucos projetos pode dar conta das tarefas em mãos imprimindo-as em planilhas Excel gerenciáveis. No entanto, à medida que os projetos e os membros da equipe aumentam de tamanho, aumenta a necessidade de uma solução mais robusta.
Estima-se que o Online Software de gerenciamento de projetos indústria atingirá US$ 6.68 bilhões até 2026. É imperativo manter os projetos no caminho certo com um orçamento completo software de gerenciamento de tarefas solução. Isto significa aumentar o desempenho através de vários canais, sendo o mais crítico deles a gestão de riscos, recursos e procura.
Aqui estão algumas vantagens que a solução PM correta pode oferecer para dar o melhor de si e se preparar para o sucesso futuro dos negócios:
1. Gerenciamento otimizado de recursos
A solução adequada apresentará insights em tempo real sobre a condição precisa dos recursos existentes e também ajudará a prever os requisitos para cada projeto - sendo que ambos são cruciais para um crescimento otimizado ou crescimento com desperdício mínimo de recursos.
Existem ferramentas baseadas em IA que analisam as entradas de dados fornecidas pelos membros da equipe em todos os projetos. Essas informações coletadas permitem que outros membros da equipe descubram quais previsões e tendências estão por vir. Uma pesquisa do Gartner sugere que a IA terá gerado US$ 2.9 trilhões em valor de negócios até 2021, o que promete viabilidade ao definir o escopo do projeto do software.
Os relatórios gerados a partir destas ferramentas de software também abrem caminho para uma aversão ao risco ideal, fornecendo uma visão rápida de todos os projetos, atividades e marcos a partir de uma plataforma centralizada. Isto permitiria à equipe identificar tendências e riscos no desempenho do cronograma, bem como valores discrepantes que indiquem que algo está errado.
Sempre que alguém tem que enfrentar um lapso inesperado de prazo devido a circunstâncias imprevistas, isso representa um duro golpe no moral e na autoimagem, sem falar na lucratividade. A implementação de uma ferramenta de software PM para mitigar esses contratempos é essencial para um negócio preparado para o futuro.
2. Lidando com a crescente demanda
Sempre que os negócios se expandem, sem dúvida nos deparamos diariamente com inúmeras opções para tomar decisões. Por exemplo, o que precisa ser priorizado e o que pode ser tratado posteriormente. Tais decisões são muitas vezes tomadas com base no próprio julgamento e na proximidade de um relacionamento comercial. Em vez de baseá-los em dados informados analisados, prontamente disponíveis, que colherão o resultado correto.
Para determinar o valor prioritário de cada projeto ou tarefa deve ser definido no proposta de projeto próprio palco. O software deve permitir a coleta de tais métricas. Digamos, por exemplo, que há um grande número de projetos à sua disposição, mas de cada vez apenas um quarto da quantidade pode ser suficientemente abordado.
Cada projeto pode receber uma pontuação com base em critérios de avaliação distintos, como valor potencial, avaliação de risco, alocação de recursos e nível de manutenção contínua. Todos esses fatores podem ajudar alguém a chegar à decisão lógica e mais ponderada.
Tenha em mente que à medida que o negócio se expande, ele buscará ferramentas que não apenas cresçam com ele, mas que também impulsionem esse crescimento. Ferramentas de software PM são um investimento que fornece insights baseados em dados sobre tudo relacionado ao consumo de recursos e sua disponibilidade, priorização de projetos e seus riscos associados, o que permitirá que você dimensione sem suportar as crises dignas de escala.
É claro que quanto mais projetos você gerencia, maior a probabilidade de contar com um número maior de ferramentas, como software SaaS. Portanto, é vital monitorar e controlar todos os sistemas de TI, infraestrutura e ativos e a infraestrutura de TI para garantir que permaneçam disponíveis e confiáveis sem interrupções, sejam seus negócios e projetos grandes ou pequenos.
3. Gestão de Risco
À medida que as empresas crescem, sem dúvida encontram situações que implicam maior risco, exigindo frequentemente tomadas de decisão ágeis. Para as pequenas empresas, a intervenção humana na gestão de riscos é aceitável. Mas com a expansão das responsabilidades empresariais surge o ónus adicional de gerir eficientemente os recursos escassos. Os projetos precisam ser envolvidos simultaneamente e os riscos subjacentes precisam ser mantidos sob controle.
O software PM permite localizar essas métricas-chave para agendar o desempenho das tarefas e permite que a SES revise sua posição em relação ao cumprimento dos prazos estabelecidos. Isso capacita as equipes com capacidade para se envolverem em um planejamento considerável para que o prazo possa ser ajustado ou mais recursos possam ser alocados para uma determinada unidade, para que as situações possam ser controladas e evitar que fiquem descontroladas. O estágio de análise de projeto também recebe um impulso devido a esse suporte adicional.
4. Repercussões de projetos mal geridos
Gerenciar projetos de forma aleatória não refletirá bem na imagem da organização. Também não é um sinal saudável para uma organização explorar as suas capacidades e explorar além dos horizontes. Tal abordagem apenas dará à concorrência uma vantagem que pode até afastar os clientes do seu território. Portanto, é imperativo que as organizações apertem os cintos e busquem a excelência com soluções eficazes de gerenciamento de projetos.
Um pipeline de projetos bem gerenciado só tornará eficiente o desempenho geral da organização. O fluxo de projetos ou a jornada de crescimento de um projeto para outro será tranquilo. Cada fase transitória será uniforme e sob controle. Seria quase impossível encontrar uma brecha no ecossistema de gerenciamento de projetos. E assim o mandato de tal organização será “gestão de projetos simplificada”.
Estima-se que quase 12% das suas finanças serão prejudicadas este ano devido ao fraco desempenho dos projectos. Isso é derivado da pesquisa do Project Management Institute (PMI) com mais de 3 mil profissionais de gerenciamento de projetos em todo o mundo. Estima-se que a procura por profissionais de projetos cresça para 88 milhões até 2027 a nível global.
Isso retrata o impacto que o gerenciamento de projetos ou a falta dele terá no futuro dos negócios.
5. Meios para uma gestão eficaz de projetos
É essencial integrar uma forte cultura de gestão de projetos para apoiar a estratégia. As organizações precisam de estabelecer as bases para uma gestão de projetos eficaz, fortalecendo o vínculo entre os gestores de projetos e os patrocinadores executivos. Ao mesmo tempo, a abordagem deve ser flexível e receptiva a mudanças para desenvolver fluxos de trabalho novos e inovadores.
A força-tarefa precisa ser capacitada com know-how tecnológico para colher os ganhos de facetas ilustres de gerenciamento de projetos. As organizações podem iniciar uma série de etapas, desde a organização de seminários até a inscrição de seus funcionários em cursos on-line e o aproveitamento de suas habilidades. Essa capacidade de resposta e agilidade dão aos membros da equipe a oportunidade de não apenas apoiar as reviravoltas da tecnologia, mas ainda vincular os padrões e ferramentas corretos de gerenciamento de projetos.
A mentalidade da alta administração também precisa ver uma mudança, deixando de ver as Operações de Gerenciamento de Projetos como um centro de custos para um domínio predominante onde os funcionários possam ser destacados como técnicos, guias e especialistas em entrega de projetos, tudo ao mesmo tempo.
Um layout de gerenciamento de projeto bem equipado acabará, no final das contas, resultando em um aumento nas receitas. Portanto, considere isso um investimento e não uma responsabilidade endossada compulsoriamente. Esta abordagem aberta irá reflectir-se na execução dos projectos e continuará na realização dos próximos projectos, tornando-se um ciclo de progresso.
6. Atualize para gerenciamento de projetos ou pereça
Pode-se, portanto, inferir que as habilidades de gerenciamento de projetos são essenciais para serem absorvidas em todas as conjunturas do crescimento organizacional, em todos os níveis hierárquicos da organização e em cada incidente de aprendizagem. Cada membro da equipe precisa ser orientado com seus benefícios e suas habilidades aprimoradas o suficiente para enfrentar qualquer situação de negócios com coragem e élan.
O domínio de habilidades eficazes de gerenciamento de projetos veio para ficar e somente aqueles que conseguem acompanhar as tendências em evolução serão capazes de ver através da luz do dia, entrar em sintonia com o radar e crescer com ele.
(Dica bônus: para fortalecer suas habilidades e portfólio, faça um curso de gestão de projetos para ajudá-lo a entender ainda mais! Por exemplo, um Qualificação APM PMQ)
Os gestores de projetos e programas estão hoje numa posição vantajosa, onde podem moldar-se para serem embaixadores para ajudar a influenciar a liderança da organização através de fases de ambiguidade e incerteza.
Tudo o que é necessário é um pequeno começo, um passo na direção certa, uma crença no sistema, e o resto cuidará de si mesmo. Como tem sido observado, um projeto bem-sucedido inspirará o outro e mesmo que fracasse por acaso, os aprendizados de um projeto ajudarão o outro.
