"जटिल परियोजनाएँ क्या हैं?"
इससे पहले कि आप नीचे स्क्रॉल करें और जानें कि आप कैसे कर सकते हैं जटिल परियोजना प्रबंधन को सरल बनाएं, मेरा मानना है कि हमारे लिए यह समझना आवश्यक है कि किसी परियोजना को उसके आकार की परवाह किए बिना जटिल क्या बनाता है।
सरल शब्दों में, जटिल परियोजनाएँ वे होती हैं जो सरल या जटिल परियोजनाओं की तुलना में कहीं अधिक संख्या में चुनौतियों और उनके परिणाम के संबंध में उच्च स्तर की अनिश्चितता से घिरी होती हैं।
यहां यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि जटिल परियोजनाएं जरूरी नहीं कि जटिल परियोजनाएं हों। जटिल परियोजनाएँ इस मायने में अद्वितीय हैं कि उनमें कई टीमों और हितधारकों को शामिल करने वाली पूर्वानुमानित और अप्रत्याशित दोनों तरह की परस्पर निर्भरताएँ होती हैं।
जब कोई परियोजना जटिल हो जाती है, तो नियमित या पारंपरिक परियोजना प्रबंधन दृष्टिकोण प्रभावी नहीं रह जाते हैं।
किसी जटिल परियोजना के कुछ स्पष्ट, सामान्य संकेत इस प्रकार हैं:
- उच्च स्तर की अनिश्चितता और अज्ञात निर्भरताएँ
- परस्पर जुड़ी हुई, अन्योन्याश्रित टीमें
- बेहद अप्रत्याशित
- समय की भारी कमी
- विभिन्न विभागों या इकाइयों से विभिन्न लोगों की भागीदारी
- हर चरण में तेजी से बदलाव
- उच्च कुल लागत
- प्रौद्योगिकी का व्यापक उपयोग
- धन का अनुचित उपयोग
- जटिल शेड्यूलिंग
जटिल परियोजनाओं को आसानी से कैसे निपटाएं
1. एक शक्तिशाली परियोजना प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें
आपको एक शक्तिशाली टीम सहयोग की आवश्यकता होगी परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर जो आपको और आपकी टीम को एक केंद्रीकृत स्थान से आपके कार्यों और परियोजनाओं को ट्रैक करने में सक्षम बनाता है।
A PWC सर्वेक्षण पता चला कि परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग प्रदर्शन को बढ़ा सकता है और 77% उच्च प्रदर्शन वाली परियोजनाएं इसका उपयोग करती हैं। एक शक्तिशाली पीएम सॉफ्टवेयर टीमों को समय पर सभी आकार की परियोजनाओं की आसानी से योजना बनाने, सहयोग करने, व्यवस्थित करने और वितरित करने में सक्षम बनाता है क्योंकि व्यापक रूप से फैले हुए टीम के सदस्य किसी भी डिवाइस, किसी भी स्थान से काम पर निर्बाध रूप से सहयोग कर सकते हैं।
इस संबंध में, जबकि नोशन लचीलेपन और बहुमुखी प्रतिभा में उत्कृष्ट है, कुछ उपयोगकर्ता ऐसे टूल पसंद कर सकते हैं जो उनकी विशिष्ट आवश्यकताओं के लिए गहन परियोजना प्रबंधन कार्यात्मकताओं और एकीकरण को प्राथमिकता देते हैं। इसलिए, यदि आप नोशन के विकल्प तलाश रहे हैं, जटिल परियोजना वर्कफ़्लो के अनुरूप अधिक विशिष्ट सुविधाओं की पेशकश करने वाले विभिन्न विकल्पों का पता लगाएं।
समूह चैट, कार्य प्रबंधन जैसी उन्नत सुविधाएँ, ट्रैकिंग कंप्यूटर usage, प्रोजेक्ट शेड्यूलिंग, कानबन बोर्ड, गंत्त चार्ट, आदि, टीम के सदस्यों के लिए किसी परियोजना के भीतर सभी हालिया गतिविधियों पर अपडेट रहते हुए व्यक्तिगत प्रदर्शन, कार्य की स्थिति, परियोजना की प्रगति की निगरानी करना आसान बनाते हैं।
2. साझा परियोजना लक्ष्य की व्याख्या करें
क्या आप ऐसी उड़ान में सवार होना चाहेंगे जिसका कोई नियोजित गंतव्य नहीं है? नहीं, क्योंकि संभावना है कि आप कहीं नहीं पहुंचेंगे। यही बात टीम वर्क पर भी लागू होती है। नौकरी की भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को परिभाषित करना शुरू करने से पहले अपनी टीम के साथ साझा परियोजना लक्ष्य को स्पष्ट रूप से समझाना महत्वपूर्ण है।
सुनिश्चित करें कि टीम का प्रत्येक सदस्य परियोजना लक्ष्य के साथ-साथ संगठनात्मक दृष्टिकोण के संबंध में एक ही राय रखता है। एक निर्धारित लक्ष्य की दिशा में एक साथ काम करने से यह सुनिश्चित होने की संभावना है कि आपकी टीम एकजुट है, ट्रैक पर बनी हुई है और सफल परिणाम प्राप्त करने के लिए प्रेरित है।
आप अपनी साझा टीम और प्रोजेक्ट लक्ष्यों को व्यक्तियों और विभागों के लिए छोटे, प्रबंधनीय लक्ष्यों में विभाजित करना चुन सकते हैं। टीम के सदस्यों को समझना चाहिए कि वे क्या कर रहे हैं और क्यों कर रहे हैं, और सफल और समय पर परियोजना वितरण से उन्हें कैसे लाभ होगा।
3. कार्य भूमिकाओं और जिम्मेदारियों का स्पष्ट वितरण सुनिश्चित करें
कार्य आवंटन के संबंध में भ्रम और गलतफहमी आखिरी चीज है जो कोई भी परियोजना प्रबंधक जटिल परियोजनाओं का प्रबंधन करते समय चाहेगा। सही लोगों को कार्य सौंपना महत्वपूर्ण है जिनके पास उन्हें सौंपे गए कार्यों को कुशलतापूर्वक करने के लिए सही कौशल है।
आप इसे मैन्युअल रूप से नहीं कर सकते, खासकर इस डिजिटल युग में। कार्य भूमिकाओं और जिम्मेदारियों का स्पष्ट वितरण सुनिश्चित करने के लिए कार्यों और परियोजनाओं को बनाने, आवंटित करने, आवंटित करने और ट्रैक करने के लिए एक कुशल कार्य प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करें।
आप असाइन किए गए कार्यों की शुरुआत और नियत तिथियां जोड़कर, समय अनुमान निर्धारित करके, लेबल जोड़कर, संलग्न और प्रूफ़ फ़ाइलें जोड़कर उनमें और अधिक स्पष्टता जोड़ सकते हैं। इससे टीम के भीतर पारदर्शिता और नौकरी की जवाबदेही को प्रोत्साहित करते हुए अंतर-टीम संघर्ष या गलतफहमी को न्यूनतम करने में मदद मिलेगी।
जैसे-जैसे लोग अपने कार्यों पर काम करते जाते हैं, आप यह सुनिश्चित करने के लिए प्रत्येक कार्य की स्थिति और प्रगति की व्यक्तिगत रूप से निगरानी कर सकते हैं कि यह एक निर्दिष्ट समय सीमा के भीतर पूरा हो गया है।
4. परियोजना की प्रगति की नियमित रूप से निगरानी करें
कई परियोजनाएँ विफल हो जाती हैं क्योंकि परियोजना प्रबंधकों नियमित ट्रैकिंग और मूल्यांकन करने में विफल। वे लक्ष्य निर्धारित करते हैं, कार्य आवंटित करते हैं, और निर्धारित समय सीमा से ठीक पहले टीमों के साथ जाँच करते हैं। यदि समय पर परियोजना वितरण सुनिश्चित करने के लिए उपचारात्मक कार्रवाई की आवश्यकता होती है तो यह दृष्टिकोण पाठ्यक्रम सुधार करने के लिए बहुत कम समय छोड़ता है।
हाँ, ऐसा सुझाव दिया गया है परियोजना प्रबंधकों टीम के सदस्यों से बार-बार कार्य अपडेट नहीं मांगना चाहिए क्योंकि इससे सूक्ष्म प्रबंधन हो सकता है। हालाँकि, साथ ही, यह भी सलाह दी जाती है कि उन्हें परियोजना की प्रगति की नियमित रूप से निगरानी करनी चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि यह सही रास्ते पर है।
ऐसा करने से परियोजना प्रबंधकों और टीमों को बाधाओं की पहचान करने और उन्हें समय पर हल करने में भी मदद मिलेगी।
5. निर्बाध सहयोग का अभ्यास करें
आप जटिल परियोजनाओं को प्रबंधित करने की उम्मीद नहीं कर सकते जब तक कि आपकी टीम निर्बाध रूप से सहयोग न करे, चाहे वे कहीं भी काम कर रहे हों। अब, सहयोग केवल टीम के सदस्यों तक ही सीमित नहीं है बल्कि इसमें ग्राहकों और हितधारकों के साथ समन्वय भी शामिल है।
यह महत्वपूर्ण है कि सटीक निष्पादन सुनिश्चित करने के लिए परियोजना टीमों और ग्राहकों के बीच महत्वपूर्ण जानकारी का आदान-प्रदान किया जाए। यह वह जगह है जहां एक अच्छे सहयोग उपकरण का उपयोग करने से इसमें शामिल सभी पक्षों को एक साझा मंच साझा करने की अनुमति मिल सकती है।
ऐसे टूल का उपयोग करके, हर कोई समय पर महत्वपूर्ण जानकारी साझा करते हुए परियोजना की प्रगति पर अपडेट रह सकता है। सहयोग टूल को किसी भी डिवाइस पर आसानी से एक्सेस किया जा सकता है, जिसका अर्थ है कि आप एक ही एप्लिकेशन से दूसरों के साथ सहयोग करते हुए अपनी जटिल परियोजनाओं को प्रबंधित कर सकते हैं।
6. एक संपन्न टीम वातावरण बनाएं
जटिल परियोजनाओं को उत्पादक, उच्च-प्रेरित व्यक्तियों द्वारा सबसे अच्छा प्रबंधित किया जाता है जो चुनौतियों का डटकर सामना करना पसंद करते हैं।
आपकी टीम का वातावरण परियोजना की सफलता को परिभाषित करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभा सकता है, अन्यथा। यहां तक कि सबसे कुशल और प्रतिभाशाली टीम के सदस्य भी नकारात्मक टीम माहौल में काम करने पर अपना उत्साह खो सकते हैं।
बनाना सकारात्मक, संपन्न टीम का माहौल जहां टीम के सदस्य एक-दूसरे का समर्थन और भरोसा करते हैं, वह आपके प्रोजेक्ट प्रदर्शन के साथ-साथ संगठनात्मक लक्ष्यों के लिए अद्भुत काम कर सकता है। टीम का माहौल प्रत्येक सदस्य के व्यवहार और कार्य प्रदर्शन को प्रभावित करता है।
परियोजना प्रबंधक या टीम नेतृत्व एक संपन्न और उत्थानशील टीम वातावरण बना सकते हैं। यह स्वाभाविक है कि जब लोगों को महत्व दिया जाता है, सराहना की जाती है और उन पर भरोसा किया जाता है, तो उनके अधिक उत्साह के साथ काम करने और अच्छे परिणाम प्राप्त करने की संभावना होती है।
ब्रूनो मारोटा, जो जिग्सॉ पज़ल प्लेटफॉर्म चलाता है मैं एक पहेली हूं, बताते हैं, “एक सकारात्मक टीम माहौल बनाने के लिए, दूसरों के साथ वैसा ही व्यवहार करें जैसा आप चाहते हैं कि आपके साथ किया जाए। इसका मतलब है अच्छे काम के लिए मान्यता प्रदान करना, असफलताओं को सीखने के अनुभव में बदलना और विश्वास पैदा करना ताकि आपकी टीम स्वयं निर्णय ले सके। आप कार्य दिवस के दौरान संतुलन को प्रोत्साहित कर सकते हैं, काम से ब्रेक को प्रोत्साहित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, हम अपनी टीम को अपने काम से दूर हटने और तरोताजा होने के तरीके के रूप में हमारे पहेली खेल खेलने के लिए कहते हैं।
7. सही संसाधन रखें
यदि आपके पास सही समय पर उपयोग करने के लिए सही संसाधन नहीं हैं तो आपकी टीम जटिल परियोजनाओं को प्रबंधित करने में संघर्ष करेगी। हालाँकि परियोजना प्रबंधकों का संसाधन के कुछ पहलुओं पर अधिक नियंत्रण नहीं हो सकता है, फिर भी आप प्रक्रिया को प्रभावित कर सकते हैं।
आप परियोजना को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने के लिए आवश्यक कौशल का पता लगाने के लिए संसाधन अंतर विश्लेषण का उपयोग कर सकते हैं। आप अपने वर्तमान संसाधनों के पूल के कौशल का भी आकलन कर सकते हैं।
आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि क्या आपको तेज व्यावसायिक कौशल वाले कुशल, अनुभवी लोगों की भर्ती के लिए परियोजना कार्य के कुछ पहलुओं को आउटसोर्स करने की आवश्यकता है।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके पास पर्याप्त स्टाफ की कमी न हो, आपको परियोजना के विभिन्न चरणों में अपनी संसाधन आवश्यकताओं का अनुमान लगाना चाहिए। आपको यह निर्दिष्ट करना चाहिए कि आपको परियोजना के जीवनकाल के साथ-साथ अंशकालिक आधार पर किन संसाधनों की आवश्यकता है।
8. निर्णय लेने में तेजी लाएं
शीघ्र निर्णय लेने से परियोजना पूरी होने में तेजी आती है। जटिल परियोजनाओं के लिए नौकरशाही शासन की आवश्यकता नहीं होती है जो निर्णय लेने में बाधा उत्पन्न करती है।
एक संगठन को ऐसे शासन मॉडल को लागू करना चाहिए जो उसकी कार्य संस्कृति, परियोजना टीम के साथ-साथ प्रबंधक के लिए भी उपयुक्त हो। यदि कोई परियोजना प्रबंधक कुछ निर्णयों को संभाल नहीं सकता है तो उन्हें शासन समिति को सौंप दिया जाना चाहिए।
साथ ही, हितधारकों के लिए परियोजना प्रबंधक की निर्णय लेने की शक्तियों, वृद्धि प्रक्रिया और अंतिम निर्णय लेने का अंतिम अधिकार किसके पास है, इसकी स्पष्ट समझ होना महत्वपूर्ण है।
परियोजना प्रबंधकों के लिए यह भी महत्वपूर्ण है कि वे अपनी महत्वपूर्ण टीम के सदस्यों के बीच निर्णय लेने को प्रोत्साहित करें। जब परियोजना प्रबंधक निर्णय लेने के संबंध में वरिष्ठ प्रबंधन से कुछ स्तर की स्वतंत्रता की उम्मीद करते हैं, तो उन्हें अपनी टीम को भी इसी तरह की स्वतंत्रता देनी चाहिए।
9. परियोजना वितरण का समर्थन करने के लिए सही दृष्टिकोण चुनें
परियोजना प्रबंधन के लिए पारंपरिक जीवन-चक्र दृष्टिकोण को अप्रत्याशितता के हल्के स्तर वाली परियोजनाओं के लिए आदर्श माना जाता है।
परियोजनाओं के प्रबंधन के लिए परियोजना टीमों द्वारा झरना परियोजना प्रबंधन मॉडल का प्रभावी ढंग से व्यापक रूप से उपयोग किया गया है, लेकिन यह पद्धति सभी मामलों के लिए आदर्श नहीं है।
एजाइल पद्धति का उपयोग उच्च स्तर की अनिश्चितता वाली परियोजनाओं के लिए आदर्श माना जाता है, जिनके अंतिम परिणाम को शुरू से ही सटीक रूप से परिभाषित नहीं किया जा सकता है।
इसीलिए यह निर्धारित करने के लिए परियोजना विशेषताओं की पहचान करना महत्वपूर्ण है कि किस परियोजना प्रबंधन पद्धति का उपयोग किया जाना चाहिए।
ऐसा करने से आपके अंदर और अधिक स्पष्टता आएगी कार्य की योजना और निष्पादन. कुछ मामलों में, आप एजाइल और वाटरफॉल दोनों पद्धतियों के संयोजन पर विचार कर सकते हैं, जिन्हें "हाइब्रिड" दृष्टिकोण के रूप में भी जाना जाता है।
यदि प्रोजेक्ट मैनेजर के पास एजाइल प्रोजेक्ट्स को प्रबंधित करने का कोई अनुभव नहीं है, तो उन्हें आवश्यक प्रशिक्षण प्राप्त करना चाहिए ताकि वे उन जटिल परियोजनाओं को प्रभावी ढंग से प्रबंधित कर सकें जिन्हें एजाइल दृष्टिकोण के साथ सबसे अच्छा प्रबंधित किया जाता है।
द फाइनल थॉट
यह स्पष्ट है कि जटिल परियोजनाओं के लिए सामान्य परियोजनाओं के प्रबंधन के लिए सामान्य तौर पर किए जाने वाले दृष्टिकोण से भिन्न दृष्टिकोण अपनाने की आवश्यकता होती है। जटिल परियोजनाएँ अप्रत्याशित और उतार-चढ़ाव वाली होती हैं। परियोजना योजना में अभूतपूर्व परिवर्तनों से सफलतापूर्वक निपटने के लिए परियोजना प्रबंधकों और उनकी टीमों को गतिशील और लचीला होना होगा।
जैसा कि कहा गया है, सही परियोजना प्रबंधन और टीम सहयोग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने से आपको अपनी परियोजना टीम के सामने आने वाली अधिकांश जटिल परियोजना प्रबंधन चुनौतियों से निपटने में मदद मिल सकती है।
एक आभासी छत के नीचे उन्नत परियोजना प्रबंधन सुविधाओं का एक सूट होने से परियोजना टीमों को कार्यों और परियोजनाओं पर अधिक नियंत्रण रखने में मदद मिलती है क्योंकि वे एक-दूसरे के साथ सहजता से सहयोग करने में सक्षम होते हैं।
लेखक जैव
नंदिनी शर्मा सहायक विपणन प्रबंधक हैं ProofHub. मार्केटिंग के क्षेत्र में विशेषज्ञ, नंदिनी तकनीकी जानकारी से अच्छी तरह वाकिफ हैं, और हमेशा डिजिटल दुनिया के नवीनतम रुझानों में शीर्ष पर रहती हैं।
