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9 leistungsstarke Hacks zur Vereinfachung des komplexen Projektmanagements

„Was sind komplexe Projekte?“

Scrollen Sie vorher nach unten und gehen Sie durch, wie Sie können komplexes Projektmanagement vereinfachen, Ich halte es für wichtig, dass wir verstehen, was ein Projekt unabhängig von seiner Größe komplex macht. 

Vereinfacht ausgedrückt handelt es sich bei komplexen Projekten um solche, die im Vergleich zu einfachen oder komplizierten Projekten mit einer weitaus größeren Anzahl an Herausforderungen und einem höheren Maß an Unsicherheit hinsichtlich ihres Ergebnisses behaftet sind.

Hierbei ist zu beachten, dass komplizierte Projekte nicht unbedingt komplexe Projekte sind. Komplexe Projekte sind insofern einzigartig, als sie durch vorhersehbare und unvorhersehbare gegenseitige Abhängigkeiten gekennzeichnet sind, an denen mehrere Teams und Stakeholder beteiligt sind. 

Wenn ein Projekt komplex wird, verlieren reguläre oder traditionelle Projektmanagementansätze ihre Wirksamkeit. 

Einige klare, häufige Anzeichen eines komplexen Projekts sind wie folgt: 

  • Hohe Unsicherheit und unbekannte Abhängigkeiten 
  • Vernetzte, voneinander abhängige Teams
  • Extrem unvorhersehbar
  • Starke zeitliche Einschränkungen
  • Einbindung verschiedener Personen aus unterschiedlichen Abteilungen oder Einheiten
  • Schnelle Veränderungen in jeder Phase
  • Hohe Gesamtkosten
  • Umfangreicher Einsatz von Technologie
  • Unsachgemäßer Umgang mit Geld
  • Komplizierte Terminplanung

So bewältigen Sie komplexe Projekte einfach

1. Nutzen Sie eine leistungsstarke Projektmanagement-Software

Sie benötigen eine leistungsstarke Teamzusammenarbeit und Projektmanagement-Software Damit können Sie und Ihr Team Ihre Aufgaben und Projekte von einem zentralen Ort aus verfolgen. 

Quelle

A PWC-Umfrage ergab, dass der Einsatz von Projektmanagement-Software die Leistung steigern kann und 77 % der leistungsstarken Projekte eine solche nutzen. Eine leistungsstarke PM-Software ermöglicht es Teams, Projekte jeder Größe einfach zu planen, zusammenzuarbeiten, zu organisieren und pünktlich abzuliefern, da weit verstreute Teammitglieder von jedem Gerät und jedem Ort aus nahtlos an der Arbeit zusammenarbeiten können. 

Obwohl sich Notion in dieser Hinsicht durch Flexibilität und Vielseitigkeit auszeichnet, bevorzugen einige Benutzer möglicherweise Tools, die detaillierte Projektmanagementfunktionen und Integrationen für ihre spezifischen Anforderungen priorisieren. Also, wenn Sie nach Alternativen zu Notion suchenEntdecken Sie verschiedene Optionen mit spezielleren Funktionen, die auf komplexe Projektabläufe zugeschnitten sind.

Erweiterte Funktionen wie Gruppenchat, Aufgabenverwaltung, Verfolgung der Computernutzunge, Projektplanung, Kanban-Tafeln, Gantt-Diagrammeusw. erleichtern es Teammitgliedern, die individuelle Leistung, den Aufgabenstatus und den Projektfortschritt zu überwachen und gleichzeitig über alle aktuellen Aktivitäten innerhalb eines Projekts auf dem Laufenden zu bleiben. 

2. Erklären Sie ein gemeinsames Projektziel

Möchten Sie einen Flug besteigen, für den kein Ziel geplant ist? Nein, denn Sie werden wahrscheinlich nirgendwo landen. Gleiches gilt für die Teamarbeit. Es ist wichtig, Ihrem Team ein gemeinsames Projektziel klar zu erläutern, bevor Sie mit der Definition von Aufgabenrollen und Verantwortlichkeiten beginnen. 

Stellen Sie sicher, dass sich alle Teammitglieder hinsichtlich des Projektziels und der Unternehmensvision einig sind. Wenn Sie gemeinsam auf ein festgelegtes Ziel hinarbeiten, stellen Sie wahrscheinlich sicher, dass Ihr Team einig ist, auf dem richtigen Weg bleibt und motiviert ist, erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen. 

Quelle

Sie können Ihre gemeinsamen Team- und Projektziele in kleinere, überschaubare Ziele für Einzelpersonen und Abteilungen aufteilen. Die Teammitglieder sollten verstehen, was sie tun und warum und wie sie von einer erfolgreichen und pünktlichen Projektabwicklung profitieren. 

3. Sorgen Sie für eine klare Verteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Verwirrung und Missverständnisse bei der Aufgabenverteilung sind das Letzte, was sich ein Projektmanager bei der Leitung komplexer Projekte wünschen würde. Es ist wichtig, Aufgaben den richtigen Personen zuzuweisen, die über die richtigen Fähigkeiten verfügen, um die ihnen zugewiesenen Aufgaben effizient auszuführen.

komplexe Projektverantwortung
Quelle

Das geht nicht manuell, insbesondere im digitalen Zeitalter. Nutzen Sie ein effizientes Aufgabenverwaltungssystem, um Aufgaben und Projekte zu erstellen, zuzuweisen, zuzuweisen und zu verfolgen, um eine klare Verteilung der Jobrollen und Verantwortlichkeiten sicherzustellen.

Sie können den zugewiesenen Aufgaben noch mehr Klarheit verleihen, indem Sie deren Start- und Fälligkeitsdatum hinzufügen, Zeitschätzungen festlegen, Beschriftungen hinzufügen sowie Dateien anhängen und prüfen. Dies wird dazu beitragen, Konflikte oder Missverständnisse zwischen den Teams auf ein Minimum zu reduzieren und gleichzeitig Transparenz und Arbeitsverantwortung innerhalb des Teams zu fördern.

Während die Mitarbeiter an ihren Aufgaben arbeiten, können Sie den Status und Fortschritt jeder Aufgabe einzeln überwachen, um sicherzustellen, dass sie innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abgeschlossen wird. 

4. Überwachen Sie den Projektfortschritt regelmäßig

Viele Projekte scheitern daran Projektmanager es versäumt, eine regelmäßige Nachverfolgung und Bewertung durchzuführen. Sie definieren Ziele, verteilen Aufgaben und melden sich kurz vor Ablauf der festgelegten Frist bei den Teams. Dieser Ansatz lässt zu wenig Zeit für Kurskorrekturen, wenn Abhilfemaßnahmen erforderlich sind, um eine rechtzeitige Projektabwicklung sicherzustellen. 

komplexer Projektfortschritt
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Ja, das wird vorgeschlagen Projektmanager Sie sollten die Teammitglieder nicht zu oft nach Aufgabenaktualisierungen fragen, da dies zu Mikromanagement führen könnte. Gleichzeitig ist es jedoch auch ratsam, den Projektfortschritt regelmäßig zu überwachen, um sicherzustellen, dass er auf dem richtigen Weg ist. 

Dadurch können Projektmanager und Teams auch Engpässe erkennen und rechtzeitig beheben.

5. Üben Sie eine nahtlose Zusammenarbeit

Sie können nicht hoffen, komplexe Projekte verwalten zu können, wenn Ihr Team nicht nahtlos zusammenarbeitet, unabhängig davon, von wo aus es arbeitet. Mittlerweile beschränkt sich die Zusammenarbeit nicht nur auf Teammitglieder, sondern umfasst auch die Koordination mit Kunden und Stakeholdern. 

Es ist wichtig, dass wichtige Informationen zwischen Projektteams und Kunden ausgetauscht werden, um eine korrekte Ausführung sicherzustellen. Das ist wo Verwendung eines guten Kollaborationstools kann es allen Beteiligten ermöglichen, eine gemeinsame Plattform zu nutzen. 

Mit einem solchen Tool kann jeder über den Projektfortschritt auf dem Laufenden bleiben und gleichzeitig wichtige Informationen rechtzeitig austauschen. Auf die Tools für die Zusammenarbeit kann problemlos von jedem Gerät aus zugegriffen werden. Das bedeutet, dass Sie Ihre komplexen Projekte unterwegs verwalten und gleichzeitig mit anderen über eine einzige Anwendung zusammenarbeiten können. 

6. Schaffen Sie eine florierende Teamumgebung

Komplexe Projekte werden am besten von produktiven, hochmotivierten Personen gemanagt, die Herausforderungen gerne direkt annehmen.

komplexes Projektarbeitsumfeld
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Ihre Teamumgebung kann eine entscheidende Rolle bei der Festlegung des Projekterfolgs spielen – oder auch nicht. Selbst die erfahrensten und talentiertesten Teammitglieder können ihren Eifer verlieren, wenn sie in einem negativen Teamumfeld arbeiten. 

Erstellen einer positives, florierendes Teamumfeld wo Teammitglieder sich gegenseitig unterstützen und vertrauen, kann sowohl für die Leistung Ihres Projekts als auch für die Ziele Ihrer Organisation Wunder bewirken. Die Teamumgebung beeinflusst das Verhalten und die Arbeitsleistung jedes Mitglieds.

Projektmanager oder Teamleiter können eine florierende und aufbauende Teamumgebung schaffen. Es ist ganz natürlich, dass Menschen, die wertgeschätzt und geschätzt werden und ihnen vertraut werden, wahrscheinlich eifriger arbeiten und großartige Ergebnisse erzielen. 

Bruno Marota, der die Puzzle-Plattform betreibt Ich bin ein RätselEr erklärt: „Um ein positives Teamumfeld zu schaffen, behandeln Sie andere so, wie Sie selbst behandelt werden möchten. Das bedeutet, gute Arbeit anzuerkennen, Misserfolge in eine Lernerfahrung zu verwandeln und Vertrauen aufzubauen, damit Ihr Team selbstständig Entscheidungen treffen kann. Sie können sogar die Balance während des Arbeitstages fördern und Pausen von der Arbeit einlegen. Wir fordern unser Team zum Beispiel auf, unsere Puzzlespiele zu spielen, um von der Arbeit abzuschalten und neue Energie zu tanken.“

7. Verfügen Sie über die richtigen Ressourcen

Ihr Team wird Schwierigkeiten haben, komplexe Projekte zu verwalten, wenn Sie nicht über die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit verfügen. Auch wenn Projektmanager möglicherweise keine größere Kontrolle über einige Aspekte der Ressourcenbeschaffung haben, können Sie dennoch Einfluss auf den Prozess nehmen.

Mithilfe der Ressourcenlückenanalyse können Sie die Fähigkeiten ermitteln, die für eine effiziente Projektabwicklung erforderlich sind. Sie können auch die Fähigkeiten Ihres aktuellen Ressourcenpools bewerten. 

Sie können entscheiden, ob Sie einige Aspekte der Projektarbeit auslagern müssen, um qualifizierte, erfahrene Mitarbeiter mit ausgeprägtem Geschäftssinn zu rekrutieren.

Sie sollten Ihren Ressourcenbedarf in den verschiedenen Phasen des Projekts vorhersagen, um sicherzustellen, dass es Ihnen nicht an ausreichend Personal mangelt. Sie sollten angeben, welche Ressourcen Sie sowohl für die Projektlaufzeit als auch auf Teilzeitbasis benötigen. 

8. Beschleunigen Sie die Entscheidungsfindung

Eine schnelle Entscheidungsfindung beschleunigt den Projektabschluss. Komplexe Projekte benötigen keine bürokratische Steuerung, die die Entscheidungsfindung erschwert.

komplexe Projektentscheidungen
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Eine Organisation sollte das Governance-Modell implementieren, das zu ihrer Arbeitskultur, ihrem Projektteam und dem Manager passt. Wenn ein Projektmanager einige Entscheidungen nicht bewältigen kann, sollten diese an den Governance-Ausschuss weitergeleitet werden. 

Darüber hinaus ist es für die Beteiligten wichtig, ein klares Verständnis der Entscheidungsbefugnisse des Projektmanagers, des Eskalationsprozesses und der Person zu haben, die letztendlich die Entscheidungsbefugnis hat.

Für Projektmanager ist es auch wichtig, die Entscheidungsfindung ihrer wichtigen Teammitglieder zu fördern. Wenn Projektmanager von der Geschäftsleitung ein gewisses Maß an Unabhängigkeit bei der Entscheidungsfindung erwarten, sollten sie auch ihrem Team eine ähnliche Unabhängigkeit einräumen. 

9. Wählen Sie den richtigen Ansatz zur Unterstützung der Projektabwicklung

Der traditionelle Lebenszyklusansatz für das Projektmanagement gilt als ideal für Projekte mit einem geringen Maß an Unvorhersehbarkeit.

Das Wasserfall-Projektmanagementmodell wird von Projektteams häufig effektiv zur Projektverwaltung eingesetzt, diese Methodik ist jedoch nicht für alle Fälle ideal.

Der Einsatz der agilen Methodik gilt als ideal für Projekte mit hoher Unsicherheit, deren Endergebnis nicht von Anfang an genau definiert werden kann. 

Aus diesem Grund ist es wichtig, Projektmerkmale zu identifizieren, um zu bestimmen, welche Projektmanagementmethodik verwendet werden sollte.

Dies würde Ihrer Klarheit noch mehr Klarheit verleihen Projektplanung und Ausführung. In einigen Fällen könnten Sie die Kombination von Agile- und Wasserfall-Methoden, auch bekannt als „Hybrid“-Ansätze, in Betracht ziehen.

Wenn der Projektmanager keine Erfahrung in der Leitung agiler Projekte hat, sollte er die erforderliche Schulung erhalten, damit er komplexe Projekte effektiv verwalten kann, die sich am besten mit dem agilen Ansatz verwalten lassen. 

Der letzte Gedanke 

Es ist offensichtlich, dass komplexe Projekte einen anderen Ansatz erfordern, als Sie es normalerweise tun würden, um typische Projekte zu verwalten. Komplexe Projekte sind unvorhersehbar und schwankend. Projektmanager und ihre Teams müssen dynamisch und flexibel sein, um beispiellose Änderungen im Projektplan erfolgreich bewältigen zu können. 

Allerdings kann Ihnen der Einsatz der richtigen Projektmanagement- und Team-Collaboration-Software dabei helfen, die meisten komplexen Projektmanagement-Herausforderungen zu bewältigen, denen Ihr Projektteam gegenübersteht.

Durch die Bereitstellung einer Reihe fortschrittlicher Projektmanagementfunktionen unter einem virtuellen Dach haben Projektteams eine bessere Kontrolle über Aufgaben und Projekte, da sie nahtlos zusammenarbeiten können.

Des Autors Bio

Nandini Sharma ist Assistant Marketing Manager bei ProofHub. Als Spezialist im Bereich Marketing verfügt Nandini über umfassendes technisches Know-how und bleibt stets auf dem Laufenden über die neuesten Trends in der digitalen Welt.

 

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