« Qu'est-ce qu'un projet complexe ? »
Avant de faire défiler vers le bas et de découvrir comment vous pouvez simplifier la gestion de projets complexes, Je pense qu'il est essentiel pour nous de comprendre ce qui rend un projet complexe quelle que soit sa taille.
En termes simples, les projets complexes sont ceux qui sont en proie à un nombre bien plus grand de défis et à un degré plus élevé d'incertitude quant à leur résultat par rapport aux projets simples ou compliqués.
Il convient de noter ici que les projets compliqués ne sont pas nécessairement des projets complexes. Les projets complexes sont uniques dans le sens où ils se caractérisent par des interdépendances à la fois prévisibles et imprévisibles impliquant plusieurs équipes et parties prenantes.
Lorsqu’un projet devient complexe, les approches de gestion de projet régulières ou traditionnelles cessent d’être efficaces.
Voici quelques signes clairs et courants d’un projet complexe :
- Niveau élevé d'incertitude et dépendances inconnues
- Des équipes interconnectées et interdépendantes
- Extrêmement imprévisible
- De fortes contraintes de temps
- Implication de diverses personnes de différents départements ou unités
- Des changements rapides à chaque étape
- Coût total élevé
- Utilisation intensive de la technologie
- Mauvaise utilisation de l'argent
- Planification compliquée
Comment aborder facilement des projets complexes
1. Utilisez un logiciel de gestion de projet puissant
Vous auriez besoin d'une puissante collaboration d'équipe et logiciel de gestion de projet qui vous permet, à vous et à votre équipe, de suivre vos tâches et vos projets à partir d'un emplacement centralisé.
A Enquête PWC a révélé que l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet peut catapulter les performances et que 77 % des projets très performants en utilisent un. Un puissant logiciel PM permet aux équipes de planifier, collaborer, organiser et livrer facilement des projets de toutes tailles, à temps, car les membres d'une équipe très dispersés peuvent collaborer de manière transparente sur le travail depuis n'importe quel appareil et n'importe quel endroit.
À cet égard, bien que Notion excelle en termes de flexibilité et de polyvalence, certains utilisateurs peuvent préférer des outils qui donnent la priorité aux fonctionnalités approfondies de gestion de projet et aux intégrations adaptées à leurs besoins spécifiques. Donc, si vous cherchez des alternatives à Notion, explorez diverses options offrant des fonctionnalités plus spécialisées adaptées aux flux de travail de projets complexes.
Fonctionnalités avancées telles que le chat de groupe, la gestion des tâches, suivi de l'utilisation de l'ordinateure, Planification du projet, tableaux kanban, Les diagrammes de Gantt, etc., permettent aux membres de l'équipe de surveiller facilement les performances individuelles, l'état des tâches, l'avancement du projet tout en restant informés de toutes les activités récentes au sein d'un projet.
2. Expliquer un objectif de projet partagé
Souhaitez-vous embarquer sur un vol sans destination prévue ? Non, car vous risquez de ne finir nulle part. La même chose s’applique au travail d’équipe. Il est essentiel d'expliquer clairement un objectif de projet partagé avec votre équipe avant de commencer à définir les rôles et les responsabilités.
Assurez-vous que chaque membre de l’équipe est sur la même longueur d’onde concernant l’objectif du projet ainsi que la vision organisationnelle. Travailler ensemble vers un objectif fixé garantira probablement que votre équipe est unie, reste sur la bonne voie et est motivée pour obtenir des résultats positifs.
Vous pouvez choisir de diviser les objectifs communs de votre équipe et de votre projet en objectifs plus petits et gérables pour les individus et les services. Les membres de l’équipe doivent comprendre ce qu’ils font et pourquoi, ainsi que comment ils vont bénéficier d’une réalisation réussie et dans les délais du projet.
3. Assurer une répartition claire des rôles et des responsabilités
La confusion et les malentendus concernant l'attribution des tâches sont la dernière chose qu'un chef de projet souhaiterait lorsqu'il gère des projets complexes. Il est important d’attribuer les tâches aux bonnes personnes qui possèdent les compétences nécessaires pour effectuer efficacement les tâches qui leur sont confiées.
Vous ne pouvez pas le faire manuellement, surtout à l’ère du numérique. Utilisez un système de gestion des tâches efficace pour créer, allouer, attribuer et suivre des tâches et des projets afin de garantir une répartition claire des rôles et des responsabilités.
Vous pouvez ajouter davantage de clarté aux tâches assignées en ajoutant leurs dates de début et d'échéance, en définissant des estimations de temps, en ajoutant des étiquettes, en joignant et en vérifiant des fichiers. Cela contribuera à réduire au minimum les conflits ou les malentendus entre les équipes tout en encourageant la transparence et la responsabilité professionnelle au sein de l'équipe.
Au fur et à mesure que les gens travaillent sur leurs tâches, vous pouvez surveiller l'état et la progression de chaque tâche individuellement pour vous assurer qu'elle est terminée dans un délai spécifié.
4. Surveiller régulièrement l'avancement du projet
De nombreux projets échouent parce que chefs de projet ne parviennent pas à effectuer un suivi et une évaluation réguliers. Ils définissent les objectifs, répartissent les tâches et prennent contact avec les équipes juste avant la date limite fixée. Cette approche laisse trop peu de temps pour corriger le tir si des mesures correctives sont nécessaires pour garantir la livraison du projet dans les délais.
Oui, il est suggéré que chefs de projet ne devrait pas demander trop fréquemment des mises à jour des tâches aux membres de l’équipe, car cela pourrait conduire à une microgestion. Cependant, dans le même temps, il est également conseillé de suivre régulièrement l’avancement du projet pour s’assurer qu’il est sur la bonne voie.
Cela permettra également aux chefs de projet et aux équipes d’identifier les goulots d’étranglement et de les résoudre à temps.
5. Pratiquez une collaboration transparente
Vous ne pouvez espérer gérer des projets complexes que si votre équipe collabore de manière transparente, quel que soit l’endroit où elle travaille. Désormais, la collaboration ne se limite pas aux membres de l’équipe, mais implique également la coordination avec les clients et les parties prenantes.
Il est important que les informations cruciales soient échangées entre les équipes de projet et les clients pour garantir une exécution précise. C’est là que l’utilisation d’un bon outil de collaboration peut permettre à toutes les parties impliquées de partager une plateforme commune.
Grâce à un tel outil, chacun peut rester informé de l'avancement du projet tout en partageant des informations importantes à temps. Les outils de collaboration sont facilement accessibles sur n'importe quel appareil, ce qui signifie que vous pouvez gérer vos projets complexes en déplacement tout en collaborant avec d'autres à partir d'une seule application.
6. Créez un environnement d’équipe prospère
Les projets complexes sont mieux gérés par des personnes productives et très motivées qui aiment relever les défis de front.
L'environnement de votre équipe peut jouer un rôle crucial dans la définition du succès ou non du projet. Même les membres de l’équipe les plus compétents et les plus talentueux peuvent perdre leur zèle lorsqu’ils travaillent dans un environnement d’équipe négatif.
Création d'un environnement d'équipe positif et prospère où les membres de l’équipe se soutiennent et se font confiance peuvent faire des merveilles pour la performance de votre projet ainsi que pour les objectifs organisationnels. L'environnement de l'équipe influence le comportement et la performance au travail de chaque membre.
Les chefs de projet ou les chefs d’équipe peuvent créer un environnement d’équipe prospère et stimulant. Il est naturel que lorsque les gens sont valorisés, appréciés et dignes de confiance, ils sont susceptibles de travailler avec plus de zèle et d'obtenir d'excellents résultats.
Bruno Marota, qui anime la plateforme de puzzles je suis un casse-tête, explique : « Pour créer un environnement d'équipe positif, traitez les autres comme vous voudriez être traité vous-même. Cela signifie reconnaître le bon travail, transformer les échecs en une expérience d’apprentissage et cultiver la confiance afin que votre équipe puisse prendre des décisions par elle-même. Vous pouvez même encourager l’équilibre pendant la journée de travail, en encourageant les pauses au travail. Par exemple, nous disons à notre équipe de jouer à nos jeux de réflexion pour s'éloigner de son travail et se ressourcer.
7. Avoir les bonnes ressources
Votre équipe aura du mal à gérer des projets complexes si vous ne disposez pas des bonnes ressources à utiliser au bon moment. Même si les chefs de projet n’ont pas un plus grand contrôle sur certains aspects des ressources, vous pouvez toujours influencer le processus.
Vous pouvez utiliser l’analyse des déficits de ressources pour identifier les compétences requises pour gérer efficacement le projet. Vous pouvez également évaluer les compétences de votre pool actuel de ressources.
Vous pouvez déterminer si vous devez externaliser certains aspects du travail de projet pour recruter des personnes compétentes et expérimentées dotées d’un sens aigu des affaires.
Vous devez prévoir vos besoins en ressources à différentes étapes du projet pour vous assurer de ne pas manquer de personnel adéquat. Vous devez spécifier les ressources dont vous avez besoin pendant toute la durée du projet ainsi qu'à temps partiel.
8. Accélérez la prise de décision
Une prise de décision rapide accélère l’achèvement du projet. Les projets complexes n’ont pas besoin d’une gouvernance bureaucratique qui entrave la prise de décision.
Une organisation doit mettre en œuvre le modèle de gouvernance qui convient à sa culture de travail, à son équipe de projet ainsi qu'à son manager. Si un chef de projet ne peut pas prendre certaines décisions, celles-ci doivent être transmises au comité de gouvernance.
En outre, il est important que les parties prenantes comprennent clairement les pouvoirs décisionnels du chef de projet, le processus de remontée d'informations et qui détient l'autorité ultime pour prendre une décision finale.
Il est également important que les chefs de projet encouragent la prise de décision parmi les membres essentiels de leur équipe. Lorsque les chefs de projet attendent un certain niveau d’indépendance de la part de la haute direction en ce qui concerne la prise de décision, ils doivent également accorder la même indépendance à leur équipe.
9. Choisissez la bonne approche pour soutenir la réalisation du projet
L'approche traditionnelle du cycle de vie de la gestion de projet est considérée comme idéale pour les projets présentant de légers niveaux d'imprévisibilité.
Le modèle de gestion de projet en cascade a été largement utilisé efficacement par les équipes de projet pour gérer des projets, mais cette méthodologie n'est pas idéale pour tous les cas.
L’utilisation de la méthodologie Agile est considérée comme idéale pour les projets présentant des niveaux d’incertitude élevés, dont le résultat final ne peut être défini avec précision dès le départ.
C'est pourquoi il est essentiel d'identifier les caractéristiques du projet pour déterminer quelle méthodologie de gestion de projet doit être utilisée.
Faire cela ajouterait plus de clarté à votre la planification du projet et l'exécution. Dans certains cas, vous pouvez envisager de combiner les méthodologies Agile et Waterfall, également appelées approches « hybrides ».
Si le chef de projet n'a aucune expérience dans la gestion de projets agiles, il doit recevoir la formation requise afin de pouvoir gérer efficacement des projets complexes qui sont mieux gérés avec l'approche Agile.
La pensée finale
Il est évident que les projets complexes nécessitent d'adopter une approche différente de celle que vous adopteriez normalement pour gérer des projets typiques. Les projets complexes sont imprévisibles, fluctuants. Les chefs de projet et leurs équipes doivent être dynamiques et flexibles pour faire face avec succès aux changements sans précédent du plan de projet.
Cela dit, l’utilisation du bon logiciel de gestion de projet et de collaboration d’équipe peut vous aider à relever la plupart des défis complexes de gestion de projet posés à votre équipe de projet.
Disposer d'une suite de fonctionnalités avancées de gestion de projet sous un même toit virtuel permet aux équipes de projet d'avoir un meilleur contrôle sur les tâches et les projets, car elles sont capables de collaborer de manière transparente les unes avec les autres.
Auteur Bio
Nandini Sharma est la directrice adjointe du marketing chez Proofhub. Spécialiste dans le domaine du marketing, Nandini possède un savoir-faire technique et reste toujours à l'écoute des dernières tendances du monde numérique.
