«Что такое сложные проекты?»
Прежде чем вы прокрутите вниз и узнаете, как вы можете упростить управление сложными проектами, Я считаю, что нам важно понимать, что делает проект сложным, независимо от его размера.
Проще говоря, сложные проекты — это те, которые связаны с гораздо большим количеством проблем и более высокой степенью неопределенности относительно их результата по сравнению с простыми или сложными проектами.
Здесь следует отметить, что сложные проекты не обязательно являются сложными проектами. Сложные проекты уникальны в том смысле, что для них характерны как предсказуемые, так и непредсказуемые взаимозависимости с участием множества команд и заинтересованных сторон.
Когда проект становится сложным, обычные или традиционные подходы к управлению проектом перестают быть эффективными.
Вот некоторые явные, общие признаки сложного проекта:
- Высокий уровень неопределенности и неизвестные зависимости
- Взаимосвязанные, взаимозависимые команды
- Крайне непредсказуемый
- Тяжелые ограничения по времени
- Вовлечение разных людей из разных отделов или подразделений
- Быстрые изменения на каждом этапе
- Высокая общая стоимость
- Широкое использование технологий
- Неправильное использование денег
- Сложное планирование
Как легко решать сложные проекты
1. Используйте мощное программное обеспечение для управления проектами.
Вам понадобится мощная командная работа и Программное обеспечение для управления проектами это позволяет вам и вашей команде централизованно отслеживать ваши задачи и проекты.
A PWC опрос выявили, что использование программного обеспечения для управления проектами может резко повысить производительность, и 77% высокопроизводительных проектов используют его. Мощное программное обеспечение PM позволяет командам легко планировать, сотрудничать, организовывать и реализовывать проекты любого размера в установленные сроки, поскольку широко рассредоточенные члены команды могут беспрепятственно совместно работать над работой с любого устройства и в любом месте.
В этом отношении, хотя Notion отличается гибкостью и универсальностью, некоторые пользователи могут предпочесть инструменты, в которых приоритет отдается функциям углубленного управления проектами и интеграции для их конкретных потребностей. Так, если вы ищете альтернативу Notion, изучите различные варианты, предлагающие более специализированные функции, адаптированные к сложным рабочим процессам проекта.
Расширенные функции, такие как групповой чат, управление задачами, отслеживание использования компьютераe, планирование проекта, канбан-доски, диаграммы Гантаи т. д., позволяющие членам команды легко отслеживать индивидуальную производительность, состояние задач, ход проекта, оставаясь при этом в курсе всех последних действий в рамках проекта.
2. Объясните общую цель проекта.
Хотели бы вы сесть на рейс, у которого нет запланированного пункта назначения? Нет, потому что вы, скорее всего, окажетесь в никуда. То же самое касается и командной работы. Крайне важно четко объяснить общую цель проекта вашей команде, прежде чем вы начнете определять должностные роли и обязанности.
Убедитесь, что каждый член команды понимает цель проекта и видение организации. Совместная работа над достижением поставленной цели, вероятно, гарантирует, что ваша команда сплочена, будет идти по правильному пути и будет мотивирована на достижение успешных результатов.
Вы можете разбить общие цели команды и проекта на более мелкие, выполнимые цели для отдельных лиц и отделов. Члены команды должны понимать, что они делают и почему, и какую выгоду они получат от успешной и своевременной реализации проекта.
3. Обеспечьте четкое распределение должностных ролей и обязанностей.
Путаница и непонимание в отношении распределения задач — это последнее, чего хотел бы менеджер проектов при управлении сложными проектами. Важно поручить задачи нужным людям, которые обладают необходимыми навыками для эффективного выполнения порученных им задач.
Вы не можете сделать это вручную, особенно в наш цифровой век. Используйте эффективную систему управления задачами для создания, распределения, назначения и отслеживания задач и проектов, чтобы обеспечить четкое распределение должностей и обязанностей.
Вы можете сделать назначенные задачи более понятными, добавив даты их начала и выполнения, установив оценку времени, добавив метки, прикрепив и проверив файлы. Это поможет свести к минимуму межкомандные конфликты или недоразумения, а также будет способствовать прозрачности и подотчетности внутри команды.
Пока люди продолжают работать над своими задачами, вы можете отслеживать состояние и ход выполнения каждой задачи индивидуально, чтобы гарантировать ее выполнение в течение определенного периода времени.
4. Регулярно отслеживайте ход проекта.
Многие проекты терпят неудачу, потому что менеджеры проектов не осуществляют регулярное отслеживание и оценку. Они определяют цели, распределяют задачи и связываются с командами непосредственно перед установленным сроком. Такой подход оставляет слишком мало времени для корректировки курса, если требуются корректирующие действия для обеспечения своевременной реализации проекта.
Да, это предлагается менеджеры проектов не следует слишком часто запрашивать обновления задач у членов команды, поскольку это может привести к микроменеджменту. Однако в то же время желательно регулярно следить за ходом реализации проекта, чтобы убедиться, что он находится на правильном пути.
Это также позволит менеджерам проектов и командам выявлять узкие места и своевременно их устранять.
5. Практикуйте беспрепятственное сотрудничество
Вы не можете надеяться на управление сложными проектами, если ваша команда не будет эффективно сотрудничать независимо от того, где они работают. Теперь сотрудничество не ограничивается только членами команды, но также включает в себя координацию с клиентами и заинтересованными сторонами.
Для обеспечения точного исполнения важно, чтобы между проектными командами и клиентами происходил обмен важной информацией. Именно здесь использование хорошего инструмента для совместной работы может позволить всем участвующим сторонам использовать общую платформу.
Используя такой инструмент, каждый может быть в курсе хода проекта, своевременно делясь важной информацией. Доступ к инструментам для совместной работы можно легко получить на любом устройстве, а это означает, что вы можете управлять своими сложными проектами на ходу, сотрудничая с другими людьми из одного приложения.
6. Создайте процветающую командную среду
Сложными проектами лучше всего управляют продуктивные, высокомотивированные люди, которые любят решать проблемы лицом к лицу.
Окружающая среда вашей команды может сыграть решающую роль в определении успеха проекта или в противном случае. Даже самые опытные и талантливые члены команды могут потерять рвение, когда работают в негативной командной среде.
Создание позитивная, развивающаяся командная атмосфера где члены команды поддерживают и доверяют друг другу, может творить чудеса как с точки зрения эффективности вашего проекта, так и достижения целей организации. Атмосфера в команде влияет на поведение и производительность работы каждого ее члена.
Менеджеры проектов или руководители групп могут создать процветающую и воодушевляющую командную среду. Естественно, что когда людей ценят, ценят и им доверяют, они, скорее всего, будут работать с большим рвением и достигать отличных результатов.
Бруно Марота, управляющий платформой для создания головоломок я-загадка, объясняет: «Чтобы создать позитивную атмосферу в команде, относитесь к другим так, как вы хотели бы, чтобы относились к вам. Это означает признание хорошей работы, превращение неудач в полезный опыт и культивирование доверия, чтобы ваша команда могла принимать решения самостоятельно. Вы даже можете поощрять баланс в течение рабочего дня, поощряя перерывы в работе. Например, мы советуем нашей команде играть в наши головоломки, чтобы отвлечься от работы и восстановить силы».
7. Имейте необходимые ресурсы
Вашей команде будет сложно управлять сложными проектами, если у вас нет подходящих ресурсов, которые можно использовать в нужное время. Хотя менеджеры проектов могут не иметь большего контроля над некоторыми аспектами выделения ресурсов, вы все равно можете влиять на этот процесс.
Вы можете использовать анализ нехватки ресурсов, чтобы выделить навыки, необходимые для эффективного управления проектом. Вы также можете оценить навыки вашего текущего пула ресурсов.
Вы можете определить, нужно ли вам передать некоторые аспекты проектной работы на аутсорсинг, чтобы нанять квалифицированных, опытных людей с острой деловой хваткой.
Вам следует спрогнозировать свои потребности в ресурсах на различных этапах проекта, чтобы гарантировать, что у вас не будет недостатка в достаточном персонале. Вы должны указать, какие ресурсы вам нужны на протяжении всего срока действия проекта, а также на частичной основе.
8. Ускорьте принятие решений
Быстрое принятие решений ускоряет завершение проекта. Сложные проекты не нуждаются в бюрократическом управлении, затрудняющем принятие решений.
Организация должна внедрить модель управления, которая соответствует ее рабочей культуре, проектной команде, а также менеджеру. Если менеджер проекта не может принять некоторые решения, их следует передать комитету управления.
Кроме того, заинтересованным сторонам важно иметь четкое представление о полномочиях руководителя проекта по принятию решений, процессе эскалации и о том, кто обладает высшими полномочиями по принятию окончательного решения.
Менеджерам проектов также важно поощрять принятие решений среди жизненно важных членов команды. Когда менеджеры проектов ожидают определенного уровня независимости от высшего руководства в принятии решений, им следует также предоставить аналогичную независимость своей команде.
9. Выберите правильный подход для поддержки реализации проекта
Традиционный подход к управлению проектами на основе жизненного цикла считается идеальным для проектов с умеренным уровнем непредсказуемости.
Модель управления проектами «Водопад» эффективно широко используется проектными командами для управления проектами, но эта методология не идеальна для всех случаев.
Использование методологии Agile считается идеальным для проектов с высоким уровнем неопределенности, конечный результат которых невозможно точно определить с самого начала.
Вот почему крайне важно определить характеристики проекта, чтобы определить, какую методологию управления проектом следует использовать.
Это внесет дополнительную ясность в вашу планирование проекта и исполнение. В некоторых случаях вы можете рассмотреть возможность объединения методологий Agile и Waterfall, также известных как «гибридные» подходы.
Если у менеджера проекта нет опыта управления гибкими проектами, ему следует пройти необходимое обучение, чтобы он мог эффективно управлять сложными проектами, которыми лучше всего управлять с помощью гибкого подхода.
Последняя мысль
Очевидно, что сложные проекты требуют иного подхода, чем тот, который вы обычно используете для управления типичными проектами. Сложные проекты непредсказуемы и изменчивы. Менеджеры проектов и их команды должны быть динамичными и гибкими, чтобы успешно справляться с беспрецедентными изменениями в плане проекта.
Тем не менее, использование правильного программного обеспечения для управления проектами и совместной работы в команде может помочь вам справиться с большинством сложных задач управления проектами, стоящих перед вашей проектной командой.
Наличие набора расширенных функций управления проектами под одной виртуальной крышей позволяет проектным группам лучше контролировать задачи и проекты, поскольку они могут беспрепятственно сотрудничать друг с другом.
Автор Био
Нандини Шарма — помощник менеджера по маркетингу в ProofHub. Специалист в области маркетинга, Нандини хорошо разбирается в технических ноу-хау и всегда находится в курсе последних тенденций в цифровом мире.
