ईमेल मार्केटिंग एक शक्तिशाली उपकरण है जिसका सही ढंग से उपयोग करने पर गहरे परिणाम हो सकते हैं। हालाँकि, रुझान लगातार बदल रहे हैं, और यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी मार्केटिंग रणनीति प्रभावी है, नियमित ऑडिट करना महत्वपूर्ण है।
ये ऑडिट समस्या क्षेत्रों, क्या काम करता है और उन तत्वों की पहचान करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं जिनमें सुधार की आवश्यकता है।
यदि आप ईमेल ऑडिट के बारे में अधिक जानने की उम्मीद कर रहे हैं, तो आप सही जगह पर आए हैं। यह लेख आपकी मार्केटिंग रणनीति और समग्र रूप से कंपनी की बेहतरी के लिए इस तरह के ऑडिट कैसे करें, इस पर एक व्यापक मार्गदर्शिका प्रदान करेगा।
ईमेल ऑडिट क्या है?
ईमेल ऑडिट अनिवार्य रूप से एक रिपोर्ट है जो एक निर्धारित अवधि में आपके मौजूदा ईमेल विज्ञापन अभियान के "स्वास्थ्य" का व्यापक मूल्यांकन प्रदान करती है।
एक अच्छे ईमेल ऑडिट का लक्ष्य आपकी कंपनी के लक्ष्यों और उद्देश्यों को नोट करना और आपके द्वारा प्राप्त जानकारी के आधार पर आगे बढ़ने का सर्वोत्तम तरीका निर्धारित करना है। यह विपणक के लिए व्यापक विश्लेषण भी तैयार करता है। यह डेटा उन्हें अधिक प्रभावी ईमेल मार्केटिंग अभियान डिज़ाइन और कार्यान्वित करने में मदद कर सकता है।
एक ईमेल ऑडिट किसी अभियान की खामियों और त्रुटियों के साथ-साथ आपकी कंपनी के समग्र प्रदर्शन की ताकत को भी उजागर कर सकता है, जिससे आप मुद्दों का समाधान कर सकते हैं और भविष्य के परिणामों को बढ़ा सकते हैं। यह आपको संभावित ग्राहकों के साथ अधिक सार्थक संबंध बनाने और आपकी वेबसाइट पर ट्रैफ़िक लाने में भी मदद करेगा।
यह महत्वपूर्ण है कि ईमेल ऑडिट को ईमेल मार्केटिंग के साथ भ्रमित न किया जाए। उत्तरार्द्ध किसी उत्पाद, सौदे या सेवा को बढ़ावा देने के लिए मौजूदा और संभावित ग्राहकों को ईमेल भेजने की प्रक्रिया है, जबकि ऑडिट एक अभियान का मीट्रिक डेटा लेता है और संभावित खामियों और सुधार की आवश्यकता वाले क्षेत्रों की पहचान करने के लिए इसे संसाधित करता है।
ईमेल ऑडिट के तीन मुख्य प्रकार हैं। वे इस प्रकार हैं:
- रणनीतिक ऑडिट. प्रभावी रणनीतिक ईमेल ऑडिट व्यवसाय के लक्ष्यों के साथ ईमेल संचार के संरेखण का आकलन करके स्थिरता सुनिश्चित करते हैं।
- अनुपालन लेखापरीक्षा. ये ईमेल ऑडिट सुनिश्चित करते हैं कि कानूनी और उद्योग मानकों का पालन किया जाए, कंपनी को डेटा उल्लंघनों से बचाया जाए और उचित डेटा प्रबंधन सुनिश्चित किया जाए।
- तकनीकी लेखापरीक्षा. कार्यक्षमता में सुधार करने के लिए, तकनीकी ऑडिट ईमेल बुनियादी ढांचे पर ध्यान केंद्रित करते हैं, डिलिवरेबिलिटी, सर्वर के प्रदर्शन और डेटा सुरक्षा जैसी चीजों की जांच करते हैं।
आदर्श रूप से, आप चाहते हैं कि आपका ईमेल ऑडिट इन तीन प्रकारों को संयोजित करे।
ईमेल ऑडिट करने के लिए चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका
अब जब आपको अच्छी समझ हो गई है कि ईमेल ऑडिट क्या हैं और उनका उपयोग क्यों किया जाता है, तो यह बात करने का समय है कि आप अपने ईमेल मार्केटिंग अभियान का अधिकतम लाभ उठाने के लिए इस शक्तिशाली टूल का उपयोग कैसे कर सकते हैं।
चरण एक: योजना बनाएं और तैयारी करें
जीवन की अधिकांश चीज़ों की तरह, एक योजना के साथ आगे बढ़ना हमेशा अच्छा होता है। सच्चाई यह है कि ईमेल ऑडिट थकाऊ और बोझिल हो सकता है, इसलिए इसे स्पष्ट और प्राप्य चरणों में विभाजित करके शुरुआत करना हमेशा अच्छा होता है।
इस चरण में, आपको यह चुनना होगा कि आप किस प्रकार का ऑडिट कर रहे हैं। आप ऊपर बताए गए प्रकारों में से किसी एक को चुन सकते हैं या संयोजन का उपयोग कर सकते हैं।
इसके बाद, प्रोजेक्ट के लिए अपने लक्ष्य और आप क्या हासिल करने की उम्मीद करते हैं, उसे लिखें। इससे आपको अपना ऑडिट करते समय क्या देखना है, इस पर स्पष्ट मार्गदर्शन मिलेगा। इस प्रक्रिया के दौरान अपनी कंपनी के लक्ष्यों को ध्यान में रखना और परियोजना के उद्देश्यों को परिभाषित करने के लिए उनका उपयोग करना भी सहायक होता है।
सफल ईमेल मार्केटिंग के लिए उपलब्ध टूल के बारे में अधिक जानना चाहते हैं? को पढ़िए छोटे व्यवसायों के लिए शीर्ष 9 ईमेल मार्केटिंग उपकरण.
चरण दो: ऑडिट करने के लिए आवश्यक डेटा और उपकरण इकट्ठा करें
एक बार जब आपको कुछ दिशा मिल जाए, तो उन उपकरणों और डेटा को इकट्ठा करने का समय आ गया है जिनकी आपको आवश्यकता होगी। इसके लिए आपको किसी फैंसी सॉफ्टवेयर की जरूरत नहीं पड़ेगी. एक साधारण स्प्रेडशीट काम करेगी. इसे स्थापित करने के लिए, यहां कुछ शीर्षक दिए गए हैं जिन्हें आपको जोड़ने पर विचार करना चाहिए:
- अभियान का नाम
- ईमेल विषय पंक्ति
- लक्षित श्रोतागण
- सदस्यता समाप्त करें
- क्लिक-थ्रू दर (CTR)
- प्रस्तावित दर
आप इसे मार्केटिंग टीम के सदस्यों और अपने डेटा का उपयोग करके प्राप्त कर सकते हैं ईमेल विपणन उपकरण. एक बार यह पूरा हो जाने पर, जानकारी एकत्र करें और अपनी स्प्रेडशीट को भरने के लिए इसका उपयोग करें।
चरण तीन: ईमेल ऑडिट करें
स्प्रेडशीट में जानकारी को वर्गीकृत करने के बाद, इसका विश्लेषण करें और इसकी तुलना उद्योग के बेंचमार्क, पिछली सफलता दर के परिणामों और अभियान लक्ष्यों से करें ताकि यह निर्धारित किया जा सके कि आपकी मार्केटिंग रणनीति सफल है या नहीं।
इससे आपको यह देखने में मदद मिलेगी कि आपका अभियान अपने जैसे अन्य अभियानों से कैसे तुलना करता है और आपको समस्या वाले क्षेत्रों और अच्छी तरह से काम करने वाली चीजों की पहचान करने में मदद मिलेगी।
यदि आप तकनीकी ऑडिट कर रहे हैं, तो आपको प्रमाणीकरण प्रोटोकॉल, फीडबैक लूप, एसएमटीपी सर्वर और डीएनएस रिकॉर्ड जैसी चीजों को देखना होगा।
यदि आप एक रणनीतिक ऑडिट कर रहे हैं तो ईमेल मार्केटिंग अभियान ने कितना अच्छा प्रदर्शन किया है, यह समझने के लिए आपको अपनी ग्राहक सूची, ग्राहक जुड़ाव, बिक्री के आंकड़ों और अन्य में बदलावों पर भी गौर करना चाहिए।
इस डेटा की तुलना कंपनी के लक्ष्यों और परियोजना की अपेक्षाओं से करना सुनिश्चित करें।
चरण चार: संभावित अनुपालन मुद्दों और कानूनी विचारों की पहचान करें
आपको यह भी जांचना होगा कि आपका ईमेल मार्केटिंग अभियान कानूनी मानकों का अनुपालन करता है। यह प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, क्योंकि यह कानूनी नतीजों को रोकने में मदद कर सकता है और गैर-अनुपालन के कारण उत्पन्न होने वाले अनावश्यक खर्चों से कंपनियों की रक्षा कर सकता है।
केवल लागू कानूनों और विनियमों को न देखें, बल्कि कंपनी द्वारा उपयोग किए जाने वाले सेवा प्रदाताओं के नियमों और शर्तों को भी देखें। इसके नियमों का उल्लंघन करने पर गंभीर परिणाम हो सकते हैं और कंपनी पर प्रतिबंध लगाया जा सकता है, इसलिए पूरी जांच करना सुनिश्चित करें।
यदि आपको कोई संभावित समस्या नज़र आती है, तो उसे नोट कर लें ताकि आप उसे अपनी रिपोर्ट में शामिल कर सकें, जिसे आप अगले चरण में तैयार करेंगे।
चरण पाँच: कार्रवाई योग्य सिफ़ारिशें और रिपोर्टिंग
एक बार जब आप कानूनी अनुपालन सत्यापित कर लेते हैं, तो अब समय आ गया है कि आप अपने डेटा पर बारीकी से नज़र डालें और वास्तव में मामले की तह तक जाएँ। आपके द्वारा एकत्र किए गए सभी मेट्रिक्स और डेटा की जांच करें और उन अभियानों की पहचान करें जो मेट्रिक्स में महत्वपूर्ण अंतर के कारण उद्योग मानकों से भिन्न हैं।
यह निर्धारित करने के लिए प्रश्न पूछें कि अभियान का परिणाम सकारात्मक था या समग्र रूप से खराब। भेजने का समय, विषय पंक्ति और विभिन्न अन्य तत्वों जैसे विभिन्न पहलुओं पर विचार करें और निर्धारित करें कि अभियान के प्रदर्शन के लिए किसे जिम्मेदार ठहराया जा सकता है।
यह महत्वपूर्ण है कि आप ईमेल देखें और नोट करें कि यदि आप अंतिम उपयोगकर्ता होते तो वे आपको कैसे दिखाई देंगे।
अपने निष्कर्षों को लिखें और एक रिपोर्ट बनाने के लिए उनका उपयोग करें जिसमें आपकी सिफारिशें शामिल हों जिन्हें कंपनी इन मुद्दों को संबोधित करने और भविष्य के अभियानों को बेहतर बनाने के लिए लागू कर सकती है।
एक बार जब आप आश्वस्त हो जाते हैं कि आपने अभियान के सभी महत्वपूर्ण पहलुओं को कवर कर लिया है, तो अब समय आ गया है कि आप अपनी जानकारी को एक प्रस्तुति और/या रिपोर्ट में परिष्कृत करें जिसे आप हितधारकों के समक्ष प्रस्तुत कर सकें।
चरण छह: ईमेल ऑडिट से मुख्य निष्कर्षों और अनुशंसाओं का सारांश प्रस्तुत करें
यदि आपको अपने निष्कर्षों और सिफारिशों को प्रबंधन या हितधारकों के साथ साझा करने की आवश्यकता है, तो एक सारांशित, अच्छी तरह से तैयार रिपोर्ट तैयार करना सुनिश्चित करें जो आपके परिणामों का विवरण दे। रिपोर्ट को अधिक आकर्षक बनाने और अपनी बात साबित करने के लिए आप ग्राफ़ शामिल कर सकते हैं।
को शामिल करना भी एक अच्छा विचार है सशक्त प्रस्तुति जिसे आप अगले चरण में उपयोग कर सकते हैं।
चरण सात: हितधारकों को रिपोर्ट प्रस्तुत करें और सिफारिशों को लागू करने के लिए अनुमोदन प्राप्त करें
अंतिम चरण आपके निष्कर्षों को प्रबंधन के समक्ष प्रस्तुत करना है। मुख्य मैट्रिक्स का उल्लेख करना सुनिश्चित करें और पिछले अभियानों और उद्योग मानकों की तुलना में अभियान ने कैसा प्रदर्शन किया। आपको किसी भी अनुपालन मुद्दे को उजागर करने और यह सुनिश्चित करने की भी आवश्यकता होगी कि आप हितधारकों को व्यापक समाधान प्रदान करें जो कंपनी को अच्छी स्थिति में रखेंगे।
निष्कर्ष
खैर, यह लो! इन चरणों का पालन करके, आप एक व्यापक ईमेल ऑडिट कर सकते हैं जो आपको समस्या क्षेत्रों, अनुपालन मुद्दों और बहुत कुछ की पहचान करने में मदद करता है। इस जानकारी का उपयोग करके, आप कंपनी की सफलता सुनिश्चित करने के लिए भविष्य के ईमेल मार्केटिंग अभियानों की बेहतर योजना बना सकते हैं।
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