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Como a videoconferência melhora o trabalho híbrido

Como a videoconferência melhora o trabalho híbrido

A videoconferência refere-se à aplicação de tecnologia na qual as pessoas podem sentir que estão na presença de outras pessoas enquanto permanecem em diversas localizações geográficas. Ajuda as equipes a perceberem seus colegas e o escritório como se estivessem ali mesmo.

A videoconferência também é comumente conhecida por outros termos, como colaboração visual ou reunião virtual. De acordo com Lifesize, 76% das pessoas que trabalham em casa utilizam conferências virtuais e 75% relatam mais produtividade e melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Tipos de videoconferência

Existem vários tipos de soluções de videoconferência. Alguns dos mais populares incluem:

Videoconferência baseada em nuvem:

A videoconferência baseada na nuvem é uma forma de videoconferência que permite que as pessoas se comuniquem e colaborem por meio de seus dispositivos conectados à Internet. Os exemplos incluem Skype for Business, Zoom, Google Meet e muitos mais.

Transmissão ao vivo:

A transmissão ao vivo refere-se à comunicação em tempo real pela Internet, que utiliza um feed de vídeo ao vivo e transmissão de áudio. As equipes podem usá-los tanto em configurações individuais quanto em grupo.

Compartilhamento remoto da área de trabalho:

O compartilhamento remoto da área de trabalho permite que os usuários compartilhem acesso e controle entre outros computadores. As equipes normalmente os usam para fins de suporte técnico.

Na premissa:

An sistema de videoconferência local é hospedado e gerenciado por um fornecedor. Os clientes possuem servidores dedicados para hospedar suas reuniões, mas também têm acesso à equipe de suporte do fornecedor caso precisem de ajuda.

Hospedado:

Um terceiro (geralmente uma empresa de TI) geralmente gerencia uma solução de videoconferência hospedada. O cliente só precisa fornecer seu hardware, que é gerenciado pelo fornecedor.

O terceiro cuida de todos os outros aspectos do sistema, incluindo instalação e suporte.

Videoconferência móvel:

A videoconferência móvel permite que os usuários participem da reunião usando smartphones ou tablets. É perfeito para profissionais em trânsito que desejam participar de discussões longe dos desktops.

Empresas e empreendedores usam videoconferência para diversos fins, incluindo reuniões de negócios, ligações de vendas e vídeos de treinamento. Eles também o usam para fins internos, como integração de novos funcionários, colaboração entre departamentos e espaços de trabalho híbridos.

Benefícios da videoconferência

Este artigo se concentrará em como a videoconferência aprimora o trabalho híbrido. Vamos prosseguir;

Melhor produtividade dos funcionários

A videoconferência facilita a colaboração eficiente entre pessoas em diferentes locais, o que aumenta a produtividade e resultados para sua organização. Isso é especialmente verdadeiro para espaços de trabalho híbridos onde os funcionários trabalham remotamente.

Quando você tem um escritório em um único local e funcionários que trabalham remotamente, pode ser um desafio manter todos na mesma página. Ferramentas remotas como a videoconferência, facilitam a comunicação com seus funcionários remotos, sem que eles entrem no escritório ou viajem para se encontrar com clientes.

Maior engajamento e formação de equipe

A colaboração visual também permite que os funcionários se sintam mais conectados à empresa e aos colegas. Quando as equipes viajam com frequência, é fácil se sentirem desconectadas. Ajuda em videoconferências os funcionários se sentem mais engajados mantendo-os atualizados sobre as notícias e eventos da empresa e vendo como as pessoas estão.

Durante as reuniões virtuais, as equipes também podem jogar jogos para quebrar o gelo e exercícios de formação de equipe que os ajudam a se conhecerem melhor. Também pode ajudar a construir vínculos e relacionamento em equipe, o que leva a uma melhor comunicação e colaboração.

Comunicação e colaboração aprimoradas

A colaboração e a comunicação tornam-se mais fáceis de gerenciar quando vocês conseguem se ver claramente e permanecer conectados. As ferramentas de videoconferência ajudam você a interagir até mesmo com muitos colegas de equipe, já que a maioria dos aplicativos pode acomodar vários participantes em uma única tela.

Com uma reunião virtual, você também pode usar quadros brancos e documentos colaborativos para compartilhar ideias e trabalhar juntos em projetos. Isso pode ajudar as equipes a ficarem sincronizadas com o que está acontecendo em cada estágio de um projeto ou processo, facilitando que todos os envolvidos trabalhem juntos em direção a um objetivo ou resultado comum.

Processos aprimorados de tomada de decisão

Complementarmente à comunicação conveniente, a tomada de decisões torna-se mais fácil, pois os principais tomadores de decisão podem agendar prontamente uma reunião virtual sem estarem vinculados a horário ou local. É particularmente benéfico para grandes organizações, onde as principais partes interessadas estão localizadas em todo o mundo e não conseguem reunir-se pessoalmente regularmente.

As reuniões virtuais também são convenientes para equipes que precisam tomar decisões rápidas, como equipes de vendas e marketing, que devem reagir rapidamente a mudanças nas tendências do mercado. Esses tipos de reuniões podem ajudar a reduzir o tempo necessário para a tomada de decisões, fornecendo acesso instantâneo à sua base de conhecimento e a todas as informações relevantes.

Melhor crescimento organizacional

As reuniões virtuais também são benéficas para as organizações que estão crescendo como uma bola de neve. Pode incluir startups que precisam crescer rapidamente ou grandes corporações que desejam se expandir internacionalmente. As sessões virtuais podem ajudá-lo a gerenciar o crescimento da sua organização, permitindo que você se comunique com funcionários em diferentes locais, coordene projetos e compartilhe informações importantes rapidamente.

A integração de novos funcionários é outra área onde as reuniões virtuais podem ser benéficas. As reuniões virtuais ajudam os novos funcionários a se familiarizarem rapidamente com a organização e sua cultura, fornecendo informações sobre suas funções, responsabilidades e expectativas.

Cultura empresarial aprimorada

O uso de videoconferência também pode ajudar a criar uma cultura empresarial aprimorada. As reuniões virtuais permitem que você conheça seus funcionários mais pessoalmente, permitindo-lhes compartilhar seus pensamentos e opiniões sobre a organização.

Isso ajuda construir confiança entre gerentes e funcionários, o que é essencial para promover um ambiente onde as pessoas se sintam confortáveis ​​para se expressar.

Você também pode usar videoconferência para comemorar conquistas e marcos. Ajuda a criar um sentido mais forte de comunidade e camaradagem entre os funcionários, permitindo-lhes reunir-se virtualmente para partilhar as suas experiências.

A colaboração visual também é uma ótima maneira de aumentar o moral. Você pode usá-lo como um sistema de recompensa virtual, organizando eventos divertidos, como noites de cinema ou torneios de jogos, nos quais os funcionários são incentivados a participar. É uma ótima maneira de ajudar sua equipe a unir interesses comuns e, ao mesmo tempo, convencê-los a distrair-se do trabalho.

Reuniões graváveis ​​de equipe e empresa

A videoconferência permite capturar a reunião na íntegra e armazená-la para uso posterior. A gravação ajuda criar uma base de conhecimento organizada que as equipes podem usar sempre que alguém faltar à reunião ou quiser revisar a discussão do palestrante. Também é uma ótima maneira de documentar conversas significativas e disponibilizá-las para referência futura.

Gravar reuniões de equipe e de empresa também ajuda o palestrante a se concentrar na discussão sem se preocupar com distrações e repetições. Também permite que as equipes relatem convenientemente o resultado da discussão aos seus gerentes, pois as gravações estão prontamente disponíveis.

Melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional

Usar uma solução de videoconferência pode ajudá-lo a alcançar um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Você não precisa mais viajar para reuniões ou ficar até tarde no escritório porque seus colegas estão em outro lugar. Você pode participar de reuniões em casa ou em trânsito e nem precisa se preocupar com a diferença de horário entre você e sua equipe.

Moreover, you gain the flexibility to manage your schedule efficiently while potentially saving on various expenses, including commuting and even custos de mudança to accommodate your new work setup.

Você também pode fazer uma pausa em sua mesa e passear durante uma videoconferência, em vez de ficar grudado em sua cadeira o dia todo.

Você também pode aproveitar as vantagens do acesso às gravações de videoconferência de qualquer lugar e a qualquer hora. Você não precisa depender de terceiros ou de outra pessoa para acessar informações; você pode fazer login e fazer isso sozinho.

Diminuição do tempo e dos custos de viagem

A videoconferência pode ser uma ótima alternativa ao trabalho tradicional, pois reduz o número de viagens para você e seus funcionários. Isso reduzirá os custos de viagem em termos de dinheiro e tempo e permitirá que você tenha mais interações presenciais on-line com clientes ou colegas de trabalho.

A transição para reuniões virtuais também pode reduzir as despesas da empresa, uma vez que as empresas não precisam necessariamente alugar ou comprar um espaço amplo para acomodar os seus funcionários. É também uma excelente forma de reduzir a sua pegada de carbono e ajudar o ambiente, reduzindo a quantidade de viagens desnecessárias.

Melhoria do atendimento ao cliente

As reuniões virtuais também são uma excelente forma de melhorar o atendimento ao cliente. É porque você pode interagir com seus clientes em tempo real, o que permite solucionar quaisquer complicações que possam surgir durante a reunião. É essencial se você estiver lidando com clientes internacionais e precisar acomodar seu fuso horário.

Você também pode usar reuniões virtuais para fornecer serviços adicionais que de outra forma não seriam possíveis, como oferecer suporte técnico, bate-papo ao vivoou serviços de suporte técnico. Esses outros serviços durante uma reunião podem ser uma ótima maneira de aumentar a satisfação do cliente.

Vamos revisar

A videoconferência é uma ferramenta eficaz que permite que os funcionários trabalhem de maneira mais eficaz e integrada. Com a videoconferência, você obtém todos os benefícios das discussões presenciais sem perder tempo e custos de viagem. Por imitar reuniões presenciais, os trabalhadores remotos se sentirão mais envolvidos e conectados.

Essas reuniões virtuais aprimoram os espaços de trabalho híbridos, permitindo que os funcionários interajam entre si em um espaço de trabalho compartilhado. Elimina quaisquer possíveis desafios que os trabalhadores remotos possam enfrentar ao trabalhar à distância dos seus colegas ou mesmo da sua equipa. Os dados comprovam que as reuniões virtuais aumentam a produtividade e melhoram o equilíbrio entre vida pessoal e profissional dos funcionários remotos, à medida que se sentem mais ligados à organização, aumentando assim o compromisso e a lealdade.

Os dez benefícios da videoconferência para espaços de trabalho híbridos mencionados acima provam que o impacto das reuniões virtuais em ambientes de trabalho remotos é positivo e sustentável.

Esteja você iniciando uma equipe remota ou procurando maneiras de melhorar a produtividade da equipe existente, a videoconferência é uma ferramenta inestimável que o ajudará a permanecer conectado e produtivo.

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