디지털 에이전시의 지난 XNUMX년 동안 우리는 매년 배우고 효율성이 향상되었습니다. 나는 당신이 할 수 있는 XNUMX가지 간단한 기술을 여러분과 공유하고 싶습니다. 직원의 업무를 합리화하세요 직접 만나서 시간을 절약하고 필요한 경우 시간을 절약하세요.
1. 두 개의 화면으로 작업하기
수년 동안 우리는 하나의 화면으로 작업했고 개발자만이 두 개의 화면으로 작업했습니다. 작년에 우리는 모두가 두 개의 화면으로 작업할 수 있도록 각자에게 화면을 추가했습니다. 우리는 그날부터 바로 변화를 느꼈습니다. 각 화면에는 다른 탭이 열려 있는 다른 브라우저가 있으며 웹 사이트(이메일, Trello, Google 드라이브 등) 간 전환이 훨씬 빠르고 효율적입니다.
예를 들어 고객에게 사이트에 대한 의견을 제공하려는 경우 한 화면에서는 웹 사이트가 열리고 다른 화면에서는 이메일이 열립니다. 이것만으로도 많은 프로세스가 크게 단축되고, 하루에 수십, 수백 건의 상호작용이 발생하면 혼자서도 계산을 할 수 있습니다.
2. 스탠드업
아니요, 코미디 쇼에 대해 말하는 것이 아닙니다. 🙂
'스탠드업'이라는 개념은 스타트업 세계에서 따온 것입니다. 스타트업 팀은 각 사람의 그날의 작업 상태를 검토하는 것으로 아침을 시작합니다. 대부분의 경우 검토는 서서(따라서 서서) 이루어지지만, 물론 필수는 아닙니다.
매일 아침 5~10분 정도 소요되는 이 프로세스는 직원(그리고 귀하)을 일상 생활에 투입하고 한편으로는 스마트한 우선순위를 설정하고 다른 한편으로는 중요한 작업에 집중할 수 있게 해줍니다. 반면.
3. 소프트웨어 작업 작업
단지 마음으로 기억하는 것에 의존하지 마십시오. 모든 작업은 기록하고 문서화해야 합니다. 내부 지식 기반. 우리 중 많은 사람들은 단순히 모든 작업을 이메일로 수집하고 작업이 포함된 이메일을 보내기도 합니다. 우리는 오랫동안 이 작업을 수행했지만 외부 To-Do List 및 외부 프로젝트 관리 소프트웨어(예: 우리와 함께 작업하는 Trello)를 사용하면 효율성이 향상됩니다.
'머리 속에' 너무 많은 것이 있거나 이메일이 작업으로 가득 차면 올바른 우선순위를 정할 수 없고 집중력과 이동성을 유지할 수 없으며 압도당하고 몇 가지를 놓칠 수 있습니다.
와 작업 관리 시스템, 고용주로서 귀하는 각 개인에게 어떤 작업이 열려 있는지, 어떤 작업이 처리되고 있는지, 어떤 작업이 제XNUMX자를 기다리고 있는지, 어떤 작업이 이미 처리되었는지 확인할 수 있습니다.
4. 일일 요약
섹션 2(스탠드업)와 마찬가지로 이 기술도 직원이 근무 시간을 적절하게 사용하는지 확인하는 데 몇 분이 걸립니다.
하루가 끝나기 XNUMX~XNUMX분 전에 각 직원은 그날 수행한 모든 작업이 포함된 이메일을 귀하(또는 직원의 책임자/부서)에게 보낼 수 있습니다.
이메일은 50줄의 긴 이메일이 아니라 수행된 모든 작업과 주의가 필요한 작업 또는 의견을 짧은 요점으로 요약하는 간결한 이메일이어야 합니다.
'스탠드업'을 제대로 적용하면 '데일리 요약' 기법이 꼭 필요한 것은 아니다.
5. 아침에는 무거운 일부터 시작하세요
사무실에 도착하셨나요? 당신은 커피를 마시다? 지금은 무거운 작업을 처리하고 앞으로 나아갈 수 있는 가장 좋은 시간입니다. 무거운 일을 하루가 끝날 때까지 미루면 두 가지 중 하나의 일이 일어날 것입니다. 그 일을 다음 날까지 미루거나, 피곤하고 집중하지 못하고 효율적으로 수행하지 못하게 됩니다.
꼭 해야 할 일이 있는데 계속해서 미루고 미룬다면, 공동 일정에 맞춰 시간을 확보해 예산을 정한 시간 동안 방해하지 않도록 모두가 알 수 있도록 하세요. 추가 팁 시간 관리 여기에서 찾을 수 있습니다.
6. 업무를 다양화하라
직원의 퇴사를 방지하는 방법은 무엇입니까? 항상 가능한 것은 아니지만 직원들에게 제한된 영역에서만 업무를 부여하지 않도록 노력하십시오. 누군가가 하루 종일 동일한 유형의 동일한 작업을 수행하는 순간, 작업 시간 동안 그는 뒤로 물러나지 않습니다. 매일 새로운 것을 배웁니다. 예: 현장에서 새로운 웹 도구 찾기, 블로그에 기사 작성, 공동 작업 찾기 등. 일부 추가 직원 참여 활동 및 추가 교육 더 나은 직원이 이력서 그리고 당신은 성공할 준비가 되어 있습니다.
A 작업 일정 작성기 또한 직원 참여와 만족도를 높이는 데 중요한 역할을 할 수 있습니다. 이 도구를 사용하여 보다 유연하고 개인화된 일정을 만들면 직원들에게 업무와 개인적인 관심 및 발전 사이의 균형을 맞출 수 있는 기회를 제공할 수 있습니다.
7. 적절한 소프트웨어 및 도구의 사용
도구(무료/유료)를 사용하면 귀중한 시간을 절약할 수 있습니다.
이미 구현하고 있는 것으로 보이는 세 가지 간단한 예를 들어보겠습니다.
– 장부로 청구서를 발행하여 각 고객에게 우편으로 발송할 수 있습니다. 송장 관리 소프트웨어 송장을 관리하고 모든 작업을 온라인으로 훨씬 빠르고 쉽게 수행할 수 있습니다.
– 유기적으로 홍보하는 모든 고객에 대해 시크릿 창에서 수동으로 검색하여 Google에서 위치를 확인할 수 있으며 자동 배치 소프트웨어로 작업할 수 있습니다.
– 페이스북에서 고객을 돕는 캠페인을 진행하시나요? 각 고객의 이메일과 비밀번호로 별도로 로그인하거나 비즈니스 관리자와 협력하여 각 고객의 광고를 한 곳에서 관리할 수 있는 권한을 얻을 수 있습니다.
나는 아주 사소한 세 가지 예를 언급했지만 일상적으로 수행하는 다른 많은 작업과 작업에 이를 구현할 수 있으며 프로세스를 단축할 수 있는 도구가 이미 개발되었습니다.
8. 자동화된 프로세스 구축
프로세스가 자동화될수록 질문이 줄어들고 불분명한 문제가 줄어듭니다. 예를 들어, 신규 고객과 거래를 성사시키는 순간 무슨 일이 일어나나요? 관심 있는 모든 사람이 명확하게 이해할 수 있는 프로세스를 구축하세요. 영업 담당자는 CRM을 업데이트하고 거래 세부 정보가 포함된 이메일을 관리자에게 보내고 관련 세부 정보가 포함된 이메일을 회사의 클라이언트 포트폴리오 관리자에게 보냅니다. 고객 포트폴리오 관리자는 자신이 작업하는 소프트웨어에서 새 프로젝트를 열고 계정 관리자는 결제 및 결제와 관련하여 고객에게 연락합니다. 송장을 발행하다, 등등.
게다가 오늘날에는 프로세스를 간소화하고 자동화된 인터페이스를 생성할 수 있는 시스템이 꽤 많이 있습니다. 다음 게시물에서 자동화에 대해 자세히 알아볼 수 있습니다(아직 뉴스레터에 등록하지 않으셨다면 지금이 바로 지금입니다!).
9. 귀찮고 시간을 투자할 가치가 없는 고객과 사람들을 제거하세요
매일 전화만 오고 상황이 나아지지 않는 고객이 있으신가요? 때로는 고객을 포기하는 것이 당신에게만 도움이 될 수도 있습니다. 이 점은 고객뿐만 아니라 일하는 것보다 더 많은 말을 하는 공급자가 있거나 새 프로젝트를 시작하거나 결제하기 전에 매번 시간을 낭비하는 것을 좋아하는 공급자가 있는 경우에도 중요하고 관련이 있습니다. 이는 또한 다른 제공자를 찾아야 할 때라는 신호이기도 합니다.
10. 회의에 참석해야 하는 사람만 회의에 참석해야 합니다.
기존/신규 고객과 미팅을 갖고 계십니까? 전체 부서를 회의에 참석시킬 필요는 없습니다. 이사회도 마찬가지다.
회의에 꼭 참석해야 하는 사람만 참석하도록 높은 수준의 효율성을 유지하세요. 회의의 직원이 회의의 특정 부분에 대해 귀하의 도움(또는 다른 팀 구성원의 도움)이 필요한 경우 물론 가능하며 모든 측면에서 훨씬 더 효과적일 것입니다.
11. 여행 시간을 최대한 활용하세요
실제 사무실에서 일하시나요? 하루의 상당 부분을 이동 중에 “낭비”하는 것 같습니다. 기차로 가든, 버스로 가든, 자동차로 가든, 이 시간을 막다른 시간으로 여기지 마세요. 팟캐스트를 들으며 지식을 풍부하게 하거나, 전화로 할 수 있는 일을 처리하세요(운전 중이라면 문자나 그런 건 하지 마세요 🙂 ) 너무 피곤하시죠? 음악을 듣는 것도 좋습니다.
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