Di ritorno 11 tecniche per migliorare la produttività della giornata lavorativa dei dipendenti
Negli ultimi sette anni della nostra agenzia digitale, abbiamo imparato e siamo diventati più efficienti di anno in anno. Voglio condividere con voi undici semplici tecniche che vi permetteranno di ottimizzare il lavoro dei vostri dipendenti e il vostro tempo, risparmiando tempo dove necessario.
1. Lavorare con due schermi
Per anni abbiamo lavorato con uno schermo e solo il nostro sviluppatore ha lavorato con due schermi. L'anno scorso abbiamo aggiunto uno schermo per ognuno di noi in modo che tutti possiamo lavorare con due schermi. Abbiamo sentito subito un cambiamento da quel giorno in poi. Ogni schermata ha un browser diverso con altre schede aperte e il passaggio da un sito Web all'altro (e-mail, Trello, Google Drive, ecc.) è molto più veloce ed efficiente.
Se, ad esempio, vuoi lasciare un commento a un cliente sul suo sito, in una schermata sarà aperto il sito web e nell'altra schermata sarà aperta l'e-mail. Già solo questo riduce significativamente molti processi e puoi fare il calcolo da solo quando si tratta di dozzine o centinaia di interazioni di questo tipo al giorno.
2. In piedi
No, non sto parlando di uno spettacolo comico 🙂
Il concetto di “standup” è preso dal mondo delle startup. I team di avvio iniziano la mattinata con una revisione dello stato delle attività giornaliere di ciascuna persona. In molti casi la revisione viene fatta in piedi, (da qui standup), ma ovviamente non è obbligatoria.
Questo processo, che dovrebbe durare circa 5-10 minuti ogni mattina, inserisce i dipendenti (e te) in una routine quotidiana e consente di creare una serie intelligente di priorità da un lato e di concentrarsi sui compiti importanti dall'altro. l'altra mano.
3. Lavorare con attività software
Non affidarti solo alla memoria. Tutti i tuoi compiti dovrebbero essere annotati e documentati in una base di conoscenza interna . Molti di noi si limitano a raccogliere tutti i compiti via e-mail e persino a inviare e-mail con i compiti. Lo abbiamo fatto a lungo, ma lavorare con una lista di cose da fare esterna e un software di gestione progetti esterno (come Trello, che usiamo noi) migliorerà la tua efficienza.
Una volta che hai troppe cose "nella tua testa" o la tua posta elettronica è inondata di attività, non puoi stabilire correttamente le priorità, non riesci a mantenere la concentrazione e la mobilità e ti senti sopraffatto e ti perdi alcune cose.
Grazie a un sistema di gestione delle attività , i datori di lavoro possono verificare quali attività sono assegnate a ciascun dipendente, quali sono in fase di gestione, quali sono in attesa di essere affidate a terzi e quali sono già state completate.
4. Riepilogo giornaliero
Similmente alla Sezione 2 (Standup), anche questa tecnica richiede alcuni minuti per assicurarsi che i dipendenti utilizzino correttamente la giornata lavorativa.
Cinque-dieci minuti prima della fine della giornata, ogni dipendente può inviare a te (o al capo dello staff o alla sua sezione) un'e-mail con tutte le cose che ha fatto quel giorno.
L'e-mail non dovrebbe essere lunga e di 50 righe, ma un'e-mail concisa che riassuma in brevi punti tutte le attività eseguite e le attività o i commenti che richiedono la tua attenzione.
Se applichi correttamente lo "Standup", la tecnica del "Riepilogo giornaliero" non è sempre necessaria.
5. Inizia con i compiti pesanti al mattino
Sei arrivato in ufficio? Hai bevuto un caffè ? Questo è il momento migliore per affrontare i compiti più impegnativi e portarli a termine. Se rimandi i compiti più difficili alla fine della giornata, accadranno due cose: o li rimanderai al giorno successivo, oppure sarai stanco, poco concentrato e non riuscirai a svolgerli in modo efficiente.
Se c'è un compito che devi assolutamente svolgere e che continui a rimandare, riserva un orario specifico per esso nell'agenda condivisa, in modo che tutti sappiano di non disturbarti durante il periodo che hai previsto. Ulteriori consigli sulla gestione del tempo sono disponibili qui.
6. Diversificare i compiti
Come evitare che i dipendenti se ne vadano? Non è sempre possibile, ma provate ad assegnare loro compiti che vadano oltre la loro area di competenza. Nel momento in cui qualcuno fa sempre la stessa cosa, per tutta la durata del suo impiego, rischia di ristagnare e di non imparare più nulla di nuovo quotidianamente. Ad esempio: trovare nuovi strumenti web nel settore, scrivere un articolo per un blog, cercare collaborazioni, ecc. Aggiungete attività di coinvolgimento dei dipendenti e corsi di formazione aggiuntivi per arricchire il curriculum del personale e sarete sulla buona strada per il successo.
Un sistema di pianificazione del lavoro può svolgere un ruolo cruciale nel migliorare il coinvolgimento e la soddisfazione dei dipendenti. Utilizzando questo strumento per creare orari più flessibili e personalizzati, è possibile offrire ai dipendenti l'opportunità di conciliare il lavoro con gli interessi personali e lo sviluppo professionale. È inoltre possibile esplorare le piattaforme elencate su G2 per confrontare diversi software di comunicazione interna e scegliere soluzioni che semplifichino la collaborazione interna e riducano le comunicazioni superflue.
7. Utilizzo di software e strumenti appropriati
L'utilizzo di strumenti (gratuiti/a pagamento) può farti risparmiare tempo prezioso.
Prendiamo tre semplici esempi che sembra che tu stia già implementando:
– Puoi emettere fatture con un libro contabile e inviarle per posta a ciascun cliente, oppure puoi utilizzare un software di gestione delle fatture per gestire le fatture e fare tutto online in modo molto più rapido e semplice.
– Puoi controllare le posizioni su Google cercando manualmente nella finestra di navigazione in incognito per ogni cliente che promuovi in modo organico e puoi lavorare con un software di posizionamento automatico.
– Gestisci campagne che aiutano i clienti su Facebook? Puoi accedere separatamente con l'e-mail e la password di ciascun cliente o semplicemente lavorare con Business Manager e ottenere le autorizzazioni per gestire gli annunci di ciascun cliente in un unico posto.
Ho citato tre esempi piuttosto banali, ma puoi implementarlo in molte altre azioni e attività che svolgi quotidianamente e sono già stati sviluppati strumenti in grado di abbreviare i processi.
8. Costruisci processi automatizzati
Più i processi sono automatizzati, meno domande e dubbi ci saranno. Ad esempio, cosa succede nel momento in cui si conclude un affare con un nuovo cliente? È fondamentale definire un processo chiaro e comprensibile a tutti gli interessati: il venditore aggiorna il CRM, invia un'e-mail con i dettagli della transazione al responsabile e un'altra e-mail con le informazioni pertinenti al responsabile del portafoglio clienti all'interno dell'azienda. Il responsabile del portafoglio clienti aprirà un nuovo progetto nel software che utilizza, il responsabile clienti contatterà il cliente per il pagamento ed emetterà la fattura , e così via.
Inoltre, al giorno d'oggi esistono numerosi sistemi in grado di semplificare i processi e creare interfacce automatizzate. Potrete approfondire l'argomento dell'automazione nei nostri prossimi articoli (quindi, se non vi siete ancora iscritti alla newsletter, questo è il momento giusto!).
9. Sbarazzati dei clienti e delle persone che sono fastidiose e non meritano il tuo tempo
Hai clienti che ti chiamano tutti i giorni e la situazione non migliora? A volte rinunciare a un cliente può solo avvantaggiarti. Questo punto è importante e rilevante non solo per i clienti, ma anche se hai fornitori che parlano più di quanto lavorano o che amano perdere tempo ogni volta prima di un nuovo progetto o di effettuare un pagamento. Anche questo è un segno che è ora di trovare un altro fornitore.
10. Solo coloro che devono essere presenti a una riunione dovrebbero partecipare a una riunione
Hai un incontro con un cliente esistente/nuovo? Non è necessario portare l'intero dipartimento alla riunione. Lo stesso vale per le riunioni del consiglio.
Mantenete un alto livello di efficienza in modo che siano presenti solo coloro che realmente devono essere presenti alla riunione. Se un dipendente della riunione ha bisogno del tuo aiuto (o dell'aiuto di un altro membro del team) per una determinata parte della riunione, ovviamente è possibile e sarà molto più efficace per tutte le parti.
11. Sfrutta al massimo il tempo di viaggio
Lavori in un ufficio fisico? Sembra che buona parte della tua giornata venga “sprecata” per strada. Che sia in treno, in autobus o in macchina, non considerare questo momento come un tempo morto. Ascolta un podcast e arricchisci le tue conoscenze, oppure prenditi cura delle cose che puoi affrontare al telefono (se stai guidando, non mandare messaggi o cose del genere 🙂) Troppo stanco? Anche ascoltare la musica è fantastico.
Condividi con noi altre tecniche che ti aiutano a migliorare la tua efficacia sul lavoro qui sotto nei commenti.
