디지털 에이전시의 지난 7년 동안 우리는 매년 더 효율적으로 배우고 효율성을 얻었습니다. 직원의 업무와 시간을 직접 간소화하고 필요한 시간을 절약할 수 있는 11가지 간단한 기술을 여러분과 공유하고 싶습니다.
1. 두 개의 화면으로 작업
몇 년 동안 우리는 하나의 화면으로 작업하고 우리의 개발자는 두 개의 화면으로 일했다. 작년에 우리는 우리 각자에 대한 화면을 추가하여 우리 모두가 두 개의 화면으로 작업할 수 있도록했습니다. 우리는 그날부터 즉시 변화를 느꼈습니다. 각 화면은 다른 탭이 열려 있는 다른 브라우저를 가지고 있으며 웹 사이트 (이메일, Trello, Google 드라이브 등)를 전환하는 것은 훨씬 빠르고 효율적입니다.
If, for example, you want to give a customer comments about his site, on one screen the website will be open, and on the other screen, the email will be open. Just this alone shortens a lot of processes significantly, and you can do the calculation alone when it comes to dozens or hundreds of such interactions a day.
2. 스탠드업
아니, 나는 코미디 쇼에 대해 이야기하고 있지 🙂
The concept of “standup” is taken from the world of startups. Start-up teams start the morning with a review of the status of each person’s tasks for the day. In many cases, the review is done standing, (hence standup), but of course, it is not mandatory.
매일 아침 5-10분 정도 걸리는 이 프로세스는 직원(그리고 여러분)을 일상생활로 전환하고 한편으로는 현명한 우선 순위 집합을 만들고 다른 한편으로는 중요한 작업에 집중할 수 있습니다.
3. 소프트웨어 작업 작업 작업
Don’t rely on just remembering things by heart. All your tasks should be written down and documented in an internal knowledge base. Many of us simply collect all the tasks by email and even send out emails with tasks. We did this for a long time, but working with an external To-Do List, and external project management software (such as Trello, which we work with) will improve your efficiency.
'머릿속에'너무 많은'이 있거나 이메일이 작업으로 넘쳐나면 올바르게 우선 순위를 정할 수 없으며, 집중력과 이동성을 유지할 수 없으며, 압도당해 몇 가지를 놓치게 됩니다.
With a task management system, as employers, you can make sure what tasks are open to each person, what tasks are being handled, what tasks are waiting for a third party, and which tasks have already been addressed.
4. 일일 요약
Similar to Section 2 (Standup), this technique also takes a few minutes to make sure your employees use the workday properly.
하루가 끝나기 5~10분 전에 각 직원은 그날 한 모든 일들이 있는 이메일(또는 직원 수장)을 보낼 수 있습니다.
이메일은 50줄이고 긴 이메일이 아니라 모든 작업이 수행되는 짧은 지점으로 요약되는 간결한 이메일과 주의가 필요한 작업 이나 주석이어야 합니다.
'스탠드업'을 제대로 적용하면 '일일 요약' 기술이 항상 필요한 것은 아닙니다.
5. 아침에 무거운 작업으로 시작
Have you reached the office? Did you drink coffee? This is the best time to go through your heavy tasks and move forward with them. If you postpone the heavy tasks to the end of the day, one of two things will happen: Either you will postpone them until the next day, or you will be tired and not focused and will not perform them efficiently enough.
If there is a task that you must do and you are constantly postponing and postponing, reserve time for it on the joint schedule so that everyone will know not to bother you during the time which you budgeted for. More tips on time management can be found here.
6. 과제 다각화
How to prevent employees from leaving? It’s not always possible, but try to give your employees tasks not only in the limited area they are involved in. The moment someone does the same thing of the same type all day, for the duration of his work, he backslides and doesn’t learn new things on a daily basis. For Examples: finding new web tools in the field, writing an article for a blog, finding collaborations, et cetera. Add some employee engagement activities and additional training to better staff resumes and you’re set for success.
7. 적절한 소프트웨어 및 도구의 사용
도구(무료/유료)를 사용하면 귀중한 시간을 절약할 수 있습니다.
이미 구현하고 있는 것 같은 세 가지 간단한 예제를 살펴보겠습니다.
– You can issue invoices with an account book and mail them to each customer and you can use invoice management software to manage invoices and do everything online and in a much faster and easier way.
– 유기적으로 홍보하는 모든 고객을 위해 시크릿 창에서 수동으로 검색하여 Google의 위치를 확인할 수 있으며 자동 배치 소프트웨어로 작업할 수 있습니다.
– Facebook에서 고객을 돕는 캠페인을 실행합니까? 각 고객의 이메일과 비밀번호로 별도로 로그인하거나 비즈니스 관리자와 함께 작업하고 각 고객의 광고를 한 곳에서 관리할 수 있는 권한을 얻을 수 있습니다.
세 가지 매우 사소한 예제를 언급했지만 매일 수행하는 많은 다른 작업 및 작업에서 이를 구현할 수 있으며 프로세스를 단축할 수 있는 도구가 이미 개발되었습니다.
8. 자동화된 프로세스 구축
프로세스가 자동으로 진행될수록 질문이 줄어들고 불분명하지 않은 문제가 줄어듭니다. 예를 들어 새 고객과 거래를 성사하는 순간 어떻게 됩니까? 이에 관심이 있는 모든 사람에게 작성되고 명확한 프로세스를 구축합니다: 영업 사원은 CRM을 업데이트하고, 관리자에게 거래 정보가 있는 전자 메일을 관리자에게 보내고, 회사의 고객 포트폴리오 매니저에게 관련 세부 정보가 있는 이메일을 보냅니다. 고객 포트폴리오 관리자는 함께 작업하는 소프트웨어에서 새 프로젝트를 열고 계정 관리자는 결제와 관련하여 고객에게 연락하여 송장 등을 발행합니다.
또한 오늘날에는 프로세스를 간소화하고 자동화된 인터페이스를 만들 수 있는 시스템이 꽤 많습니다. 당신은 우리의 다음 게시물에서 자동화에 대한 자세한 내용을 읽을 수 있습니다 (그래서 당신은 아직 뉴스 레터에 가입하지 않은 경우, 이것은 시간이다!).
9. 귀찮고 시간을 할가치가없는 고객과 사람들을 제거하십시오.
매일 전화를 걸고 상황이 개선되지 않는 고객이 있습니까? 때로는 고객을 포기하는 것이 여러분에게만 도움이 될 수 있습니다. 이 점은 고객뿐만 아니라 작업보다 더 많은 이야기를 하는 공급자가 있거나 새 프로젝트 또는 결제 전에 매번 시간을 낭비하는 것을 좋아하는 공급자가 있는 경우에도 중요하고 관련이 있습니다. 이는 또한 다른 공급자를 찾아야 할 때라는 신호이기도 합니다.
10. 회의에 참석해야 하는 사람만 회의에 참석해야 합니다.
기존/신규 고객과 회의를 갖습니까? 전체 부서를 회의에 가져올 필요는 없습니다. 이사회 회의도 마찬가지입니다.
회의에 참석해야 하는 사람들만 참석할 수 있는 높은 수준의 효율성을 유지하십시오. 회의의 직원이 회의의 특정 부분에 대한 귀하의 도움 (또는 다른 팀 구성원의 도움)이 필요한 경우, 물론 그것은 가능하고 모든 면에서 훨씬 더 효과적일 것입니다.
11. 여행 시간을 최대한 활용하십시오.
당신은 물리적 사무실에서 일합니까? 그것은 당신의 하루의 좋은 부분이 도로에 "낭비"것으로 보인다. 기차, 버스 또는 자동차로 이든, 이번에는 죽은 시간으로 취급하지 마십시오. 팟캐스트를 듣고 지식을 풍부하게 하거나 전화로 다룰 수 있는 것들을 돌보거나(운전하는 경우 텍스트나 🙂 같은 것을 하지 마십시오) 너무 피곤합니까? 음악을 듣는 것도 좋습니다.
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