একটি ইমেল অডিট পরিচালনার জন্য একটি ব্যবহারিক নির্দেশিকা: টিপস আপনার জানা দরকার৷

ইমেল বিপণন একটি শক্তিশালী টুল যা সঠিকভাবে ব্যবহার করলে গভীর ফলাফল হতে পারে। যাইহোক, প্রবণতা ক্রমাগত পরিবর্তিত হচ্ছে, এবং আপনার বিপণন কৌশল কার্যকর তা নিশ্চিত করার জন্য, নিয়মিত অডিট পরিচালনা করা গুরুত্বপূর্ণ। 

এই অডিটগুলি সমস্যার ক্ষেত্রগুলি, কী কাজ করে এবং যে উপাদানগুলির উন্নতি প্রয়োজন তা চিহ্নিত করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে৷ 

আপনি যদি ইমেল অডিট সম্পর্কে আরও জানতে আশা করেন, তাহলে আপনি সঠিক জায়গায় এসেছেন। এই নিবন্ধটি আপনার বিপণন কৌশল এবং সামগ্রিকভাবে কোম্পানির উন্নতির জন্য কীভাবে এই ধরনের অডিট পরিচালনা করতে হয় সে সম্পর্কে একটি বিস্তৃত নির্দেশিকা প্রদান করবে। 

একটি ইমেল অডিট কি? 

একটি ইমেল অডিট মূলত একটি প্রতিবেদন যা একটি নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে আপনার বিদ্যমান ইমেল বিজ্ঞাপন প্রচারের "স্বাস্থ্য" এর একটি ব্যাপক মূল্যায়ন অফার করে। 

একটি ভাল ইমেল অডিটের লক্ষ্য হল আপনার কোম্পানির লক্ষ্য এবং উদ্দেশ্যগুলি নোট করা এবং আপনার প্রাপ্ত তথ্যের ভিত্তিতে সর্বোত্তম পথ নির্ধারণ করা। এটি বিপণনকারীদের জন্য ব্যাপক বিশ্লেষণও তৈরি করে। এই ডেটা তাদের আরও কার্যকর ইমেল বিপণন প্রচারাভিযান ডিজাইন এবং বাস্তবায়নে সহায়তা করতে পারে। 

একটি ইমেল অডিট একটি প্রচারাভিযানের ত্রুটি এবং ত্রুটির পাশাপাশি আপনার কোম্পানির সামগ্রিক কর্মক্ষমতার শক্তি প্রকাশ করতে পারে, যা আপনাকে সমস্যার সমাধান করতে এবং ভবিষ্যতের ফলাফলগুলিকে উন্নত করতে দেয়৷ এটি আপনাকে সম্ভাবনার সাথে আরও অর্থপূর্ণ সম্পর্ক তৈরি করতে এবং আপনার ওয়েবসাইটে ট্রাফিক চালাতে সহায়তা করবে। 

ইমেল বিপণনের সাথে ইমেল অডিটগুলিকে বিভ্রান্ত না করা গুরুত্বপূর্ণ। পরেরটি হল একটি পণ্য, চুক্তি বা পরিষেবার প্রচার করার জন্য বিদ্যমান এবং সম্ভাব্য গ্রাহকদের ইমেল পাঠানোর প্রক্রিয়া, যখন অডিটগুলি একটি প্রচারণার মেট্রিক ডেটা নেয় এবং সম্ভাব্য ত্রুটিগুলি এবং ক্ষেত্রগুলির উন্নতির প্রয়োজন হয় তা চিহ্নিত করার জন্য এটি প্রক্রিয়া করে। 

তিনটি প্রধান ধরনের ইমেল অডিট আছে। অনুসরণ হিসাবে তারা:

• কৌশলগত অডিট। কার্যকর কৌশলগত ইমেল অডিট ব্যবসার লক্ষ্যগুলির সাথে ইমেল যোগাযোগের প্রান্তিককরণ মূল্যায়ন করে ধারাবাহিকতা নিশ্চিত করে। 
• কমপ্লায়েন্স অডিট। এই ইমেল অডিটগুলি নিশ্চিত করে যে আইনি এবং শিল্পের মানগুলি মেনে চলা হয়, ডেটা লঙ্ঘনের বিরুদ্ধে কোম্পানিকে রক্ষা করে এবং সঠিক ডেটা পরিচালনা নিশ্চিত করে।
• প্রযুক্তিগত নিরীক্ষা। কার্যকারিতা উন্নত করতে, প্রযুক্তিগত অডিটগুলি ইমেল পরিকাঠামোর উপর ফোকাস করে, বিতরণযোগ্যতা, সার্ভারের কার্যকারিতা এবং ডেটা সুরক্ষার মতো জিনিসগুলি পরীক্ষা করে।

আদর্শভাবে, আপনি চান যে আপনার ইমেল অডিট এই তিনটি প্রকারকে একত্রিত করুক। 

একটি ইমেল অডিট পরিচালনার জন্য ধাপে ধাপে নির্দেশিকা

এখন যেহেতু আপনার ইমেল অডিটগুলি কী এবং কেন সেগুলি ব্যবহার করা হয় সে সম্পর্কে আপনার ভাল ধারণা রয়েছে, এখন আপনার ইমেল বিপণন প্রচারাভিযানের সর্বাধিক ব্যবহার করতে আপনি কীভাবে এই শক্তিশালী সরঞ্জামটি ব্যবহার করতে পারেন সে সম্পর্কে কথা বলার সময় এসেছে৷ 

ধাপ এক: পরিকল্পনা এবং প্রস্তুত

জীবনের বেশিরভাগ জিনিসের মতো, একটি পরিকল্পনা নিয়ে যাওয়া সর্বদা ভাল। সত্য হল যে ইমেল অডিটগুলি ক্লান্তিকর এবং অপ্রতিরোধ্য হতে পারে, তাই এটিকে পরিষ্কার এবং অর্জনযোগ্য ধাপে ভাগ করে শুরু করা সর্বদা ভাল। 

এই ধাপে, আপনি যে ধরনের অডিট পরিচালনা করছেন তা বেছে নিতে হবে। আপনি উপরে উল্লিখিত প্রকারগুলির একটির জন্য যেতে পারেন বা একটি সংমিশ্রণ ব্যবহার করতে পারেন। 

এরপরে, প্রকল্পের জন্য আপনার লক্ষ্যগুলি এবং আপনি কী অর্জন করতে চান তা লিখুন। এটি আপনাকে আপনার অডিট পরিচালনা করার সময় কী সন্ধান করতে হবে সে সম্পর্কে স্পষ্ট নির্দেশনা দেবে। এই প্রক্রিয়া চলাকালীন আপনার কোম্পানির লক্ষ্যগুলি হাতে রাখা এবং প্রকল্পের উদ্দেশ্যগুলি সংজ্ঞায়িত করতে সেগুলি ব্যবহার করাও সহায়ক। 

সফল ইমেল বিপণনের জন্য উপলব্ধ সরঞ্জামগুলি সম্পর্কে আরও জানতে চান? পর এটা ছোট ব্যবসার জন্য শীর্ষ 9 ইমেল মার্কেটিং টুল.

ধাপ দুই: অডিট পরিচালনার জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য এবং সরঞ্জাম সংগ্রহ করুন

একবার আপনার কিছু দিকনির্দেশ পাওয়া গেলে, আপনার প্রয়োজনীয় সরঞ্জাম এবং ডেটা সংগ্রহ করার সময়। এর জন্য আপনার কোন অভিনব সফটওয়্যারের প্রয়োজন হবে না। একটি সাধারণ স্প্রেডশীট করবে। এটি সেট আপ করতে, এখানে কয়েকটি শিরোনাম রয়েছে যা আপনাকে যোগ করার কথা বিবেচনা করা উচিত: 

• প্রচারাভিযান নাম
• ইমেল সাবজেক্ট লাইন
• নির্ধারিত শ্রোতা
• হার বাতিল করুন
• ক্লিক-মাধ্যমে হার (সিটিআর)
• খোলা হার

আপনি বিপণন দলের সদস্যদের থেকে ডেটা ব্যবহার করে এটি পেতে পারেন এবং আপনার ইমেল বিপণন সরঞ্জাম. একবার এটি হয়ে গেলে, তথ্য সংগ্রহ করুন এবং আপনার স্প্রেডশীটটি পূরণ করতে এটি ব্যবহার করুন। 

ধাপ তিন: ইমেল অডিট পরিচালনা করুন

স্প্রেডশীটে তথ্য শ্রেণীবদ্ধ করার পরে, এটি বিশ্লেষণ করুন এবং শিল্পের মানদণ্ড, পূর্ববর্তী সাফল্যের হারের ফলাফল এবং আপনার বিপণন কৌশল সফল কিনা তা নির্ধারণ করতে প্রচারাভিযানের লক্ষ্যগুলির সাথে তুলনা করুন। 

এটি আপনাকে দেখতে সাহায্য করবে যে আপনার প্রচারাভিযানটি এটির মতো অন্যদের সাথে কীভাবে তুলনা করে এবং আপনাকে সমস্যার ক্ষেত্রগুলি এবং ভালভাবে কাজ করছে এমন জিনিসগুলি সনাক্ত করতে সহায়তা করবে৷ 

আপনি যদি একটি প্রযুক্তিগত অডিট পরিচালনা করেন, তাহলে আপনাকে প্রমাণীকরণ প্রোটোকল, ফিডব্যাক লুপ, SMTP সার্ভার এবং DNS রেকর্ডের মতো জিনিসগুলি দেখতে হবে। 

আপনি যদি একটি কৌশলগত অডিট পরিচালনা করেন তবে ইমেল বিপণন প্রচারাভিযানটি কতটা ভাল পারফর্ম করেছে তা বোঝার জন্য আপনার গ্রাহক তালিকা, গ্রাহকের ব্যস্ততা, বিক্রয় পরিসংখ্যান এবং আরও অনেক কিছুতে পরিবর্তনগুলি সন্ধান করা উচিত।

প্রকল্পের জন্য কোম্পানির লক্ষ্য এবং প্রত্যাশার সাথে এই ডেটা তুলনা করতে ভুলবেন না। 

ধাপ চার: সম্ভাব্য সম্মতি সংক্রান্ত সমস্যা এবং আইনি বিবেচনা চিহ্নিত করুন 

আপনার ইমেল বিপণন প্রচারাভিযান আইনি মান মেনে চলছে কিনা তাও আপনাকে পরীক্ষা করতে হবে। এটি প্রক্রিয়াটির একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ, কারণ এটি আইনি প্রতিক্রিয়া প্রতিরোধ করতে এবং অ-সম্মতির কারণে উদ্ভূত অপ্রয়োজনীয় ব্যয়ের বিরুদ্ধে কোম্পানিগুলিকে রক্ষা করতে সহায়তা করতে পারে। 

শুধু প্রযোজ্য আইন ও প্রবিধানের দিকে তাকান না, কোম্পানিটি ব্যবহার করে পরিষেবা প্রদানকারীর শর্তাবলীও দেখুন। এর নিয়ম লঙ্ঘন করলে গুরুতর পরিণতি হতে পারে এবং কোম্পানিটিকে নিষিদ্ধ করা হতে পারে, তাই একটি পুঙ্খানুপুঙ্খ তদন্ত করতে ভুলবেন না। 

আপনি যদি কোনও সম্ভাব্য সমস্যা লক্ষ্য করেন, সেগুলির একটি নোট করুন যাতে আপনি এটিকে আপনার প্রতিবেদনে অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন, যা আপনি পরবর্তী ধাপে তৈরি করবেন। 

ধাপ পাঁচ: অ্যাকশনেবল সুপারিশ এবং রিপোর্টিং

একবার আপনি আইনি সম্মতি যাচাই করে নিলে, আপনার ডেটা ঘনিষ্ঠভাবে দেখার এবং সত্যিই বিষয়টির হৃদয়ে যাওয়ার সময় এসেছে৷ আপনার সংগ্রহ করা সমস্ত মেট্রিক এবং ডেটা পরীক্ষা করুন এবং মেট্রিক্সে উল্লেখযোগ্য পার্থক্যের কারণে শিল্পের মান থেকে আলাদা প্রচারাভিযানগুলি সনাক্ত করুন।  

প্রচারণার ফলাফল ইতিবাচক বা সামগ্রিকভাবে খারাপ ছিল কিনা তা নির্ধারণ করতে প্রশ্ন করুন। বিভিন্ন দিক বিবেচনা করুন যেমন পাঠানোর সময়, বিষয় লাইন এবং অন্যান্য বিভিন্ন উপাদান এবং ক্যাম্পেইনের পারফরম্যান্সের জন্য কোনটিকে দায়ী করা যেতে পারে তা নির্ধারণ করুন। 

এটি গুরুত্বপূর্ণ যে আপনি ইমেলগুলি দেখেন এবং আপনি যদি শেষ ব্যবহারকারী হন তবে সেগুলি কীভাবে আপনার কাছে উপস্থিত হবে তার একটি নোট তৈরি করুন৷ 

আপনার ফলাফলগুলি লিখুন এবং একটি প্রতিবেদন তৈরি করতে সেগুলি ব্যবহার করুন যাতে আপনার সুপারিশগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকে যা কোম্পানি এই সমস্যাগুলি সমাধান করতে এবং ভবিষ্যতের প্রচারাভিযানের উন্নতি করতে প্রয়োগ করতে পারে৷ 

একবার আপনি নিশ্চিত হন যে আপনি প্রচারাভিযানের সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ দিকগুলি কভার করেছেন, এটি একটি উপস্থাপনা এবং/অথবা প্রতিবেদনে আপনার তথ্য পরিমার্জিত করার সময় যা আপনি স্টেকহোল্ডারদের কাছে প্রতিরোধ করতে পারেন। 

ধাপ ষষ্ঠ: ইমেল অডিট থেকে মূল অনুসন্ধান এবং সুপারিশগুলি সংক্ষিপ্ত করুন

আপনার যদি ম্যানেজমেন্ট বা স্টেকহোল্ডারদের সাথে আপনার ফলাফল এবং সুপারিশ শেয়ার করার প্রয়োজন হয়, তাহলে আপনার ফলাফলের বিশদ বিবরণে একটি সংক্ষিপ্ত, সুসংহত প্রতিবেদন প্রস্তুত করতে ভুলবেন না। প্রতিবেদনটিকে আরও আকর্ষক করতে এবং আপনার বক্তব্য প্রমাণ করতে আপনি গ্রাফ অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। 

এটি একটি অন্তর্ভুক্ত একটি ভাল ধারণা শক্তিশালী উপস্থাপনা যা আপনি পরবর্তী ধাপে ব্যবহার করতে পারেন।

ধাপ সপ্তম: স্টেকহোল্ডারদের কাছে প্রতিবেদন উপস্থাপন করুন এবং সুপারিশ বাস্তবায়নের জন্য অনুমোদন পান

চূড়ান্ত পদক্ষেপ হল আপনার ফলাফলগুলি পরিচালনার কাছে উপস্থাপন করা। মূল মেট্রিক্স উল্লেখ করতে ভুলবেন না এবং অতীতের প্রচারাভিযান এবং শিল্পের মানগুলির তুলনায় প্রচারাভিযানটি কীভাবে পারফর্ম করেছে। আপনাকে যেকোন কমপ্লায়েন্স সমস্যাগুলিকে হাইলাইট করতে হবে এবং নিশ্চিত করতে হবে যে আপনি স্টেকহোল্ডারদের বিস্তৃত সমাধান প্রদান করছেন যা কোম্পানিকে ভালভাবে ধরে রাখবে। 

সর্বশেষ ভাবনা

ওয়েল, আপনি এটা আছে! এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করে, আপনি একটি বিস্তৃত ইমেল অডিট পরিচালনা করতে পারেন যা আপনাকে সমস্যার ক্ষেত্রগুলি, সম্মতির সমস্যাগুলি এবং আরও অনেক কিছু সনাক্ত করতে সহায়তা করে৷ এই তথ্য ব্যবহার করে, আপনি কোম্পানির সাফল্য নিশ্চিত করতে ভবিষ্যতের ইমেল বিপণন প্রচারাভিযানের জন্য আরও ভাল পরিকল্পনা করতে পারেন। 

আপনি যদি আপনার ইমেল বিপণন কৌশল অপ্টিমাইজ করার এবং আপনার সাইটের জন্য রূপান্তর বাড়াতে আশা করেন, তাহলে আপনাকে পপটিন ব্যবহার করে আপনার ওয়েবসাইট থেকে আকর্ষণীয় পপআপ, ফর্ম এবং আরও অনেক কিছুর মাধ্যমে লিড সংগ্রহ করার চেষ্টা করতে হবে। 

বিনামূল্যে সাইন আপ করুন, অথবা আরও জানতে আমাদের সাথে যোগাযোগ করুন!