За последние семь лет работы нашего цифрового агентства мы учились и становились более эффективными с каждым годом. Я хочу поделиться с вами одиннадцатью простыми приемами, которые позволят вам оптимизируйте работу ваших сотрудников и свое время лично и сэкономить время там, где это необходимо.
1. Работа с двумя экранами
Мы годами работали с одним экраном, и только наш разработчик работал с двумя экранами. В прошлом году мы добавили по экрану для каждого из нас, чтобы мы все работали с двумя экранами. С того дня мы сразу почувствовали перемены. На каждом экране есть отдельный браузер с открытыми другими вкладками, а переключение между веб-сайтами (электронная почта, Trello, Google Drive и т. д.) происходит намного быстрее и эффективнее.
Если, например, вы хотите оставить комментарий клиента о его сайте, на одном экране будет открыт веб-сайт, а на другом — электронное письмо. Уже одно это значительно сокращает многие процессы, и вы можете провести расчет самостоятельно, когда речь идет о десятках или сотнях таких взаимодействий в день.
2. Стендап
Нет, я не о комедийном шоу 🙂
Понятие «стендап» взято из мира стартапов. Команды стартапов начинают утро с анализа состояния задач каждого человека за день. Во многих случаях проверка проводится стоя (отсюда и стендап), но, конечно, это не обязательно.
Этот процесс, который должен занимать около 5-10 минут каждое утро, вовлекает сотрудников (и вас) в повседневную рутину и позволяет вам с одной стороны создать разумный набор приоритетов, а с другой — сосредоточиться на важных задачах. другая рука.
3. Работа с программными задачами
Не полагайтесь только на запоминание вещей наизусть. Все ваши задачи должны быть записаны и задокументированы в виде внутренняя база знаний. Многие из нас просто собирают все задачи по электронной почте и даже рассылают электронные письма с задачами. Мы делали это уже давно, но работа с внешним списком дел и внешним программным обеспечением для управления проектами (например, Trello, с которым мы работаем) повысит вашу эффективность.
Если у вас слишком много дел в голове или ваша электронная почта переполнена задачами, вы не можете правильно расставить приоритеты, не можете сохранять концентрацию и мобильность, перегружены и упускаете некоторые вещи.
С система управления задачамиВы, как работодатели, можете убедиться, какие задачи открыты перед каждым человеком, какие задачи решаются, какие задачи ждут третьего лица, а какие задачи уже решены.
4. Ежедневная сводка
Как и в разделе 2 («Стендап»), этот метод также требует нескольких минут, чтобы убедиться, что ваши сотрудники правильно используют рабочий день.
За пять-десять минут до конца дня каждый сотрудник может отправить вам (или руководителю персонала/его отделу) электронное письмо со всем, что он сделал за день.
Электронное письмо не должно состоять из 50 строк и быть длинным, а быть кратким, в котором кратко излагаются все выполненные задачи, а также задачи или комментарии, требующие вашего внимания.
При правильном применении «Стендапа» техника «Ежедневного итога» не всегда необходима.
5. Начните с тяжелых задач утром
Вы дошли до офиса? Ты пить кофе? Это лучшее время, чтобы выполнить тяжелые задачи и двигаться вперед. Если вы отложите тяжелые задачи на конец дня, произойдет одно из двух: либо вы отложите их на следующий день, либо вы будете уставшими, не сосредоточенными и не сможете выполнять их достаточно эффективно.
Если есть задача, которую вы должны выполнить, и вы все время откладываете и откладываете, зарезервируйте для нее время в совместном расписании, чтобы все знали, что вас не беспокоят в то время, которое вы заложили в бюджет. Дополнительные советы по тайм-менеджмент можно найти здесь.
6. Разнообразьте задачи
Как не допустить ухода сотрудников? Это не всегда возможно, но старайтесь давать своим сотрудникам задачи не только в той ограниченной области, которой они занимаются. узнавать что-то новое каждый день. Например: поиск новых веб-инструментов в этой области, написание статьи для блога, поиск сотрудничества и т. д. Добавь немного вовлечения сотрудников мероприятия и дополнительное обучение для лучшие резюме сотрудников и вы настроены на успех.
A создатель рабочего графика также может сыграть решающую роль в повышении вовлеченности и удовлетворенности сотрудников. Используя этот инструмент для создания более гибких и персонализированных графиков, вы можете предоставить сотрудникам возможность сбалансировать свою работу с личными интересами и развитием.
7. Использование соответствующего программного обеспечения и инструментов.
Использование инструментов (бесплатных/платных) может сэкономить вам драгоценное время.
Давайте возьмем три простых примера, которые вы, похоже, уже реализуете:
– Вы можете выставлять счета-фактуры с помощью бухгалтерской книги и отправлять их по почте каждому клиенту, а также использовать программное обеспечение для управления счетами управлять счетами и делать все онлайн, гораздо быстрее и проще.
– Вы можете проверять местоположения в Google, выполнив поиск вручную в окне инкогнито для каждого клиента, которого вы рекламируете органически, а также можете работать с программным обеспечением автоматического размещения.
– Вы проводите кампании, которые помогают клиентам на Facebook? Вы можете войти в систему, используя адрес электронной почты и пароль каждого клиента отдельно, или просто работать с Бизнес-менеджером и получить разрешения на управление рекламой каждого клиента в одном месте.
Я упомянул три довольно тривиальных примера, но вы можете реализовать это во многих других действиях и задачах, которые вы выполняете ежедневно, и уже разработаны инструменты, которые могут сократить процессы.
8. Создайте автоматизированные процессы
Чем автоматичнее будут процессы, тем меньше будет вопросов и неясностей. Например, что происходит в тот момент, когда вы заключаете сделку с новым клиентом? Создайте процесс, который будет прописан и понятен всем, кто в нем заинтересован: продавец обновляет CRM, отправляет электронное письмо с подробностями транзакции менеджеру и электронное письмо с соответствующими подробностями менеджеру портфеля клиентов в вашей компании. Менеджер портфеля клиентов откроет новый проект в программном обеспечении, с которым он работает, а менеджер по работе с клиентами свяжется с клиентом по поводу оплаты и выставить счети так далее.
Кроме того, в сегодняшний век существует довольно много систем, позволяющих оптимизировать процессы и создавать автоматизированные интерфейсы. Подробнее об автоматизации вы можете прочитать в наших следующих постах (поэтому, если вы еще не подписались на рассылку, сейчас самое время!).
9. Избавьтесь от клиентов и людей, которые надоедливы и не стоят вашего времени
У вас есть клиенты, которые звонят вам каждый день, а ситуация не улучшается? Иногда отказ от клиента может принести вам только пользу. Этот пункт важен и актуален не только для клиентов, но и если у вас есть провайдеры, которые больше говорят, чем работают, или любят тратить свое время каждый раз перед новым проектом или внесением платежа. Это также признак того, что пора искать другого провайдера.
10. На собрании должны присутствовать только те, кому необходимо присутствовать
У вас встреча с существующим/новым клиентом? Не обязательно приводить на встречу весь отдел. То же самое касается и заседаний совета директоров.
Поддерживайте высокий уровень эффективности, чтобы на собрании присутствовали только те, кому действительно необходимо присутствовать. Если сотруднику с собрания понадобится ваша помощь (или помощь другого члена команды) на определенной части собрания, то это, конечно, возможно и будет гораздо эффективнее для всех сторон.
11. Используйте время в пути с максимальной пользой
Вы работаете в физическом офисе? Кажется, что добрая часть дня «тратится» на дорогу. Будь то поезд, автобус или машина, не рассматривайте это время как мертвое время. Слушайте подкаст и обогащайте свои знания или займитесь делами, которые можно решить по телефону (если вы за рулем, не пишите сообщения или что-то в этом роде 🙂 ) Слишком устали? Слушать музыку тоже здорово.
Поделитесь с нами другими методами, которые помогут вам повысить эффективность на работе, здесь, в комментариях.
