Rygg 11 tekniker för att förbättra de anställdas produktivitet
Under de senaste sju åren av vår digitala byrå har vi lärt oss och blivit mer effektiva för varje år. Jag vill dela med mig av elva enkla tekniker som gör att du kan effektivisera dina anställdas arbete och din tid personligen och spara tid där det behövs.
1. Arbeta med två skärmar
I flera år arbetade vi med en skärm och bara vår utvecklare arbetade med två skärmar. Förra året lade vi till en skärm för var och en av oss så att vi alla arbetar med två skärmar. Vi kände en förändring direkt från den dagen. Varje skärm har en annan webbläsare med andra flikar öppna och växlingen mellan webbplatser (e-post, Trello, Google Drive, etc) är mycket snabbare och effektivare.
Om du till exempel vill ge en kund kommentarer om hans sida, kommer webbsidan att vara öppen på den ena skärmen och på den andra skärmen kommer e-postmeddelandet att vara öppet. Bara detta förkortar en hel del processer avsevärt, och du kan göra beräkningen ensam när det kommer till dussintals eller hundratals sådana interaktioner om dagen.
2. Standup
Nej, jag pratar inte om en komedishow 🙂
Konceptet "standup" är hämtat från startupsvärlden. Uppstartsteam börjar morgonen med en genomgång av status för varje persons uppgifter för dagen. I många fall görs granskningen stående (därav standup), men det är naturligtvis inte obligatoriskt.
Denna process, som är tänkt att ta ungefär 5-10 minuter varje morgon, sätter de anställda (och dig) in i en daglig rutin och låter dig skapa en smart uppsättning prioriteringar å ena sidan och fokusera på de viktiga uppgifterna på däremot.
3. Arbeta med programvaruuppgifter
Lita inte på att bara komma ihåg saker utantill. Alla dina uppgifter ska skrivas ner och dokumenteras i en intern kunskapsbas. Många av oss samlar helt enkelt alla uppgifter via e-post och skickar till och med ut mejl med uppgifter. Vi gjorde det här länge, men att arbeta med en extern att-göra-lista och extern projekthanteringsprogramvara (som Trello, som vi arbetar med) kommer att förbättra din effektivitet.
När det väl är för mycket 'i ditt huvud' eller din e-post är översvämmad med uppgifter kan du inte prioritera rätt, du kan inte behålla fokus och rörlighet och du blir överväldigad och missar några saker.
Med en uppgiftshanteringssystem, som arbetsgivare kan du försäkra dig om vilka uppgifter som är öppna för varje person, vilka uppgifter som hanteras, vilka uppgifter som väntar på en tredje part och vilka uppgifter som redan har åtgärdats.
4. Daglig sammanfattning
I likhet med avsnitt 2 (Standup) tar den här tekniken också några minuter för att se till att dina anställda använder arbetsdagen på rätt sätt.
Fem till tio minuter före varje slut på dagen kan varje anställd skicka dig (eller personalchefen,/hans sektion) ett mejl med allt han har gjort den dagen.
Mejlet ska inte vara ett 50-radigt och långt sådant, utan ett kortfattat mejl som i korta punkter sammanfattar alla utförda uppgifter, och uppgifter eller kommentarer som behöver din uppmärksamhet.
Om du tillämpar 'Standup' på rätt sätt är en 'Daglig sammanfattning'-teknik inte alltid nödvändig.
5. Börja med de tunga uppgifterna på morgonen
Har du kommit till kontoret? Gjorde du dricka kaffe? Det här är den bästa tiden att gå igenom dina tunga uppgifter och gå vidare med dem. Om du skjuter upp de tunga uppgifterna till slutet av dagen kommer en av två saker att hända: Antingen skjuter du upp dem till nästa dag, eller så blir du trött och inte fokuserad och kommer inte att utföra dem tillräckligt effektivt.
Om det är en uppgift som du måste göra och du ständigt skjuter upp och skjuter upp, reservera tid för det på det gemensamma schemat så att alla vet att inte störa dig under den tid som du budgeterat för. Fler tips på tidsplanering finns här.
6. Diversifiera uppgifterna
Hur förhindrar man att anställda slutar? Det är inte alltid möjligt, men försök att ge dina anställda uppgifter inte bara inom det begränsade område de är involverade i. I det ögonblick någon gör samma sak av samma typ hela dagen, under hela sitt arbete, faller han tillbaka och gör det inte lära sig nya saker dagligen. Till exempel: hitta nya webbverktyg inom området, skriva en artikel för en blogg, hitta samarbeten, et cetera. Lägg till några medarbetarnas engagemang aktiviteter och tilläggsutbildning till bättre personal CV och du är redo för framgång.
A arbetsschema maker kan också spela en avgörande roll för att öka medarbetarnas engagemang och tillfredsställelse. Genom att använda detta verktyg för att skapa mer flexibla och personliga scheman kan du ge medarbetarna möjlighet att balansera sitt arbete med personliga intressen och utveckling. Du kan också utforska plattformar listade på G2 för att jämföra olika programvara för medarbetarkommunikation och välj lösningar som effektiviserar internt samarbete och minskar onödig kommunikation fram och tillbaka.
7. Användning av lämplig programvara och verktyg
Att använda verktyg (gratis/betalda) kan spara värdefull tid.
Låt oss ta tre enkla exempel som du verkar redan implementera:
– Du kan utfärda fakturor med en kontobok och posta dem till varje kund och du kan använda programvara för fakturahantering att hantera fakturor och göra allt online och på ett mycket snabbare och enklare sätt.
– Du kan kontrollera platser i Google genom att söka manuellt i inkognitofönstret efter varje kund du marknadsför organiskt, och du kan arbeta med programvara för automatisk placering.
– Driver ni kampanjer som hjälper kunder på Facebook? Du kan logga in med varje kunds e-postadress och lösenord separat, eller helt enkelt arbeta med Business Manager och få behörighet att hantera varje kunds annonser på ett ställe.
Jag har nämnt tre ganska triviala exempel, men du kan implementera detta på många andra handlingar och uppgifter du gör dagligen och verktyg har redan utvecklats som kan förkorta processer.
8. Bygg automatiserade processer
Ju mer automatiska processerna blir desto färre frågor och mindre otydliga ärenden. Till exempel, vad händer i det ögonblick du avslutar en affär med en ny kund? Bygg en process som kommer att vara skriven och tydlig för alla som är intresserade av den: Säljaren uppdaterar CRM, skickar ett mail med transaktionsdetaljer till förvaltaren och ett mail med relevanta detaljer till kundens portföljförvaltare i ditt företag. Kundportföljförvaltaren kommer att öppna ett nytt projekt i programvaran som han arbetar med, och kontoansvarig kommer att kontakta kunden angående betalningen och skicka en faktura, etc.
Dessutom finns det i dagens tid en hel del system som kan effektivisera processer och skapa automatiserade gränssnitt. Du kan läsa mer om automatisering i våra nästa inlägg (så om du ännu inte har anmält dig till nyhetsbrevet är det dags!).
9. Bli av med kunder och människor som är besvärliga och inte värda din tid
Har du kunder som ringer dig varje dag och situationen blir inte bättre? Ibland kan det bara gynna dig att ge upp en kund. Den här punkten är viktig och relevant inte bara för kunder, utan också om du har leverantörer som pratar mer än de jobbar, eller älskar att slösa bort din tid varje gång innan ett nytt projekt eller gör en betalning. Det är också ett tecken på att det är dags att hitta en annan leverantör.
10. Endast de som måste vara med på ett möte bör vara med på ett möte
Har du ett möte med en befintlig/ny kund? Du behöver inte ta med hela avdelningen till mötet. Detsamma gäller styrelsemöten.
Håll det till en hög effektivitetsnivå att endast de som verkligen måste vara närvarande på mötet kommer att vara närvarande. Om en anställd från mötet behöver din hjälp (eller hjälp av en annan teammedlem) för en viss del av mötet, så är det givetvis möjligt och blir mycket mer effektivt för alla sidor.
11. Få ut det mesta av restiden
Jobbar du på ett fysiskt kontor? Det verkar som att en stor del av din dag "slösas bort" på vägen. Oavsett om det är med tåg, buss eller bil, behandla inte denna tid som dödtid. Lyssna på en podcast och berika dina kunskaper, eller ta hand om de saker du kan ta itu med i telefonen (om du kör bil, sms:a inte eller liknande 🙂 ) För trött? Att lyssna på musik är också bra.
Dela med oss av fler tekniker som hjälper dig att förbättra din effektivitet på jobbet här nedan i kommentarerna.
