Da sich die Technologie mit jedem Tag weiterentwickelt, ist es für Organisationen dringend erforderlich, sich auf einen neuen Ansatz bei der Überwachung und Verwaltung von Projekten einzustellen. Das Denken über den Tellerrand hinaus ist ein Muss, das mit innovativen Fähigkeiten, ungehemmten Managementstilen und natürlich störenden Technologien unterstützt werden muss.
The manner of interaction of each project with each other has seen a drastic shift. It not just about scope, cost & schedule, the preference has shifted towards skills to adapt to the dynamic environment, multitasking, improved leadership, and honing one’s attributes to cope with the dynamics of the industry. We are turning into a project-driven economy.
As companies scale from a startup to an MNC, project size also grows. Therefore, to maneuver the vast resources with tact and efficacy is an art. The founder of any firm tilted towards growth knows the importance of fundamental tools that necessitate the flight from start-up to an aggressive growth company. This is where project management (PM) software plays a key role.
Ein kleines Unternehmen, dessen Arbeitsbelastung auf einige wenige Projekte verteilt ist, kann die anstehenden Aufgaben bewältigen, indem es sie in überschaubare Excel-Tabellen eindruckt. Mit zunehmender Größe der Projekte und Teammitglieder steigt jedoch auch der Bedarf an einer robusteren Lösung.
It is estimated that the Online Project management software industry shall reach $6.68 billion USD by 2026. It is imperative to keep projects on track with a well-rounded task management software solution. This means boosting performance via plenty of channels, the most critical of these being the management of risk, resource, and demand.
Hier sind einige Vorteile, die die richtige PM-Lösung bieten kann, um die besten Voraussetzungen für den zukünftigen Geschäftserfolg zu schaffen und sich darauf vorzubereiten:
1. Optimiertes Ressourcenmanagement
Die geeignete Lösung soll in Echtzeit Einblicke in den genauen Zustand der vorhandenen Ressourcen geben und auch bei der Bedarfsprognose für jedes Projekt helfen - beides ist entscheidend für ein optimiertes Wachstum oder ein Wachstum mit minimaler Ressourcenverschwendung.
Es gibt KI-gestützte Tools, die die von den Mitarbeitern aller Projekte eingegebenen Daten analysieren. Diese gesammelten Informationen ermöglichen es den anderen Teammitgliedern, herauszufinden, welche Vorhersagen und Trends vor uns liegen. Forschungen von Gartner deuten darauf hin, dass die KI bis 2021 einen Geschäftswert von 2,9 Billionen Dollar generiert haben wird, was bei der Definition des Projektumfangs der Software eine vielversprechende Durchführbarkeit darstellt.
Die von diesen Software-Tools generierten Berichte machen auch einer optimalen Risikoaversion Platz, indem sie von einer zentralen Plattform aus einen Überblick über alle Projekte, Aktivitäten und Meilensteine bieten. Dies würde es den Mitarbeitern ermöglichen, Trends und Risiken bei der Einhaltung von Zeitplänen sowie Ausreißer zu erkennen, die darauf hinweisen, dass etwas vom Weg abkommt.
Wann immer man aufgrund unvorhergesehener Umstände mit einer unerwarteten Terminüberschreitung konfrontiert wird, ist dies ein schwerer Schlag für die Moral und das Selbstverständnis, ganz zu schweigen von der Rentabilität. Die Implementierung eines PM-Software-Tools zur Abmilderung dieser Rückschläge ist für ein zukunftssicheres Unternehmen unerlässlich.
2. Umgang mit der wachsenden Nachfrage
Wann immer ein Unternehmen expandiert, sieht man sich zweifellos täglich mit zahlreichen Entscheidungsmöglichkeiten konfrontiert. Zum Beispiel, was priorisiert werden muss und was später bewältigt werden kann. Solche Entscheidungen werden oft auf der Grundlage des eigenen Urteilsvermögens und der Nähe zu einer Geschäftsbeziehung getroffen. Anstatt sie auf analysierten, fundierten und leicht verfügbaren Daten zu basieren, die das richtige Ergebnis ernten sollen.
Um den Prioritätswert jedes Projekts oder jeder Aufgabe zu bestimmen, sollte bereits in der Phase des Projektvorschlags selbst festgelegt werden. Die Software sollte die Sammlung solcher Metriken ermöglichen. Nehmen wir zum Beispiel an, es steht Ihnen eine riesige Anzahl von Projekten zur Verfügung, aber zu einem Zeitpunkt kann nur ein Viertel der Menge ausreichend berücksichtigt werden.
Jedem Projekt kann eine Punktzahl zugewiesen werden, die auf der Bewertung verschiedener Kriterien basiert, wie z.B. potenzieller Wert, Risikobewertung, Zuteilung von Ressourcen und Grad der kontinuierlichen Wartung. All diese Faktoren können dazu beitragen, die am besten gemessene, logische Entscheidung zu treffen.
Denken Sie daran, dass das Unternehmen im Zuge seiner Expansion nach Instrumenten suchen wird, die nicht nur mit ihm wachsen, sondern dieses Wachstum auch vorantreiben. PM-Software-Tools sind eine Investition, die datengestützte Einblicke in alles bietet, was mit dem Verbrauch von Ressourcen und deren Verfügbarkeit, der Priorisierung von Projekten und den damit verbundenen Gefahren zu tun hat.
Je mehr Projekte Sie verwalten, desto wahrscheinlicher ist es natürlich, dass Sie sich auf eine größere Anzahl von Tools, wie z.B. SaaS-Software, verlassen werden. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, alle IT-Systeme, die Infrastruktur und die Anlagen sowie die IT-Infrastruktur zu überwachen und zu steuern, um sicherzustellen, dass sie ohne Unterbrechungen verfügbar und zuverlässig bleiben - unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen und Ihre Projekte groß oder klein sind.
3. Management von Risiken
Wenn Unternehmen skalieren, stoßen sie zweifellos auf Situationen, die ein höheres Risiko mit sich bringen und häufig eine agile Entscheidungsfindung erfordern. Für kleine Unternehmen ist ein Eingreifen des Menschen in das Risikomanagement akzeptabel. Mit der Ausweitung der geschäftlichen Verantwortlichkeiten kommt jedoch die zusätzliche Aufgabe hinzu, knappe Ressourcen effizient zu verwalten. Projekte müssen gleichzeitig durchgeführt und die zugrunde liegenden Risiken unter Kontrolle gehalten werden.
PM-Software ermöglicht das Auffinden solcher Schlüsselkennzahlen zur Planung der Aufgabenerfüllung und erlaubt es dem SES, seine Position in Bezug auf die Einhaltung gesetzter Fristen zu überprüfen. Dies ermöglicht Teams mit Kapazitäten, sich für eine umfangreiche Planung anzumelden, so dass entweder der Termin angepasst oder einer bestimmten Einheit mehr Ressourcen zugewiesen werden können, so dass Situationen aus dem Chaos heraus kontrolliert werden können. Auch die Phase der Projektanalyse erhält durch diese zusätzliche Unterstützung einen Schub.
4. Auswirkungen schlecht gemanagter Projekte
Eine willkürliche Verwaltung von Projekten wird sich nicht gut auf das Image der Organisation auswirken. Ebenso wenig ist es ein gesundes Zeichen für eine Organisation, ihre Fähigkeiten auszuschöpfen und über Horizonte hinaus zu erkunden. Ein solcher Ansatz wird der Konkurrenz nur einen Vorteil verschaffen, der sogar Kunden aus ihrem Gebiet vertreiben kann. Deshalb ist es für Organisationen unerlässlich, sich die Schuhe anzuschnallen und mit effektiven Projektmanagement-Lösungen nach Exzellenz zu streben.
Eine gut geführte Projektpipeline wird die Leistung der gesamten Organisation nur effizient machen. Der Fluss der Projekte oder die Reise des Wachstums von einem Projekt zum anderen wird reibungslos verlaufen. Jede Übergangsphase wird gleichmäßig und unter Kontrolle sein. Es wäre so gut wie unmöglich, ein Schlupfloch im Projektmanagement-Ökosystem zu finden. Und so wird das Mandat einer solchen Organisation "Projektmanagement einfach gemacht" lauten.
Es wird geschätzt, dass fast 12% ihrer Finanzen in diesem Jahr aufgrund der schlechten Projektergebnisse gedämpft sein werden. Dies geht aus einer Umfrage des Project Management Institute (PMI) unter mehr als 3K Projektmanagement-Fachleuten weltweit hervor. Es wird geschätzt, dass der Bedarf an Projektfachleuten bis 2027 weltweit auf 88 Millionen ansteigen wird.
Darin werden die Auswirkungen dargestellt, die Projektmanagement oder das Fehlen von Projektmanagement auf die Zukunft der Unternehmen haben wird.
5. Mittel zum effektiven Projektmanagement
Zur Unterstützung der Strategie ist die Integration einer starken Projektmanagementkultur unerlässlich. Organisationen müssen den Grundstein für ein effektives Projektmanagement legen, indem sie die Bindung zwischen Projektmanagern und ausführenden Sponsoren stärken. Gleichzeitig sollte der Ansatz flexibel und aufnahmefähig für Veränderungen sein, um neue und innovative Arbeitsabläufe zu entwickeln.
Die Task Force muss mit technischem Know-how ausgestattet werden, um die Vorteile der illustren Facetten des Projektmanagements nutzen zu können. Organisationen können eine Reihe von Schritten einleiten, von der Organisation von Seminaren bis hin zur Anmeldung ihrer Mitarbeiter zu Online-Kursen, und sich deren Fähigkeiten zunutze machen. Diese Reaktionsschnelligkeit und Wendigkeit gibt den Teammitgliedern die Möglichkeit, nicht nur die Drehungen und Wendungen der Technologie zu unterstützen, sondern auch die richtigen Projektmanagementstandards und -werkzeuge zu verwenden.
In der Denkweise der Unternehmensleitung muss auch eine Verlagerung von der Betrachtung des Projektmanagementbetriebs als Kostenstelle hin zu einem weit verbreiteten Bereich stattfinden, in dem Mitarbeiter gleichzeitig als Techniker, Führer und Experte für die Projektdurchführung eingesetzt werden können.
Eine gut ausgestattete Projektverwaltung wird letztendlich zu einer Erhöhung der Einnahmen führen. Betrachten Sie es also als eine Investition und nicht als eine zwangsweise übernommene Verantwortung. Ein solch offener Ansatz wird sich in der Ausführung von Projekten widerspiegeln und sich in der Durchführung künftiger Projekte fortsetzen, so dass es sich um einen Zyklus des Fortschritts handelt.
6. Upgrade auf Projektmanagement oder Untergang
Daraus lässt sich ableiten, dass Projektmanagementfähigkeiten unerlässlich sind, um sie zu jedem Zeitpunkt des organisatorischen Wachstums, auf jeder Hierarchieebene der Organisation und bei jedem Lernvorgang zu erwerben. Jeder Mitarbeiter muss sich an seinen Vorteilen orientieren und seine Fähigkeiten so verfeinert werden, dass er jeder gegebenen Geschäftssituation mit Schneid und Elan begegnen kann.
Die Dominanz effektiver Projektmanagementfähigkeiten wird bleiben, und nur diejenigen, die mit den sich entwickelnden Trends Schritt halten können, werden in der Lage sein, das Licht der Welt zu durchschauen, sich auf den Radar einzustellen und mit ihm zu wachsen.
(Bonus Tip: To strengthen your skills and portfolio, take up a project management course to help you understand it all the more! For example, an APM PMQ Qualification)
Projekt- und Programmmanager befinden sich heute in einer vorteilhaften Position, in der sie sich zu Botschaftern formen können, um die Führung der Organisation in Phasen der Unklarheit und Unsicherheit zu beeinflussen.
Alles, was es braucht, ist ein kleiner Anfang, ein Schritt in die richtige Richtung, ein Glaube an das System, und der Rest soll sich von selbst erledigen. Wie die Beobachtung gezeigt hat, soll ein erfolgreiches Projekt das andere inspirieren, und selbst wenn es zufällig scheitert, sollen die Erkenntnisse des einen Projekts dem anderen helfen.
