Empresas com caixas de entrada de e-mail lotadas geralmente apresentam uma diminuição progressiva na produtividade devido ao tempo que gastam enviando os mesmos e-mails. O mesmo acontece quando os recebem, pois pode dificultar a resposta a tempo. Felizmente, você pode resolver esse problema com a automação de e-mail.
Ao automatizar seus e-mails, você libera muito tempo para trabalhos mais importantes, pois pode configurar respostas automáticas de e-mail. Como você tem tempo para fazer outras coisas, pode usá-lo para melhorar a eficiência e obter melhores resultados gerais.
Muitas vezes as pessoas pensam que isso é algo muito difícil de fazer, mas é tão simples quanto identificar tarefas para automação, usar modelos de e-mail, aproveitar o poder de gatilhos e fluxos de trabalho, agendar e-mails para o momento ideal e monitorar o desempenho da automação. Parece muito? Não se preocupe; estamos aqui para tornar tudo mais simples.
Mergulhe nesta página para aprender como automatizar seus e-mails em cinco etapas simples!
1 – Identificar tarefas para Automação de e-mail
A primeira coisa que você precisa fazer antes de enviar seu email profissional é identificar as tarefas repetitivas relacionadas a e-mail que você precisa automatizar. Você não pode automatizar coisas que precisam de sua atenção, mas sim tarefas mais gerais que não precisam de tanta informação ou foco. Nós estamos falando sobre emails de boas-vindas, compromissos, lembretes, acompanhamentos, entrada de dados e muito mais.
Existem muitas maneiras de analisar quais tarefas são adequadas para automação. Primeiro, procure tarefas repetitivas que você normalmente faz diariamente. Depois disso, verifique com que frequência você precisa fazer essas tarefas e quanto tempo elas demoram no final do dia. Você ficará surpreso com quanto tempo por dia passa fazendo as mesmas coisas, mas seu trabalho não termina aqui.
Antes de tentar automatizar essas tarefas, analise o quão complexas elas são. Se eles não forem simples o suficiente para serem automatizados ou exigirem julgamento humano, você ainda deve fazê-los. Procure ferramentas de automação que possam fazer exatamente o trabalho que você está fazendo e, em seguida, teste e refine seus resultados.
Sabemos que pode parecer um incômodo repetir esse processo para todas as tarefas repetitivas que você faz diariamente, mas isso economizará muito mais tempo no longo prazo. Como isso melhorará sua produtividade, também aumentará suas vendas.
2 – Utilize modelos de e-mail
Agora que você já sabe identificar as tarefas que deve automatizar, vamos mais fundo: como automatizar emails. Mensagens de acompanhamento, vendas e marketing, boas-vindas e despedidas costumam dizer coisas semelhantes, portanto, gastar um tempo valioso do dia escrevendo as mesmas é um desperdício de seu horário de trabalho.
Felizmente, você pode evitar o incômodo de fazer isso usando modelos de email. São mensagens pré-escritas que você pode personalizar e usar sempre que precisar. Criar esses modelos é mais fácil do que você imagina, e você pode fazê-lo em plataformas convencionais, como Gmail e Outlook, ou em ferramentas de marketing por e-mail. Existem alguns populares para você escolher.
Os modelos pré-escritos eliminam a necessidade de começar do zero sempre que você precisar escrever um e-mail semelhante. Isso pode reduzir significativamente o tempo e o esforço necessários para redigir e-mails, especialmente para tarefas repetidas com frequência.
Você pode personalizar facilmente os modelos com detalhes e informações específicas, evitando o incômodo de reescrever o mesmo conteúdo repetidamente.
3 – Aproveite o poder dos gatilhos e fluxos de trabalho
Compreender como os gatilhos e fluxos de trabalho de marketing por e-mail o trabalho é essencial para a automação. Quando falamos em gatilhos, queremos dizer ações ou situações que ativam o protocolo de automação que você predefiniu e, portanto, as ações que você deseja que ele execute. Você pode, por exemplo, usar uma data como gatilho para enviar vários e-mails que escreveu semanas atrás.
Já os fluxos de trabalho consistem em sequências automatizadas de ações realizadas por ferramentas de automação. Digamos que você tenha um gatilho de intenção de saída que mostra automaticamente cupons e promoções e redireciona o cliente para outra página; todas essas ações fazem parte de um fluxo de trabalho automatizado.
Carrinhos abandonados e e-mails de confirmação de pedidos, cumprimentos de aniversário e atualizações de rastreamento são excelentes exemplos de ações que acionam esse tipo de sistema. Você pode construir todos os fluxos de trabalho que desejar com ferramentas de automação de e-mail, como o Zapier.
Este aplicativo gerencia o conceito de “Zaps”, que são fluxos de trabalho que conectam seus aplicativos por meio de gatilhos específicos. Ao usar o Zapier, você só precisa definir um gatilho e os eventos que ele causará entre todos os seus aplicativos. Depois de programar o zap, você só precisa publicá-lo, e o sistema funcionará sozinho toda vez que a ação do gatilho acontecer.
Confira: 5 fluxos de trabalho automatizados para gerar mais leads usando Poptin e Zapier
4 – Programe e-mails para o momento ideal
As campanhas de marketing por email não tratam apenas do envio de emails, mas também de enviá-los no momento certo para otimizar o envolvimento do cliente. Está provado que e-mails, popups, e as postagens nas redes sociais não têm o mesmo efeito sobre os clientes o dia todo, por isso os profissionais de marketing costumam estudar qual é o momento certo para cada postagem ou mensagem.
Se o seu público-alvo são adultos entre 25 e 40 anos, não adianta definir um e-mail automático para as 10 da manhã, quando a maioria está trabalhando. No entanto, agendá-lo para as 2h, enquanto as pessoas estão nos intervalos, pode gerar muito mais engajamento. Existem muitas ferramentas de agendamento de e-mail no mercado para ajudá-lo com o agendamento.
A maioria das pessoas usa essa plataforma para email marketing, pois ela analisa quando seus clientes estão propensos a ler seu email e se concentra no que ele diz. Ao se inscrever, você precisa escrever o e-mail desejado e definir a data e hora em que deseja enviá-lo.
Recomendamos escolher o horário de envio dos e-mails com base no seu público-alvo, diferentes fusos horários, taxas de abertura e feriados importantes. Se você não tiver certeza de qual opção tentar, use o teste A/B para verificar qual horário oferece melhores resultados.
Confira: 7 razões pelas quais você deve testar A/B suas campanhas de e-mail (+ quais elementos testar)
5 – Acompanhe e analise o desempenho da automação
Seu trabalho não termina depois que você aprende como automatizar seus e-mails, pois você ainda precisa rastrear e analisar o desempenho da automação. As pessoas ainda precisam verificar os resultados obtidos e fazer os ajustes certos para aproveitar ao máximo esta ferramenta. É inútil automatizar todas as suas tarefas se o que você está fazendo está diminuindo seus lucros.
As taxas de abertura, cliques e conversão são métricas essenciais a serem consideradas ao rastrear como campanhas de marketing por e-mail estão fazendo. É muito importante entender o comportamento do usuário médio para saber os ajustes que você deve fazer.
Você deve fazer ajustes com base em testes A/B, segmentação de público, personalização, feedback e nas métricas que mencionamos. Muitas plataformas de email marketing ajudam você a fazer isso e automatizar esse processo, então você pode tentar isso se quiser ou trabalhar com uma equipe de marketing.
Às vezes, você não precisa fazer alterações porque seus esforços iniciais foram errados, mas porque não são tão eficazes como antes. A eficiência da sua campanha mudará com base nos acontecimentos mundiais, portanto, tenha isso em mente antes de fazer qualquer coisa.
Conclusão
Todas as etapas mencionadas anteriormente são simples de realizar e oferecem resultados de primeira linha. Ao identificar suas tarefas, você reconhece o problema; quando você usa modelos e aprende como usar gatilhos, você simplifica seu trabalho; quando você agenda emails, você está trabalhando com preparação; e ao acompanhar e fazer ajustes, você está otimizando sua campanha.
Se você deseja levar seu negócio para o próximo nível, recomendamos que comece a usar essas dicas o mais rápido possível. Você verá os benefícios disso em pouco tempo. Existem ferramentas mais avançadas de automação e marketing, como análise de dados de CRM, estratégias de reengajamento, rastreamento web e muito mais, mas você aprenderá sobre isso depois de dominar o que lê nesta página.
