「複雑なプロジェクトとは何ですか?」
下にスクロールしてその方法を確認する前に 複雑なプロジェクト管理を簡素化し、 プロジェクトの規模に関係なく、何がプロジェクトを複雑にしているのかを理解することが不可欠であると私は信じています。
簡単に言うと、複雑なプロジェクトとは、単純なプロジェクトや複雑なプロジェクトと比較して、はるかに多くの課題とその結果に関する不確実性の度合いがはるかに高いプロジェクトのことです。
ここで注意すべきは、複雑なプロジェクトは必ずしも複雑なプロジェクトではないということです。 複雑なプロジェクトは、複数のチームと関係者が関与する予測可能な相互依存性と予測不可能な相互依存性の両方を特徴とするという点で独特です。
プロジェクトが複雑になると、通常のまたは従来のプロジェクト管理アプローチは効果がなくなります。
複雑なプロジェクトの明確で一般的な兆候は次のとおりです。
- 高いレベルの不確実性と未知の依存関係
- 相互接続され、相互依存するチーム
- 極めて予測不可能
- 重い時間的制約
- さまざまな部門や部門からのさまざまな人々の関与
- あらゆる段階での急速な変化
- 総コストが高い
- テクノロジーの広範な使用
- お金の不正使用
- 複雑なスケジュール設定
複雑なプロジェクトに簡単に取り組む方法
1. 強力なプロジェクト管理ソフトウェアを使用する
強力なチームのコラボレーションが必要です。 プロジェクト管理ソフトウェア これにより、あなたとあなたのチームがタスクやプロジェクトを一元的な場所から追跡できるようになります。
A PWC調査 プロジェクト管理ソフトウェアを使用するとパフォーマンスが飛躍的に向上し、高パフォーマンスのプロジェクトの 77% がソフトウェアを使用していることを明らかにしました。 強力な PM ソフトウェアを使用すると、チームはあらゆる規模のプロジェクトを簡単に計画、共同作業、組織し、予定どおりに実行できるようになり、広範囲に分散したチーム メンバーが、あらゆるデバイス、場所からシームレスに共同作業できるようになります。
この点において、Notion は柔軟性と多用途性に優れていますが、ユーザーによっては、詳細なプロジェクト管理機能と特定のニーズに合わせた統合を優先するツールを好む場合があります。それで、 Notion の代替手段をお探しの場合、複雑なプロジェクトのワークフローに合わせた、より特殊な機能を提供するさまざまなオプションを検討してください。
グループチャット、タスク管理などの高度な機能 コンピューターの使用状況を追跡するe, プロジェクトのスケジュール設定、カンバンボード、 ガントチャートなどを使用すると、チーム メンバーは、プロジェクト内のすべての最近のアクティビティに関する最新情報を入手しながら、個人のパフォーマンス、タスクのステータス、プロジェクトの進行状況を簡単に監視できます。
2. 共有プロジェクトの目標を説明する
目的地が決まっていないフライトに搭乗しますか? いいえ、どこにも行き着かない可能性が高いからです。 チームワークにも同じことが当てはまります。 職務の役割と責任の定義を開始する前に、プロジェクトの共有目標をチームと明確に説明することが重要です。
チームメンバー全員がプロジェクトの目標と組織のビジョンに関して同じ認識を持っていることを確認してください。 設定された目標に向かって協力すると、チームが団結し、順調に進み、成果を達成する意欲が高まる可能性があります。
共有チームとプロジェクトの目標を、個人や部門ごとに管理しやすい小さな目標に分割することを選択できます。 チームメンバーは、自分たちが何をしているのか、その理由を理解し、プロジェクトをタイムリーに成功させることでどのようなメリットが得られるのかを理解する必要があります。
3. 職務の役割と責任を明確に配分する
タスクの割り当てに関する混乱や誤解は、プロジェクト マネージャーが複雑なプロジェクトを管理する際に最も避けたいことです。 割り当てられたタスクを効率的に実行するには、適切なスキルを持つ適切な人材にタスクを割り当てることが重要です。
特にこのデジタル時代では、それを手動で行うことはできません。 効率的なタスク管理システムを使用してタスクとプロジェクトを作成、割り当て、割り当て、追跡し、職務の役割と責任を明確に配分します。
開始日と期日の追加、推定時間の設定、ラベルの追加、ファイルの添付と校正を行うことで、割り当てられたタスクをさらに明確にすることができます。 これにより、チーム内の対立や誤解を最小限に抑えながら、チーム内の透明性と職務責任を促進できます。
人々がタスクに取り組み続けるとき、各タスクのステータスと進行状況を個別に監視して、指定された時間枠内にタスクが完了していることを確認できます。
4. プロジェクトの進捗状況を定期的に監視する
多くのプロジェクトが失敗する理由は、 プロジェクトマネージャ 定期的な追跡と評価を実行しない。 彼らは目標を定義し、タスクを割り当て、設定された期限の直前にチームに連絡します。 このアプローチでは、プロジェクトをタイムリーに実施するために是正措置が必要な場合に、軌道修正を行う時間があまりにも短すぎます。
はい、それが示唆されています プロジェクトマネージャ マイクロマネジメントにつながる可能性があるため、チームメンバーにタスクの更新を頻繁に要求しないでください。 ただし、同時に、プロジェクトの進捗状況を定期的に監視して、プロジェクトが正しい軌道に乗っているかどうかを確認することもお勧めします。
これにより、プロジェクト マネージャーやチームがボトルネックを特定し、時間内に解決できるようになります。
5. シームレスなコラボレーションを実践する
チームがどこから作業しているかに関係なくシームレスにコラボレーションできなければ、複雑なプロジェクトを管理することは期待できません。 現在、コラボレーションにはチームメンバーだけでなく、クライアントや関係者との調整も含まれます。
正確な実行を保証するには、プロジェクト チームとクライアントの間で重要な情報を交換することが重要です。 ここで、優れたコラボレーション ツールを使用すると、関係者全員が共通のプラットフォームを共有できるようになります。
このようなツールを使用すると、全員がプロジェクトの進捗状況を常に最新の状態に保ちながら、重要な情報を適時に共有できます。 コラボレーション ツールにはどのデバイスからでも簡単にアクセスできるため、単一のアプリケーションから他のユーザーとコラボレーションしながら、外出先でも複雑なプロジェクトを管理できます。
6. 活発なチーム環境を作る
複雑なプロジェクトは、生産性があり、課題に正面から取り組むことを好む意欲の高い人によって管理されるのが最適です。
チーム環境は、プロジェクトの成功などを定義する上で重要な役割を果たす可能性があります。 最も熟練した才能のあるチームメンバーであっても、否定的なチーム環境で働くと熱意を失う可能性があります。
aを作成する ポジティブで繁栄したチーム環境 チームメンバーがお互いをサポートし信頼し合う環境では、プロジェクトのパフォーマンスと組織の目標に驚くべき効果が得られます。 チーム環境は、すべてのメンバーの行動や仕事のパフォーマンスに影響を与えます。
プロジェクト マネージャーやチーム リーダーは、活気に満ちたチーム環境を作り出すことができます。 人が評価され、評価され、信頼されると、より熱心に働き、大きな成果を達成するのは当然のことです。
ジグソーパズルプラットフォームを運営するブルーノ・マロタ氏 私はパズルですは、「ポジティブなチーム環境を作り出すには、自分がしてほしいと思うように他の人にも接してください。 これは、優れた仕事を評価し、失敗を学習経験に変え、チームが独自に意思決定できるように信頼を育むことを意味します。 勤務中のバランスを促し、仕事の休憩を促すこともできます。 たとえば、私たちはチームに、仕事から離れてエネルギーを充電する方法としてパズル ゲームをプレイするように指示しています。」
7. 適切なリソースを確保する
適切なタイミングで利用できる適切なリソースがなければ、チームは複雑なプロジェクトの管理に苦労することになります。 プロジェクト マネージャーはリソースの一部の側面をより詳細に制御できない場合がありますが、プロセスに影響を与えることはできます。
リソース ギャップ分析を使用すると、プロジェクトを効率的に管理するために必要なスキルを特定できます。 現在のリソース プールのスキルを評価することもできます。
プロジェクト作業の一部の側面を外部委託して、鋭いビジネス洞察力を持つ熟練した経験豊富な人材を採用する必要があるかどうかを判断できます。
適切な人員配置が不足しないように、プロジェクトのさまざまな段階でリソース要件を予測する必要があります。 プロジェクトの存続期間中およびパートタイムベースで必要なリソースを指定する必要があります。
8. 意思決定の迅速化
迅速な意思決定により、プロジェクトの完了が短縮されます。 複雑なプロジェクトには、意思決定を妨げる官僚的なガバナンスは必要ありません。
組織は、マネージャーだけでなく、その労働文化、プロジェクトチームにも適したガバナンスモデルを導入する必要があります。 プロジェクトマネージャーがいくつかの決定を処理できない場合、それらはガバナンス委員会に引き継がれる必要があります。
また、利害関係者は、プロジェクト マネージャーの意思決定権限、エスカレーション プロセス、最終決定を下す最終的な権限を誰が持つのかを明確に理解することが重要です。
プロジェクト マネージャーにとって、重要なチーム メンバー間の意思決定を奨励することも重要です。 プロジェクト マネージャーが意思決定に関して上級管理者からのある程度の独立性を期待する場合、チームにも同様の独立性を与える必要があります。
9. プロジェクトの実施をサポートするための適切なアプローチを選択する
プロジェクト管理に対する従来のライフサイクル アプローチは、予測不可能性が軽度のプロジェクトに最適であると考えられています。
ウォーターフォール プロジェクト管理モデルは、プロジェクトを管理するためにプロジェクト チームによって広く効果的に使用されてきましたが、この方法論はすべてのケースに理想的であるわけではありません。
アジャイル手法の使用は、最終結果を最初から正確に定義できない、不確実性のレベルが高いプロジェクトに理想的であると考えられています。
そのため、プロジェクトの特性を特定して、どのプロジェクト管理手法を使用するかを決定することが重要です。
こうすることで、さらに明確になります プロジェクト計画 そして実行。場合によっては、「ハイブリッド」アプローチとも呼ばれる、アジャイル手法とウォーターフォール手法の両方を組み合わせることを検討することもあります。
プロジェクト マネージャーにアジャイル プロジェクトの管理の経験がない場合は、アジャイル アプローチで最適に管理される複雑なプロジェクトを効果的に管理できるように、必要なトレーニングを受ける必要があります。
最終的な考え
複雑なプロジェクトでは、通常のプロジェクト管理とは異なるアプローチが必要であることは明らかです。 複雑なプロジェクトは予測不可能で、変動します。 プロジェクト マネージャーとそのチームは、プロジェクト計画に対する前例のない変更にうまく対処するために、ダイナミックかつ柔軟である必要があります。
とはいえ、適切なプロジェクト管理およびチーム コラボレーション ソフトウェアを使用すれば、プロジェクト チームに課せられる複雑なプロジェクト管理の課題のほとんどに対処できます。
一連の高度なプロジェクト管理機能を XNUMX つの仮想屋根の下に配置することで、プロジェクト チームは相互にシームレスに連携できるため、タスクやプロジェクトをより詳細に制御できるようになります。
著者のバイオ
Nandini Sharma は、次のマーケティング マネージャーです。 ProofHub。 ナンディーニはマーケティング分野のスペシャリストであり、技術的なノウハウに精通しており、デジタル世界の最新トレンドを常に把握しています。
