La vidéoconférence fait référence à l'application de la technologie dans laquelle les gens peuvent sentir qu'ils sont en présence d'autres personnes tout en restant dans des emplacements géographiques divers. Cela aide les équipes à percevoir leurs collègues et leur bureau comme s'ils étaient là.
La vidéoconférence est également connue sous d’autres termes tels que collaboration visuelle ou réunion virtuelle. Selon Lifesize, 76 % des personnes travaillant à domicile utilisent les conférences virtuelles et 75 % signalent une plus grande productivité et un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Types de visioconférence
Il existe différents types de solutions de visioconférence. Certains des plus populaires incluent :
Vidéoconférence basée sur le cloud :
La vidéoconférence basée sur le cloud est une forme de vidéoconférence qui permet aux personnes de communiquer et de collaborer via leurs appareils connectés à Internet. Les exemples incluent Skype Entreprise, Zoom, Google Meet et bien d’autres.
Diffusion en direct:
La diffusion en direct fait référence à une communication en temps réel sur Internet, qui utilise un flux vidéo en direct et transmission audio. Les équipes peuvent les utiliser à la fois en tête-à-tête et en groupe.
Partage de bureau à distance :
Le partage de bureau à distance permet aux utilisateurs de partager l'accès et le contrôle entre d'autres ordinateurs. Les équipes les utilisent généralement à des fins de support technique.
Sur place:
An système de vidéoconférence sur site est hébergé et géré par un fournisseur. Les clients disposent de serveurs dédiés pour héberger leurs réunions, mais ils ont également accès au personnel d'assistance du fournisseur s'ils ont besoin d'aide.
Hébergé:
Un tiers (généralement une société informatique) gère généralement une solution de visioconférence hébergée. Le client doit uniquement fournir son matériel, qui est géré par le fournisseur.
Le tiers s'occupe de tous les autres aspects du système, y compris l'installation et le support.
Visioconférence mobile :
La vidéoconférence mobile permet aux utilisateurs de rejoindre la réunion à l'aide de smartphones ou de tablettes. Il est parfait pour les professionnels en déplacement qui souhaitent participer à des discussions loin de leur ordinateur de bureau.
Les entreprises et les entrepreneurs utilisent la vidéoconférence à diverses fins, notamment pour les réunions d'affaires, les appels commerciaux et vidéos de formation. Ils l'utilisent également à des fins internes telles que intégration de nouveaux employés, la collaboration entre les départements et les espaces de travail hybrides.
Avantages de la vidéoconférence
Cet article se concentrera sur la façon dont la vidéoconférence améliore les travaux hybrides. Continuons ;
Meilleure productivité des employés
La vidéoconférence facilite la collaboration efficace entre des personnes situées à différents endroits, ce qui augmente la productivité et les résultats pour votre organisation. Cela est particulièrement vrai pour les espaces de travail hybrides où les employés travaillent à distance.
Lorsque vous avez un bureau au même endroit et des employés qui travaillent à distance, il peut être difficile de maintenir tout le monde sur la même longueur d'onde. Outils à distance tels que la vidéoconférence, facilitent la communication avec vos employés distants sans qu'ils ne viennent au bureau ou ne se déplacent pour rencontrer des clients.
Engagement accru et consolidation d’équipe
La collaboration visuelle permet également aux employés de se sentir plus connectés à leur entreprise et à leurs collègues. Lorsque les équipes voyagent fréquemment, il est facile pour elles de se sentir déconnectées. Aide aux vidéoconférences les employés se sentent plus engagés en les tenant au courant des actualités et des événements de l'entreprise et en voyant comment les gens se portent.
Lors des réunions virtuelles, les équipes peuvent également jouer à des jeux brise-glace et à des exercices de team building qui les aident à mieux se connaître. Cela peut également aider à nouer des liens et des relations au sein de l’équipe, ce qui conduit à une meilleure communication et collaboration.
Communication et collaboration améliorées
La collaboration et la communication deviennent plus gérables lorsque vous pouvez vous voir clairement et rester connectés. Les outils de visioconférence vous aident à interagir même avec de nombreux coéquipiers, car la plupart des applications peuvent accueillir de nombreux participants sur un seul écran.
Avec une réunion virtuelle, vous pouvez également utiliser des tableaux blancs et des documents collaboratifs pour partager des idées et travailler ensemble sur des projets. Ceux-ci peuvent aider les équipes à rester synchronisées avec ce qui se passe à chaque étape d'un projet ou d'un processus, permettant ainsi à toutes les personnes impliquées de travailler plus facilement ensemble vers un objectif ou un résultat commun.
Processus décisionnels améliorés
En plus d'une communication pratique, la prise de décision devient plus facile car les principaux décideurs peuvent facilement planifier une réunion virtuelle sans être limités par l'heure ou le lieu. Cela est particulièrement avantageux pour les grandes organisations, où les principales parties prenantes sont situées dans le monde entier et ne peuvent pas se rencontrer en personne régulièrement.
Les réunions virtuelles sont également pratiques pour les équipes qui doivent prendre des décisions rapides, comme les équipes commerciales et marketing, qui doivent réagir rapidement aux l'évolution des tendances du marché. Ces types de réunions peuvent contribuer à réduire le temps nécessaire à la prise de décision en fournissant un accès instantané à leur base de connaissances et à toutes les informations pertinentes.
Croissance organisationnelle améliorée
Les réunions virtuelles sont également bénéfiques pour les organisations qui font boule de neige. Il peut s’agir de startups qui ont besoin de se développer rapidement ou de grandes entreprises qui souhaitent se développer à l’international. Les sessions virtuelles peuvent vous aider à gérer la croissance de votre organisation en vous permettant de communiquer avec des employés situés à différents endroits, de coordonner des projets et de partager rapidement des informations importantes.
L'intégration des nouveaux employés est un autre domaine dans lequel les réunions virtuelles peuvent être bénéfiques. Les réunions virtuelles aident les nouveaux employés à se familiariser rapidement avec l'organisation et sa culture en leur fournissant des informations sur leurs rôles, leurs responsabilités et leurs attentes.
Culture d'entreprise améliorée
L'utilisation de la vidéoconférence peut également contribuer à créer une culture d'entreprise améliorée. Les réunions virtuelles vous permettent de mieux connaître vos employés en leur permettant de partager leurs réflexions et opinions sur l'organisation.
Ça aide instaurer la confiance entre les managers et les salariés, ce qui est essentiel pour favoriser un environnement dans lequel les gens se sentent à l’aise pour s’exprimer.
Vous pouvez également utiliser la vidéoconférence pour célébrer les réalisations et les jalons. Cela contribue à créer un sentiment de communauté et de camaraderie plus fort entre les employés en leur permettant de se réunir virtuellement pour partager leurs expériences.
La collaboration visuelle est également un excellent moyen de remonter le moral. Vous pouvez l'utiliser comme système de récompense virtuel en organisant des événements amusants comme des soirées cinéma ou des tournois de jeux auxquels les employés sont encouragés à participer. C'est un excellent moyen d'aider votre équipe à créer des liens autour d'intérêts communs tout en les obligeant à ne plus penser au travail.
Réunions d'équipe et d'entreprise enregistrables
La vidéoconférence vous permet de capturer la réunion dans son intégralité et de la stocker pour une utilisation ultérieure. L'enregistrement aide créer une base de connaissances organisée que les équipes peuvent utiliser chaque fois que quelqu'un manque la réunion ou souhaite revoir la discussion de l'orateur. C'est également un excellent moyen de documenter des conversations significatives et de les rendre disponibles pour référence future.
L'enregistrement des réunions d'équipe et d'entreprise aide également l'orateur à se concentrer sur sa discussion sans se soucier des distractions et des répétitions. Il permet également aux équipes de rapporter facilement le résultat de la discussion à leurs responsables puisque les enregistrements sont facilement disponibles.
Meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée
L’utilisation d’une solution de visioconférence peut vous aider à atteindre un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Vous n'êtes plus obligé de vous déplacer pour des réunions ou de rester tard au bureau parce que vos collègues sont ailleurs. Vous pouvez assister à des réunions à la maison ou en déplacement, et vous n'avez même pas à vous soucier du décalage horaire entre vous et votre équipe.
De plus, vous bénéficiez de la flexibilité nécessaire pour gérer efficacement votre emploi du temps tout en économisant potentiellement sur diverses dépenses, notamment les déplacements domicile-travail et même frais de déménagement pour s'adapter à votre nouvelle configuration de travail.
Vous pouvez également faire une pause depuis votre bureau et vous promener lors d'une vidéoconférence plutôt que de rester collé à votre siège toute la journée.
Vous pouvez également profiter du fait que vos enregistrements de vidéoconférence sont accessibles de partout et à tout moment. Vous n'avez pas besoin de vous appuyer sur un tiers ou une autre personne pour accéder aux informations ; vous pouvez vous connecter et le faire vous-même.
Diminution du temps et des coûts de déplacement
La vidéoconférence peut être une excellente alternative au travail traditionnel car elle réduit le nombre de déplacements pour vous et vos employés. Cela réduira les frais de déplacement en termes d'argent et de temps et vous permettra d'avoir davantage d'interactions en face-à-face en ligne avec des clients ou des collègues.
La transition vers les réunions virtuelles peut également réduire les dépenses de l'entreprise, car les entreprises n'ont pas nécessairement besoin de louer ou d'acheter suffisamment d'espace pour accueillir leurs employés. C’est également un excellent moyen de réduire votre empreinte carbone et de protéger l’environnement en réduisant le nombre de déplacements inutiles.
Service client amélioré
Les réunions virtuelles sont également un excellent moyen de améliorer le service client. En effet, vous pouvez interagir avec vos clients en temps réel, ce qui vous permet de résoudre les complications pouvant survenir lors de la réunion. C’est essentiel si vous traitez avec des clients internationaux et devez pouvoir s’adapter à leur fuseau horaire.
Vous pouvez également utiliser les réunions virtuelles pour fournir des services supplémentaires qui ne seraient pas possibles autrement, comme offrir une assistance technique, chat en direct, ou des services d'assistance. Ces autres services lors d’une réunion peuvent être un excellent moyen d’augmenter la satisfaction de vos clients.
Revoyons
La vidéoconférence est un outil efficace qui permet aux employés de travailler de manière plus efficace et transparente. Avec la vidéoconférence, vous bénéficiez de tous les avantages des discussions en face à face sans le temps et les frais de déplacement. Puisqu’il imite les réunions en personne, les travailleurs à distance se sentiront plus impliqués et connectés.
Ces réunions virtuelles améliorent les espaces de travail hybrides en permettant aux employés d'interagir les uns avec les autres dans un espace de travail partagé. Cela élimine tous les défis possibles auxquels les travailleurs à distance peuvent être confrontés en travaillant à distance de leurs collègues ou même de leur équipe. Les données prouvent que les réunions virtuelles augmentent la productivité et améliorent l'équilibre travail-vie personnelle des employés distants, car ils se sentent plus connectés à l'organisation, augmentant ainsi l'engagement et la fidélité.
Les dix avantages de la visioconférence pour les espaces de travail hybrides mentionnés ci-dessus prouvent que l'impact des réunions virtuelles dans les environnements de travail à distance est à la fois positif et durable.
Que vous démarriez une équipe à distance ou que vous cherchiez des moyens d'améliorer la productivité de votre équipe existante, la vidéoconférence est un outil précieux qui vous aidera à rester connecté et productif.
