In den letzten sieben Jahren unserer Digitalagentur haben wir gelernt und sind von Jahr zu Jahr effizienter geworden. Ich möchte Ihnen elf einfache Techniken vorstellen, die Ihnen dies ermöglichen Optimieren Sie die Arbeit Ihrer Mitarbeiter und Ihre Zeit persönlich und sparen Sie Zeit, wo nötig.
1. Arbeiten mit zwei Bildschirmen
Wir haben jahrelang mit einem Bildschirm gearbeitet und nur unser Entwickler hat mit zwei Bildschirmen gearbeitet. Letztes Jahr haben wir für jeden von uns einen Bildschirm hinzugefügt, sodass wir alle mit zwei Bildschirmen arbeiten. Von diesem Tag an spürten wir sofort eine Veränderung. Jeder Bildschirm verfügt über einen anderen Browser mit anderen geöffneten Registerkarten und der Wechsel zwischen Websites (E-Mail, Trello, Google Drive usw.) ist viel schneller und effizienter.
Wenn Sie beispielsweise einem Kunden einen Kommentar zu seiner Website hinterlassen möchten, ist auf einem Bildschirm die Website und auf dem anderen Bildschirm die E-Mail geöffnet. Allein dadurch verkürzen sich viele Prozesse erheblich, und wenn es um Dutzende oder Hunderte solcher Interaktionen am Tag geht, kann man die Rechnung alleine durchführen.
2. Aufstehen
Nein, ich spreche nicht von einer Comedy-Show 🙂
Der Begriff „Standup“ stammt aus der Welt der Startups. Start-up-Teams beginnen den Morgen mit einer Überprüfung des Status der Aufgaben jeder Person für den Tag. In vielen Fällen erfolgt die Überprüfung im Stehen (also im Stehen), aber das ist natürlich nicht verpflichtend.
Dieser Prozess, der jeden Morgen etwa 5-10 Minuten dauern sollte, führt die Mitarbeiter (und Sie) in eine tägliche Routine ein und ermöglicht es Ihnen, einerseits intelligente Prioritäten zu setzen und sich andererseits auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren andere Hand.
3. Arbeiten Sie mit Softwareaufgaben
Verlassen Sie sich nicht darauf, sich Dinge nur auswendig zu merken. Alle Ihre Aufgaben sollten schriftlich niedergelegt und dokumentiert werden interne Wissensdatenbank. Viele von uns sammeln einfach alle Aufgaben per E-Mail und verschicken sogar E-Mails mit Aufgaben. Das haben wir lange gemacht, aber die Arbeit mit einer externen To-Do-Liste und externer Projektmanagement-Software (wie Trello, mit der wir arbeiten) wird Ihre Effizienz verbessern.
Sobald zu viel „im Kopf“ ist oder Ihre E-Mails mit Aufgaben überschwemmt sind, können Sie die Prioritäten nicht mehr richtig setzen, können den Fokus und die Beweglichkeit nicht aufrechterhalten, sind überfordert und verpassen einige Dinge.
Mit einem AufgabenverwaltungssystemAls Arbeitgeber können Sie sicherstellen, welche Aufgaben jeder Person offen stehen, welche Aufgaben bearbeitet werden, welche Aufgaben auf Dritte warten und welche Aufgaben bereits erledigt wurden.
4. Tägliche Zusammenfassung
Ähnlich wie bei Abschnitt 2 (Standup) dauert auch diese Technik einige Minuten, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter den Arbeitstag richtig nutzen.
Fünf bis zehn Minuten vor jedem Ende des Tages kann jeder Mitarbeiter Ihnen (oder dem Stabsleiter bzw. seinem Bereich) eine E-Mail mit allen Dingen schicken, die er an diesem Tag erledigt hat.
Die E-Mail sollte nicht 50 Zeilen lang und lang sein, sondern eine prägnante E-Mail, die alle durchgeführten Aufgaben sowie Aufgaben oder Kommentare, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, in kurzen Punkten zusammenfasst.
Wenn Sie das „Standup“ richtig anwenden, ist eine „Tageszusammenfassung“-Technik nicht immer notwendig.
5. Beginnen Sie mit den schweren Aufgaben am Morgen
Sind Sie im Büro angekommen? Hast du Kaffee trinken? Dies ist die beste Zeit, um Ihre schweren Aufgaben durchzugehen und voranzutreiben. Wenn Sie die schweren Aufgaben auf das Ende des Tages verschieben, passiert eines von zwei Dingen: Entweder Sie verschieben sie auf den nächsten Tag, oder Sie sind müde und unkonzentriert und erledigen sie nicht effizient genug.
Wenn es eine Aufgabe gibt, die Sie erledigen müssen und die Sie ständig aufschieben, reservieren Sie dafür im gemeinsamen Zeitplan Zeit, damit jeder weiß, dass er Sie in der von Ihnen eingeplanten Zeit nicht belästigen muss. Weitere Tipps zu Zeitmanagement kann hier gefunden werden.
6. Diversifizieren Sie die Aufgaben
Wie verhindert man das Ausscheiden von Mitarbeitern? Das ist nicht immer möglich, aber versuchen Sie, Ihren Mitarbeitern Aufgaben nicht nur in dem begrenzten Bereich zu geben, in dem sie tätig sind. Sobald jemand den ganzen Tag über die Dauer seiner Arbeit das Gleiche der gleichen Art tut, fällt er zurück und tut es nicht täglich Neues lernen. Zum Beispiel: Suche nach neuen Web-Tools in diesem Bereich, Schreiben eines Artikels für einen Blog, Suche nach Kooperationen usw. Fügen Sie etwas hinzu Engagement der Mitarbeiter Aktivitäten und zusätzliche Schulungen zu Bessere Personalaufnahme und Sie sind auf Erfolgskurs.
A Arbeitsplanersteller kann auch eine entscheidende Rolle bei der Steigerung des Mitarbeiterengagements und der Mitarbeiterzufriedenheit spielen. Durch die Verwendung dieses Tools zur Erstellung flexiblerer und personalisierterer Zeitpläne können Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre Arbeit mit persönlichen Interessen und Entwicklung in Einklang zu bringen.
7. Verwendung geeigneter Software und Tools
Durch den Einsatz von Tools (kostenlos/kostenpflichtig) können Sie wertvolle Zeit sparen.
Nehmen wir drei einfache Beispiele, die Sie offenbar bereits umsetzen:
– Sie können Rechnungen mit einem Kontobuch ausstellen und diese an jeden Kunden verschicken und nutzen Rechnungsverwaltungssoftware um Rechnungen zu verwalten und alles online und viel schneller und einfacher zu erledigen.
– Sie können Standorte in Google überprüfen, indem Sie manuell im Inkognito-Fenster nach jedem Kunden suchen, den Sie organisch bewerben, und Sie können mit automatischer Platzierungssoftware arbeiten.
– Führen Sie Kampagnen durch, die Kunden auf Facebook helfen? Sie können sich mit der E-Mail-Adresse und dem Passwort jedes Kunden separat anmelden oder einfach mit dem Business Manager zusammenarbeiten und Berechtigungen erhalten, um die Anzeigen jedes Kunden an einem Ort zu verwalten.
Ich habe drei ziemlich triviale Beispiele erwähnt, aber Sie können dies auf viele andere Aktionen und Aufgaben umsetzen, die Sie täglich erledigen, und es wurden bereits Tools entwickelt, die Prozesse verkürzen können.
8. Erstellen Sie automatisierte Prozesse
Je automatisierter die Prozesse, desto weniger Fragen und weniger Unklarheiten. Was passiert beispielsweise, wenn Sie einen Vertrag mit einem neuen Kunden abschließen? Erstellen Sie einen Prozess, der für alle Interessierten schriftlich und verständlich ist: Der Vertriebsmitarbeiter aktualisiert das CRM, sendet eine E-Mail mit Transaktionsdetails an den Manager und eine E-Mail mit den relevanten Details an den Portfoliomanager des Kunden in Ihrem Unternehmen. Der Kundenportfoliomanager öffnet ein neues Projekt in der Software, mit der er arbeitet, und der Account Manager kontaktiert den Kunden bezüglich der Zahlung und eine Rechnung ausstellen, und so weiter.
Darüber hinaus gibt es heutzutage eine ganze Reihe von Systemen, die Prozesse verschlanken und automatisierte Schnittstellen schaffen können. Mehr zum Thema Automatisierung können Sie in unseren nächsten Beiträgen lesen (wenn Sie sich also noch nicht für den Newsletter angemeldet haben, ist es jetzt an der Zeit!).
9. Befreien Sie sich von Kunden und Menschen, die lästig sind und Ihre Zeit nicht wert sind
Haben Sie Kunden, die Sie täglich anrufen und die Situation verbessert sich nicht? Manchmal kann es nur von Vorteil sein, einen Kunden aufzugeben. Dieser Punkt ist nicht nur für Kunden wichtig und relevant, sondern auch, wenn Sie Anbieter haben, die mehr reden als arbeiten, oder wenn Sie gerne jedes Mal Ihre Zeit vor einem neuen Projekt oder einer Zahlung verschwenden. Das ist auch ein Zeichen dafür, dass es an der Zeit ist, einen anderen Anbieter zu finden.
10. Nur diejenigen, die an einer Besprechung teilnehmen müssen, sollten an einer Besprechung teilnehmen
Haben Sie ein Treffen mit einem bestehenden/neuen Kunden? Sie müssen nicht die gesamte Abteilung zum Meeting mitbringen. Das Gleiche gilt für Vorstandssitzungen.
Achten Sie auf ein hohes Maß an Effizienz, sodass nur diejenigen anwesend sind, die auch wirklich bei der Besprechung anwesend sein müssen. Wenn ein Mitarbeiter aus dem Meeting für einen bestimmten Teil des Meetings Ihre Hilfe (oder die Hilfe eines anderen Teammitglieds) benötigt, dann ist das natürlich möglich und für alle Seiten deutlich effektiver.
11. Machen Sie das Beste aus der Reisezeit
Arbeiten Sie in einem physischen Büro? Es scheint, dass ein großer Teil Ihres Tages unterwegs „verschwendet“ wird. Ob mit der Bahn, dem Bus oder dem Auto, betrachten Sie diese Zeit nicht als tote Zeit. Hören Sie sich einen Podcast an und erweitern Sie Ihr Wissen, oder kümmern Sie sich um die Dinge, die Sie am Telefon erledigen können (wenn Sie fahren, schreiben Sie keine SMS oder ähnliches 🙂 ) Zu müde? Musik hören ist auch toll.
Teilen Sie uns unten in den Kommentaren weitere Techniken mit, die Ihnen helfen, Ihre Effektivität bei der Arbeit zu verbessern.
