在我们数字代理机构的最后七年里，我们每年都在学习并变得更加高效。 我想与您分享十一项简单的技巧，让您能够 简化员工的工作 以及您亲自的时间，并在需要时节省时间。
1. 使用两个屏幕
多年来，我们使用一个屏幕，而只有我们的开发人员使用两个屏幕。 去年，我们为每个人添加了一个屏幕，这样我们就可以使用两个屏幕进行工作。 从那天起，我们立即感受到了变化。 每个屏幕都有一个不同的浏览器，并打开其他选项卡，并且网站（电子邮件、Trello、Google Drive 等）之间的切换更快、更高效。
例如，如果您想向客户提供有关其网站的评论，则在一个屏幕上将打开该网站，而在另一个屏幕上将打开电子邮件。 仅此一点就大大缩短了很多流程，一天几十上百次这样的交互你就可以单独计算了。
2. 站立
不，我不是在谈论喜剧节目 🙂
“站立”的概念来自于初创企业的世界。 初创团队在早上开始时会审查每个人当天的任务状态。 在许多情况下，审查是站立进行的（因此是站立的），但当然，这不是强制性的。
这个过程应该每天早上花费大约 5-10 分钟，让员工（和您）进入日常工作，并允许您一方面创建一组明智的优先事项，另一方面专注于重要任务另一方面。
3. 处理软件任务
不要仅仅依赖于记住事情。 您的所有任务都应该写下来并记录在案 内部知识库。 我们中的许多人只是通过电子邮件收集所有任务，甚至发送带有任务的电子邮件。 我们这样做已经很长时间了，但使用外部待办事项列表和外部项目管理软件（例如我们使用的 Trello）将提高您的效率。
一旦“你脑子里”的事情太多，或者你的电子邮件中充满了任务，你就无法正确确定优先顺序，无法保持专注和机动性，并且你会不知所措并错过一些事情。
随着 任务管理系统作为雇主，您可以确定哪些任务对每个人开放，哪些任务正在处理，哪些任务正在等待第三方，以及哪些任务已经解决。
4. 每日总结
与第 2 部分（站立）类似，此技术也需要几分钟来确保您的员工正确利用工作日。
每天结束前五到十分钟，每位员工都可以向您（或员工负责人/他的部门）发送一封电子邮件，其中包含他当天所做的所有事情。
该电子邮件不应是 50 行的冗长电子邮件，而应是一封简洁的电子邮件，以简短的要点总结所有已执行的任务以及需要您注意的任务或评论。
如果您正确应用“站立”，则并不总是需要“每日总结”技巧。
5.从早上的繁重任务开始
你到达办公室了吗？ 你是否 喝咖啡？ 这是完成繁重任务并继续前进的最佳时机。 如果你把繁重的任务推迟到一天结束时，就会发生以下两种情况之一：要么你把它们推迟到第二天，要么你会感到疲倦、注意力不集中，无法足够有效地执行它们。
如果有一项任务你必须做，而你不断地一拖再拖，请在联合时间表上为其预留时间，以便每个人都知道不要在你预算的时间内打扰你。 更多提示 时间管理 可以在这里找到。
6.任务多样化
如何防止员工离职？ 这并不总是可能的，但要试着给你的员工分配任务，而不仅仅是在他们所参与的有限领域。一旦有人在工作期间整天做同样类型的同一件事，他就会退步，不再做同样的事情。每天学习新事物。 例如：在该领域寻找新的网络工具、为博客撰写文章、寻找合作等等。 添加一些 员工敬业度 活动和额外培训 更好的员工简历 你就已经准备好走向成功了。
A 工作计划制定者 还可以在提高员工敬业度和满意度方面发挥至关重要的作用。 通过使用此工具创建更灵活和个性化的时间表，您可以为员工提供平衡工作与个人兴趣和发展的机会。
7. 使用适当的软件和工具
使用工具（免费/付费）可以节省您宝贵的时间。
让我们举三个您似乎已经在实施的简单示例：
– 您可以使用账簿开具发票并将其邮寄给每个客户，您可以使用 发票管理软件 管理发票并以更快、更轻松的方式在线完成所有工作。
– 您可以通过在隐身窗口中手动搜索您有机推广的每个客户来检查 Google 中的位置，并且您可以使用自动展示位置软件。
– 您是否在 Facebook 上开展帮助客户的活动？ 您可以分别使用每个客户的电子邮件和密码登录，或者直接使用商务管理平台并获得在一个位置管理每个客户广告的权限。
我已经提到了三个非常简单的示例，但是您可以在日常执行的许多其他操作和任务中实现这一点，并且已经开发了可以缩短流程的工具。
8. 构建自动化流程
流程越自动化，问题就会越少，不清楚的事情也会越少。 例如，当您与新客户达成交易时会发生什么？ 建立一个对每个感兴趣的人来说都是书面且清晰的流程：销售人员更新 CRM，向经理发送一封包含交易详细信息的电子邮件，并向贵公司客户的投资组合经理发送一封包含相关详细信息的电子邮件。 客户组合经理将在他使用的软件中打开一个新项目，客户经理将联系客户有关付款和 开具发票等等。
此外，当今时代有相当多的系统可以简化流程并创建自动化界面。 您可以在我们的下一篇文章中阅读有关自动化的更多信息（因此，如果您还没有订阅时事通讯，现在就是时候了！）。
9. 摆脱那些烦人、不值得你花时间的顾客和人
您是否有客户每天给您打电话而情况却没有改善？ 有时放弃客户只会让你受益。 这一点很重要，不仅与客户相关，而且如果您的提供商说话多于工作，或者喜欢每次在新项目或付款之前浪费您的时间，这一点也很重要。 这也表明是时候寻找另一个提供商了。
10.只有那些必须参加会议的人才应该参加会议
与现有/新客户会面？ 您不必带整个部门参加会议。 董事会会议也是如此。
保持高效率，只有真正必须出席会议的人才会出席。 如果会议中的一名员工在会议的某个部分需要您的帮助（或其他团队成员的帮助），那么当然这是可能的，并且对各方来说都会更有效。
11.充分利用旅行时间
您在实体办公室工作吗？ 看来你一天的大部分时间都“浪费”在路上了。 无论是乘坐火车、公共汽车还是汽车，都不要将这段时间视为停滞时间。 听播客并丰富您的知识，或者处理您可以在电话上处理的事情（如果您正在开车，请不要发短信或类似的事情🙂）太累了？ 听音乐也很棒。
在下面的评论中与我们分享更多有助于提高工作效率的技巧。
